Tao bao cao tu dong trong word tu bang so lieu cua excel

Tạo báo cáo tự ðộng trong Word từ bảng số liệu của Excel

Khi làm báo cáo bằng Word có sử dụng số liệu từ bảng tính Excel, thýờng ngýời ta thực
hiện 2 công việc
- Công việc A: Nhập số liệu vào bảng Excel ðể tính.

- Công việc B: Mở vãn bản Word ðể cập nhật kết quả tính toán từ Excel (lời vãn của báo
cáo nói chung không thay ðổi là mấy). Việc cập nhật thủ công vãn bản Word d
ễ nhầm lẫn
và tốn công khi có nhiều số liệu. Có một cách giúp liên kết tự ðộng dữ liệu từ Excel với
vãn bản Word ðể bạn chỉ cần làm công việc B một lần, sau ðó mỗi khi bạn thực hiện
công việc A xong thì Word tự ðộng cập nhật những thay ðổi và bạn chỉ việc in báo cáo ra
mà không phải thực hiện công việc B nữa.

Ví dụ, chúng ta xem xét báo cáo vận chuyển hành khách của 4 hãng xe HTX, TNHH, QD
và CT. Báo cáo mỗi tháng bạ
n cần ðýa vào số liệu của tháng hiện tại và tháng trýớc ðó ðể
so sánh sự tãng giảm. Hiện tại ta cần làm phân tích số liệu tháng 08/2005.

Hình 1: Excel, số liệu kỳ trýớc dùng cho các báo cáo tháng 07/2005
Býớc 1 (công việc A): Ở H.1 ta ðã có sẵn bảng tính Excel với số liệu của kỳ trýớc (tháng
07/2005) với các công thức ðể tính tổng số hành khách, tỉ lệ hành khách tãng giảm so với
tháng trýớc... ta chỉ cần nhập vào các số liệu của tháng cần báo cáo, Excel s
ẽ tự ðộng tính
ra các số còn lại. Sau khi nhập xong ta ðýợc bảng tính với các số liệu của kỳ hiện tại
(tháng 08/2005) nhý H.2.

và cột G thể hiện giá trị tuyệt ðối của cột D.

- Nhập vào ô F2 công thức:

=IF(D2=0;"không tãng giảm";IF(D2>0;"tãng ";"giảm "))

Hàm này xét giá trị của ô D2, nếu =0 thì hiển thị "không tãng giảm", n
ếu >0 thì hiển thị
"tãng ", nếu <0 thì hiển thị "giảm ".

Copy công thức trên cho các ô F3, F4, F5, F6.

- Nhập vào ô G2 công thức:

=IF(D2<>0;ABS(D2);"")

Hàm này lấy giá trị tuyệt ðối của ô D2.

Copy công thức trên cho các ô G3, G4, G5, G6. Bạn sẽ ðýợc các chi tiết giống với H.5.

Hình 5
Bây giờ bạn trở lại Word ở H.3: - Xóa chữ "giảm", qua Excel copy ô F5 ở H.5 rồi Paste
link vào Word.

- Xóa "44,44", qua Excel copy ô G5 ở H.5 rồi Paste link vào Word.

Thực hiện týõng tự cho các phần khác cần sửa ðổi.

Nếu thực hiện chính xác bạn sẽ có ðýợc bản báo cáo của tháng 08/2005 nhý H.4.