Luận văn
Hạch toán tiền lương và các khoản
trích theo lương tại Công ty cổ phần
xây dựng công trình
MỞ ĐẦU
Nền kinh tế nước ta đã và đang chuyển mình cho những bước phát triển
mới trong thế kỷ XXI, cùng với sự phát triển đó, nhân tố con người được đặt
lên vị trí hàng đầu. Việc tận dụng hiệu quả khả năng làm việc của người lao
động là vấn đề mà những nhà quản lý phải quan tâm. Một động lực quan
trọng thúc đẩy người lao động làm việc chính là lợi ích được thể hiện ở mức
lương, thưởng và các phúc lợi xã hội mà họ được hưởng. Cho nên có thể nói
ở bất kỳ giai đoan này, doanh nghiệp nào vấn đề tiền lương luôn là một vấn
đề sống còn đối với người lao động và là vấn đề cần quan tâm đối với những
người làm công tác tổ chức và quản lý.
Công ty cổ phần xây dựng công trình I với chức năng ngành nghề xây
dựng trong nước. Với nhiệm vụ do Tổng công ty xây dựng công trình I giao
thực hiện tốt nhiệm vụ sản xuất kinh doanh, bảo toàn và phát triển vốn, hoàn
thành nghĩa vụ nộp ngân sách. Bên cạnh đó còn có một nhiệm vụ hết sức
quan trọng là giải quyết được một số lượng lao động dôi dư trên địa bàn tỉnh,
người lao động có việc làm và thu nhập ổn định. Vì vậy, việc xây dựng một
quy chế trả lương phù hợp thông qua các chế độ, các hình thức tiền lương sát
với thực tế, công tác hạch toán tiền lương phải đầy đủ, chính xác và kịp thời
thanh toán có ý nghĩa to lớn về mặt kinh tế cũng như chính trị đồng thời tiền
lương phát huy được chức năng đòn bảy về kinh tế.
Xuất phát từ thực tiễn của vấn đề em chọn đề tài: "Hạch toán tiền lương
và các khoản trích theo lương tại Công ty cổ phần xây dựng công trình I" làm
khoá luận tốt nghiệp của mình.
Khoá luận ngoài phần mở đầu và kết luận gồm 3 chương:
Chương I: Nguyên lý chung về hạch toán tiền lương và các khoản trích
theo lương của doanh nghiệp.
Chương II: Thực trạng hạch toán tiền lương và các khoản trích theo
quả lao động của người lao động để trả cho họ, do đó tiền lương là phạm trù
3
của phân phối. Sức lao động cần phải được tái sản xuất thông qua việc sử
dụng các tư liệu sinh hoạt cần thiết, thông qua quỹ tiêu dùng cá nhân, do đó
tiền lương là một phạm trù của tiêu dùng. Như vậy, tiền lương là một phạm
trù kinh tế tổng hợp quan trọng của nền kinh tế hàng hoá nhiều thành phần
hiện nay. Về bản chất của tiền lương có thể nói là đòn bảy kinh tế mạnh mẽ,
có tác dụng to lớn đến sản xuất, đời sống và các mặt khác của kinh tế xã hội.
Thu nhập của người lao động, ngoài tiền lương lao động còn được
hưởng một số khoản khác như bảo hiểm xã hội, bảo hiểm y tế và các phúc lợi
xã hội khác.
* Bảo hiểm xã hội (BHXH):
Quỹ BHXH được hình thành do trích lập và tính vào chi phí sản xuất
kinh doanh của doanh nghiệp theo quy định của Nhà nước. Theo quy định
hiện hành hàng tháng đơn vị tiến hành trích lập quý BHXH theo tỷ lệ quy
định trên tổng số tiền lương cấp bậc phải chi trả cho công nhân viên trong một
tháng và phân bổ cho các đối tượng liên quan đến việc sử dụng lao động.
Người sử dụng lao động phải trích một tỷ lệ nhất định trên tổng số quỹ
lương cấp bậc và tính vào chi phí sản xuất kinh doanh, còn một tỷ lệ do người
lao động trực tiếp đóng góp và được khấu trừ vào thu nhập trực tiếp của họ.
