THỰC TRẠNG KẾ TOÁN VỐN BẰNG TIỀN VÀ THANH TOÁN VỚI
NGÂN SÁCH NHÀ NƯỚC TẠI CÔNG TY TNHH IN THƯƠNG MẠI VÀ
XÂY DỰNG NHẬT QUANG
I. CÁC NGUYÊN TẮC VÀ QUY ĐỊNH KIỂM SOÁT NỘI BỘ LIÊN
QUAN ĐẾN QUẢN LÝ VÀ SỬ DỤNG VỐN BẰNG TIỀN TẠI CÔNG TY
TNHH IN THƯƠNG MẠI VÀ XÂY DỰNG NHẬT QUANG
- Vốn bằng tiền trong doanh nghiệp bao gồm tiền mặt tại quỹ, tiền gửi ở
các Ngân hàng, kho bạc, các trung tâm tài chính.
- Vốn bằng tiền là tất cả các hình thức tiền tệ và tài sản có thể chuyển ngay
thành tiền do doanh nghiệp sở hữu.
* Nguyên tắc kế toán vốn bằng tiền:
+ Nguyên tắc thống nhất: Mọi nghiệp vụ kinh tế phát sinh được kế toán
sử dụng một đơn vị tiền tệ thống nhất là “ đồng “ Việt Nam để phản ánh.
+ Nguyên tắc cập nhật: Kế toán phải phản ánh kịp thời, chính xác số tiền
hiện có, tình hình thi, chi toàn bộ các loại tiền.
Các tài khoản sử dụng :
• TK 111 ( Tiền mặt) Phản ánh các loại tiền mặt của doanh nghiệp.
• TK 112 (Tiền gửi Ngân hàng) Phản ánh các loại tiền gửi tại các Ngân
hàng và các tổ chức thuê tài chính.
Cấu trúc chung:
• Bên nợ: Phản ánh các nghiệp vụ làm tăng tiền mặt
• Bên có: Phản ánh các nghiệp vụ làm giảm tiền mặt
• Dư nợ: Phản ánh số tiền hiện có(đầu kỳ hoặc cuối kỳ)
+ Nguyên tắc quản lý dòng tiền :
1.Tính toán và dự đoán các dòng tiền trong tương lai:
Lập các dự báo về dòng tiền cho năm tới, quý tới và có thể là cả cho tuần
tới nếu công ty đang trong tình trạng khó khăn về khả năng thanh toán. Dự báo
chính xác về dòng tiền sẽ giúp công ty nhận thức được những khó khăn về tiền
trước khi nó xảy ra.
Dự báo về dòng tiền phải là những dự đoán có căn cứ, dựa trên cân đối
giữa nhiều yếu tố khác nhau, bao gồm: việc thanh toán của khách hàng trong

• Xem xét kỹ lưỡng khi chấp nhận thanh toán sớm để được hưởng chiết
khấu của nhà cung cấp. Nó có thể có lợi cho công ty nhưng cũng có thể là
một thiệt thòi cho công ty khi thanh toán sớm, Cần xem xét chi tiết các
điều khoản;
• Không nên luôn luôn lựa chọn những nhà cung cấp có giá thấp nhất.
Nhiều khi điều khoản thanh toán mềm dẻo có thể góp phần cảI thiện dòng
tiền của công ty hơn là mặc cả được giá rẻ.
Khi tiền xuất ra cũng như khi tiền vào phải có hoá đơn, chứng từ hợp lệ.
+ Nguyên tắc kiểm soát nội bộ liên quan đến quản lý và sử dụng vốn
bằng tiền:
Tiền được coi như mạch máu lưu thông của doanh nghiệp, vì vậy đòi hỏi
phải có những nguyên tắc quản lý chặt chẽ vốn băng tiền để tránh thất thoát,
gian lân.
Đối với tiền mặt: hạn chế tiền tồn quỹ, chỉ giữ lại ở mức thấp nhất để đáp
ứng nhu cầu thanh toán mà không thể chi trả qua ngân hàng. Cần khuyến khích
thanh toán qua ngân hàng.
Xây dựng những quy tắc rõ rệt về trách nhiệm, nghĩa vụ của các bộ phận,
cá nhân có liên quan trong quá trình thanh toán. Ví dụ: Thiết lập quy trình cụ thể
khi thu, chi bằng tiền mặt, tiền gửi Ngân hàng với quyền phê duyệt của các cấp
quản lý để xác định trách nhiệm của cá nhân, bộ phận có liên quan khi thanh
toán, nhằm đảm bảo việc thanh toán diễn ra thuận lợi trong nội bộ đơn vị hay
giữa các đơn vị với tổ chức, cá nhân bên ngoài.
Cần tuân thủ các yêu cầu quản lý nội bộ vốn bằng tiền và tuân thủ nguyên
tắc bất kiêm nghiệm. Chẳng hạn như cá nhân nào có trách nhiệm đối với một tài
sản thì không được giữ sổ sách kế toán đối với loại tài sản đó, kế toán không
được kiêm nhiệm thủ quỹ …Tiền nhập vào hay xuất ra khỏi đơn vị phải có
chứng từ hợp lệ, có đầy đủ chữ ký của người nhận, người giao và các bên có
trách nhiệm liên quan.
Thủ quỹ có trách nhiệm quản lý nhập và xuất quỹ tiền mặt… Hàng ngày
thủ quỹ phải kiểm kê số tồn quỹ tiền mặt thực tế và tiến hành đối chiếu với số

