Thực trạng hạch toán kế toán quá trình NK hàng hoá tại công ty vật t xuất
nhập khẩu hoá chất.
I - Khái quát về Công ty vật t và xuất nhập khẩu hoá chất
1. Quá trình hình thành và phát triển.
Vào ngày 4/11/1969 Tổng cục hoá chất đã ra quyết định số 327/ HC- QLKT thành lập Công ty vận tải
hoá chất nhằm thực hiện chức năng đợc giao là cơ quan chuyên môn duy nhất giúp Tổng cục quản lý và cung ứng
vật t kỹ thuật cho toàn ngành hóa chất.
Tổng cục hoá chất nhận thấy trong xu hớng hội nhập toàn cầu hoá, nhu cầu tiêu dùng hoá chất trong n-
ớc ngày càng tăng, đã ra quyết định số 824/HC-TCCBĐT ngày 25/12/1985 đổi tên Công ty vật t vận tải hóa
chất thành Công ty vật t và xuất nhập khẩu hoá chất. Ngoài nhiệm vụ quản lý và cung ứng vật t kỹ thuật cho toàn
ngành hoá chất, Công ty vật t và xuất nhập khẩu hoá chất còn có thêm nhiệm vụ xuất nhập khẩu và cung ứng vật
t, đợc đảm nhận uỷ thác các nguồn xuất nhập khẩu của các cơ sở trong Tổng cục hoá chất.
Ngày 20/11/1992, Hội đồng bộ trởng ra quyết định 388- HĐBT về việc thành lập lại các doanh nghiệp
nhà nớc, Công ty vật t và xuất nhập khẩu hoá chất cũng không nằm ngoài quyết định này, do đó Công ty cũng đã
tiến hành thành lập lại theo quyết định số 60/CNNg ngày 13/2/1993. Quyết định này quy định ngành nghề kinh
doanh chủ yếu : Vật t thiết bị, vận tải, các loại hoá chất, nguyên liệu hoá chất, thiết bị văn phòng, phân bón, phân
NPK và các loại hàng hoá khác.
Ngày 9/1/1997, để đáp ứng đợc theo cơ chế thị trờng cũng nh xu thế toàn cầu hoá, nhất là khi Việt Nam
đã ra nhập khối ASEAN, và tới đây cố gắng ra nhập tổ chức quốc tế WTO Tổ chức thơng mại thế giới, theo QĐ
số 13/QĐ/HĐQT của hội đồng quản trị đã ra quyết định phê chuẩn điều lệ tổ chức và hoạt động của Công ty vật t
và xuất nhập khẩu hoá chất.
Theo quyết định này, Công ty vật t và xuất nhập khẩu hoá chất hạch toán độc lập trực thuộc Tổng công
ty Hoá chất Việt Nam, là tổ chức kinh tế do Nhà nớc đầu t, thành lập và tổ chức quản lý, hoạt động kinh doanh
nhằm thực hiện các mục tiêu kinh tế xã hội do Nhà nớc giao. Công ty có :
1. Tên giao dịch quốc tế : VINACHIMEX ( Vietnam Chemical Import and Export Corporation )
2. Trụ sở tại : Số 4 Phạm Ngũ Lão, Quận Hoàn Kiếm, Hà Nội
Cho đến nay, trải qua 35 năm hoạt động và phát triển không ngừng, Công ty
vật t và xuất nhập khẩu hoá chất đã đạt đợc gần 2 tỷ lợi nhuận mỗi năm, kết quả
này là một cố gắng rất lớn của toàn thể doanh nghiệp và là mục tiêu phấn đấu
trong những năm tiếp theo.
