Trang thông tin Đoàn khối Doanh Nghiệp Quảng Namhttp://doankhoidn.net/
KỸ NĂNG SOẠN THẢO VĂN BẢN CỦA ĐOÀN
01.08.2008
Văn bản là một phương tiện ghi tin, truyền đạt thông tin bằng ngôn ngữ
hay ký hiệu. Tuỳ theo từng lĩnh vực đời sống xã hội và quản lý Nhà nước
mà văn bản có những nội dung, hình thức khác nhau.
I. NHỮNG VẤN ĐỀ CHUNG VỀ VĂN BẢN.
1. Khái niệm:
Văn bản là một phương tiện ghi tin, truyền đạt thông tin bằng ngôn ngữ hay ký
hiệu. Tuỳ theo từng lĩnh vực đời sống xã hội và quản lý Nhà nước mà văn bản
có những nội dung, hình thức khác nhau.
Văn bản, còn là phương tiện trao đổi, bày tỏ quan điểm, ý chí, tình cảm
giữa bên này với bên kia và thường mang một số yếu tố nổi bật: Yếu tố pháp lý;
yếu tố quản lý, lãnh đạo; yếu tố kinh tế - xã hội; yếu tố văn học, lịch sử.
2. Các nguyên tắc cần nắm vững khi soạn thảo một văn bản.
- Mỗi văn bản cần tập trung vào một số vấn đề nhất định, tránh đưa nhiều
vấn đề khác nhau, đặc biệt là những vấn đề mâu thuẫn với nhau. Làm như vậy
văn bản sẽ kém hiệu lực.
- Phải căn cứ vào tính chất của vấn đề để dùng hình thức văn bản cho phù
hợp.
- Văn bản phải được qui định rõ phạm vi hiệu lực về không gian, thời
gian và đối tượng tác động.
- Phải chú ý đến những văn bản hiện hành để đảm bảo tính mạch lạc, hệ
thống, khoa học, tránh sự trùng lặp không đáng có và đảm bảo văn bản cấp dưới
phục tùng văn bản cấp trên.
- Phải nắm vững những qui định về thẩm quyền ban hành văn bản. Thông
thường phụ thuộc vào 3 yếu tố: phạm vi chức trách được phân cấp quản lý hoặc
được uỷ quyền (quyền hạn, tính chất các vấn đề mà văn bản thể hiện (cấp bách,
quan trọng) và phạm vi lãnh thổ mà văn bản phát huy hiệu lực.
3. Cách trình bày một văn bản
- Tiêu đề văn bản bao gồm: Tên cơ quan, số và ký hiệu, quốc hiệu, địa

- Căn cứ quyết định
- Nội dung các mệnh lệnh
Ví dụ: Quyết định thành lập một chi đoàn trực thuộc Đoàn xã (phường,
thị trấn) thành thường có 4 ý, mỗi ý được trình bày một điều khoản như sau:
Điều 1: Quyết định thành lập chi đoàn (tên), thành lập ngày tháng năm
nào?
Điều 2: Chức năng, nhiệm vụ, quyền hạn của chi đoàn...
Điều 3: Cử các đồng chí... vào BCH lâm thời của chi đoàn.
Điều 4: Trách nhiệm thi hành quyết định, có hiệu lực từ ngày...
2. Soạn thảo báo cáo
a. Những yêu cầu khi soạn thảo báo cáo:
- Phải đảm bảo trung thực, chính xác
- Nội dung báo cáo phải cụ thể, có trọng tâm, trọng điểm
- Báo cáo phải kịp thời
b. Các loại báo cáo:
- Báo cáo tuần
- Báo cáo hàng tháng, quý
- Báo cáo 6 tháng hoặc 1 năm
- Báo cáo bất thường, đột xuất
- Báo cáo chuyên đề
- Báo cáo hội nghị
-Báo cáo nào cũng cần đạt được những yêu cầu đã nêu và được trình bày
theo những quy tắc nhất định.
c. Phương pháp viết một bản báo cáo:
* Công tác chuẩn bị:
- Xác định mục tiêu yêu cầu của báo cáo
- Xây dựng đề cương khái quát, đề cương chi tiết
- Phần nội dung thường có 3 phần nhỏ sau:
+ Phần 1: Nêu thực trạng tình hình hoặc mô tả sự việc hiện tượng xảy ra.
+ Phần 2: Phân tích nguyên nhân, điều kiện của sự việc, hiện tượng, đánh

