Chương 9: KIỂM TRA CHƯƠNG 9 KIỂM TRA

Kết thúc chương này người học có thể:
1. Định nghĩa kiểm soát
2. Mô tả các phương pháp kiểm soát
3. Hiểu được tiến trình kiểm soát
4. Mô tả được hệ thống kiểm soát hiệu quả
5. Xác định những vấn đề đạo đức trong kiểm soát Kiểm tra là một tiến trình đo lường kết quả thực hiện so sánh với những điều đã được
hoạch
định, đồng thời sửa chữa những sai lầm để đảm bảo việc đạt được mục tiêu theo như kế
hoạch hoặc các quyết định đã được đề ra.
Khi triển khai một kế hoạch, cần phải kiểm tra để dự đoán những tiến độ để phát hiện
sự chệch hướng khỏi kế hoạch và đề ra biện pháp khắc phục. Trong nhiều tr
ường hợp, kiểm
tra vừa tạo điều kiện đề ra mục tiêu mới hình thành kế hoạch mới, cải thiện cơ cấu tổ chức
nhân sự và thay đổi kỹ thuật điều khiển.
Những công cụ kiểm tra trong quản trị là những tỷ lệ, tiêu chuẩn, con số thống kê và
các sự kiện cơ bản khác, có thể được biểu diễn bằng các loại hình đồ
thị, biểu bảng nhằm làm
nổi bật những dữ kiện mà các nhà quản trị quan tâm.
Những biện pháp kiểm tra hiệu quả phải đơn giản (càng ít đầu mối kiểm tra càng tốt)
cần tạo sự tự do và cơ hội tối đa cho người dưới quyền chủ động sử dụng kinh nghiệm, khả

Phương Pháp
Đo lường
Đo Lường
Kết Quả
Thực Hiện
&
Đối Chiếu với
Tiêu Chuẩn
Điều Chỉnh các
Sai Lệch
Điều Chỉnh Bước 1
Phản Hồi
1
2
3

Hình 9.1. Sơ Đồ Tiến Trình Kiểm Tra

Nếu nhà quản trị biết xác định tiêu chuẩn một cách thích hợp, đồng thời nắm vững kỹ
thuật nhận định xem thực sự cấp dưới đang làm gì, đang đứng ở chỗ nào thì sự việc đánh giá
kết quả thực hiện công việc tương đối dễ dàng. Tuy nhiên trong đ
iều kiện hội nhập kinh tế thế
giới, cùng với sự phát triển công nghệ không ngừng, sự đa dạng hóa các mẫu loại sản phẩm là
những vấn đề thách thức kiểm tra.
1.2. Đo lường việc thực hiện
Nếu các tiêu chuẩn được vạch ra một cách thích hợp và nếu có các phương tiện để xác
định một cách chính xác rằng cấp dưới đang làm gì, các nhà quản trị có thể đánh giá thành
quả thực tế của những nhân viên dưới quyền của họ. Tuy nhiên, sự đánh giá đó không phải
bao giờ cũng thực hiện được. Có nhiều hoạt động khó có thể nêu ra các tiêu chuẩn chính xác,
và có nhiều hoạt động khó cho sự đo lườ

khi và sau khi thực hiện các công việc đã được lên kế hoạch.
2.1. Kiểm tra lường trước
Kiểm tra lường trước là loại kiểm tra được tiến hành trước khi hoạt động thực sự.
Kiểm tra lường trước theo tên gọi của nó là tiên liệu các vấn đề có thể phát sinh để tìm cách
ngăn ngừa trước. Chẳng hạn, phòng bệnh hơn chữa bệnh là một cách kiểm tra lường trước.
Các nhà quản trị học hiện đại rất chú trọng đến loại hình kiểm tra này. Harold Koontz
phân tích rằng thời gian trễ nãi trong quá trình ki
ểm tra quản trị chỉ ra rằng công việc kiểm tra
cần phải hướng về phía tương lai nếu như nó cần có hiệu quả.
Các nhà quản trị cần hệ thống kiểm tra lường trước để có thể nắm chắc những vấn đề
nảy sinh nếu không tác động kịp thời. Nhiều nhà quản trị thông qua những dự đoán cẩn thận
và được lập lại khi có nhữ
ng thông tin mới để tiến hành đối chiếu với kế hoạch đồng thời thực
hiện những thay đổi về chương trình để có thể dự đoán tốt hơn.
Sau đây là một số các kỹ thuật kiểm tra hướng tới tương lai:
ª Dự báo mại vụ kết hợp với kế hoạch xúc tiến bán hàng (sales promotion) nhằm tăng
cường doanh số kỳ vọng của công ty
đối với một sản phẩm hay một đơn vị kinh doanh chiến
lược (SBU: Strategic Business Unit) nào đó.
ª Phương pháp sơ đồ mạng lưới còn gọi là kỹ thuật duyệt xét và đánh giá chương
trình (PERT: Program Evaluation and Review Technique), giúp nhà quản trị lường trước các
vấn đề phát sinh trong các lãnh vực chi phí hoặc phân bổ thời gian, và có biện pháp ngăn chặn
ngay từ đầu các hao phí về tài chánh hoặc về thời gian.
ª Hệ thống các đầu vào để ki
ểm tra lường trước về tiền mặt (ví dụ cho trong hình
9.2), hoặc về mức dự trữ hàng hóa.
ª Kiểm tra lường trước trong kỹ thuật công trình. Thí dụ kiểm tra nhiệt độ trước khi
luồng nước chảy ra vòi.
ª Kiểm tra lường trước trong các hệ thống phản ứng của con người.Thí dụ người thợ
săn sẽ luôn luôn ngắm đoán trước đường bay của chú vịt trời

