Nghệ thuật quản lý từ xa
Là lãnh đạo, bạn luôn mong muốn nhân viên của mình làm
việc chăm chỉ, đúng giờ và hiệu quả cao. Nhưng để quản lý một đội ngũ nhân viên, nhất là khi họ lại không
bị bó buộc và nhất thiết phải có mặt tại văn phòng làm việc, là
một điều không hề đơn giản.

Hãy bắt đầu bằng việc phác thảo các chính sách cho các hoạt
động từ xa.

Hãy đặt ra các chính sách tập trung vào đội ngũ nhân viên làm
việc trong môi trường này, theo đó cần có các quy định cụ thể về
hoạt động đào tạo, các quy tắc truyền văn bản (file), gửi thư điện
tử (email) và sàng lọc thông tin.

Ví dụ như, các nhân viên lưu động của bạn có lưu giữ các dữ liệu
cạnh tranh của công ty trên máy tính của họ? Việc sao lưu dữ liệu
được thực hiện như thế nào? Bạn có quyền tiếp cận vào lúc mà
nhân viên của bạn rời máy tính không? Liệu có thoả thuận nào
bằng văn bản chỉ định rõ các quyền của công ty được tiếp cận
laptop hay thiết bị cầm tay khác của nhân viên làm việc từ xa?
Có một điều rất quan trọng, đó là bạn cần phải có biện pháp hữu
hiệu để giám sát mọi hoạt động kể trên.
Hãy xem xét lại khả năng công nghệ của bạn. Nếu bạn vẫn chưa
sử dụng các máy chủ có độ tin cậy và có cấu hình thích hợp,
chẳng hạn như Microsoft Windows Small Business Server 2003,
để đảm bảo các giao tiếp mạng nhanh chóng nhất, việc tìm kiếm
và giám sát hoạt động của đội ngũ nhân viên lưu động sẽ trở nên
khó khăn hơn rất nhiều.

Giới hạn quyền tiếp cận thông tin. Theo ông Harprit Singh, CEO
của Intellicomm (Hãng dịch vụ viễn thông toàn cầu có trụ sở tại
Philadelphia, Mỹ), "quyền tiếp cận cần được thiết kế từ bối cảnh
thực tế của công ty".

Thường xuyên giữ mối liên lạc. Việc giao tiếp và theo sát các
nhân viên lưu động đòi hỏi ở bạn (nhà quản lý) một nỗ lực đặc
biệt. Đối với các nhân viên làm việc tại công sở, họ có thể trực
tiếp nhìn vào mặt sếp và biết được bầu không khí trong công ty.

Còn đối với các nhân viên làm việc từ xa, việc trông cậy vào các
email, tin nhắn hay văn bản sẽ không thể giúp họ nhiều về vấn đề
này. Do vậy, bạn cần thường xuyên trò chuyện qua điện thoại với
các nhân viên lưu động. Hãy mang lại cho các nhân viên này
những thông tin cập nhập định kỳ để duy trì mối quan hệ với các
nhân viên khác trong công ty.

Tạo ra sự phối hợp giữa quản lý nhân sự (HR) với quản lý công
nghệ thông tin (IT). Chuyện gì xảy ra khi một nhân viên làm việc
từ xa gọi điện báo ốm? Bạn có tin chuyện đó không? Và làm thế
nào để các nhân viên này được hưởng tất cả các trợ cấp hay
những chương trình đào tạo?