Kỹ năng soạn thảo văn bản của Đoàn
Văn bản là một phương tiện ghi tin, truyền đạt thông tin bằng ngôn ngữ hay ký hiệu.
Tuỳ theo từng lĩnh vực đời sống xã hội và quản lý Nhà nước mà văn bản có những
nội dung, hình thức khác nhau.
I. NHỮNG VẤN ĐỀ CHUNG VỀ VĂN BẢN.
1. Khái niệm:
Văn bản là một phương tiện ghi tin, truyền đạt thông tin bằng ngôn ngữ hay ký hiệu.
Tuỳ theo từng lĩnh vực đời sống xã hội và quản lý Nhà nước mà văn bản có những
nội dung, hình thức khác nhau.
Văn bản, còn là phương tiện trao đổi, bày tỏ quan điểm, ý chí, tình cảm giữa bên này
với bên kia và thường mang một số yếu tố nổi bật: Yếu tố pháp lý; yếu tố quản lý,
lãnh đạo; yếu tố kinh tế - xã hội; yếu tố văn học, lịch sử.
2. Các nguyên tắc cần nắm vững khi soạn thảo một văn bản.
- Mỗi văn bản cần tập trung vào một số vấn đề nhất định, tránh đưa nhiều vấn đề
khác nhau, đặc biệt là những vấn đề mâu thuẫn với nhau. Làm như vậy văn bản sẽ
kém hiệu lực.
- Phải căn cứ vào tính chất của vấn đề để dùng hình thức văn bản cho phù hợp.
- Văn bản phải được qui định rõ phạm vi hiệu lực về không gian, thời gian và đối
tượng tác động.
- Phải chú ý đến những văn bản hiện hành để đảm bảo tính mạch lạc, hệ thống,
khoa học, tránh sự trùng lặp không đáng có và đảm bảo văn bản cấp dưới phục tùng
văn bản cấp trên.
- Phải nắm vững những qui định về thẩm quyền ban hành văn bản. Thông thường
phụ thuộc vào 3 yếu tố: phạm vi chức trách được phân cấp quản lý hoặc được uỷ
quyền (quyền hạn, tính chất các vấn đề mà văn bản thể hiện (cấp bách, quan trọng)
và phạm vi lãnh thổ mà văn bản phát huy hiệu lực.
3. Cách trình bày một văn bản
- Tiêu đề văn bản bao gồm: Tên cơ quan, số và ký hiệu, quốc hiệu, địa danh và thời
gian ra văn bản
+ Dòng đầu tiên cùng góc trái ghi tên của cơ quan chủ quản trực tiếp của cơ quan ra
văn bản (các văn bản của Đoàn ghi thống nhất: Đoàn TNCS Hồ Chí Minh)

2. Soạn thảo báo cáo
a. Những yêu cầu khi soạn thảo báo cáo:
- Phải đảm bảo trung thực, chính xác
- Nội dung báo cáo phải cụ thể, có trọng tâm, trọng điểm
- Báo cáo phải kịp thời
b. Các loại báo cáo:
- Báo cáo tuần
- Báo cáo hàng tháng, quý
- Báo cáo 6 tháng hoặc 1 năm
- Báo cáo bất thường, đột xuất
- Báo cáo chuyên đề
- Báo cáo hội nghị
-Báo cáo nào cũng cần đạt được những yêu cầu đã nêu và được trình bày theo những
quy tắc nhất định.
c. Phương pháp viết một bản báo cáo:
* Công tác chuẩn bị:
- Xác định mục tiêu yêu cầu của báo cáo
- Xây dựng đề cương khái quát, đề cương chi tiết
- Phần nội dung thường có 3 phần nhỏ sau:
+ Phần 1: Nêu thực trạng tình hình hoặc mô tả sự việc hiện tượng xảy ra.
+ Phần 2: Phân tích nguyên nhân, điều kiện của sự việc, hiện tượng, đánh giá tình
hình, xác định những công việc cần tiếp tục giải quyết.
+ Phần 3: Nêu những phương hướng nhiệm vụ, biện pháp chính để tiếp tục giải
quyết, cách tổ chức thực hiện.
- Thu thập thông tin, tư liệu để đưa vào báo cáo
- Chọn lọc tài liệu, tổng hợp sự kiện và số liệu phục vụ các yêu cầu trọng tâm của
báo cáo.
- Đánh giá tình hình qua tài liệu, số liệu một cách khái quát
- Dự kiến những đề xuất kiến nghị với cấp trên.
* Xây dựng đề cương chi tiết: