15 điều cần lưu ý khi sử dụng email
Thư điện tử có lâu đời hơn blog, tin nhắn di động, thậm chí cả Internet. Tại sao
nhiều người vẫn sử dụng email không đúng cách?
Dưới đây là 15 điều cần lưu ý gồm những lời khuyên và mẹo giúp bạn sử dụng
email đúng cách, hiệu quả và kiểm soát tốt nhất ứng dụng này.
1/ Có một địa chỉ email lâu dài
Thay đổi địa chỉ email cũng phiền phức như đổi số di động, khiến cho bạn bè
phải vất vả cập nhật lại sổ địa chỉ. Thay đổi địa chỉ email chủ yếu là do công việc thay
đổi (với địa chỉ email do cơ quan cấp) hoặc do nhà cung cấp dịch vụ trục trặc (ngừng
dịch vụ hoặc phá sản).
Bạn có thể giảm thiểu khả năng phải thay đổi địa chỉ email bằng cách chọn nhà
cung cấp bạn tin tưởng họ sẽ tồn tại lâu dài. Gmail, Yahoo, Hotmail hay AOL là những
lựa chọn có thể tin cậy.
Cách duy nhất để đảm bảo địa chỉ email thực sự lâu dài là phải kiểm soát được
nó. Có nghĩa là bạn phải đăng ký một tên miền và mua dịch vụ email đi kèm với tên
miền đó. Nếu bạn muốn có một địa chỉ email gắn với mình vĩnh viễn, đó là cách duy
nhất.
2/ Chỉ nên có hai địa chỉ email chính thức
Bạn có một địa chỉ email trên Yahoo vài năm không dùng? Bạn đăng ký mỗi nhà
cung cấp một tài khoản email miễn phí? Bạn có một địa chỉ email công việc, một địa
chỉ của nhà cung cấp dịch vụ Internet, một địa chỉ gắn với blog?
Quá nhiều địa chỉ email sẽ làm mất thời gian kiểm tra. Tốt nhất là chỉ nên duy trì
hai địa chỉ email: một để nhận bản tin và một để liên lạc chính thức. Nếu bạn không thể
từ bỏ địa chỉ email công việc (cơ quan cung cấp), chỉ nên dùng địa chỉ đó phục vụ công
việc.
3/ Đừng chia sẻ địa chỉ email dễ dãi
Địa chỉ email là hàng hóa quý giá. Nếu không muốn hòm thư đầy rẫy thư rác và
thư quảng cáo, chỉ nên cung cấp địa chỉ email cho bạn bè và đồng nghiệp. Rất nhiều
dịch vụ trực tuyến yêu cầu cung cấp địa chỉ email khi bạn đăng ký. Nhưng nếu bạn
không muốn nhận email từ nhà cung cấp dịch vụ đó, bạn chỉ nên sử dụng địa chỉ email
tạm thời để đăng ký.

9/ Dùng phần mềm diệt virus
Trong bối cảnh hầu hết virus lay lan qua email, nên kiểm tra các thư bạn nhận và
gửi. Thậm chí cả chương trình diệt virus miễn phí như AVG Free Edition có thể kiểm
tra từng thư bạn gửi và nhận với phần mềm Outlook hoặc Thunderbird. Quét thư đến và
đi là ải đầu tiên ngăn virus thâm nhập vào máy tính.
10/ Đừng đính kèm file quá lớn
Trước đây, gửi các file dữ liệu số cho người khác chỉ có cách duy nhất là dùng
email. Nhưng hiện nay, có hàng tá cách chia sẻ dữ liệu. Với các file dữ liệu dung lượng
lớn, tốt hơn là nên chọn cách chia sẻ khác, không nên dùng email.
Cách tốt nhất là chia sẻ link thông qua các trang web chia sẻ. Ví dụ, nếu bạn có
đoạn phim và đưa nó lên YouTube, sau đó bạn gửi cho bạn bè đường link để xem đoạn
phim đó trực tuyến. Nếu phải gửi file gốc, nên dùng các web như drop.io hay
YouSendIt, cho phép bạn tải một file dung lượng tới 100 MB, sau đó gửi đường link tải
file đó qua email. Hoặc tối thiểu nhất, bạn cũng nên nén các file lớn trước khi đính kèm.
Nói chung, không nên gửi đính kèm những file trên 10MB.
11/ Đừng mở đính kèm hoặc các link bạn không mong đợi
Con đường dính virus số một là tin tưởng và mở bất kỳ file đính kèm thư điện tử
nào. Kể cả khi đính kèm thư trông có vẻ bình thường, vẫn rất nguy hiểm bởi virus cũng
biết ngụy trang. Nếu đính kèm thư trông hoàn toàn lạ lẫm hoặc không chính xác, nên
liên hệ với người gửi để xác thực lại. Đặc biệt là bạn nên cẩn trọng với những thư điện
tử gửi từ ngân hàng hoặc nhà cung cấp dịch vụ thanh toán như Paypal.
12/ Cắt bớt thông tin cũ khi trả lời email
Khi bạn trả lời email, thường thì thông tin của email gốc cũng gắn kèm phía dưới.
Cách đó giúp người nhận có thể theo dõi những thông tin trước đó. Tuy nhiên, điều này
sẽ khiến bạn gặp khó khăn khi tìm kiếm trong các email sau đó, nhất là nếu việc trao đổi
qua lại cùng chủ đề kéo dài nhiều trang. Vì vậy, để tiện cho việc tìm kiếm về sau, nên
dành thời gian cắt bớt thông tin cũ gắn kèm phía dưới email mới. Nếu cần thiết, chỉ nên
copy những phần quan trọng có liên quan.
13/ Đừng gửi email khi tức giận
Khi tức giận không nên uống rượu hay lái xe. Gửi thư điện tử cũng vậy. Gửi