PHẦN III
Microsoft EXCEL
203
Chương 1: THAO TÁC TRÊN EXCEL
Bài 1: Bắt đầu Microsoft Excel 2007
Để bắt đầu với Excel 2007, bạn nên chú ý rằng có nhiều tính năng tương tự với các phiên
bản trước. Và cũng có nhiều tính năng mới mà bạn có thể sử dụng. Có 3 tính năng bạn nên nhớ
khi làm việc trong Excel 2007: Microsoft Office Button, Quick Access Toolbar, và Ribbon.
Chức năng của những tính năng này sẽ được trình bày chi tiết bên dưới.
Bảng tính
Một bảng tính là một tài liệu điện tử lưu trữ các kiểu dữ liệu khác nhau. Có các cột dọc và
dòng ngang. Một ô là sự giao nhau của dòng và cột. Một ô có thể chứa dữ liệu và được sử dụng
trong các phép toán của dữ liệu trong bảng tính. Một bảng tính Excel có thể chứa các
workbook và worksheet. Workbook nắm giữ các worksheet có liên quan đến nhau.
Microsoft Office Button
Microsoft Office Button thực thi các chức năng mà được đặt trong menu File ở các phiên
bản Excel trước. Nút này cho phép bạn tạo một workbook mới (New), mở một workbook đã có
sẵn (Open), lưu (Save), lưu với tên file (Save As), in (Print), gửi (Send) và đóng (Close).
204
Ribbon
Ribbon là vùng phía trên cùng của tài liệu. Nó gồm 7 tab: Home, Insert, Page, Layouts,
Formulas, Data, Review và View. Mỗi tab được chia thành các nhóm. Mỗi nhóm là tập hợp các
tính năng được thiết kế để thực thi chức năng mà bạn sẽ sử dụng trong quá trình làm việc hoặc
chỉnh sửa bảng tính Excel.
Các tính năng phổ biến được hiển thị trong vùng
Ribbon. Để xem các tính năng trong mỗi nhóm, Click
mũi tên ở phía góc bên phải của mỗi nhóm.
Home: Clipboard, Fonts, Alignment, Number, Styles,
Cells, Editing
Insert: Tables, Illustrations, Charts, Links, Text
Page Layouts: Themes, Page Setup, Scale to Fit, Sheet

trước kết quả của việc thiết kế và định dạng những thay đổi.
Formulas
Tính năng này cho phép bạn xác định các tùy chọn tính toán, làm việc với các công thức,
kiểm tra lỗi và kiểm tra các quy tắc.
207
Proofing
Tính năng này cho phép bạn xác định cách chỉnh sửa và định dạng từ cho văn bản. Bạn có
thể tùy chỉnh các thiết lập tự động và bỏ qua các từ hay các lỗi trong tài liệu thông qua Custom
Dictionaries.
Save
Tính năng này cho phép bạn xác định cách một workbook được lưu. Bạn có thể xác định
cách tự động lưu khi chạy và nơi bạn muốn workbook được lưu.
208
Advanced
Tính năng này cho phép bạn xác định các tùy chọn để chỉnh sửa, sao chép, dán, in, hiển thị,
công thức, tính toán và các thiết lập khác.
Customize
Tùy chọn này cho phép bạn thêm các tính năng vào Quick Access Toolbar. Nếu có nhiều
công cụ mà bạn sử dụng thường xuyên, bạn có thể muốn thêm chúng vào Quick Access
Toolbar.
209
Bài 2: Làm việc với Workbook
1. Tạo một Workbook
Để tạo một Workbook:
• Click Microsoft Office Toolbar
• Click New
• Chọn Blank Document
Nếu bạn muốn tạo một tài liệu mới từ một template có sẵn, hãy xem các mẫu có sẵn và
chọn một trong các kiểu bạn cần.
210

