HOÀN THIỆN TỔ CHỨC CÔNG TÁC KẾ TOÁN CPSX VÀ TÍNH GIÁ
THÀNH SẢN PHẨM Ở CÁC DNSXDP TRONG ĐIỀU KIỆN ÁP DỤNG
KẾ TOÁN MÁY.
Từ các phân tích, đánh giá thực trạng tổ chức công tác kế toán CPSX, giá
thành sản phẩm trong điều kiện áp dụng kế toán máy ở các DNSXDP ta nhận
thấy còn nhiều DN chưa áp dụng kế toán máy (nhất là các DNSXDP ở các địa
phương) và kể cả những DN đã áp dụng kế toán máy thì vẫn còn nhiều bất cập.
Chương trình cũng như bộ phận sử dụng chương trình chưa thật sự hoàn chỉnh
và đồng bộ. Điều đó làm giảm đi tính hiệu quả của việc ứng dụng chương trình
kế toán trên máy. Kế toán máy không thể thay thế hoàn toàn cho con người
trong công việc kế toán, nó chỉ là phương tiện trợ giúp cho kế toán viên trong
việc tính toán, xử lý và cung cấp thông tin kế toán với điều kiện phải có một
chương trình kế toán máy phù hợp. Sử dụng kế toán máy là cần thiết và điều
quan trọng hơn là phải biết hoàn thiện nó để có thể ứng dụng được trong một
thời gian dài. Vì thế bản thân DN áp dụng kế toán máy cũng như các nhà cung
cấp phần mềm và các cơ quan quản lý Nhà nước phải biết đề ra các biện pháp
hữu hiệu để hoàn thiện công tác kế toán nói chung và công tác kế toán CPSX,
giá thành sản phẩm nói riêng.
Trong phạm vi nghiên cứu của đề tài này, tôi xin đề cập đến một số vấn đề cơ
bản cần phải hoàn thiện và phương hướng hoàn thiện công tác kế toán CPSX và
tính giá thành sản phẩm ở các DNSXDP trong điều kiện áp dụng kế toán máy.
3.1 Đối với DN áp dụng kế toán máy
Nền kinh tế thị trường ngày càng phát triển, nghiệp vụ kinh tế phát sinh ngày
càng nhiều, độ phức tạp cao thì việc áp dụng kế toán máy vào công tác kế toán là
một yêu cầu khách quan. Để kế toán máy thực sự đáp ứng được yêu cầu của DN
trong tổ chức công tác kế toán nói chung và kế toán CPSX, giá thành sản phẩm
nói riêng cần đặc biệt chú ý tới các vấn đề sau:
3.1.1 Tổ chức mã hóa tài khoản kế toán
Bất kỳ tổ chức công tác kế toán như thế nào, các DN đều phải xây dựng cho
mình một hệ thống tài khoản kế toán để sử dụng. Trong điều kiện áp dụng kế
toán máy, hệ thống kế toán quản trị có khả năng đáp ứng, cung cấp thông tin chi

sản phẩm.
Nguyên tắc chung để mã hóa các đối tượng quản lý là: Từ mã tài khoản tổng
hợp ta bổ sung thêm các nhóm ký tự là chữ hoặc số để thành mã của tài khoản
chi tiết.
Sau khi xây dựng xong bộ mã, phải lập một tệp từ điển tương tự như khi mã
hóa tài khoản.
Song song với các đòi hỏi trong chương trình kế toán phải đạt được, DN phải
thông báo sử dụng thống nhất bộ mã đến tất cả các cá nhân, bộ phận có liên quan
tới bộ mã trong DN, quy định ngày áp dụng cụ thể. Nghiêm cấm mọi hành vi tự
ý sửa chữa, thay đổi các từ mã trong bộ mã. Trong trường hợp cần thiết phải có
sự thay đổi trong bộ mã, phải thông báo tới từng cá nhân, bộ phận có liên quan
về sự thay đổi đó.
Vấn đề mã hóa các đối tượng quản lý là bắt buộc phải thực hiện khi áp dụng
kế toán máy vào công tác kế toán, đặc biệt kế toán CPSX, giá thành sản phẩm.
