4C trong giao tiếp nhân sự điện tử

Trong môi trường làm việc ngày nay, các nhân viên nhận được hàng trăm
email mỗi tuần. Bao nhiêu trong số các email đó là được ghi nhớ, thuyết phục và
hiệu quả?
Ngược lại, bao nhiêu lần một nhân viên trong doanh nghiệp ấn nút SEND
trong chương trình Outlook, rồi tiếc nuối rằng sao mình không nhìn kỹ hơn một
lần để chỉnh sửa lại ngôn ngữ hay giọng điệu? Hay có thể nhân viên gửi lại chỉ để
giải thích rằng anh ta không hiểu rõ thông điệp – và cần tới những diễn giải rõ
nghĩa hơn.

Những quyết định kinh doanh thiếu chuẩn xác, lãng phí thời gian, không
phản hồi,… tất cả chỉ là một vài trong số rất nhiều vấn đề phát sinh từ hoạt động
giao tiếp nhân sự điện tử không hiệu quả.
Các cuộc hội thoại trực tiếp được nói thành lời - chúng có lợi ích của giọng
điệu, phản xạ và nếu ai đó hiểu sai, luôn có cơ hội cho sự làm rõ lại. Điều này
không xuất hiện trong các giao tiếp câu chữ, khi mà các sắc thái của giọng nói
truyền tải một suy nghĩ, tình cảm kiểu như “Tôi đang đùa đấy, hay thực sự nghiệm
túc “Tôi muốn nói như vậy” hiển nhiên không tồn tại.
Các thông điệp, giao tiếp qua email chính là như vậy, và chúng có thể được
chuyển từ người nhận có chủ đích sang người nhận không có chủ đích. Trên thực
tế, nếu không được thực hiện chuẩn xác, giao tiếp qua email có thể đem lại các kết
quả trái ngược lên những mối quan hệ chủ đích, thậm chí đe doạ sự nghiệp của
nhiều nhân viên.

Đáp án cho bài toán này nằm ở yếu tố 4C trong Giao tiếp nhân sự điện tử.
Được phát triển ban đầu để đánh giá và cải thiện các dữ liệu quảng cáo và tiếp thị,
4C dần được xem như công cụ hiệu quả khi áp dụng vào các giao tiếp email. 4C
được viết tắt từ 4 chữ cái C đầu tiên của Comprehension (Lĩnh hội), Connection
(Liên quan), Credibility (Tin cậy), và Contagiousness (Lan truyền).
Chữ C đầu tiên: Comprehension – Lĩnh hội.

Chữ C thứ ba: Credibility - Tin cậy
Đây là một chữ “C” hết sức quan trọng. Để đánh giá sự tin cậy, hãy nghĩ tới
ai, cái gì và như thế nào.
- Ai: Thông điệp có ý nghĩa lớn đối với người gửi? Bản thân người gửi có
đáng tin cậy?
- Cái gì: Có điều gì đó chúng ta mong đợi từ người gửi này? Nếu thông
điệp hay giọng điệu của thông điệp không đồng bộ với những mong đợi của chúng
ta, thông điệp xem ra sẽ đánh mất sự tin cậy.
- Như thế nào: Thông điệp được thực hiện như thế nào? Các từ ngữ được
viết lách ra sao, và nó hướng tới chúng ta như thế nào? Nếu người gửi đang nỗ lực
thuyết phục chúng ta điều gì đó, chúng ta có “mua” nó?

Chữ C thứ tư: Contagiousness - Lan truyền
Đây là nơi mà giọng điệu, một trong những cấu thành quan trọng nhất của
giao tiếp email, bước vào và nhận trách nhiệm. Nếu giọng điệu của thông điệp
email thể hiện một sự phấn khích, khác biệt hoá và khích lệ, chắc chắn việc gửi
email sẽ hiệu quả hơn nhiều.
Hãy nghĩ tới mức độ hiệu quả tiềm tàng của những thông điệp email tiếp
theo của bạn về mặt:
- Sinh khí: Có một cảm giác sinh khí mạnh mẽ xung quanh email? Có điều
gì đó trong tiêu đề hay câu mở đầu khiến người đọc muốn đọc tiếp?
- Đáng giá: Nó có đưa ra một cách thức để xem xét người gửi? Điều này sẽ
đồng nghĩa với việc thông điệp và/hay người gửi trở nên đáng nhớ hơn.
- Đơn nhất: Nó có thể hiện một sự khác biệt lớn? Nó có nổi bật trong số
hàng trăm lá thư khác tại hòm thư người nhận mỗi tuần? Hiển nhiên, có một cơ hội
để làm điều này ngay trong dòng tiêu đề.
- Khích lệ cảm xúc. Email có khơi gợi một phản ứng tình cảm? Nếu không
có giọng điệu thích hợp, phản ứng tích cảm có thể hoàn toàn tiêu cực.
- Động viên. Thông điệp email có động viên ai đó làm điều gì đó? Hay đơn
thuần chỉ là REPLY hoặc DELETE?