Truyền thông - một phần của triển lãm
thương mại Nếu công ty bạn định thực hiện một chương trình quảng bá thương mại cho các
sản phẩm hoặc dịch vụ của công ty mình dưới hình thức một triển lãm thương mại,
bạn sẽ không thể bỏ qua chi tiết quan trọng là thông tin về sự kiện đó cho các phương
tiện truyền thông như truyền hình, truyền thanh, Internet hay báo in. Mục tiêu của bạn
là phải tạo được một hình ảnh tích cực, đầy thiện chí của công ty mình trong lòng
công chúng và thu hút, nâng cao nhận thức của người tiêu dùng về sản phẩm hay dịch
vụ của công ty mình. Bạn sẽ thực hiện điều đó thế nào?
Dưới đây là 20 điều bạn nên chú ý khi sử dụng các phương tiện truyền thông
hiệu quả cho một chiến dịch quảng bá.
Giai đoạn chuẩn bị triển lãm
1.

Bạn phải xác định và lựa chọn đối tượng khán giả mục tiêu trong triển lãm,
xác định họ chính là những khách hàng tương lai, từ đó bạn mới có thể hoạch định và
chuyển tải thành công những thông điệp đáp ứng nhu cầu, sở thích và mối quan tâm
của những khách hàng tương lai đó.
2.

Yêu cầu người chịu trách nhiệm tổ chức lên kế hoạch chi tiết về những nội
dung liên quan đến lĩnh vực truyền thông, trong đó phải bao gồm cả danh sách các cơ
quan thông tấn báo chí, với đầy đủ địa chỉ, số fax, điện thoại, e-mail.
3.

Lựa chọn nhà xuất bản để cung cấp các ấn phẩm được phát hành trong triển
lãm, cũng như quyết định thời điểm nào thì nên thực hiện việc tuyên truyền quảng cáo.
Bạn đừng quên liên hệ với một vài tạp chí thương mại trước thời điểm diễn ra chương
trình ít nhất vài tháng.

9.

Sẵn sàng cho mọi tình huống xấu như thời tiết hay sự cố nội bộ trong công ty,
đồng thời bạn hãy chuẩn bị trả lời các câu hỏi hóc búa của báo giới và khách hàng.
Thực hiện chương trình
10.

Để sẵn các ấn phẩm cung cấp cho báo giới tại phòng họp báo và ngay trong
phòng làm việc của bạn tại buổi giới thiệu đó.
11.

Cần có người phát ngôn túc trực liên tục trong suốt thời gian diễn ra triển
lãm, kể cả vào giờ ăn trưa. Người phát ngôn này phải là người có chút duyên ăn nói và
nhiệm vụ của anh ta là thông tin về sản phẩm một cách dễ nhớ và dễ hiểu nhất.
12.

Nhà quản lý phải được cập nhật thông tin liên tục để sẵn sàng trả lời các
phóng viên bất kỳ lúc nào.
13.

Đừng bỏ lỡ các cơ hội hoặc lời mời tài trợ, bởi vì những nhà tài trợ luôn
được giới báo chí quan tâm khai thác thông tin, nghĩa là gián tiếp giúp bạn quảng bá
doanh nghiệp.
14.

Quản lý tốt các hội thảo chuyên đề cũng như các diễn đàn. Nếu như bạn là
người điều hành, việc này đòi hỏi bạn phải có kiến thức sâu rộng về lĩnh vực đang
được thảo luận. Nên cung cấp miễn phí đề cương các bản thuyết trình của công ty bạn,
và nhớ là phải ghi rõ địa chỉ liên hệ, tên người có trách nhiệm lên một góc dễ thấy.
15.

quan tâm nhất chính là thông tin. Bạn cần đảm bảo sao cho các thông tin được giới
thiệu thật hấp dẫn, có tính xác thực và liên tục được cập nhật trước, trong và sau triển
lãm. Tổ chức hoạt động truyền thông cho một triển lãm thương mại không quá khó
khăn và phức tạp, nhưng đòi hỏi bạn phải lên kế hoạch tỉ mỉ, chu đáo, khoa học và bao
quát được mọi tiểu tiết.