Thủ thuật Word 2003
Tạo báo cáo tự động trong word từ bảng số liệu của Excel
Khi làm báo cáo bằng Word có sử dụng số liệu từ bảng tính Excel, thường người ta
thực hiện 2 công việc:

- Công việc A: Nhập số liệu vào bảng Excel để tính.

- Công việc B: Mở văn bản Word để cập nhật kết quả tính toán từ Excel (lời văn
của báo cáo nói chung không thay đổi là mấy).
Việc cập nhật thủ công văn bản Word dễ
nhầm lẫn và tốn công khi có nhiều số
liệu. Có một cách giúp liên kết tự động
dữ liệu từ Excel với văn bản Word để bạn
chỉ cần làm công việc B một lần, sau đó
mỗi khi bạn thực hiện công việc A xong
thì Word tự động cập nhật những thay đổi
và bạn chỉ việc in báo cáo ra mà không
phải thực hiện công việc B nữa.

Ví dụ, chúng ta xem xét báo cáo vận chuyển hành khách của 4 hãng xe HTX,
TNHH, QD và CT. Báo cáo mỗi tháng bạn cần đưa vào số liệu của tháng hiện tại
và tháng trước đó để so sánh sự tăng giảm. Hiện tại ta cần làm phân tích số liệu
tháng 08/2005.

Bước 1 (công việc A): Ở H.1 ta đã có sẵn bảng tính Excel với số liệu của kỳ trước
(tháng 07/2005) với các công thức để tính tổng số hành khách, tỉ lệ hành khách
tăng giảm so với tháng trước... ta chỉ cần nhập vào các số liệu của tháng cần báo
cáo, Excel sẽ tự động tính ra các số còn lại. Sau khi nhập xong ta được bảng tính
với các số liệu của kỳ hiện tại (tháng
08/2005) như H.2.


tăng 16,39% trong Word. Cách làm như sau: đầu
tiên bạn mở bảng tính Excel (H.2), đối với những
cột nào thể hiện sự tăng giảm (ở ví dụ này là cột D
và cột E) ta phải tạo thêm 2 cột phụ dùng để thể hiện lời văn cho mỗi cột. Ta làm
cho cột D như sau (cột E làm tương tự):
Hình 2: Excel, số liệu kỳ hiện tại dùng
cho các báo cáo tháng 08/2005

Hình 3: Word, phân tích số
liệu của H.1
-
Chè
n
thê
m 2
cột F và G để bổ sung cho cột D như H.5. Trong đó
cột F thể hiện dấu của cột D và cột G thể hiện giá
trị tuyệt đối của cột D.

- Nhập vào ô F2 công thức:

=IF(D2=0;"không tăng giảm";IF(D2>0;"tăng
";"giảm "))

Hàm này xét giá trị của ô D2, nếu =0 thì hiển thị
"không tăng giảm", nếu >0 thì hiển thị "tăng ", nếu <0 thì hiển thị "giảm ".

Copy công thức trên cho các ô F3, F4, F5, F6.

- Nhập vào ô G2 công thức:

MS Word: Đôi khi một tài liệu của bạn được nhiều người soạn thảo hoặc làm thành
nhiều file khác nhau, và giờ bạn muốn tổng hợp thành 1 file tài
liệu. QuanTriMang.com sẽ hướng dẫn bạn chèn nội dung một file văn bản đã có
vào nội dung file đang mở.
1. Vào Insert / File…

2. Xuất hiện hộp thoại Insert File:

Tại hộp thoại này bạn hãy chọn đường dẫn (path) và chọn file muốn chèn.
3. Chọn nút Insert (hoặc kích đúp vào file đã chọn) để chèn.
Như vậy trong nội dung file văn bản đang mở sẽ có toàn bộ nội dung file văn bản
mà bạn vừa chèn.
Bạn cũng có thể dùng phương pháp copy và dán (paste) nội dung tài liệu vào
những file.doc khác nhau.