2. Cơ cấu tổ chức và bộ máy quản lý của Công ty.

3. Kết quả hoạt động một số năm gần đây.
Sau đây là bảng tổng kết một số chỉ tiêu trong các năm 2000, 2001, 2002( Bảng 1)
Bảng số 1 : Bảng kết quả hoạt động kinh doanh một số năm gần đây
( Đơn vị : 1000đ )
Chỉ tiêu Năm 2000 Năm 2001 Năm 2002
Tổng TSLĐ 147286391 110713615 178137620
Tổng TSCĐ 7804731 1882757 8171135
Tổng TS 155091122 112596372 186308755
Tổng nợ phải trả 136170446 98080263 165374432
Tổng NVCSH 18920676 14516109 20934323
Tổng nguồn vốn 155091122 112596372 186308755
Doanh thu thuần 532180705 540847123 538171556
Giá vốn hàng bán 515511386 520503500 518190277
Lợi tức gộp 16669319 20343623 19981279
Chi phí bán hàng + CPQLDN 16015867 19445742 18992459
Lợi tức thuần từ hoạt động KD 653452 897881 988820
Lợi tức HĐTC 566820 567656 558102
Lợi tức HĐBT 330419 150035 71436
Tổng thu nhập trớc thuế 1550691 1615572 1618358
Thuế TNDN 449931 500728 517844
Lợi tức sau thuế 1100760 1114844 1100514
Thu nhập bình quân của CNV 1015000 1176000 1386000
( Trích từ các Báo cáo tài chính của 3 năm : 2000, 2001, 2002 )
Sau đây là bảng phân tích một số chỉ tiêu trong 3 năm trở lại đây của doanh nghiệp ( Bảng số 2) để thấy
và so sánh đợc tình hình hoạt động kinh doanh của doanh nghiệp, qua đó ta có thể có một cái nhìn tổng quát về
kết quả của những cố gắng mà doanh nghiệp đang tiến hành ngày một tốt hơn hay không.
Bảng số 2 : Bảng so sánh một số chỉ tiêu trong 3 năm gần đây :
Chỉ tiêu Năm 2000 Năm 2001 Năm 2002
Hệ số tự tài trợ 0.1214 0.173 0.1128
Hệ số thanh toán nợ ngắn hạn 1.0816 1.128 1.077

Sơ đồ số 16 : Tổ chức bộ máy kế toán
Kế toán trởng
Kế toán tổng hợp (kế toán TSCĐ)
Kế toán thanh
toán và theo
dõi tiền lơng
Kế toán các nghiệp vụ mua bán hàng hoá
Kế toán ngân hàng
Thủ quỹ
Bộ phận kế toán chi nhánh TPHCM
Bộ phận kế toán xí nghiệp
Bộ phận kế toán chi nhánh TP Hải Phòng
Phòng kế toán có các chức năng, nhiệm vụ sau :
Ghi chép, tính toán, phản ánh số hiện có, tình hình luân chuyển và sử dụng tài sản,
vật t, tiền vốn, quá trình và kết quả hoạt động sản xuất, kinh doanh của đơn vị.
Kiểm tra tình hình thực hiện kế hoạch sản xuất, kinh doanh, kế hoạch thu, chi tài
chính , tiến hành thu, nộp, tính toán, kiểm tra việc giữ gìn và sử dụng các loại tài
sản, vật t, tiền vốn, kinh phí, phát hiện và ngăn ngừa kịp thời những hành động
tham ô , lãng phí, vi phạm chính sách, chế độ, kỷ luật kinh tế tài chính của nhà n-
ớc.
Phản ánh, giám đốc các nghiệp vụ xuất, nhập khẩu, thanh toán kịp thời công nợ
trong mỗi thơng vụ xuất, nhập khẩu để đảm bảo cán cân ngoại thơng .
5. Đặc điểm vận dụng tài khoản, sổ sách, báo cáo kế toán phản ánh quá trình
lu chuyển hàng hoá NK tại công ty.
5. 1. Đặc điểm hệ thống tài khoản.
Tổ chức tài khoản kế toán chính là quá trình thiết lập một hệ thống tài
khoản hạch toán kế toán cho các đối tợng hạch toán kế toán nhằm cung cấp các
thông tin tổng quát về từng loại tài sản, nguồn vốn và quá trình kinh doanh của
đơn vị. Dựa trên quyết định số : 1141-TC/QĐ/CĐKT ngày 1-11-1995 của Bộ tài
chính cũng nh đặc thù về quản lý của đơn vị mình. Công ty đã sử dụng cả hệ

Báo cáo tài chính
Chú thích : : Phản ánh hàng ngày
Tuy nhiên các phần việc đợc thực hiện tự động trên máy nhờ phần mềm kế toán INFOBUS VD . Các
tài liệu gốc đợc cập nhật vào máy tính thông qua một thiết bị nhập liệu, thờng là bàn phím và đợc tổ chức lu giữ
trên các thiết bị nhớ ở dạng tệp tin dữ liệu nghiệp vụ và các tệp tin này đ ợc quản trị một cách hợp nhất do một
hệ quản trị cơ sở dữ liệu nghiệp vụ đợc Chuyển sổ vào các tệp Sổ chi tiết và Sổ cái bởi chính chơng trình máy
tính.
Trong máy tính có hai chế độ xử lý tệp dữ liệu nghiệp vụ : chế độ theo lô và chế độ trực tiếp, phần
hành kế toán máy của công ty sử dụng chế độ xử lý trực tiếp, nghĩa là tất cả các dữ liệu nghiệp vụ đ ợc lu giữ
trong một tệp dữ liệu nghiệp vụ duy nhất và từ tệp này chơng trình máy tính cho phép lên Sổ chi tiết, Sổ cái và
các Báo cáo tài chính, in các bảng, biểu của từng hình thức ghi chép sổ sách kế toán theo yêu cầu của ngời dùng.
5. 3 - Báo cáo tài chính.
Doanh nghiệp tiến hành lập Báo cáo tài chính vào cuối mỗi năm, báo cáo tài chính bao gồm : Bảng cân
đối kế toán, Báo cáo kết quả kinh doanh, Bản thuyết minh báo cáo tài chính, ngoài ra còn có giải trình quyết
toán tài chính, niên độ kế toán bắt đầu từ 1/1/N đến 31/12/N. Báo cáo tài chính hàng năm lập theo Mẫu số B1 -
DN ban hành theo quyết định số 167/2000QĐ - BTC ra ngày 25 /10/2000 của Bộ trởng Bộ tài chính.Các báo cáo
trong phần lu chuyển hàng hoá NK bao gồm : Sổ chi tiết các tài khoản, Sổ cái các tài khoản, ngoài ra còn có Sổ
chi tiết của TK 131 theo đối tợng công nợ phải thu.
5. 4. Chứng từ sử dụng.
Do đặc thù của hình thức kinh doanh XNK là quan hệ giữa các quốc gia với nhau do đó chứng từ sử
dụng phải chặt chẽ và tuân thủ các quy định của Bộ tài chính. Trong phần hành lu chuyển hàng hoá NK trực tiếp
và NKUT Công ty sử dụng các chứng từ sau đây :
Giấy nhận nợ, Hợp đồng tín dụng, Đơn xin mở th tín dụng, Phơng án kinh doanh NK, Phiếu thanh
toán L/C hàng nhập, Giấy đề nghị vay vốn ngắn hạn kiêm phơng án trả nợ.
Hợp đồng nội, Hợp đồng ngoại.
Hoá đơn thơng mại.
Hoá đơn (GTGT)
Tờ khai hàng hoá NK, Biên lai thu lệ phí hải quan.
Giấy thông báo thuế, thu chênh lệch giá.
Vận tải đơn.

- Hạt nhựa các loại : PP, PE, APS, GPPS, PVC, HDPE, LLDPE
- Giấy bao bì
- Phân bón.
