Phải chuẩn bị gì cho một chuyến công tác?

Công việc kinh doanh không cho phép bạn yên vị trong văn phòng tiện nghi và quen
thuộc của mình. Bạn thường xuyên phải đi công tác cả trong và ngoài nước để kiểm tra,
nghiên cứu thị trường, đàm phán, ký kết hợp đồng, hoặc giải quyết tình trạng bất ổn tại một
đơn vị trực thuộc công ty bạn. Những chuyến công cán như vậy luôn tiềm ẩn nhiều nguy cơ
khó lường, nhất là khi bạn ra nước ngoài. Mặc dù bạn có thể đã “thạo lắm rồi” công việc
chuẩn bị cho các chuyến đi, song những tính toán và dự trù này thường ít khi được tiến hành
một cách chuyên nghiệp. Bạn chỉ có thể hiểu biết phần nào về tình hình kinh tế, xã hội tại nơi
đến, nhưng có lẽ bạn khó mà dự liệu trước những bất ổn và rủi ro có thể xảy ra bất kỳ lúc
nào. Vậy bạn hãy học cách phòng tránh rủi ro cho những chuyến công tác tiếp theo. Đây
cũng là một kỹ năng hữu ích đối với tất cả các nhà quản lý chuyên nghiệp.Liệu bạn có quên gì trước chuyến đi?
-

Ngay khi có kế hoạch đi công tác trong hay ngoài nước, bạn hãy đánh giá tính
cần thiết của chuyến đi đó về mọi mặt. Xem xét liệu bạn có thể thay thế chuyến đi này
bằng việc điều hành công việc qua điện thoại, Internet hay hội thảo video không?
-

Yêu cầu thư ký rà soát địa điểm cần đến về tình hình an ninh, giao thông,
truyền thông, liên lạc và điều kiện ăn ở… từ đó dự trù kinh phí cũng như các phương án
ứng phó khi xảy ra sự cố.
-

Đảm bảo là mọi giấy tờ bạn mang theo đầy đủ và còn hiệu lực, như hộ chiếu,
bằng lái xe... Đừng để chuyến công tác của mình lâm vào tình thế dở khóc, dở cười vì
chuyện giấy tờ cá nhân.
-

chỉ vì mục đích soạn hành lý thật gọn nhẹ mà bạn bỏ lại nhà những thứ quan trọng, thì có
khi bạn sẽ phải hối tiếc đấy!
-

Thông thường, bạn chỉ lên danh sách những vật dụng cần thiết mà bạn mang
theo. Đó là một thói quen tốt, nhưng bạn sẽ còn sắp xếp hành lý hiệu quả hơn khi kiểm tra
lịch làm việc hàng ngày, dự trù xem có bao nhiêu cuộc họp, gặp gỡ, thời gian rảnh có
nhiều không. Từ đó bạn mới tính toán cụ thể nên mang theo bao nhiêu bộ quần áo cho phù
hợp với không khí họp hành hay các buổi dự tiệc, đi tham quan, cũng như các vật dụng và
thiết bị cần thiết liên quan. Một cách linh động hơn, bạn có thể chọn những mẫu quần áo,
giày dép có thể kết hợp kể cả khi làm việc cũng như khi đi dạo chơi.
-

Sức khỏe là trên hết! Vậy nên bạn hãy chuẩn bị một túi nhỏ đựng các loại
thuốc bạn thường sử dụng và cả một số loại thuốc cấp cứu (cảm sốt, tiêu chảy, chống dị
ứng, giảm đau…), kèm theo đó là toa thuốc đã được kê khai trong những lần khám bệnh
gần đây.
-

Có những vật dụng mà bạn đã chuẩn bị nhưng không thể nhớ ra chúng nằm ở
đâu trong đống hành lý của mình. Vậy nên hãy gói gém những thứ bạn hay quên vào cùng
một chỗ.
Lên đường thôi!
-

Nếu bạn đến những đất nước đang ở trong tình trạng bất ổn, tốt nhất là bạn nên
báo với sứ quán hoặc các cơ quan ngoại giao gần nơi bạn đến nhất.
-

“Nhập gia tùy tục” luôn là bài học vỡ lòng đối với một người xuất ngoại như

ngoài, thẻ tín dụng của bạn phải là thẻ quốc tế để bạn có thể sử dụng trong tình huống bị
mất trộm đồ đạc hoặc cần đến lượng tiền mặt lớn. Ngoài ra, bạn không nên để quá nhiều
tiền mặt trong người.
Có thể bạn sẽ cho rằng chỉ là lo quá xa khi phải chuẩn bị những công việc trên. Thế
nhưng người Trung Quốc có câu: “Cẩn tắc vô ưu”, còn người Nga cũng thường nói: “Thượng
Đế luôn che chở người cẩn thận”. Vậy thì là một nhà quản lý chuyên nghiệp, bạn nên dự trù
và chuẩn bị sẵn tâm lý cho những tình huống xấu nhất. Luyện tập và hình thành thói quen
chuẩn bị kỹ lưỡng sẽ giúp bạn an tâm hơn, hạn chế tối đa rủi ro và thu được nhiều ích lợi hơn
trong các chuyến công tác của mình. Chúc bạn thượng lộ bình an!