KỸ THUẬT XÂY DỰNG KẾ HOẠCH
1. Khái niệm:
Xây dựng kế hoạch là sự xác định một cách có căn cứ khoa học những
mục tiêu, chỉ tiêu, nhiệm vụ (thời hạn, tốc độ, tỉ lệ cân đối) về sự phát triển một
quá trình và định ra những phương tiện cơ bản để thực hiện có kết quả những
mục tiêu, chỉ tiêu, nhiệm vụ đó. Nói một cách đơn giản, xây dựng kế hoạch là
quyết định trước xem sẽ phải làm cái gì, làm như thế nào, khi nào làm và ai sẽ
làm cái đó.
Xây dựng kế hoạch bao gồm các bước: tiền kế hoạch, chẩn đoán, hình
thành bản kế hoạch, hoàn chỉnh bản kế hoạch Tất cả những người quản lý đều
làm công việc xây dựng kế hoạch.
Sản phẩm của giai đoạn xây dựng kế hoạch là bản kế hoạch. Bản kế
hoạch (hay còn gọi là kế hoạch) là “toàn bộ những điều vạch ra một cách có hệ
thống về những công việc dự định làm trong một thời hạn nhất định, với mục
tiêu, cách thức, trình tự, thời hạn tiến hành”(Từ điển tiếng Việt, Viện ngôn ngữ
học, Nhà xuất bản Đà Nẵng, 2001).
2. Ý nghĩa:
- Cho phép các nhà quản lý và các cơ quan quản lý có cái nhìn tổng quan
về hệ thống, tập trung sự chú ý của mình vào các mục tiêu của hệ thống, làm rõ
hơn phương hướng hoạt động của hệ thống, của tổ chức trong kỳ kế hoạch, làm
việc chủ động và tự tin hơn.
- Hình thành các nỗ lực có tính phối hợp. Nó chỉ ra con đường đi cho cả
nhà quản lý lẫn từng thành viên, từ đó họ biết họ phải đóng góp gì để đạt mục
tiêu. Nói một cách khác nó tạo điều kiện cho tổ chức và các thành viên của tổ
chức đánh giá khả năng của chính mình và phối hợp hoạt động để đạt mục tiêu.
Nó là cơ sở phối hợp hành động giữa các cá nhân và đơn vị, là cơ sở thống nhất
hành động trong tập thể.
- Giảm thiểu hoạt động trùng lặp, chồng chéo và dư thừa, tạo khả năng
hoạt động và sử dụng nguồn lực một cách có hiệu quả.
- Làm giảm thiểu sự bất trắc bằng cách dự đoán những bất định, những
thay đổi, tìm phương án đối phó với những bất định và những thay đổi đó.

3.3. Nguyên tắc tính khoa học
Xây dựng kế hoạch đòi hỏi phải nhận thức và vận dụng đúng đắn các quy
luật, vận dụng thành tựu khoa học - kỹ thuật; phải có phương pháp làm việc có
khoa học, có căn cứ, coi trọng điều tra, dự đoán, phải xây dựng quy hoạch và
kế hoạch dài hạn. Phải huy động rộng rãi các cơ quan, các chuyên gia khoa học
và sử dụng các công cụ hiện đại.
Kế hoạch ngắn hạn phải là sự cụ thể hoá của kế hoạch dài hạn. Kế hoạch
chi tiết (kế hoạch con) phải gắn liền với kế hoạch lớn (kế hoạch mẹ), là một bộ
phận của kế hoạch lớn và gắn với điều kiện thực tế,
Nội dung kế hoạch phải toàn diện, cân đối, nêu được nhiệm vụ trọng tâm,
phản ánh mục tiêu, nhiệm vụ cần đạt đến, phải nêu được những nhiệm vụ ưu
tiên.
Kế hoạch phải được xây dựng trên trên cơ sở kết quả đạt được của kì kế
hoạch trước đó, phát triển ở mức cao hơn, hoàn thiện hơn.
Phương án kế hoạch phải được lựa chọn trên cơ sở nhiều phương án đề
xuất. Trong mỗi phương án phải tìm ra cách khắc phục các yếu tố cản trở chính
đối với quá trình thực hiện mục tiêu. Có như vậy mới chọn được phương án tối
ưu.
Nhiệm vụ, chỉ tiêu kế hoạch phải rõ ràng, cụ thể. Mức độ cụ thể, rõ ràng
phải vừa đủ cho biết tương lai phát triển của cấp thực hiện, đánh giá được cấp
thực hiện và làm cơ sở để các cấp thực hiện nhỏ hơn, cá nhân thể xây dựng kế
hoạch của mình.
“Chớ đặt những chương trình kế hoạch mênh mông, đọc nghe sướng tai,
nhưng không thực hiện được. Việc gì cũng cần phải thiết thực: nói được, làm
được. Việc gì cũng phải từ chỗ nhỏ dần dần đến chỗ to, từ chỗ dễ dần dần đến
chỗ khó, từ thấp dần dần đến cao. Một chương trình nhỏ mà thực hiện được hẳn
hoi, hơn là một trăm chương trình to tát mà không thực hiện được” (Hồ Chí
Minh, Tuyển tập, tập I, NXB Sự thật, Hà Nội, 1980, tr. 423).
“. . . Phải tính toán cẩn thận những điều kiện cụ thể, những biện pháp cụ
thể. Kế hoạch phải chắc chắn, cân đối. Chớ đem chủ quan mình thay thế cho

