137
CHѬѪNG 8. PHӔI HӦP Vӄ MҺT THÔNG TIN

MӨC ĈÍCH
- HiӇu ÿѭӧc tҫm quan trӑng cӫa truyӅn thông tӕt trong quҧn lý dӵ án và mô tҧ các thành
phҫn chính cӫa mӝt kӃ hoҥch quҧn lý thông tin, truyӅn thông
- HiӇu ÿѭӧc qui trình quҧn lý thông tin, truyӅn thông
GIӞI THIӊU CHUNG
a) Tҫm quan trӑng cӫa truyӅn thông tӕt.
- Nӛi sӧ hãi lӟn nhҩt ÿӕi vӟi dӵ án là thҩt bҥi (kém) truyӅn thông, các thành viên dӵ án
không giao tiӃp ÿѭӧc vӟi nhau.
- Các nhà chuyên môn vӅ CNTT không phҧi là ngѭӡi truyӅn thông tӕt
- Các nghiên cӭu cho thҩy nhà chuyên môn CNTT phҧi có khҧ năng truyӅn thông hiӋu quҧ
ÿӇ có thӇ thăng tiӃn trong nghӅ nghiӋp
- Kӻ năng nói là yӃu tӕ chӫ yӃ
u ÿӇ thăng tiӃn nghӅ nghiӋp ÿӕi vӟi các nhà chuyên môn
CNTT
b) Các qui trình quҧn lý truyӅn thông
- Lұp kӃ hoҥch truyӅn thông: xác ÿӏnh thông tin và nhu cҫu giao tiӃp cӫa các bên liên quan.
- Phân phӕi thông tin: có thӇ dùng thông tin cҫn thiӃt ÿúng lúc
- Báo cáo hiӋu suҩt: thu thұp và phә biӃn thông tin vӅ hiӋu suҩt
- KӃt thúc hành chính: tҥo, thu thұp, và thông tin ÿӇ hӧp thӭc hóa kӃt thúc dӵ án / giai ÿoҥn
NӜI DUNG
1. XÁC ĈӎNH THÔNG TIN – THIӂT Kӂ Kӂ HOҤCH TRAO ĈӘI THÔNG TIN

- Yêu cҫu trao ÿәi thông tin
- Lұp kӃ hoach truyӅn thông

Trong chӫ ÿӅ này, chúng ta trao ÿәi cách thiӃt lұp mӝt bҧn kӃ hoҥch trao ÿәi thông tin hiӋu
quҧ sӁ rҩt cҫn cho quá trình thӵc hiӋn dӵ án.

mӝt cách ÿӝc lұp. Giao tiӃp hiӋu quҧ trong dӵ án sӁ tҥo ÿiӅu kiӋn cho giám ÿӕc dӵ án, các thành
viên trong ÿӝi dӵ án, nhà tài trӧ, ÿӕi tѭӧng liên quan dӵ án và
nhà cung cҩp ÿѭa ra nhӳng quyӃt
ÿӏnh hӧp lý, ÿѭӧc thông báo ÿҫy ÿӫ. CNJng cҫn phҧi giao tiӃp vӟi nhӳng ÿӕi tѭӧng bên ngoài có
liên quan ví dө nhѭ: khách hàng, cә ÿông, báo chí và công chúng. Trao ÿәi thông tin ÿóng mӝt vai
trò quan trӑng trong viӋc ÿҧm bҧo chҩt lѭӧng thông qua viӋc giҧm bӟt các báo cáo vӅ hiӋu quҧ
hoҥt ÿӝng cӫa dӵ án. Trao ÿәi thông tin có thӇ ngăn chһn mӝt sӕ rӫi ro, ÿӗng thӡi rҩt cҫn thiӃt
nhҵm p
hә biӃn thông tin vӅ nhӳng thay ÿәi cҫn thiӃt ÿӇ giҧi quyӃt nhӳng rӫi ro ÿã ÿѭӧc xҧy ra. KӃ
hoҥch trao ÿәi thông tin cҫn phҧi ÿѭӧc cұp nhұt và tinh lӑc khi dӵ án tiӃn triӇn.
Bҧng 8-1. Các giai ÿoҥn xác ÿӏnh yêu cҫu thông tin

Giai ÿoҥn Mô tҧ
Giai ÿoҥn 1 Xác ÿӏnh yêu cҫu vӅ thông tin và trao ÿәi thông tin; Ai cҫn thông tin gì, khi
nào và ӣ dҥng nào
Giai ÿoҥn 2 Xác ÿӏnh cách thӭc trao ÿәi thông tin tӕt nhҩt, lӵa chӑn phѭѫng tiӋn bao gӗm
truyӅn miӋng, văn bҧn, thѭ ÿiӋn tӱ, mҥng nӝi bӝ, thҧo luұn.
Giai ÿoҥn 3 ChӍ ÿӏnh vai trò và trách nhiӋm trao ÿәi thông tin.
Giai ÿoҥn 4 Lұp lӏch cho công tác trao ÿәi thông tin.
Giai ÿoҥn 5 ViӃt bҧn kӃ hoҥch thành văn bҧn và phә biӃn.