liệu liên quan đến nội dung báo cáo, có thể lập bảng thống kê các biểu mẫu so
sánh, các tài liệu tham khảo...
* Đối với báo cáo quan trọng:
Cần tổ chức cuộc họp hoặc hội nghị lấy ý kiến đóng góp, bổ sung, sửa
đổi bản dự thảo báo cáo cho thống nhất và khách quan hơn
* Trình lãnh đạo thông qua:
Đối với báo cáo gửi lên cấp trên, báo cáo trong hội nghị, báo cáo chuyên
đề cần phải có sự xét duyệt của lãnh đạo trước khi gửi đi nhằm thống nhất với
các quyết định quản lý và các thông tin khác mà người lãnh đạo chủ chốt đã
cung cấp cho cấp trên hoặc hội nghị
3. Soạn thảo công văn
a. Những yêu cầu khi soạn thảo công văn
- Mỗi công văn chỉ chứa đựng một chủ đề, nêu rõ ràng và thuần nhất sự
vụ
- Viết ngắn gọn, xúc tích, rõ ràng, ý tưởng sát với chủ đề
- Dùng ngôn ngữ chuẩn xác, nghiêm túc, có sức thuyết phục cao
- Phải có trích yếu công văn dù là công văn ngắn.
b. Xây dựng bố cục một công văn
Công văn thường có các yếu tố sau
- Quốc hiệu
- Địa danh và thời gian gửi công văn
- Tên cơ quan chủ quản và cơ quan ban hành công văn
- Chủ thể nhận công văn
- Số và ký hiệu công văn
- Trích yếu nội dung
- Nội dung công văn
- Chữ ký, đóng dấu
- Nơi gửi
c. Phương pháp soạn thảo nội dung công văn
- Nội dung công văn thường có 3 phần:

riêng ai, dù là thủ trưởng. Vì vậy nội dung công văn chỉ nói đến công vụ.
Không dùng ngôn ngữ mang màu sắc cá nhân hoặc dùng công văn để trao đổi
tình cảm cá nhân với nhau.
4. Soạn thảo tờ trình
a. Những yêu cầu khi soạn thảo tờ trình
- Phân tích căn cứ thực tế làm nổi bật được các nhu cầu bức thiết của vấn
đề cần trình duyệt
- Nêu các nội dung xin phê chuẩn phải rõ ràng, cụ thể
- Các kiến nghị phải hợp lý
- Phân tích các khả năng và trình bày khái quát các phương án phát triển
thế mạnh, khắc phục khó khăn
b. Xây dựng bố cục tờ trình
Thiết kế bố cục thành 3 phần:
- Phần 1: Nếu lý do đưa ra nội dung trình duyệt
- Phần 2: Nội dung các vấn đề cần đề xuất (trong đó có trình các phương
án, phân tích và chứng minh các phương án là khả thi).
- Phần 3: Kiến nghị cấp trên (hỗ trợ, bảo đảm các điều kiện vật chất, tinh
thần). Yêu cầu phê chuẩn, chẳng hạn xin lựa chọn một trong các phương án, xin
cấp trên duyệt một vài phương án xếp thứ tự, khi hoàn cảnh thay đổi có thể
chuyển phương án từ chính thức sang dự phòng.
c. Cách viết tờ trình:
- Trong phần nêu lý do, căn cứ: dùng cách hành văn để thể hiện được nhu
cầu khách quan, do hoàn cảnh thực tế đòi hỏi.
- Phần đề xuất: dùng ngôn ngữ và cách hành văn có sức thuyết phục cao
nhưng rất cụ thể, rõ ràng, tránh phân tích chung chung, khó hiểu. Các luận cứ
phải lựa chọn điển hình từ các tài liệu có độ tin cậy cao, khi cần phải xác minh
để đảm bảo sự kiện và số liệu trung thực.
Nêu rõ các thuận lợi, các khó khăn trong việc thực thi các phương án,
tránh nhận xét chủ quan, thiên vị, phiến diện...
- Các kiến nghị: Phải xác đáng, văn phong phải lịch sự, nhã nhặn, luận