nêu lên các thực trạng và xu thế của môi trường chính trị, hệ thống pháp lý, tình
hình kinh tế, văn hoá, xã hội, các thành tựu khoa học kỹ thuật và các xu thế
công nghệ mới có ảnh hưởng đến hoạt động của tổ chức mình.
- Phân tích các lực lượng ảnh hưởng đến tổ chức mình, như: Sức ép từ
các vấn đề cung cấp nguyên, vật liệu, vấn đề kiểm soát chất lượng nguyên vật
liệu đầu vào… Kế đến là sức ép từ yêu cầu đối với chất lượng sản phẩm đầu
ra… Tất cả đều phải được phân tích một cách cẩn trọng mới có thể nhận định
được tình hình một cách chính xác và nhờ đó mới có thể đưa ra định hướng và
đối sách phù hợp trong phần lập kế hoạch thực hiện công việc.
- Phân tích các mặt mạnh, những lợi thế, các cơ hội, những điểm yếu và
các nguy cơ có thể xảy ra. Đây là phân tích cơ bản và quan trọng bậc nhất làm
cơ sở cho bất kỳ một hoạch định nào.
- Ngoài ra, có thể có các phân tích khác để có được nhứng giả thiết tốt
nhất cho việc triển khai thực hiện công việc.
Từ kết quả phân tích trên, người lập kế hoạch có thể hình dung được
những việc phải làm, bao gồm cả việc thiết lập những mục tiêu thách thức,
nhưng khả thi và xây dựng kế hoạch để đạt được mục tiêu đó.
4.3 Xác định nội dung công việc:
Khi thực hiện công việc phải xác định rõ nội dung công việc đó là gì?
Cách thức để thực hiện công việc đó ra sao? Và hãy chắc chắn rằng bước sau sẽ
sử dụng kết quả của bước trước.
4.4 Xác định thực hiện công việc như thế nào:
Nó bao gồm việc xác định các nội dung:
- Tài liệu hướng dẫn thực hiện là gì? (cách thức thực hiện từng công việc)?
- Tiêu chuẩn để xác định hoàn thành công việc là gì?
- Có máy móc, phương tiện trợ giúp không? Cách vận hành máy móc,
phương tiện như thế nào?
4.5 Xác định địa điểm, thời gian và người thực hiện công việc:
a. Xác định địa điểm: Việc này yêu cầu phải trả lới các câu hỏi như:
- Công việc đó thực hiện tại đâu?

yếu tuân theo nguyên tắc những điểm kiểm tra chỉ chiếm 20 % số lượng nhưng
chiếm đến 80% khối lượng sai sót.
4.8 Xác định nguồn lực:
Nhiều kế hoạch thường chỉ chú trọng đến công việc mà lại không chú
trọng đến các nguồn lực, mà chỉ có nguồn lực mới đảm bảo cho kế hoạch được
khả thi. Nguồn lực bao gồm các yếu tố: con người (nhân lực), tiền bạc, nguyên
liệu hoặc hệ thống cung ứng, máy móc hoặc công nghệ, phương pháp làm việc.
a. Con người (nhân lực): bao gồm các nội dung:
- Những ai sẽ thực hiện công việc, họ có đủ trình độ, kinh nghiệm, kỹ
năng, phẩm chất, tính cách phù hợp?
- Ai hỗ trợ?
- Ai kiểm tra?
- Nếu cần nguồn nhân lực phòng ngừa thì lấy nguồn từ đâu?
b. Tiền bạc: Kinh phí cần có để thực hiện công việc
c. Nguyên liệu hoặc hệ thống cung ứng: bao gồm các nội dung:
- Xác định tiêu chuẩn nguyên vật liệu.
- Tiêu chuẩn nhà cung ứng.
- Xác định phương pháp giao hàng
- Thời hạn giao hàng…
d. Máy móc hoặc công nghệ: bao gồm các nội dung:
- Sử dụng máy móc, công nghệ nào để thực hiện công việc?
- Máy móc, công nghệ đó có thể tìm được ở đâu?