CHUẨN BỊ CHO CUỘC PHỎNG VẤN

Article KỸ NĂNG PHỎNG VẤN (PHẦN 1)

CHUẨN BỊ CHO CUỘC PHỎNG
VẤN
Theo Interviewing Skills – Tim Hindle Tuyển dụng nhân viên là một trong những nhiệm vụ quan trọng của
người làm công tác quản lý. Việc phỏng vấn tuyển dụng nhân viên dù là
thường xuyên hay thực hiện một lần luôn là một quá trình phức tạp.



Sau đó, tiến hành phân tích các kỹ năng, bằng c
ấp, kinh nghiệm và phẩm chất cần
thiết của người đảm nhận công việc càng cụ thể càng tốt để đánh giá được ứng viên

3. Quyết định cách tuyển dụng: sau khi liệt kê xong các yêu cầu của công việc, bạn cần
chọn cách tuyển dụng. Có thể tuyển dụng nội bộ bằng cách luân chuyển nhân
viên,đăng thông báo tuyển dụng trên phương tiện thông tin đại chúng, hoặc sử dụng
các công ty să
n đầu người chuyên nghiệp, các nguồn ứng viên từ các trường, hay
sử dụng các mối quan hệ cá nhân để tuyển dụng thông qua giới thiệu. Tuy nhiên
hình thức này có mặt tích cực và tiêu cực nên phải xem xét thật kỹ lưỡng trước khi
quyết định.

4. Xử lý đơn xin việc: sau khi quyết định phương pháp tuyển dụng, bạn cần phải thiết
lập một hệ thống hiệu quả để xử lý các
đơn xin việc càng nhanh càng tốt. Lập cách
phân lọai ứng viên thành nhóm “phỏng vấn”, “có thể phỏng vấn”, “từ chối”. Sau đó,
tiến hành sọan thảo các thư theo chuẩn và gửI trả lờI cho các ứng viên bị từ chối.
Đánh giá những ứng viên tiềm năng, lập ra danh sách phỏng vấn cuốI cùng. Lên lịch
và hẹn các buổI phỏng vấn qua điện thọai hay bằng thư, xác nhận ngày, thờI gian và
thông báo nếu ứ
ng viên phảI làm bài kiểm tra. Khi có quá nhiều đơn xin việc gửI tớI,
bạn cần đưa ra những tiêu chuẩn tốI thiểu mà tất cả các ứng viên phảI đáp ứng bao
gồm bằng cấp chuyên môn, kinh nghiệm làm việc, kỹ năng… để sang lọc những ứng
viên không phù hợp.

5. Đánh giá một bản sơ yếu lý lịch: Phân tích cách trình bày một sơ yếu lý lịch có thể
cho bạn biết rất nhiều v
ề khả năng tổ chức và giao tiếp hiệu quả của ứng viên. Một

của họ trong những lần tuyển dụng trong tương lai.

7. Lựa chọn ứng viên phỏng vấn: Sau khi đánh giá các đơn xin việc, bạn có thể đưa ra
danh sách sơ tuyển để phỏng vấn. Để quyết định ai sẽ
được đưa vào sơ tuyển, bạn
có thể lập bảng đánh giá sự phù hợp của mỗI ứng viên: liệt kê các tiêu chuẩn cần
thiết của công việc, đánh dấu những mục phù hợp của mỗI ứng viên và lựa chọn ứng
viên nào có nhiều mục được đánh dấu nhất để phỏng vấn. Danh sách này không nên
quá dài vì ấn tượng về các ứng viên dễ bị lẫn lộn. Trong danh sách, bạ
n nên có một
hoặc hai ngườI có những kỹ năng đặc biệt trong những lĩnh vực cụ thể hơn là những
ngườI gần như có quá nhiều khả năng. Có thể phỏng vấn một vài ứng viên ngọai lệ.

8. Thu xếp các cuộc phỏng vấn: Trước khi lên lịch phỏng vấn, phảI xác định quá trình
đó cần bao nhiêu thờI gian, tùy thuộc vào vị trí công việc cần tuyển. ĐốI vớI nh
ững vị
trí cấp cao, bạn có thể phảI phỏng vấn lần hai. Nếu nhân viên mớI làm việc cho nhiều
ngườI, bạn phảI đảm bảo những ngườI mà nhân viên đó sẽ báo cáo trực tiếp có mặt
trong buổI phỏng vấn. PhảI linh họat về thờI gian phỏng vấn trong trường hợp ứng
viên không thể đến vào ngày được đề nghị. PhảI có thờI gian trống giữa các cuộc
phỏng v
ấn để bạn có thể nghỉ ngơi một chút để lấy lạI sức và tỉnh táo. Phỏng vấn
quá nhiều ngườI một lúc sẽ làm mờ nhạt các ấn tượng của từng ứng viên khi cuộc
phỏng vấn chấm dứt. Đảm bảo rằng không có những gián đọan trong khi phỏng vấn.

9. Bố trí địa điểm và vị trí phỏng vấn: Bạn phảI quyết định xem nên tổ
chức phỏng vấn
tạI văn phòng hay phòng họp hoặc một nơi khác bên ngòai, cố gắng tạo không khí
thỏai mái vớI ghế ngồI dễ chịu và ánh sang không quá gắt. Có nhiều cách sắp xếp vị
trí ngồI trong buổI phỏng vấn: ngồI đốI diện là một cách phỏng vấn chính thức mang


12. Rèn luyện k
ỹ năng: Tập trung lắng nghe là một trong những kỹ năng cần thiết của
ngườI phỏng vấn. Khi bạn lắng nghe, ngườI được phỏng vấn sẽ được khuyến khích
nói tiếp. Học cách sử dụng ngôn ngữ cơ thể (body language) để giúp thể hiện thái độ
của bạn. Tránh những thói quen xấu như “ngắt ngang” những thông tin không hứng
thú và làm gián đọan ngườI khác trước khi họ nói xong. Hãy kiên nhẫn và luyện tậ
p.

13. Chuẩn bị phỏng vấn: ngay trước khi bắt đầu buổI phỏng vấn, cần kiểm tra lạI lần cuốI
xem đã có đầy đủ thông tin cần thiết chưa, các thiết bị hỗ trợ nếu cần thiết, và tinh
thần đã sẵn sàng chưa. Nếu bạn muốn ghi âm cuộc phỏng vấn để hạn chế thờI gian
ghi chép, nên báo trước cho ứng viên để tránh lo lắng cho họ. Nế
u bạn sử dụng giấy
viết để ghi chép, hãy dùng tờ giấy riêng thay vì ghi chú lên ngay bản sơ yếu lý lịch
của ứng viên. Cần nhớ rằng bạn là ngườI đạI diện đang giớI thiệu công ty của mình
vớI ứng viên nên bạn đảm đảo mình gọn gàng và chỉnh tề, ăn mặc phù hợp. Năm
hay mườI phút trước khi ứng viên đến, chuẩn bị hồ sơ và đọc lướt qua để n
ắm được
điểm chính của từng ứng viên. Nhớ lạI các câu hỏI mà bạn muốn hỏI và thứ tự dự
tính. Tiếp theo, thư giãn vài phút, thở sâu, thở ra chậm và đều để cảm thấy sảng
khóai và sẵn sàng. Và bạn có thể bắt đầu cuộc phỏng vấn của mình.
QuanLyDuAn –

4