Để duy trì kế hoạch làm việc đúng hướng

Bất kể những thách thức, phải làm sao duy trì cho được kế hoạch luôn đứng vững
và hoạt động có lợi cho bạn, kết quả có thể sẽ là những thay đổi đáng kể của một
tổ chức hay cá nhân, thậm chí là sự lột xác hoàn toàn.

Bốn ngày trước năm 2010 tôi nhận được email từ một khách hàng, Erik, cho tôi
biết về những tiến triển trong việc lập kế hoạch làm việc của ông ta kể từ sau lần
gặp mặt cuối cùng vào tháng 10. Lúc đó, chúng tôi đã xác định những công việc
mà ông ấy cần làm - bao gồm cả việc ông ta cần lắng nghe một cách hiệu quả và
nhận thức khôn ngoan hơn. Kế hoạch cũng đánh giá sự tiến bộ của ông ta - đó là
những phản hồi mà ông ta nhận được từ đồng nghiệp, sự cải thiện các mối quan
hệ, mở rộng tầm nhìn - và một vài mục tiêu để hướng tới.

Erik nói ông ta sẽ gọi cho tôi để đi sâu tới những chi tiết và thảo luận để cải tiến
cho kế hoạch của ông ta. Tôi đã rất xúc động. Hiếm khi một khách hàng lại thông
báo cho tôi về sự tiến bộ của họ một cách nhanh chóng và tự động như thế. Khi
chúng tôi nói chuyện với nhau, tôi nhận xét rằng kế hoạch của ông ta đã đi đúng
lịch trình: Sự mệt mỏi vào cuối năm cũng như sự gián đoạn của các kỳ nghỉ không
làm ông ta đi chệch hướng. Vậy ông ta đã làm thế nào để duy trì cho nó luôn đi
đúng hướng như vậy?

Ông ta trả lời rằng kế hoạch đó đã được thiết lập để hỗ trợ cho sự phát triển của
ông ta, chứ không can thiệp vào công việc và cuộc sống của ông. Đó là, sự rành
mạch, cụ thể với khung thời gian rõ ràng, và các mục tiêu nhỏ có thể kiểm soát
được. Đơn giản, nhưng nó lại giúp ích cho ông ta. Thành công của Erik một phần
nhờ vào động lực và sự tập trung, một phần nhờ vào việc ông ấy đã thiết lập cho
mình một kế hoạch sống và làm việc - chứ không phải chỉ là một mảnh giấy bị
ném vào trong ngăn kéo bàn làm việc.

Như tôi thường nói với khách hàng, chỉ những việc làm thực sự mới có thể làm
mọi thứ xảy ra. Không dễ để nói về điều này - nó đòi hỏi sự chăm chỉ, chuyên tâm,
kiên nhẫn, tầm nhìn, lo xa, tự tin, thực dụng, mánh lới (đôi khi), linh hoạt (thường
xuyên), nghị lực và nhất quán. Duy trì sức lực và kỹ năng liên tục là rất quan trọng
tuy nhiên nhiều khi bạn cũng đi chệch hướng hoặc làm hỏng một phần nhỏ của kế
hoạch.

Một vấn đề nữa khi làm việc trong công ty, đó là nhìn chung những nhân tố có hại
thường nhiều hơn có lợi. Bạn muốn thực hiện những thay đổi cá nhân, như là cởi
mở và dễ hiểu hơn, nhưng văn hoá công sở, những thế lực và mưu mô làm cho nó
khó thực hiện hơn. Hoặc công ty đang có những thay đổi khó khăn, khiến họ bỏ
qua những sáng kiến mới.

Nếu bạn đang phụ trách kế hoạch làm việc cho một nhóm hoặc phải xử lý những
thay đổi trên diện rộng của một công ty, hãy cố gắng đưa ra một kế hoạch thực tế:
nhận thức về những điều mà bạn có thể đạt được và những điều không thể. Sau đó
hãy áp dụng cùng một nguyên tắc: xác định những nhân tố có lợi và có hại, rồi đưa
ra những chiến lược để giảm nhẹ hoặc đối phó với những nhân tố có hại.

Dưới đây là một vài cách để cho cá nhân, nhóm, và tổ chức có thể duy trì kế hoạch
làm việc đi đúng hướng:

Cá nhân
1. Ghi chép hàng ngày để giữ cho bản thân luôn có trách nhiệm với kế hoạch. Nó
có thể bao gôm việc bạn sử dụng thời gian như thế nào, những bước nhỏ mà bạn
đã đạt được, phản hồi từ những người khác, cái gì tiến triển và không tiến triển, và
những thay đổi mà bạn có thể thấy. Cố gắng viết vài dòng hàng ngày và đánh giá
lại bản ghi chép hàng tuần để nhận biết những dấu hiệu tiến triển hay đi xuống của
kế hoạch.