Những vấn đề khi thiết lập hệ thống

Thiết lập Hệ thống
Những vấn đề khi thiết lập hệ thống
Đối với việc xử lý số liệu kế toán trên máy thì việc xây dựng hệ thống danh mục
hết sức quan trọng, nó ảnh hưởng đến toàn bộ quá trình xử lý và khai thác số liệu tiếp
theo.
Đối với việc xử lý số liệu kế toán trên máy thì việc xây dựng hệ thống danh mục
hết sức quan trọng, nó ảnh hưởng đến toàn bộ quá trình xử lý và khai thác số liệu tiếp
theo.
Một sai sót nhỏ (ví dụ chia tiểu khoản không đúng theo yêu cầu quản lý) trong
việc thiết lập hệ thống ban đầu có thể dẫn đến một khối lượng công việc rất lớn cần phải
làm để sửa đổi sai sót này. Như trong ví dụ chia tiểu khoản không đúng, để sửa lại ta
không chỉ đơn thuần sửa lại danh mục tài khoản mà còn phải sửa lại toàn bộ các định
khoản liên quan đến tài khoản đã chia sai. Và khối lượng công việc càng lớn gấp bội nếu
phát hiện càng muộn. Tình trạng tương tự như vậy cũng sẽ xảy ra đối với trường hợp ta
muốn thay đổi một số tham số ban đầu để đáp ứng yêu cầu quản lý.
Chính vì các lý do nêu trên nên việc thiết lập hệ thống ban đầu là tối quan trọng
và phải được xem xét kỹ lưỡng, cân nhắc cẩn thận trước khi cập nhật những chứng từ kế
toán đầu tiên.
Các việc cần làm khi xây dựng danh mục

Truy cập vào ra chương trình

Truy cập tên và mật
khẩu đã được phân
quyền
Xây dựng Danh mục
• Danh mục Tài khoản:
Hệ thống tài khoản là xương sống của toàn bộ hệ thống kế toán. Hầu hết mọi thông tin
kế toán đều được phản ánh trên các tài khoản. Vì vậy việc xây dựng hệ thống tài khoản sẽ
quyết định đến toàn bộ khả năng xử lý và khai thác thông tin tiếp theo. Điều này đặc biệt
càng đúng trong việc xử lý số liệu kế toán trên máy.
Thông thường hệ thống tài khoản được xây dựng trên một sườn hệ thống tài khoản có
sẵn. Đối với các doanh nghiệp Việt Nam thì hệ thống tài khoản do Bộ Tài chính Việt Nam
quy định. Tuy nhiên để phản ánh được toàn bộ hoạt động và tổ chức kinh doanh của từng
công ty cụ thể thì phải mở thêm các tiểu khoản, tiết khoản.
Việc xây dựng hệ thống tài khoản (mở các tiểu khoản, tiết khoản) phụ thuộc 2 yếu tố:
1. Các yêu cầu quản lý do doanh nghiệp đặt ra
2. Phương án tổ chức và khai thác thông tin của phần mềm kế toán được sử dụng
Trang 2
Vì vậy, trước khi xây dựng hệ thống tài khoản cần phải xem xét thật kỹ các yêu cầu
quản lý đặt ra và nghiên cứu chi tiết phương án tổ chức và khai thác thông tin của phần
mềm kế toán.
Các yêu cầu quản lý có thể xem xét dựa trên các báo cáo cần phải thực hiện để cung
cấp thông tin cho các cán bộ quản lý trong doanh nghiệp và các cơ quan hữu quan liên
quan. Trên cơ sở các báo cáo cần thực hiện và phương án xử lý, khai thác thông tin của
phần mềm kế toán ta sẽ biết được nên tổ chức hệ thống tài khoản như thế nào để tiện lợi
nhất cho việc quản lý, tra cứu và thực hiện các báo cáo trong chương trình. • Tạo mới một tài khoản

