Kẻ cắp thời gian

Đừng sa đà vào những buổi họp vô bổ, biết phân việc cho cấp dưới, lập kế
hoạch và đề ra được mục tiêu cụ thể cho mình là những điều đơn giản mà
các nhà quản trị có thể làm ngay để giành lại thời gian cho mình.

Quản lý thời gian là một trong những kỹ năng cơ bản của nhà quản lý.

Khi các diễn giả vừa xong phần thuyết trình, ông giám đốc một tổng công ty
quốc doanh thuộc loại có tầm cỡ đã giơ tay xin được phát biểu ngay. Không
phải vì ông rất quan tâm đến các vấn đề được trình bày mà chỉ đơn giản vì
quá bận rộn nên ông phải “tranh thủ đóng góp ý kiến trước để còn ra sân bay
cho kịp giờ đi họp tại Hà Nội”.
Trước một cử tọa đang tham dự buổi hội thảo bàn về vấn đề quản lý ở doanh
nghiệp, vị tổng giám đốc nói như tâm sự rằng đã từ lâu mình không còn khả
năng đeo đuổi những chiến lược và kế hoạch đã ấp ủ. Ngay như buổi hội
thảo ngày hôm đó, dù nội dung gợi được nhiều ý hay cho một nhà quản lý,
ông cũng không thể nào tham gia trọn vẹn.
Lý do cũng rất đơn giản: ông không có thời gian. Một năm có khoảng 260
ngày làm việc thì tổng công ty ông phải tiếp 1.700 đoàn khách nước ngoài
và 1.800 đoàn khách trong nước. Ông phải dự khoảng một nửa các cuộc
thăm viếng đó vì mọi người cần sự hiện diện của ông. Điều đó cũng có nghĩa
là mỗi ngày ông phải tiếp trên năm đoàn khách, chưa kể các cuộc họp ở nội
bộ tổng công ty hay với các nơi khác.
Bởi vì ngoài chức vụ tổng giám đốc, ông còn là chủ tịch hội đồng quản trị
của 15 công ty trực thuộc, kiêm bí thư đảng ủy. Trong một guồng máy tổ
chức như thế, ông nói rằng mình không thể chủ động được giờ giấc. Thời
gian làm việc và nghỉ ngơi mỗi ngày của ông phụ thuộc hoàn toàn vào lịch
họp.
Các cuộc họp kéo dài chính là thủ phạm đã lấy mất thời gian làm việc của vị
tổng giám đốc nọ, và làm cho ông mệt mỏi. Nhưng trớ trêu là suốt nhiều

thể bị làm gián đoạn công việc vì những câu lịch sự đại loại như “chị cho em
gặp vài phút”. Và thường thì những cuộc gặp như vậy kéo dài có khi đến cả
hai chục phút, giám đốc sa đà vào từng sự vụ của cấp dưới thay vì chỉ cần
gợi ra hướng giải quyết. Từ việc nhỏ đến việc lớn, nhân viên đều tìm giám
đốc để hỏi ý kiến.
Do không biết cách giao việc và phân quyền cho cấp dưới nên dù đã làm
việc ở văn phòng đến 10 tiếng/ngày, công việc vẫn theo chị về nhà và đôi
khi ám ảnh cả trong giấc ngủ. Tuy nhiên, nhìn ở một góc độ khác, Minh
Phương bị căng thẳng vì áp lực thời gian còn do chị không biết cách tổ chức
thời gian cho chính mình.
Chủ tịch kiêm Tổng giám đốc Ngân hàng HSBC Việt Nam, Alain Cany cho
biết quan điểm sống của ông là càng làm cho mình bận rộn, càng làm được
nhiều việc. Ông là mẫu người không bao giờ chấp nhận cách trả lời “tôi bận
quá!” để biện minh cho sự trễ nải trong công việc hay từ chối nhận thêm
việc mới.
“Nếu mỗi buổi sáng thức dậy bạn nghĩ chỉ có một việc để làm thì suốt cả
ngày bạn chỉ làm việc đó. Nhưng nếu làm cho mình bận rộn và nghĩ rằng
mình có thể làm được, chắc chắn bạn sẽ phải tổ chức lại cách làm việc, lập
thứ tự ưu tiên cho từng việc để tìm ra thời gian cho chính mình”, ông nói.
Kinh nghiệm của Alain Cany là đều đặn suốt mấy chục năm nay, mỗi buổi
tối ông đều có thói quen lên chương trình làm việc chi tiết cho ngày hôm
sau. Buổi sáng, trong khoảng 20 phút từ nhà đến chỗ làm là thời gian ông
làm việc qua điện thoại. Và ông là người luôn giữ nguyên tắc chỉ trả lời
những cuộc điện thoại nhỡ trong ngày vào khoảng thời gian ngồi trên xe.
Một nhà quản lý không biết sắp xếp thứ tự ưu tiên cho từng công việc, hậu
quả thường gặp nhất là những việc lặt vặt không cần thiết lại chiếm quá
nhiều thời gian, trong khi những việc quan trọng, cần thiết thì lại không đủ
thời gian để làm. Thiết lập mục tiêu trong ngắn hạn cho chính bản thân là
điều rất cần nếu muốn kiểm soát việc sử dụng thời gian sao cho thật hiệu
quả. Đừng nghĩ rằng thiết lập mục tiêu hay lập kế hoạch chỉ để sử dụng khi