Việc mã hóa trực tiếp cho các đối tượng quản lý quyết định trực tiếp tới khả
năng cung cấp thông tin kế toán quản trị ở DN trong điều kiện áp dụng kế toán
máy.
Các đối tượng quản lý liên quan đến CPSX, giá thành sản phẩm bao gồm:
nguyên vật liệu, TSCĐ, cán bộ công nhân viên, phân xưởng, thành phẩm…
Đối với hệ thống đối tượng có số lượng đối tượng cần theo dõi ít thì có thể sử
dụng hệ thống tài khoản rồi hệ thập phân để chi tiết hoặc kết hợp với chữ cái gợi
nhớ tên đối tượng (+) hệ thập phân. (Ví dụ: Trích mã hóa tài khoản chi tiết của
công ty Cổ Phần TRAPHACO- phụ lục 3).
Đối với danh mục công nhân viên, vật tư, tài sản cố định…phải yêu cầu lập
báo cáo theo nhóm đối tượng thì sử dụng mã phân cấp, mức độ phân cấp và độ
dài các cấp tùy thuộc vào yêu cầu quản lý và số lượng đối tượng trong nhóm.
3.1.3 Hoàn thiện các yếu tố của chứng từ kế toán và quy trình luân chuyển, xử
lý chứng từ.
Hệ thống chứng từ bắt buộc của Nhà nước ban hành chỉ phù hợp với tổ chức
công tác kế toán thủ công, khi xử lý bằng máy tính ta thấy có nhiều bất cập

phận riêng để thực hiện việc này.
Việc luân chuyển chứng từ kế toán như hiện nay gây ra sự trùng lắp thông tin,
do đó phải tổ chức khử thông tin trùng lắp. Có nhiều cách để làm việc này song
chủ yếu là hai cách sau:
Cách 1: Khử trùng thủ công- Để tránh trùng lắp phải khử trùng trước khi nhập
dữ liệu vào máy, tức là chọn ra các chứng nào được nhập vào máy, chứng từ nào
không nhập để tránh trùng lắp.
Theo cách này, thường người ta quy định chỉ nhập vào máy các chứng từ nào
liên quan đến số phát sinh phải ghi có của tài khoản liên quan trong định khoản
kế toán. Sau khi nhập xong chứng từ, phải tổ chức kiểm tra việc nhập có sai sót
không, nếu có phải tiến hành sửa chữa ngay rồi mới tiến hành xử lý và lưu trữ.
Cách 2: Khử trùng bằng máy tính nhờ chương trình - Theo cách này, ở mỗi bộ
phận kế toán đều nhập mọi chứng từ thuộc phần hành của mình vào máy giống
như làm thủ công. Tất cả các chứng từ được nhập vào máy đều được lưu trữ tập
trung tại máy chủ. Sau đó dùng kỹ thuật lập trình để loại các chứng từ trùng lắp.
Việc nhận dạng các chứng từ trùng nhau dựa vào số chứng từ nên khi nhập số
chứng từ phải đặc biệt chú ý để tránh sai sót.
Quy trình xử lý chứng từ thể hiện trong phụ lục 11.
3.1.4 Hoàn thiện tổ chức bộ máy kế toán tại DN
Để tổ chức tốt công tác kế toán nói chung và kế toán CPSX, giá thành sản
phẩm nói riêng trong điều kiện áp dụng kế toán máy thì cần thực hiện phân
quyền sử dụng. Theo cách quản lý chung hiện nay, các bộ phận kế toán thực
hiện các phần hành kế toán khác nhau đều phải tiến hành các công việc từ việc
kiểm tra, hoàn chỉnh chứng từ, nhập chứng từ vào máy đến khâu kết xuất thông
tin từ máy ra thuộc phần hành kế toán được giao. Riêng kế toán tổng hợp, kiểm
toán nội bộ, kế toán trưởng được phép truy nhập để nhận thông tin từ các bộ
phận kế toán khác của DN. Có thể phân nhiệm ở phòng kế toán thành các bộ
phận như sau:
- Kế toán trưởng.
- Bộ phận kế toán tổng hợp.