• Đặt con trỏ lên thanh công thức
• Nhập dữ liệu
213
Bài 3: Thao tác với dữ liệu
Excel cho phép bạn di chuyển, copy và paste các ô và nội dung các ô thông qua việc cut và
paste hoặc copy và paste.
1. Lựa chọn dữ liệu
Để lựa chọn một ô hoặc dữ liệu để copy hoặc cắt:
• Click vào ô
• Click và kéo con trỏ để lựa chọn nhiều ô trong một
vùng
2. Lựa chọn một dòng
hay cột:
Để lựa chọn một dòng hoặc cột, Click vào đầu mỗi dòng hay cột.
3. Copy và Paste
Để sao chép và dán dữ liệu:
• Lựa chọn ô mà bạn muốn copy
• Trên nhóm Clipboard của tab Home,
Click Copy (hoặc ấn tổ hợp phím Ctrl+C)
• Lựa chọn ô nơi bạn muốn dán dữ liệu
vào đó.
• Trên nhóm Clipboard của tab Home,
Click Paste (hoặc ấn tổ hợp phím Ctrl+V)
4. Cut và Paste
Để cut và paste dữ liệu:
• Lựa chọn ô bạn muốn để cut
• Trên nhóm Clipboard của tab Home, Click Cut (hoặc ấn tổ hợp phím
Ctrl+X)
• Lựa chọn ô, nơi bạn muốn dữ liệu được dán vào đó
• Trên nhóm Clipboard của tab Home, Click Paste

Để tìm dữ liệu hoặc tìm và thay thế dữ liệu:
• Click nút Find & Select trên nhóm Editing của tab Home
• Chọn Find hoặc Replace
• Hộp thoại Find and Replace xuất hiện, nhập từ muốn tìm
trong mục Find What (nếu bạn chọn Find ở bước trên) hoặc
nhập từ muốn tìm trong mục Find What và từ thay thế trong
mục Replace with (nếu bạn chọn Replace ở bước trên).
• Click nút Options để tìm thêm các tùy chọn
10. Go To
Command
Lệnh Go To sẽ đưa bạn đến một ô cụ thể bằng
cách tham chiếu đến ô (chữ cái đầu cột và số
dòng) hoặc tên ô
• Click nút Find & Select trên nhóm Editing
của tab Home
• Click Go To
11. Kiểm tra lỗi chính tả
Để kiểm tra lỗi chính tả
• Trên tab Review, Click nút Spelling
Công cụ này sẽ giúp bạn kiểm tra lỗi chính tả
nội dung trong toàn Worksheet
216
Bài 4: Tính toán trong Excel
1. Công thức trong Excel
Một công thức là một chuỗi các lệnh toán học được sử dụng trong Excel để thực thi các
phép toán. Các công thức được bắt đầu trong hộp công thức với một dấu "="
Có nhiều thành phần và công thức trong excel
References (tham chiếu): Ô hoặc dãy các ô mà bạn muốn sử dụng trong sự tính toán
Operators (các toán tử): Các toán tử (+, -, *, /, …) chỉ định phép toán được thực hiện
Constants (hằng số): Các số hoặc giá trị văn bản mà không đổi

- Date&Time: Các hàm tính toán trên ngày và giờ
- Math & Trig: Các hàm toán học
4. Các tham chiếu tương đối, tuyệt đối và tham chiếu hỗn hợp
218
Gọi các ô theo cột của chúng và nhãn của dòng (như “A1”) là tham chiếu tương đối. Khi
một công thức chứa tham chiếu tương đối và nó được copy từ một ô này tới ô khác, Excel
không tạo một bản copy chính xác của công thức. Nó sẽ thay đổi địa chỉ ô có liên quan tới
dòng và cột mà chúng được di chuyển tới.
Ví dụ: Nếu một công thức đơn giản trong ô C1 “=(A1+B1) được copy sang ô C2, công
thức sẽ thay đổi thành “(A2+B2)" để phù hợp với dòng mới. Để ngăn cản sự thay đổi này, các
ô phải được gọi bởi tham chiếu tuyệt đối, tham chiếu tuyệt đối được hoàn thành bằng cách đặt
dấu $ trong địa chỉ ô trong công thức. Tiếp tục với ví dụ vừa đưa ra: công thức trong ô C1 sẽ
được đọc “=($A$1+$B$1)” nếu giá trị của ô C2 cũng là tổng của các ô A1 và B1. Cả cột và
dòng của các ô là tuyệt đối và sẽ không thay đổi khi copy.
Tham chiếu hỗn hợp cũng có thể được sử dụng nơi chỉ có dòng hoặc cột được cố định. Ví
dụ, trong công thức “=(A$1+$B2), dòng của ô A1 được cố định và cột của ô B2 cố định.
Sự liên kết các Worksheet
Bạn có thể muốn sử dụng giá trị từ một ô trong nhiều worksheet khác trong cùng workbook
trong một công thưc. Ví dụ, giá trị củ ô A1 trong worksheet hiện thời và ô A2 trong worksheet
thứ 2 có thể được sử dụng thêm định dạng “sheetname!celladdress”. Công thức cho ví dụ này
sẽ là “=A1+Sheet2!A2” nơi giá trị của ô A1 trong worksheet hiện thời được thêm vào giá trị
của ô A2 trong worksheet có thên “Sheet2”.
219
Bài 5: Tạo Macros trong Excel 2007
Macros là các tính năng cao cấp, có thể làm tăng tốc độ chỉnh sửa hay định dạng mà bạn có
thể thực hiện thường xuyên trong một bảng tính Excel. Chúng ghi lại những hành động mà bạn
đã chọn ở menu để cho một chuỗi các hành động đó có thể được hoàn thành trong một bước.
1. Ghi một Macro
Để ghi một Macro:
• Click tab View trên vùng Ribbon