Quỹ BHXH được thiết lập nhằm tạo ra nguồn tài trợ cho công nhân
viên trong trường hợp ốm đau, thai sản, tai nạn lao động, nghỉ hưu. Theo chế
độ hiện hành nguồn quỹ BHXH do cơ quan chuyên trách quản lý và chi trả
các trường hợp nghỉ hữu, mất sức lao động, tai nạn, tử tuất, ở tại doanh
nghiệp được phân cấp trực tiếp chi trả các trường hợp như ốm đau, thai sản và
tổng hợp chi tiêu để quyết toán với cơ quan chuyên trách.
Việc hình thành nên quỹ BHXH còn do một số nguồn khác như các
doanh nghiệp làm ăn phát đạt ủng hộ theo các chương trình xã hội, thành lập
quỹ đền ơn đáp nghĩa. Việc trích lập quỹ BHXH là một việc làm cần thiết và
nhân đạo, đây là một nội dung quan trọng của chính sách xã hội mà Nhà nước
5
quản lý và sử dụng lao động trong hoạt động kinh doanh của doanh nghiệp.
Tính đúng thù lao lao động, thanh toán đầy đủ, kịp thời tiền lương và các
khoản phải nộp theo lương. Một mặt kích thích ngời lao động quan tâm đến
thời gian, kết quả và chất lượng của lao động; mặt khác góp phần tính đúng,
tính đủ chi phí, giá thành sản phẩm hay chi phí của doanh nghiệp.
1.1.2. Các nhân tố ảnh hưởng
* Nhóm nhân tố thuộc thị trường lao động:
Cung- cầu lao động ảnh hưởng trực tiếp đến tiền lương.
Khi cung về lao động lớn hơn cầu về lao động thì tiền lương có xu
hướng giảm, và ngược lại khi cung về lao động nhỏ hơn cầu về lao động thì
tiền lương có xu hướng tăng. Còn khi cung về lao động bằng với thị trường
lao động đạt tới sự cân bằng. Tiền lương lúc này là tiền lương cân bằng, mức
tiền lương này bị phá vỡ khi các nhân tố ảnh hưởng tới cung cầu về lao động
thay đổi như: năng suất định biên của lao động, giá cả của hàng hoá, dịch
vụ…
Khi chi phí sinh hoạt thay đổi do giá cả hàng hoá, dịch vụ thay đổi sẽ
kéo theo tiền lương thực tế thay đổi. Cụ thể khi chi phí sinh hoạt tăng thì tiền
lương thực tế sẽ giảm. Như vậy, buộc các đơn vị, các doanh nghiệp phải tăng
tiền lương danh nghĩa cho công nhân để đảm bảo ổn định đời sống cho người
lao động đảm bảo tiền lương không bị giảm.
Trên thị trường luôn luôn tồn tại sự chênh lệch tiền lương giữa các khu
vực tư nhân, Nhà nước, liên doanh chênh lệch giữa các ngành, giữa các công
việc có mức độ hấp dẫn khác nhau, yêu cầu về trình độ lao động cũng khác
nhau. Do vậy Nhà nước cần có những biện pháp để điều tiết tiền lương cho
hợp lý.
* Nhóm nhân tố thuộc môi trường doanh nghiệp
Các chính sách của doanh nghiệp: các chính sách lương, phụ cấp, giá
thành được áp dụng triệt để, phù hợp sẽ thúc đẩy lao động nâng cao chất
lượng, hiệu quả, trực tiếp tăng thu nhập cho bản thân.
7
Mức độ phức tạp của công việc: với độ càng cao thì định mức tiền
lương cho công việc đó càng cao. Độ phức tạp của công việc có thể là những
khó khăn về trình độ kỹ thuật, khó khăn về điều kiện làm việc, mức độ nguy
hiểm cho người thực hiện do đó mà tiền lương sẽ cao hơn so với công việc
giản đơn.