Mӝt trong nhӳng khía cҥnh chӫ yӃu cӫa viӋc quҧn lý dӵ án chính là quҧn lý kǤ vӑng cӫa
nhӳng ÿӕi tѭӧng liên quan dӵ án. Các ÿӕi tѭӧng liên quan dӵ án có mөc tiêu và mӭc ѭu tiên cӫa
riêng mình ÿӕi vӟi dӵ án. Khi dӵ án tiӃn triӇn, hӑ sӁ ÿánh giá mӭc ÿӝ thành công cӫa dӵ án.
Ngѭӡi giám ÿӕc dӵ án có thӇ ÿӏnh hình nhӳng nhұn thӭc này bҵng cách cung cҩp ÿúng thông tin
ÿúng thӡi ÿiӇm
thông qua viӋc lұp kӃ hoҥch trao ÿәi thông tin kӻ lѭӥng.

139
Do ÿó, yêu cҫu trao ÿәi thông tin (communication requirements) là nhӳng tài liӋu dӵ án xác

cҫu trao ÿәi thông tin này.
Bҧng 8-2. Yêu c
ҫu trao ÿәi thông tin
Tài liӋu Mô
tҧ Ngѭӡi nhұn
Mӭc ÿӝ thѭӡng
xuyên
Dӵ án sѫ bӝ Tәng quan vӅ dӵ án /Tóm
lѭӧc thӵc thi
Nhà tài trӧ Mӝt lҫn vào lúc bҳt
ÿҫu
Ĉӏnh nghƭa
phҥm vi
Mô tҧ phҥm vi dӵ án, giӟi
hҥn,ngân sách, yêu cҫu…
Nhà tài trӧ
Giám ÿӕ dӵ án
Tҩt cҧ các thành viên
ban dӵ án
Các ÿӕi tѭӧng liên quan
Tҥi thӡi ÿiӇm bҳt ÿҫu
dӵ án và mӛi khi có
thay ÿәi
Báo cáo quҧn
lý rӫi ro
Mô tҧ các rӫi ro cӫa dӵ án
cùng vӟi các ma trұn khҧ
nawngvaf mӭc ÿӝ nghiêm
Giám ÿӕc dӵ án
Nhà tài trӧ nӃu (cҫn)

dӵ án, nhà tài trӧ, nhà cung cҩp, và các bên liên quan khác.
3. Xác ÿӏnh các yêu cҫu trao ÿәi thông tin ÿһc biӋt cho các ÿӝi dӵ án phân tán và mang tính
quӕc tӃ.
4. Lұp kӃ hoҥ
ch báo cáo hiӋu quҧ và ÿһt ra kǤ vӑn
g cho quá trình trao ÿәi thông tin.
5. Xác ÿӏnh các kênh trao ÿәi thông tin cҧ chính thӭc và không chính thӭc, chӑn ra các kênh
trao ÿәi thông tin ÿáp ӭng tӕt nhҩt nhu cҫu cӫa tә chӭc.
6. ChӍ ÿӏnh vai trò và trách nhiӋm trao ÿәi thông tin .
Ĉӕi vӟi mӝt dӵ án nhӓ thì giám ÿӕc dӵ án có thӇ nhұn trách nhiӋm trao ÿәi thông tin . Ĉӕi
vӟi nhӳng dӵ án lӟn hѫn, vai trò này nên ÿѭӧc chӍ ÿӏnh cho mӝt thành viên trong ÿӝi, hoһc chӍ
ÿӏnh cho các thành viên khác nhau trong ÿӝi chӏu trách nhiӋm thӵc hiӋn các phҫn khác
nhau cӫa
kӃ hoҥch trao ÿәi thông tin . Giám ÿӕc dӵ án có trách nhiӋm ÿҧm bҧo cho kӃ hoҥch trao ÿәi thông
tin ÿѭӧc thӵc hiӋn.
7. Phân bә thӡi gian trong lӏch trình cho viӋc thӵc hiӋn trao ÿәi thông tin .
ViӋc này ÿҧm bҧo tài nguyên ÿѭӧc phân bә cho viӋc thӵc hiӋn kӃ hoҥch trao ÿәi thông tin .
Dӵ ÿӏnh tӕt ÿҽp cӫa trao ÿәi thông tin thѭӡng bӏ thҩt bҥi do sӵ căng thҷng cӫa các côn
g viӋc tӯ
ngày này sang ngày khác. Bҵng cách coi trao ÿәi thông tin là mӝt công viӋc dӵ án chính thӭc và
phân bә thӡi gian hӧp lý, chӭc năng quan trӑng này chҳc chҳn sӁ ÿѭӧc thӵc hiӋn.
8. ViӃt thành văn bҧn kӃ hoҥch trao ÿәi thông tin và phân phát. Ĉӯng quên cұp nhұt bҧn kӃ
hoҥch khi cҫn.
Bài tұp 8-1: Xây dӵng kӃ hoҥch trao ÿәi thông tin
Thӡi gian: 15 phút
Mөc tiêu:
Xây dӵng kӃ hoҥch trao ÿәi thông tin dӵa trên nhu cҫu tӯ các ÿӕi tѭӧng dӵ án.
Kӏch bҧn:

