Quản lý và báo cáo tài chính
Phân công công việc cho những người
Không giao cho một nhân viên duy nhất kiểm soát một giao dịch tài chính từ
đầu đến cuối. Người viết séc sẽ không bao giờ là người ký séc. Người mở thư sẽ
không bao giờ là người vào sổ theo dõi công nợ và đối chiếu các tài khoản. Bằng cách
chia nhỏ trách nhiệm, bạn sẽ làm cho người có ý định biển thủ gặp khó khăn nếu họ có
ý định thay đổi các con số của bạn để giấu diếm sự biển thủ của họ.
Đích thân đi lấy các báo cáo của ngân hàng
Không giao cho một người ở vị trí có thể biển thủ tiền một cơ hội nào để huỷ
hoặc di chuyển các chứng cớ của những việc đã bị làm sai. Người chủ doanh nghiệp
hoặc một người kế toán thuê ngoài phải được nhận những giấy báo chưa mở niêm
phong của ngân hàng và huỷ những tấm séc mỗi tháng. Bạn hãy kiểm tra những tấm
séc này thật cẩn thận. Bạn hãy kiểm tra những người nhận tiền, các chữ ký và ký hậu
trên mỗi tấm séc. Bạn hãy để mắt đến các dấu hiệu gian lận trong các trường hợp:
*
Những tấm séc thanh toán cho các nhà cung cấp hoặc những người mà bạn
không biết
*
Những tấm séc thanh toán tiền mặt với trị giá lớn hơn trị giá bạn cho phép đối
với tiền mặt
*
Các chữ ký trông giả mạo
*
Mất séc, hoặc tấm séc xuất ra không đúng số thứ tự
*
Séc phát hành cho bên thứ ba nhưng lại được ký hậu bởi người trong công ty
của bạn
*
Các tấm séc mà tên người nhận tiền không khớp với tên trong sổ đăng ký của
bạn
Theo dõi chặt chẽ các tấm séc của công ty bạn

nhân viên làm công việc kế toán/ giữ sổ sách đi nghỉ mỗi năm. Lý tưởng là họ sẽ đi
nghỉ khoảng thời gian hai tuần và nên đi nghỉ vào cuối tháng, khi kỳ đóng sổ sách
đang diễn ra. Bạn hãy sử dụng thời gian này để nhờ ai đó khác nữa kiểm tra sổ sách
của bạn và tìm ra những điều bất hợp lý.
Cho kiểm toán sổ sách thường xuyên
Bạn hãy sử dụng bên thứ ba để thực hiện kiểm toán sổ sách của bạn ít nhất là
một lần trong năm . Điều này làm cho những kẻ biển thủ công quỹ gặp khó khăn khi
cố gắng che dấu hành vi ăn cắp. Việc kiểm toán nên thực hiện bất ngờ và gây ngạc
nhiên; và bạn đừng để nó xảy ra vào cùng một thời gian trong mỗi năm. Nếu bạn nghi
ngờ có biển thủ gian lận, hãy cân nhắc việc yêu cầu cụ thể “kiểm toán tìm gian lận”
thay cho “kiểm toán chung”. Loại kiểm toán này được thiết kế để tìm ra và ngăn ngừa
những kiểu bị thất thoát như vậy.
Đảm bảo rằng bạn hiểu rõ sổ sách kế toán của bạn
Việc biển thủ gian lận thường xảy ra khi sổ sách kế toán luộm thuộm và việc
giám sát thì lỏng lẻo. Điều này làm cho nhân viên dễ dàng giữ lại tiền mặt và phiếu
thu. Là một chủ doanh nghiệp, bạn phải biết rõ hệ thống sổ sách kế toán của công ty
bạn và chính sách ghi sổ của nó. Làm như vậy bạn có thể kiểm tra dễ dàng sổ kế toán
và đảm bảo không có gì sai sót. Nếu bạn không giỏi làm việc với các con số, bạn có
thể yêu cầu một nhân viên kế toán chỉ cho bạn cách đọc sổ sách kế toán, hoặc bạn
cũng có thể tham gia học một khoá kế toán ở ngay trường trong địa phương của bạn.
Việc trông cậy vào ai đó để theo dõi phần quan trọng nhất trong công việc kinh doanh
của bạn chỉ mở thêm cửa cho biển thủ gian lận mà thôi.
Bảo mật phần mềm kế toán của bạn
Bạn đừng cho phép những người không được ủy quyền vào phần mềm kế toán
của bạn. Bạn đừng để máy vi tính có chứa sổ sách kế toán nối mạng nội bộ. Bạn hãy
đảm bảo rằng cả máy vi tính và phần mềm đều được cài mật khẩu. Bạn hãy thay đổi
mật khẩu thường xuyên để khoá không cho những người không được uỷ quyền vào
chương trình. Nếu bạn còn sử dụng sổ sách viết tay, bạn hãy cất chúng trong tủ có
khoá và bạn hãy giữ chìa khoá.