Quản trị trong thời quá tải thông tin – Phần cuối
Có rất nhiều lời khuyên để giúp bạn quản lý email hiệu quả hơn. Sau đây là một số
mẹo nhỏ mà tôi đã lượm lặt được từ các website như lifehacker, 43folders và
Davidco, cùng với nhiều bài học từ chính thất bại của bản thân tôi.

10 cách giảm tình trạng quá tải email
Dành cho người nhận:
1. Tránh bị phân tâm, tắt chức năng thông báo tự động khi có email mới. Sau đó,
định ra cho mình những khoảng thời gian cụ thể trong ngày mà bạn sẽ kiểm tra và
phản hồi các email nhận được.
2. Đừng mất thời gian sắp xếp email vào các thư mục; hãy tận dụng chức năng tìm
kiếm trong hộp thư đến (có thể có một ngoại lệ như sau: Hãy tạo một thư mục
mang tên: “Hành động ngay” nhưng đừng quên kiểm tra nó).
3. Đừng làm nổi những email bạn định xử lý sau bằng cách đánh dấu “Chưa đọc”.
Trong chương trình Microsoft Outlook, khi bạn vô tình đánh máy sai một lỗi nào
đó, mọi thứ trong hộp thư đến đều được đánh dấu là “Đã đọc” (Và không có chức
năng “Quay lại”).
4. Nếu bạn không thể trả lời email trong vài ngày tới, hãy xác nhận bạn đã nhận
được thư và thông báo người gửi khi nào bạn có thể phúc đáp thư của họ.
Dành cho người gửi:
5. Trình bày thông tin một cách dễ nắm bắt bằng một câu chủ đề rõ ràng và bắt
đầu nội dung bằng những điểm chính yếu. In đậm đầu đề, ký hiệu đầu dòng hoặc
chữ số để nhấn mạnh những mục cần làm – và hãy chú thích ai sẽ chịu trách
nhiệm cho từng mục.
6. Để giúp người nhận không phải kiểm tra những email có nội dung ngắn, hãy
đưa tất cả nội dung vào dòng chủ đề và kết thúc bằng “eom” (end of message – kết
thúc tin).
7. Nếu cần thiết, dán nội dung của thông tin đính kèm vào bức thư.
8. Hạn chế tình trạng gửi thư qua lại bằng cách chủ động đề nghị (“Chúng ta gặp
lúc 10 giờ nhé”) thay vì đưa ra những câu hỏi mở (“Chúng ta nên gặp nhau khi
nào?”)

Dù vậy, các công ty ngày càng nhận ra rằng họ sẽ được lợi nếu hỗ trợ mọi người
kiểm soát vấn đề này tốt hơn. Ngoài việc giúp mỗi cá nhân xử lý thông tin hiện
quả hơn, các công ty cũng nên khuyến khích mỗi người nên kén chọn hơn và
thông minh hơn trong việc tạo ra và phát tán thông tin.
Nhiều công nghệ mới tập trung vào việc điều chỉnh khối lượng email trong nội bộ
công ty. Một phần mềm còn trong giai đoạn thử nghiệm mang tên Postware yêu
cầu mỗi nhân viên đính kèm một “con dấu” phi tiền mặt lên mỗi email nội bộ họ
gửi đi, tiền ảo này được trích ra từ một nguồn cố định được phân bổ hằng ngày
cho họ. Một hệ thống dựa trên thị trường thực mang tên Attent do công ty
Seriosity phát triển sẽ cung cấp cho những người dùng một lượng tiền ảo như nhau
mà họ sẽ sử dụng để đính kèm theo email như một dấu hiệu thể hiện mức độ quan
trọng của thông điệp đó.
Nhờ đó, người nhận có thể sắp xếp hộp thư đến dựa trên giá trị tiền ảo đính kèm
trong từng thông điệp. Tiền trên mỗi thông điệp đến sẽ được ghi vào trong tài
khoản của người nhận để sử dụng cho các thông điệp gửi đi. Dĩ nhiên, những
người sử dụng email “giàu có” là người nhận được nhiều tiền từ người gửi mà
muốn họ quan tâm đến thông điệp của người ấy trước, những người này sẽ có
nhiều tiền hơn dành cho các email gửi đi, và có thể làm bóp méo mức độ quan
trọng thực sự của thông điệp này.
Mặc khác, cũng có nhiều công cụ thuộc về tương lai đang được phát triển có khả
năng hiểu được thói quen làm việc của chúng ta và quyết định thời điểm chúng ta
không muốn bị làm phiền. Các nhà nghiên cứu của Microsoft đang phát triển một
hệ thống các ứng dụng gọi là Ưu tiên mà, ví dụ, sẽ trì hoãn thông báo email bằng
cách đánh giá mức độ khẩn cấp của thông điệp và cả mức độ chấp nhận bị làm
phiền của người nhận.
Phần mềm này có thể tự động đánh giá thông điệp nhận được (chẳng hạn như xem
nó có chứa cụm từ “nhanh nhất có thể” hay không), hoạt động của người dùng
(Liệu bạn có buổi hẹn trước với khách hàng nào không?) và cả trạng thái tinh thần
của họ (Liệu có phải bạn đang chủ động bỏ qua các thông báo trong vài ngày gần
đây vì phải bận xử lý một văn bản nào đó không?)