Cập nhật số dư tài
khoản vào đây
• Danh mục công trình, sản phẩm:
- Danh mục công trình được coi như một danh mục chứa các đối tượng tập hợp chi
phí giá thành , điều này chỉ xảy ra với mô hình công ty xây dựng hoặc công ty sản
xuất, giúp chúng ta không cần phải chia hệ thống tài khoản theo từng đối tượng
tập hợp chi phí
- Với công ty Sản xuất, việc chia danh mục này cũng là cũng giống như việc chia
danh mục thành phẩm.
Đơn giản, đây là đối
tượng tập hợp chi phí
Danh mục này giúp cho
hệ thống tài khoản được
rút gọn
Tạo mới danh mục công trình sản phẩm:
Đường dẫn : Danh mục\ danh mục công trình, sản phẩm
Thao tác: bấm phím F4 trên bàn phím hoặc phím Mới trên Danh mục này
Trang 4

Chú ý khi
chon bậc sản
p
hẩ
m

Nếu bậc là 2 thì là
hạng mục công trình

VD: có 1 khách hàng Nguyễn Văn A, nhưng có thể phát sinh trên 2 tài khoản
công nợ khác nhau, điều này dẫn đến nếu 2 kế toán theo dõi riêng biệt thì sẽ tạo hai
mã khách hàng khác nhau, khi gộp lại chúng ta không có được số dư cuối của khách
hàng đó.

Tạo mới khách hàng

Không mã hóa bằng tiếng Việt,
khoảng trắng, ký tự đặc biệt
Độ dài: 8 ký tự hoa

Đường dẫn: Danh mục\ Danh mục khách hàng
Thao tác: Bấm phím F4 trên bàn phím hoặc bấm Mới trên danh mục khách hàng
Bấm F10 hoặc bấm Ghi trên danh mục này

• Cập nhật Số dư đầu kỳ công nợ:
- Việc cập nhật số dư công nợ đòi hỏi chúng ta thiết lập hoàn toàn hệ thống danh mục
khách hàng. Khi cập nhật số dư công nợ, với từng khách hàng thì không ghi dư hai bên,
với tài khoản công nợ có thể cập nhật số dư hai bên.

Bấm vào đây nếu muốn tính tổng số dư
tài khoản
Đường dẫn: Danh mục\Số dư đầu kỳ công nợ
Trang 6
Thao tác: Bấm phím F4 trên bàn phím hoặc Mới trên danh mục này Với từng khách hàng chỉ cập nhật
số dư 1 bên


lý của khách hàng.
- Cây thư mục nhóm hàng hóa được xác định bởi Bậc nhóm hàng hóa
- Trong ITSOFT chúng ta có thể chia thành nhiều cấp độ khác nhau
- Chỉ được chia danh mục hàng hóa , thành phẩm với những nhóm hàng được coi là
nhóm chứa danh điểm.
- Khi muốn xóa danh mục nhóm hàng hóa, thành phẩm, chung ta phải xóa từ cấp
nhóm thấp nhất
VD: muốn xóa nhóm Hàng hóa ta phải xóa nhóm Hàng hóa 1 với điều kiện nhóm hàng
hóa 1 chưa có danh điểm, nếu đã chia danh điểm hàng hóa , chúng ta cần xóa danh
điểm trước khi xóa nhóm Hàng hóa1

Cần xác định rõ Danh
mục nhóm hàng là
nhóm gốc hay nhóm
chứa danh điể
m

Nhóm chứa danh
điểm là nhóm cuối
cùng, được gắn với
danh
m
ụ
c hàn
g
hóa
- Ở đây Nhóm gốc được coi là nhóm cao nhất, nhóm chứa danh điểm là nhóm chứa
toàn bộ danh mục hàng hóa, thành phẩm liên quan đến chứng từ nhập xuất
Đường dẫn: Danh mục\ Danh mục hàng hóa, thành phẩm
Thao tác: Phím F4 hay Mới trên danh muc hàng hóa
Đường dẫn: Danh mục\ Tồn kho đầu kỳ hàng hóa
Thao tác: Phím F4 hay Mới trên danh muc hàng hóa
Phím F10 hay Ghi sau khi hoàn tất quá trình