toán tiền mặt và kế toán trưởng để tìm ra nguyên nhân, có biên pháp sử lý kịp
thời. Hàng tuần, cuối mỗi tháng kế toán trưởng sẽ tiến hành kiểm kê quỹ đối
chiếu số tiền thực tế của quỹ với sổ sách có liên quan đến quỹ tiền mặt đồng thời
lập biên bản kiểm quỹ.
Sơ đồ 4 : Sơ đồ luân chuyển chứng từ kế toán tiền mặt
Phiếu thu,
phiếu chi
NK Thu, Chi tiền
Nhật ký chung
Sổ quỹ tiền mặt
Sổ cái TK 111
Bảng cân đối số phát sinh
Báo cáo Tài chính
Ghi chú:
Ghi hàng ngày
Ghi cuối tháng
Quan hệ đối chiếu
2. Quy trình kế toán tiền mặt tại quỹ của công ty
Như đã trình bày ở trên, hình thức sổ kế toán ở công ty là hình thức sổ
Nhật ký chung, hàng ngày kế toán dựa vào các chứng từ gốc phát sinh từ các
nghiệp vụ kinh tế để tiến hành ghi vào sổ nhật ký chung, và các sổ có liên quan.
Từ các chứng từ như phiếu thu, phiếu chi,giấy báo nợ, giấy báo có kế toán vào
sổ Nhật ký chung theo thứ tự thời gian và theo các nghiệp vụ kinh tế phát sinh
(sơ đồ số 4)
Ví dụ1: Khi nhận được phiếu chi kế toán sẽ vào sổ nhận ký chung
Đơn vị……. Mẫu sổ: 02 -TT
Địa chỉ……. Ban hành theo QĐsố
48//2006/QĐ-BTC ngày
14/09/2006 của Bộ trưởng
BTC) Số tiền
Số Ngày
Cấp
1
Cấp
2
Chi
tiết Nợ Có
01/08 AA/99 T0854223
09/0
5 Vé máy bay (Hà Nội - Sài Gòn - Hà Nôi) 642 6422 64228

1,445,000
01/08 AA/99 T0854223
09/0
5
Phí vé máy bay(Hà Nội - Sài Gòn - Hà
Nội) 642 6422 64225

30,000
01/08 AA/99 T0854223
09/0
5 Vé máy bay (Hà Nội - Sài Gòn - Hà Nôi) 111 1111

1,475,000
………..

EU/2008B
0076803
05/0
8 Thu phí tư vấn doanh nghiệp 111 1111

1,500,000
05/08
EU/2008B
0076803
05/0
8 Thu phí tư vấn doanh nghiệp 511 5113

1,363,636
05/08
EU/2008B
0076803
05/0
8 Thu phí tư vấn doanh nghiệp 333 3331

136,364
…………
12/08
BH/2008T
0067293 12/08 Cước viễn thông T07/2008 642 6422 64227

374,113
12/08
BH/2008T
0067293 12/08 Cước viễn thông T07/2008 133 1331


0019242 27/08 Mực máy in - dịch vụ cài đặt máy vi tính 133 1331

37,091
27/08
DV/2008B
0019242 27/08 Mực máy in - dịch vụ cài đặt máy vi tính 111 1111

407,999
30/08 BTTL07/2008
30/0
8 Tiền lương phải trả người lao động T8 642 6422 64221

24,400,000
30/08 BTTL07/2008
30/0
8 Tiền lương phải trả người lao động T8 334

24,400,000
30/08 PC10/T7
30/0
8 Thanh toán lương cho người lao động T8 334

24,400,000
30/08 PC10/T7
30/0
8 Thanh toán lương cho người lao động T8 111 1111

24,400,000
30/08 BPBKH08
30/0

MST: 0101604914
SỔ CÁI
T8/Năm 2009
Tờn Tài khoản: Tiền mặt
Số hiệu: TK 111

Đơn vị tính: VNĐ
Ngày
thỏng
Chứng từ
Diễn giải
Nhật ký
chung
Số
hiệu
TK
ĐƯ
Số tiền
Số hiệu Ngày
thỏng
Tran
g
sổ
STT
dũn
g
Nợ Cú
Số dư kỳ
trước chuyển
sang

Thu phí tư vấn
doanh nghiệp 1,000,000
07/08
BA/2008T
0428408 07/08 Mua xăng 1,158,000
12/08
BH/2008T
0067293 12/08
Cước viễn
thông
T07/2008 384,029
12/08
AA/2007T
834795 12/08
Cước viễn
thông 218,716
12/08 BA/2008T 12/08 Mua xăng 1,254,500
0484996
13/08
AV/2008B
0015480 13/08
Dịch vụ
Phũng nghỉ -
ăn uống 4,812,122
20/08
CD/2008T
514039 20/08
Cước viễn
thông
T07/2008 864,940


01/08 01-T8
Vộ mỏy bay (Hà Nội - Sài Gũn
-Hà Nội), Làm biển quảng cỏo,
xăng
05/08 01-T8 Thu phí tư vấn doanh nghiệp 1,500,000
06/08 02-T8 Thu phí tư vấn doanh nghiệp 1,000,000
07/08 02-T8 Mua xăng
12/08 03-T8 Cước viễn thụng T07/2008
12/08 04-T8 Cước viễn thông T07/2008
12/08 05-T8 Mua xăng
13/08 06-T8 Dịch vụ Phũng nghỉ - ăn uống
20/08 07-T8 Cước viễn thông T07/2008
22/08 08-T8 Mua xăng
27/08 09-T8
Mực mỏy in - dịch vụ cài mỏy vi
tớnh
30/08 10-T8
Thanh toán lương cho người lao
động T07