Quản trị trong thời quá tải thông tin – Phần đầu
Trong nền kinh tế tri thức, thông tin là mặt hàng giá trị nhất chúng ta có. Ngày
nay, thông tin lúc nào cũng sẵn có ở mức gần như vô tận, được tự động chuyển
đến các thiết bị điện tử hoặc có thể được truy cập chỉ sau vài cú nhấp chuột.

Nhưng liệu tôi có thể ngừng than vãn về tình trạng quá tải thông tin? Những cơn
lũ thông tin nhấn chìm tôi mỗi ngày có vẻ sản sinh ra nhiều yếu tố cả được và mất.
Nó không chỉ như cơn thủy triều từng đợt mang đến vô vàn email và thông tin
RSS khiến tôi khổ sở, nó còn là đại dương thông tin vô tận tôi buộc bước ra và
khám phá để duy trì công việc của mình.
Nhưng vẫn có hy vọng. Các công cụ và kỹ thuật mang tính cách mạng hứa hẹn sẽ
giúp chúng ta đương đầu với các cơn lũ thông tin. Một số công cụ là giải pháp
công nghệ - các phần mềm có khả năng tự động sắp xếp và phân loại ưu tiên email
đến, ví dụ được lập trình chức năng điều hòa hay làm chệch hướng trận đại hồng
thủy thông tin. Những công cụ khác giúp chúng ta không chết đuối trong biển
thông tin bằng cách thay đổi cách thức chúng ta cư xử và tư duy.Biết đâu một
ngày, tôi sẽ tận hưởng cảm giác bơi trên các dòng chảy thông tin mạnh mẽ mà
hiện nay đang đe dọa nhấn chìn tôi.
Khó khăn cho mỗi cá nhân
Tình trạng quá tải thông tin, dĩ nhiên bắt nguồn từ nhà phát minh Gutenberg. Phát
minh ra hình thức ấn loát đã gia tăng số lượng ấn phẩm và nhanh chóng vượt khỏi
khả năng hấp thụ của não bộ trong cả một đời người. Những công nghệ sau này –
từ giấy carbon đến máy photocopy – còn khiến việc nhân bản một tin sẵn có càng
dễ dàng hơn. Đến khi thông tin được số hóa, các văn bản có thể được sao chép
không giới hạn và gần như miễn phí.
Số hóa nội dung thông tin còn xóa bỏ rào cản với một hoạt động mà ban đầu chỉ
các nhà in mới làm được: xuất bản thông tin mới. Không còn giới hạn của chi phí
sản xuất và phân phối kiểu truyền thống, ai cũng có thể trở thành nhà xuất bản.
(Internet không phải là công cụ duy nhất dù nó cung cấp nhiều kênh phân phối sâu
rộng và hoàn toàn miễn phí. Một máy xử lý văn bản có thể chấm dứt nhu cầu về
một thư ký kè kè tập giấy chi chú nhỏ, khi mà thông qua chức năng đánh chữ và

email, điện thoại thấp hơn 10 điểm so với mức trung bình – tức bằng hai lần mức
giảm của những người hút cần sa, theo cách so sánh châm biếm của một số nhà
phê bình.
Dĩ nhiên không phải ai cũng cảm thấy mệt mỏi vì cơn lũ thông tin. Nhiều người
còn tỏ ra hào hứng. Nhưng điều này lại đưa ra một ám ảnh khác - chứng nghiện
thông tin. Theo một khảo sát do AOL thực hiện năm 2008 với 4.000 người sử
dụng email trên toàn nước Mỹ, 46% bị “móc vào” email. Gần 60% người tham gia
khảo sát có kiểm tra email trong nhà vệ sinh, 15% có kiểm tra trong nhà thờ và
11% cố giấu sự thật rằng họ nhờ chồng/vợ hoặc một thành viên khác trong gia
đình kiểm tra email hộ.
Xu hướng thông tin luôn sẵn có làm mờ đi ranh giới giữa công việc và gia đình, có
thể tác động đến cuộc sống của mỗi cá nhân theo cách không ai mong đợi. Hãy
xem xét một hiện tượng được ghi nhận gần đây về “những đứa trẻ bị BlackBerry
biến thành mô côi”. Đã có ít nhất một trường hợp trong đó đứa trẻ liều lĩnh đấu
tranh giành lại sự quan tâm của cha mẹ bằng cách vứt chiếc BlackBerry vào bồn
cầu và dội nước.
Khó khăn cho các doanh nghiệp
Hầu hết các công ty đều không nhận thấy họ đang phải trả giá cho việc từng nhân
viên phải đấu tranh để kiểm soát tình trạng dư thừa thông tin. Một trong những lý
do là thời gian làm việc hiệu quả sẽ mất đi do nhân viên phải xử lý các thông tin
kém giá trị. Bộ lọc email hiệu quả có thể giúp giảm bớt khó khăn, nhưng kết quả
khảo sát 2.300 nhân viên Intel đã cho thấy người ta đánh giá 1/3 số lượng thư họ
nhận được là không cần thiết. Giả sử họ mất hai giờ để xử lý email mỗi ngày (các
nhân viên được khảo sát nhận trung bình 350 thư một tuần, còn các quản lý thì
nhận đến 300 thư một ngày), rõ ràng một khối lượng thời gian khổng lồ đang bị
lãng phí.
Nathan Zeldes, từng giữ chức vụ kỹ sư cao cấp ở Intel và là người giám sát nghiêu
cứu này, nhận xét: “Nhiều công ty vẫn chưa chịu nhìn thẳng vào vấn đề. Dù nhiều
người bị ảnh hưởng nhưng họ vẫn không “đánh trả” bởi cho rằng thông tin -giao
tiếp luôn có ích cho mọi người.” Zeldes hiện đang là Giám đốc Tập đoàn