C.trình tự động tìm kiếm mã, sau
khi khách hàng khai báo không
đúng với mã đã khai báo
Trong cập nhật tồn kho
không có đơn giá, vì
vậy tất cả các mặt hàng
đều phải quy đổi về
g.trị Trang 10
• Danh mục đơn vị tính:

Đường dẫn: Danh mục\ Danh mục Đơn vị tính
Thao tác: Phím F4 hay Mới trên danh muc này
Phím F10 hay Ghi sau khi hoàn tất quá trình
• Danh mục bộ phận


Trang 12
• Danh mục tiền tệ
Đường dẫn: Danh mục\ Danh mục Tiền tệ
Thao tác: Phím F4 hay Mới trên danh muc này
Phím F10 hay Ghi sau khi hoàn tất quá trình Cập nhật chứng từ

1. Phiếu thu, phiếu chi, Giấy báo nợ , báo có
• Ở đây màn hình cập nhật có giao diện tương tự như nhau, chúng tôi xin giới thiệu
chung cho nhiều phân hệ khác nhau như: Phiếu thu, chi, Báo nợ, Báo có.
• Đường dẫn : Tiền mặt, Tiền gửi ngân hàng

Mã đối tượng ở đây
chính là danh mục
khách hàng.
Nếu muốn xem toàn
bộ chứng từ
Trang 13
• Với những phiếu như: thu, chi, ngân hàng chương trình tự động định khoản một vế,
vế còn lại do khách hàng tự định khoản.
• Với các phím nóng sử dụng hoặc các phím tương đương giúp chúng ta có thể vừa
dùng chuột, vừa dùng bàn phím.
• Hệ thống sẽ kiểm tra thuộc tính của tk nợ, tk có để có từ khóa. VD với tài khoản
công nợ, chương trình sẽ tự động thông báo thiếu mã đối tượng nếu khách hàng
chưa khai báo mã đối tượng. Tương tự với những tk có thêm thuộc tính theo ct,sp.

Lọc theo nhiều loại
điều kiện
khác
nhau
In (F7): In chứng từ gốc
Xóa chứng từ (Ctl+F8): Xóa chứng từ đã cập nhật
Xóa định khoản (F8): Xóa một dòng định khoản hiện thời
Xem (F12): Xem toàn bộ chứng từ đã lọc
Trang 14

Chương trình tự
động lưu lại toàn
bộ thông tin trên
cho lần in tiếp theo! Khách hàng có thể chọn số trang
in, máy in, chon trang in

2. Phiếu kế toán:
- Ngoài chứng từ thu chi, báo nợ, báo có. ITSOFT bổ xung thêm bút toán điều chỉnh
của những tài khoản khác. VD: Trích BHXH, BHYT, KPCĐ
3. Chứng từ bù trừ công nợ:
- Dùng cho việc tạo bút toán đối trừ công nợ cho nhiều đối tượng công nợ, tài khoản
công nợ.

Trang 15

Bút toán này có hai đối tượng công nợ,
trên hai tk công nợ khác nhau

F2 - Lọc chứng từ theo điều kiện
F3 - Sửa chứng từ hiện thời
F4 - Thêm mới một chứng từ
F5 - Tra cứu trong các danh điểm
F7 - In chứng từ
F8 - Xoá một định khoản khỏi chứng từ
Ctrl+F8 - Xoá chứng từ hiện thời
F9 - Máy tính
F10 - Ghi lại các thông tin cập nhật
F11 - Không ghi lại các thay đổi cập nhật
F12 - Liệt kê danh sách chứng từ đã được lọc ra trước đó bằng F2
Ctrl+PgUp - Di chuyển đến chứng từ trước
Ctrl+PgDn - Di chuyển đến chứng từ sau
ESC - Thoát khỏi màn hình giao dịch
Đối với các chứng từ tiền ngoại tệ cũng cập nhật như trên nhưng chú ý là trong màn hình
này người sử dụng phải chọn loại ngoại tệ hạch toán và tỷ giá. Khi cập nhật các khoản tiền
vào cột tiền ngoại tệ chương trình sẽ căn cứ trên tỷ giá hạch toán để tính ra tiền VNĐ.
Định nghĩa:
Ngày chứng từ
Ngày của chứng từ gốc.
Đánh dấu vào đây
nếu không muốn
khử trùng giữa hai
TK
Trang 17
Số chứng từ
Gồm 8 ký tự hoa, số chứng từ có thể là các ký tự số hoặc các ký tự
chữ cái. Chương trình sẽ tự động kiểm tra và tăng số chứng từ.
Người sử dụng có thể sửa lại số chứng từ cho phù hợp.
Tài khoản thanh toán