• Chọn cột mà bạn muốn sắp xếp đầu tiên
• Click Add Level
• Chọn cột tiếp theo bạn muốn sắp xếp
Lọc dữ liệu
Bộ lọc cho phép bạn chỉ hiển thị dữ liệu mà đáp ứng các
tiêu chuẩn nhất định. Để sử dụng bộ lọc:
• Click vào cột hoặc chọn các cột chứa dữ liệu mà bạn
muốn lọc
• Trên tab Home, Click Sort
& Filter
• Click nút Filter
• Click vào mũi tên phía
dưới ô đầu tiên
• Click Text Filter
• Click Words bạn muốn lọc
• Để ko áp dụng bộ lọc,
Click nút Sort & Filter
• Click Clear
221
Bài 7: Graphics
Bạn có thể chèn các hình ảnh, Clip Art, Shape, và SmartArt vào bảng tính để phục vụ cho
công việc của bạn.
Thêm hình ảnh
Để thêm một hình ảnh:
• Click tab Insert
• Click nút Picture
• Duyệt qua các ảnh
• Click vào tên ảnh
• Click Insert
• Để di chuyển hình ảnh, Click và kéo nó tới nơi nào bạn muốn

Để thêm SmartArt:
• Click tab Insert
• Click nút SmartArt
• Click SmartArt bạn chọn
223
• Lựa chọn SmartArt
• Kéo nó tới vị trí mong muốn trong bảng tính
Để định dạng SmartArt:
• Lựa chọn SmartArt
• Click tab Design hay Format
• Click SmartArt để thêm nội dung và hình ảnh.
224
Bài 8: Các bước hướng dẫn để in trong Excel
Kỹ thuật in, hay làm thế nào để in bảng tính trong Excel?
Để in được, Microsoft Excel cần máy in phải được cài đặt và kết nối với máy tính của bạn.
Nếu máy in đã được kết nối với máy tính. Hãy bật máy in và đặt giấy vào khay máy in.
Sau đây là các bước hướng dẫn về cách in trong Excel.
Cài đặt trang in
Cài đặt trang in bao gồm thay đổi Click thước trang, định dạng trang và chất lượng trang in
Thay đổi tùy chọn thiết lập trang
- Từ menu Page Layout, chọn Page Setup.
- Hộp thoại Page Setup xuất hiện, chọn tab Page
Thiết lập định hướng trang in
Trong phần Orientation, Click vào các nút chọn Portrait (quay giấy dọc) hoặc Landscape
(quay giấy ngang)
225
Thiết lập Click thước trang in
- Trong phần Scaling, chọn Adjust to: nhập tỷ lệ phần trăm (bạn có thể Click nút lên hoặc nút
xuống để tăng hoặc giảm Click thước)
- Chọn Fit to: thiết lập độ rộng và chiều cao cho trang

- Bạn cũng có thể lựa chọn các tùy chọn sau:

Format font
Click vào nút format font (biểu tượng A) sau khi đánh dấu đoạn cần
thay đổi font, cỡ và kiểu chữ
Page number Chèn số vào mỗi trang
Number of
pages
Sử dụng tính năng đánh số trang để tạo chuỗi các trang từ trang 1 đến
15
227