Bảy nguyên tắc quản lý các nhân
viên làm việc từ xa!

Đã 10 giờ sáng, bạn có biết các nhân viên của mình đang ở đâu và làm gì
không? Là lãnh đạo, bạn luôn mong muốn nhân viên của mình làm việc chăm chỉ,
đúng giờ và hiệu quả cao. Nhưng để quản lý một đội ngũ nhân viên, nhất là khi họ lại
không bị bó buộc và nhất thiết phải có mặt tại văn phòng làm việc là một điều không
hề đơn giản. Vậy làm thế nào để quản lý những nhân viên này một cách có hiệu quả
nhất?Đây đều là một câu hỏi không dễ có câu trả lời.
Ngày nay, cùng với sự phát triển mạnh mẽ của Internet không dây là các thiết bị
di động hiện đại, website, hộp thư cá nhân ,mạng nội bộ (LAN),... Do vậy số lượng các
nhân viên lưu động và làm việc từ xa đang ngày càng có xu hướng tăng cao. Theo
thống kê của hãng Nemertes Research, tại châu Âu và Mỹ cứ 10 nhân viên thì có đến 9
nhân viên thường xuyên làm việc tại các địa điểm ngoài trụ sở chính của công ty.
Ngoài ra, có từ 40% đến 70% các nhân viên làm việc tại các địa điểm chịu sự giám sát
từ xa của các nhà quản lý.
Song vấn đề này không phải là mối quan tâm lớn của nhiều người. Việc tuyển
dung các nhân viên lưu động có thể đem lại những lợi ích nhất định cho công ty. “Nhà
tuyển dụng có thể cắt giảm chi phí văn phòng cũng như tuyển dụng được nhiều tài
năng hơn”, Manny Avramidis, Phó chủ tịch cấp cao của Hãng nhân sự toàn cầu
American Management Association (AMA), cho biết như vậy.
Việc cho phép các nhân viên làm việc từ xa dường như làm tăng năng suất làm
việc, củng cố lòng trung thành và tạo sự hài lòng trong công việc của nhân viên, đồng
thời giảm đáng kể lượng nhân viên xin thôi việc. Ngoài ra, bản thân những nhân viên
làm việc từ xa cũng khẳng định rằng hình thức này giúp họ giữ được cân bằng giữa
công việc và các trách nhiệm riêng tư.
Tuy nhiên, việc quản lý, giám sát đội ngũ nhân viên được “tháo dây trói” này
cũng phát sinh không ít các thách thức gai góc. Bạn giám sát công việc của họ thế
nào? Bạn giữ mối liên lạc với họ ra sao? Còn về vấn đề đào tạo và mối quan hệ gắn bó
giữa họ với công ty nữa?
Với quá nhiều thông tin xung quanh vấn đề này như vậy, bạn sẽ làm gì để bảo

nhân đa phần đó là do nhà quản lý hơn là lỗi của nhân viên”, Avramidis cho biết như
vậy.
Có một giải pháp được nêu ra đó là hãy yêu cầu mọi nhân viên trong công ty
đều có một khoảng thời gian làm việc từ xa, kể cả bạn. Bạn sẽ ngạc nhiên khi thấy việc
làm này giúp nhanh chóng thay đổi thái độ của bạn ra sao.
2. Hãy đặt mọi người trong cùng một khung chính sách. Nếu không có những
hướng dẫn nhất quán, mỗi nhân viên làm từ xa sẽ tự đặt ra một danh sách các ưu tiên
cá nhân. Trong trường hợp này, nếu may mắn sẽ tạo sự đồng thuận, nâng cao hiệu quả
giải quyết công việc, còn không sẽ ảnh hưởng, thậm chí đánh mất tính hiệu quả trong
công việc.
Hãy đảm bảo và tạo cho đội ngũ nhân viên làm việc từ xa đều có cùng nhận
thức và cách làm đáp ứng những mục tiêu kinh doanh của Công ty. Các giải pháp công
nghệ ngày nay sẽ giúp bạn thực hiện việc này trở nên dễ dàng hơn.
Ví dụ, phần mềm Microsoft Share Point Services có thể được sử dụng để xây
dựng một trang web bảo mật dùng riêng cho các nhân viên và nhà quản lý. Khi cần đối
chiếu hoặc chia sẻ các thông báo, những vấn đề cần quan tâm,... mỗi thành viên có thể
truy cập từ bất cứ địa điểm nào để tìm kiếm thông tin, tìm hiểu quy trình và đánh giá
tiến độ, lịch trình cùng các mục tiêu.
Ngoài ra, các công cụ trực tuyến khác được thiết kế cho việc giám sát nhân viên
định kỳ cũng rất sẵn có trên thị trường. Hãng Success Factors đã cung cấp một sản
phẩm theo yêu cầu của khách hàng theo đó giúp cho việc kết nối hoạt động của nhân
viên với các mục tiêu của công ty được dễ dàng.
Như vây, các nhân viên và nhà quản lý sẽ biết và có điều kiện để truy cập vào
một trang web trực tuyến được định sẵn để cập nhập những mục tiêu và nhiệm vụ
thường xuyên của Công ty. Điều này, theo Andy Cohen, Giám đốc Sucess Factors, cho
biết: “Nó sẽ giúp mọi người trong công ty biết rõ nhiệm vụ chung”,
3. Giới hạn quyền tiếp cận thông tin. Không có lý do thích hợp nào có thể giải
thích tại sao mọi nhân viên có quyền tiếp cận tất cả các thông tin và dữ liệu của công
ty. Theo ông Harprit Singh, CEO của Intellicomm, Hãng dịch vụ viễn thông toàn cầu
có trụ sở tại Philadelphia - Mỹ thì “Quyền tiếp cận cần được thiết kế từ bối cảnh thực

Theo một cách thức tự nhiên, khi đội ngũ nhân viên làm việc từ xa tăng lên,
những đòi hỏi về quản lý theo đó cũng tăng theo. Chủ tịch Doug Young của hãng Live
Cargo, thành lập vào năm 2003, đã áp dụng nhiều dạng công cụ trực tuyến theo yêu
cầu của khách hàng để kết nối hiệu quả giữa công ty và các nhân viên ở mọi nơi, mọi
lúc. Các phần mềm này được thiết kế để truyền tải file dữ liệu, chẳng hạn như đính
kèm file gửi qua email, thực hiện lưu trữ từ xa và tăng cường năng lực cộng tác, qua
đó đảm bảo dữ liệu của các nhân viên luôn được đưa vào hệ thống dữ liệu chung của
Công ty.
Các giải pháp của LiveCargo đồng nghĩa với việc bạn sẽ không phải tải
(download) hàng chục bản copy các file dữ liệu từ đĩa cứng của các nhân viên, thay
vào đó tất cả đã được lưu trữ tại một nguồn duy nhất.