Chi Phí
Bắt Buộc của
Nhà Máy
Chi Phí
Vật Liệu
Chi Phí
Bán Hàng
Chi Phí
Quản Lý
Lượng
Mua Giao
Nhận
Mức Sử Dụng
Vật Liệu trong
Nhà Máy
Lượng Hàng vào
từ Sản Phẩm
của Nhà Máy
Những Thay Đổi
Sản Phẩm
Dự Kiến
Phân Phối
cho
Khách Hàng
Sự Giảm Giá
Chi phí về vốn
Tiền Nộp Thuế
Mức vay
Ngân Hàng
Các Khoản

để lập kế hoạch hữu hiệu trong giai đoạn hoạch định của quá trình quản trị. Nếu kiểm tra phản
hồi chỉ ra rằng không có nhiều sai lệch giữa kết quả đã thực hiện và tiêu chuẩn (hoặc mục
tiêu) cần đạt được thì điều này chứng tỏ công tác hoạch
định hữu hiệu. Ngược lại, sự phát
hiện có nhiều sai lệch sẽ giúp nhà quản trị rút kinh nghiệm để đưa ra những kế hoạch mới tốt
hơn.

ª Thứ hai, kiểm tra phản hồi có thể giúp cải tiến động cơ thúc đẩy nhân viên
(employee motivation) làm việc tốt hơn. Nó cung cấp cho mọi người trong công ty những
thông tin cần thiết phải làm thế nào để nâng cao chất lượng các hoạt động của mình trong
tương lai.
III. Các nguyên tắc kiểm tra
Tất cả các nhà quản trị đều muốn có một cơ chế kiểm tra thích hợp và hữu hiệu để
giúp họ trong việc duy trì các hoạt động trong tổ chức diễn ra theo đúng kế hoạnh và đạt được
mục tiêu đã đề ra. Vì mỗi tổ chức đều có những mục tiêu hoạt động, những công việc, và
những con người cụ thể riêng biệt, cho nên các biện pháp và công cụ kiểm tra của mỗ
i xí
nghiệp đều phải được xây dựng theo những yêu cầu riêng.
Giáo sư Koontz và O'Donnell đã liệt kê 7 nguyên tắc mà các nhà quản trị phải tuân
theo khi xây dựng cơ chế kiểm tra. Đó là các nguyên tắc:
3.1. Kiểm tra phải được thiết kế căn cứ trên kế hoạch hoạt động của tổ chức
và căn cứ theo cấp bậc của đối tượng được kiểm tra
Cơ sở để tiến hành kiểm tra thường là dựa vào kế hoạch. Do vậy, nó phải được thiết kế
theo kế hoạch hoạt động tổ chức. Mặt khác, kiểm tra còn cần được thiết kế căn cứ theo cấp
bậc của đối tượng được kiểm tra.
Ví dụ như công tác kiểm tra các hoạt động và nội dung hoạt động của phó giám đốc tài
chánh sẽ khác với công tác kiểm tra thành qu

143
Chương 9: KIỂM TRA

hiểu. Những thông tin hay những cách diễn đạt thông tin kiểm tra mà nhà quản trị không hiểu
được, thì họ sẽ không thể sử dụng, và do đó sự kiểm tra sẽ không còn ý nghĩa.
3.3. Sự kiểm tra phải được thực hiện tại những điểm trọng yếu
Khi xác định rõ được mục đích của sự kiểm tra, chúng ta cần phải xác định nên kiểm
tra ở đâu? Trên thực tế các nhà quản trị phải lựa chọn và xác định phạm vi cần kiểm tra. Nếu
không xác định được chính xác khu vực trọng điểm, như kiểm tra trên một khu vực quá rộng,
sẽ làm tốn kém thời gian, lãng phí về vật chất việc kiểm tra không đạt được hiệu quả cao.
Tuy nhiên, n
ếu chỉ đơn thuần dựa vào những chỗ khác biệt thì chưa đủ. Một số sai
lệch so với tiêu chuẩn có ý nghĩa tương đối nhỏ, và một số khác có tầm quan trọng lớn hơn.
Chẳng hạn, nhà quản trị cần phải lưu tâm nếu chi phí về lao động trong doanh nghiệp tăng 5%
so với kế hoạch nhưng sẽ không đáng quan tâm lắm nếu chi phí về tiền điện tho
ại tăng 20%
so với mức dự trù. Hậu quả là trong việc kiểm tra, nhà quản trị nên quan tâm đến những yếu
tố có ý nghĩa quan trọng đối với hoạt động của doanh nghiệp, và những yếu tố đó được gọi là
các điểm trọng yếu trong doanh nghiệp.
3.4. Kiểm tra phải khách quan
Quá trình quản trị dĩ nhiên là bao gồm nhiều yếu tố chủ quan của nhà quản trị, nhưng
việc xem xét các bộ phận cấp dưới có đang làm tốt công việc hay không, thì không phải là sự
phán đoán chủ quan.
Nếu như thực hiện kiểm tra với những định kiến có sẵn sẽ không cho chúng ta được
những nhận xét và đánh giá đúng mức về đối tượng được kiểm tra, kết quả ki
ểm tra sẽ bị sai
lệch và sẽ làm cho tổ chức gặp phải những tổn thất lớn.
Vì vậy, kiểm tra cần phải được thực hiện với thái độ khách quan trong quá trình thực
hiện nó. Đây là một yêu cầu rất cần thiết để đảm bảo kết quả và các kết luận kiểm tra được
chính xác.