141

xe cӝ
ChӍ khi thông tin sҹn có phù
hӧp
Email hoһc gһp trӵc tiӃp
Giám ÿӕc Makerting Ĉӏnh kì cho ÿӃn khi dӵ án
gҫn kӃt thúc – có thӇ ÿѭa vào
Hӑp ban quҧn lý hoһc cұp
nhұt thông tin qua email
Ĉҥi lý chăm sóc khách
hàng
Theo ý cӫa giám ÿӕc Thông qua Giám ÿӕc chăm
sóc khách hàng
2. Sau khi kӃ hoҥch ÿѭӧc xây dӵng xong, cҫn làm gì ÿӇ ÿҧm bҧo kӃ hoҥch ÿѭӧc thӵc
hiӋn?
o Ch͑ ÿ͓nh vai trò và trách nhi͏m th͹c hi͏n trao ÿ͝i thông tin . Lý t˱ͧng nh̭t là
ch͕n m͡t thành viên trong ÿ͡i ÿ͋ qu̫n lý quá trình trao ÿ͝i thông tin.
o Vi͇t b̫n k͇ ho̩ch thành văn b̫n và Giám ÿ͙c d͹ án ph̫i phê duy͏t (trong tr˱ͧng
hͫp cͯa chúng ta Phó chͯ t͓ch phê duy͏t) và phân phát.
o Phân b͝ thͥi gian cho vi͏c th͹c hi͏n trao ÿ͝i thôn
g tin .
2. PHÂN PHӔI THÔNG TIN - XÁC ĈӎNH CÁC KÊNH TRAO ĈӘI
THÔNG TIN
Cung cҩp thông tin cho ÿúng ngѭӡi vào ÿúng thӡi ÿiӇm và ÿúng ÿӏnh dҥng cNJng quan trӑng
nhѭ tҥo thông tin. Các yӃu tӕ quan trӑng cҫn xét:
- Dùng công nghӋ ÿӇ cҧi tiӃn phân bӕ thông tin
- Các phѭѫng pháp hình thӭc và không hình thӭc ÿӇ phân bӕ thông tin

142
Kênh trao ÿ͝i thông tin (Communication chanel) là nhӳng phѭѫng pháp truyӅn ÿҥt thông
tin. Có rҩt nhiӅu cách ÿӇ truyӅn ÿҥt thông tin, trong ÿó có nhӳng cách thӭc hoһc tӭc thì hoһc cҫn

ÿѭӧc ÿӑc hay chѭa, không có
phҧn hӗi trӯ khi ngѭӡi nhұn
chӫ ÿӝng
Báo cáo
Tài liӋu văn bҧn chi tiӃt chính,
cung cҩp ÿӫ chi tiӃt cho viӋc
kiӇm duyӋt và ÿánh giá
Không có phҧn hӗi trӯ khi
ngѭӡi nhұn chӫ ÿӝng
ThuyӃt minh
Cho phép trình bày thông tin ӣ
cҧ dҥng viӃt và dҥng nói
Thѭӡng chӍ là giao tiӃp mӝt
chiӅu
Liên hӋ không chính thӭc
(ĈiӋn thoҥi…)
Hӛ trӧ tѭѫng tác giӳa các cá
nhân và phҧn hӗi trӵc tiӃp. Tҥo
mӝt không khí tӵ nhiên,
khuyӃn khích mӑi ngѭӡi hӧp
tác tӕt hѫn
Mҩt thӡi gian do có thӇ phҧi
nhҳc lҥi cho nhӳng ÿӕi tѭӧng
khác nhau. ThiӃu sӵ tѭѫng tác
trong nhóm.
Ví dө:
Mӝt công ty phát triӇn phҫn mӅm trө sӣ chính tҥi California có dùng các lұp trình viên ӣ
Dublin. Ai-len do mӝt giám ÿӕc dӵ án làm viӋc tҥi văn phòng khu vӵc Chicago quҧn lý cho mӝt
dӵ án phát triӇn. Ĉây là mӝt thӱ thách riêng ÿӕi vӟi vҩn ÿӅ trao ÿәi thông tin. QuyӃt ÿӏnh ÿѭa ra là
hҫu hӃt viӋc trao ÿәi thông tin trong dӵ án sӁ thӵc hiӋn qua thѭ ÿiӋn tӱ, trong ÿó lұp trình viên tҥi