Nhóm 3 : Máy, thiết bị, phụ tùng : Phụ tùng máy lu loát, Buồng đốt thiết bị
cô đặc , Máy luyện kín, Máy luyện hở, Máy đào, Máy đóng bao, cụm thiết bị làm
lạnh, Xe cẩu, máy ủi
Nhóm 4 : Vật t, hàng hoá khác : Van, Feromangan, Bình ôxy, Cumaron,
Juăng, thạch cao, thức ăn nuôi tôm.
2. Trình tự và thủ tục mua hàng NK tại công ty.
Công tác lu chuyển hàng hoá NK tại Công ty vật t xuất nhập khẩu hoá chất
đợc thực hiện theo hai giai đoạn : giai đoạn NK hàng hoá và giai đoạn tiêu thụ
hàng NK tại thị trờng nội địa. Quá trình lu chuyển hàng hoá NK đợc thực hiện bắt
đầu từ khi hàng về NK của công ty hoặc qua bán thẳng và tiền hàng đã đợc thanh
toán. Quá trình đó đợc thực hiện qua các bớc sau :
B ớc 1 : Ký kết hợp đồng kinh doanh NK.
Tùy theo từng thơng vụ NK mà Công ty có thể đàm phán trực tiếp với nhà
cung cấp để ký kết hợp đồng kinh doanh NK hàng hoá hoặc có thể căn cứ vào các
Đơn chào hàng gửi từ phía nhà cung cấp nơc ngoài sau khi đã nghiên cứu nhu cầu
thị trờng, giá cả trong và ngoài nớc cũng nh kế hoạch NK hàng hoá của công ty.
Dựa vào Đơn đặt hàng hoặc Đơn chào hàng để hai bên tiến hành sửa đổi những
điều khoản đã ghi trong đơn để đi đến quyết định cuối cùng là ký kết hợp đồng.
B ớc 2 : Xin giấy phép NK
Sau khi lập phơng án kinh doanh và tiến hành ký kết hợp đồng, Công ty
làm thủ tục xin giấy phép NK đối với những mặt hàng Nhà nớc hạn chế. Hoá chất
là một ngành kinh doanh cần có sự thận trọng nên thờng có nhiều lô hàng cán bộ
phòng XNK phải tiến hành xin Tổng cục hoá chất cho phép NK. Còn lại những lô
hàng không bị hạn chế thì cán bộ phòng XNK có thể bỏ qua giai đoạn này.
B ớc 3 : Mở L/C
Do công ty chỉ mở tài khoản tại 3 Ngân hàng là : NH Đầu t và phát triển,
Ngân hàng Công thơng, Ngân hàng Ngoại thơng do đó thờng kế toán ngân hàng

toán để ghi sổ .
B ớc 7 : Tiến hành vận chuyển hàng hoá .
Hàng hoá NK của Công ty chủ yếu đợc vận chuyển từ đờng biển ( vì có độ
an toàn cao và ít tốn phí ), thời điểm hàng đợc coi là NK tính từ ngày vào cảng
Hải phòng, Đà nẵng hoặc TP Hồ Chí Minh đợc hải quan ký vào Tờ khai NK.
Công ty chỉ nhập hàng theo giá CIF và hàng hoá thờng đợc bán thẳng từ cảng đến
các điểm bán hàng đã ghi trong Hợp đồng nội. Công ty chỉ tiến hành vận chuyển
đến các địa điểm đó theo yêu cầu của khách hàng do công ty có Phòng vận tải
luôn điều hoà việc chuyên chở hàng hoá .
B ớc 8 : Làm thủ tục thanh toán.
Sau khi đã kiểm tra và giao hàng cho bên mua theo đúng thoả thuận ghi
trong hợp đồng, chuyển hàng đi bán đã thu đợc tiền thì Công ty tiến hành trả cho
ngân hàng đã mở L /C.
B ơc 9 : Khiếu nại ( Nếu có )