Mã vụ việc hợp đồng gồm 16 ký tự hoa. Dùng để theo dõi các
chứng từ phát sinh liên quan đến cùng một vụ việc. Nếu chứng từ
không liên quan đến vụ việc nào cả thì bỏ qua mục này. Phần này
rất tiện lợi trong việc liên kết các chứng từ cùng liên quan đến cùng
một vụ việc phát sinh ở các nghiệp vụ khách nhau và thời gian
khác nhau.
Diễn giải
Diễn giải cho hoá đơn
Mã hàng
Gồm 16 ký tự hoa. Nếu không nhớ mã thì nhập một ký tự bất kỳ v
à

chương trình sẽ tự động hiện danh sách hàng hoá để lựa chọn và
tìm kiếm (Nếu bạn nhớ một vài chữ cái đầu thì nhập vào và chương
trình sẽ tự động tìm đến các mã hàng hoá có chữ cái đầu giống như
vậy). Nếu muốn tìm nhanh, nhấn tổ hợp phím Alt+mũi tên xuống,
sau đó gõ các từ bạn nhớ vào ô tên hoặc mã, chương trình sẽ lọc ra
danh sách các hàng hoá có tên hoặc mã chứa các ký tự đó.
Tên hàng
Sau khi chọn mã hàng, chương trình sẽ tự động hiển thị tên của
Trang 18
hàng hoá đó.
Đơn vị tính
Đơn vị tính cơ sở của hàng hoá đó.
Số lượng
Số lượng hàng hoá.
Giá bán
N
ếu hoá đơn giá thực tế thì người sử dụng phải gõ giá bán vào, nếu
là giá trung bình hoặc giá nhập trước xuất trước thì chương trình sẽ
4. Phiếu điều chuyển hàng
- Hàng được luân chuyển giữa nhiều kho mà không phải ghi hóa đơn bán hàng, hoặc
phiếu nhập xuất, chức năng của điều chuyển sẽ giúp chúng ta làm việc đó.
Trang 20

5. Các cách tính giá hàng tồn kho:
a.
Giá trung bình: Chương trình được chia giá trung bình thành hai loại giá trung bình
khác nhau: Bình quân tức thời và bình quân theo thời gian
- Với khách hàng có cách tính giá bình quân tức thời, phải khai báo trong Hệ thống\
Tính giá bình quân tức thời bằng C và ngược lại.

Màn hình
tính giá trung
bình theo thời
gian
- Với giá trung bình tức thời, chương trình tự động cập nhật đơn giá trung bình ngay
tại thời điểm nhập, xuất.
- Với giá trung bình theo thời gian, chương trình cũng tự động tính giá, nhưng trong
một khoảng thời gian do chúng ta xác định, VD : 1 tháng, 3 tháng
b.
Giá FIFO:
Màn hình khai báo
trước khi tính giá
FIFO, khách hàng

Ngày ghi nhận giá trị còn lại, Ngày bắt đầu tính khấu hao, Tài sản có tính hoặc không tính
khấu hao, Số tháng khấu hao, Tỷ lệ khấu hao tháng, Giá trị tính khấu hao,
2. Chứng từ tăng, giảm TSCĐ
Trang 23

- Khi trong kỳ hạch toán chúng ta tăng hoặc giảm một tscđ nào đó, ITSOFT cho phép
người sử dụng lập chứng từ tăng giảm, được chia thành nhiều lý do tăng giảm khác nhau

3. Tổng hợp cuối tháng TSCĐ
- Sau khi kết thúc phần khai báo, phân hệ này giúp chúng ta lên giá trị khấu hao trong
kỳ của từng TSCĐ. 4. Sửa khấu hao tháng
Trang 24