Kỹ năng kiểm soát quá trình-MBP
Part 1
Dành cho nhà quản lý
Management by Process Docs Part I by Ngo Quang Thuat 2
Lời giới thiệu
Management by Process Docs Part I by Ngo Quang Thuat 3
Mục đích
Khi nghiên cứu tài liệu này, sẽ giúp bạn:

Thiết lập được phương pháp kiểm soát theo quá trình.

Phương pháp setup các loại tài liệu quản lý như sổ tay,
thủ tục, quy định, hướng dẫn, biểu mẫu…
XÂY DỰNG CÔNG NGHỆ SETUP QUÁ TRÌNH

Tài liệu gồm 2 phần: Phần 1 về định nghĩa.., cách thức
thiết lập và kiểm soát quá trình. Phần 2 dành cho các tài
liệu khác (hệ thống tài liệu của DN, kiểm soát tài liệu bộ
phận, kiểm soát hồ sơ)./.
Management by Process Docs Part I by Ngo Quang Thuat 4
1/ KHÁI QUÁT CHUNG VỀ MBP
1.1 Khái niệm:
1.1.1Quá trình:
+ Định nghĩa 1: Theo tiêu chuẩn ISO 9000:2000 (3.4.1),
quá trình là tập hợp các hoạt động có quan hệ lẫn nhau và
tương tác để biến đầu vào thành đầu ra.
+ Định nghĩa 2: Ngắn gọn hơn, mọi hoạt động hay tập
hợp hoạt động sử dụng các nguồn lực để biến đầu vào
thành đầu ra có thể xem như một quá trình.
Management by Process Docs Part I by Ngo Quang Thuat 5
1.1.2 Phương pháp quản lý MBP

Thuận lợi cho công việc
khó xác định mục tiêu.
Thuận lợi cho công việc
khó kiểm soát hoặc đo
lường.
Ưu điểm
Thường là quản lý cấp
trung và cấp thấp
Thường là quản lý cấp
cao và cấp trung
Người sử dụng
+ Kiểm soát được công
việc chi tiết, nhưng
chưa chắc đã đảm bảo
mục tiêu.
+ Hiệu năng
+ Làm việc đúng.
+ Đảm bảo theo mục
tiêu đề ra.
+ Hiệu quả
+ Làm đúng việc.
Kết quả công việc
MBPMBOTiêu chí so sánh
Management by Process Docs Part I by Ngo Quang Thuat 9
1.3 Ý nghĩa của áp dụng MBP:
1.3.1 Xây dựng các tài liệu phục vụ cho DN một cách hệ thống,
thống nhất.
1.3.2Kiểm soát được chi tiết việc thực hiện công việc thông qua
việc xây dựng lưu đồ quy trình, xác định các điểm kiểm
soát…


Quan hệ hợp tác có lợi với nhà cung ứng – Mutually
beneficial supplier relationship.
Management by Process Docs Part I by Ngo Quang Thuat 12
1.4 Yêu cầu của hệ thống tài liệu

Tạo thành hệ thống tài liệu cho DN được chuẩn hoá.

Kiểm soát được hệ thống tài liệu hiện hành thông từ
quá trình soạn thảo, phân phối, lưu trữ, chỉnh sửa..

Phê duyệt tài liệu trước khi ban hành.

Xem xét, cập nhật lại khi cần thiết.

Đảm bảo sự nhận biết các thay đổi của tài liệu.

Đảm bảo tài liệu có sẵn nơi sử dụng.

Đảm bảo tài liệu luôn rõ ràng, dễ nhận biết.

Tài liệu có nguồn gốc bên ngoài được nhận biết.

Ngăn ngừa sử dụng vô tình các tài liệu lỗi thời.
Management by Process Docs Part I by Ngo Quang Thuat 13
1.5 Khó khăn trong việc áp dụng
MBP:

Hệ thống tài liệu không đủ để kiểm soát (SL). Chủ yếu là
do tổ chức chưa có kinh nghiệp trong việc set up quy

phải tuân theo.
+ Hồ sơ là bằng chứng về việc thực hiện
theo tài liệu.
Management by Process Docs Part I by Ngo Quang Thuat 16
2.1 Khái niệm tài liệu hồ sơ (tt):

Các loại tài liệu bao gồm:
+ Sổ tay.
+ Thủ tục.
+ Quy định.
+ Hướng dẫn.
+ Biểu mẫu…

Ví dụ hồ sơ: biên bản vi phạm.

Trong phần I, chỉ xem xét đến quy trình setup các tài
liệu là các thủ tục.
Management by Process Docs Part I by Ngo Quang Thuat 17
2.2 Các bước thiết lập THỦ TỤC

Xác định nhu cầu.

Xác định mục đích.

Xác định phạm vi.

Xác định số bước công việc.

Xác định các điểm kiểm soát.



Ý nghĩa: toàn bộ các bước công việc, phương pháp
kiểm soát, tần suất, thời hạn sẽ dựa trên mục đích
setup quy trình.

VD: Xác định mục đích của quy trình book xe?
Management by Process Docs Part I by Ngo Quang Thuat 20
2.2.3 Phạm vi của thủ tục:

Phạm vi thủ tục được hiểu tương tự
như phạm vi điều chỉnh của một văn
bản pháp luật.

Phạm vi điều chỉnh có thể là toàn bộ
tổ chức, theo bộ phận, theo cá nhân,
theo thời gian, không gian, lĩnh vực…
Management by Process Docs Part I by Ngo Quang Thuat 21
2.2.3 Phạm vi của thủ tục: tt
Ví dụ:
I/ Mục đích:
………
II/ Phạm vi:
Thủ tục này áp dụng cho việc giải quyết khiếu nại của
khách hàng đối với toàn bộ hệ thống nhà hàng của công
ty.
III/ Định nghĩa:
………………..
Management by Process Docs Part I by Ngo Quang Thuat 22
2.2.4 Xác định số bước công việc
trong quy trình:


Why? Tại sao?

Who? Ai thực hiện…

When? Khi nào?

Where? Ở đâu?

How? Làm thế nào
thực hiện.
Phương pháp 5M (xác
định các nguồn lực):

Man: con người.

Money: Tài chính.

Machine: Máy móc.

Material: Nguyên vật
liệu.

Method: Phương pháp
làm việc.
Management by Process Docs Part I by Ngo Quang Thuat 25
2.2.4 Xác định số bước công việc
trong quy trình:(tt) – case study

Ví dụ xác định số bước công việc của