Điều kiện thực hiện công việc: Tức là để thực hiện công việc cần xác
định phần việc phải làm, tiêu chuẩn cụ thể thực hiện công việc, cách thức làm
việc với máy móc, môi trường thực hiện khó khăn hay dễ dàng đều quyết định
đến tiền lương.
Yêu cầu của công việc đối với người thực hiện là cần thiết, rất cần thiết
hay chỉ là mong muốn mà doanh nghiệp có quy định mức lương phù hợp.
* Các nhân tố khác:
Ở đâu có sự phân biệt đối xử về màu da, giới tính, độ tuổi giữa thành thị
và nông thôn, ở đó có sự chênh lệch về tiền lương rất lớn không phản ánh
được sức lao động thực tế của người lao động đã bỏ ra, không đảm bảo
nguyên tắc trả lương nào cả nhưng trên thực tế vẫn tồn tại.
Sự khác nhau về mức độ cạnh tranh trên thị trường cũng ảnh hưởng tới
tiền lương của lao động.
1.1.3. Các hình thức trả lương
Nguyên tắc cơ bản trong tổ chức tiền lương
Áp dụng trả lương ngang nhau cho lao động cùng một đơn vị sản xuất
kinh doanh. Bắt nguồn từ nguyên tắc phân phối theo lao động có ý nghĩa khi
quy định các chế độ tiền lương nhất thiết không phân biệt tuổi tác, dân tộc,
giới tính.
Đảm bảo tốc độ tăng năng suất lao động lớn hơn tốc độ tăng tiền lương.
Đây là nguyên tắc tạo cơ sở cho việc giảm giá thành, tăng tích luỹ bởi vì năng
suất lao động không chỉ phụ thuộc vào các nhân tố chủ quan của người lao
động (trình độ tay nghề, các biện pháp hợp lý sử dụng thời gian) mà còn phụ
8
= Sản lượng thực tế x Đơn giá tiền lương
9
Với hình thức này, tiền lương được gắn với kết quả sản xuất của mỗi
người lao động do đó khuyến khích người lao động ra sức học tập văn hoá, kỹ
thuật nghiệp vụ để nâng cao trình độ lành nghề, cải tiến kỹ thuật, phương
pháp lao động và sử dụng tốt máy móc để nâng cao năng suất lao động, góp
phần thúc đẩy công tác quản lý lao động, quản lý doanh nghiệp. Hình thức trả
lương này cần những điều kiện cơ bản là: Phải xây dựng được định mức lao
động có căn cứ khoa học để tính toán các đơn giá trả công chính xác, tổ chức
phục vụ tốt nơi làm việc, hạn chế đến mức tối đa thời gian không làm theo
sản phẩm để có thể hoàn thành vượt mức quy định. Thực hiện tốt công tác
kiểm tra, thống kê, nghiệm thu sản phẩm sản xuất ra. Làm tốt công tác tư
tưởng cho người lao động để họ nhận thức được trách nhiệm tránh khuynh
hướng chỉ quan tâm đến số lượng sản phẩm. Căn cứ vào đơn giá sản phẩm và
đối tượng trả lương, hình thức trả lương theo sản phẩm có nhiều chế độ áp
dụng khác nhau cho từng trường hợp cụ thể:
Trả lương theo sản phẩm trực tiếp cá nhân: Được áp dụng rộng rãi đối
với công nhân trực tiếp sản xuất trong điều kiện quá trình lao động của hj
mang tính độc lập tương đối, có thể định mức và kiểm tra nghiệm thu sản
phẩm một cách cụ thể và riêng biệt.
Ưu điểm: Mối qua hệ giữa tiền lương nhận được và kết quả lao động
được thể hiện rõ ràng kích thích công nhân cố gắng nâng cao trình độ lành
nghề, nâng cao năng suất lao động nhằm tăng thu nhập. Chế độ này dễ hiểu,
người lao động dễ dàng tính được số tiền lương nhận được sau khi hoàn thành
công việc.
Nhược điểm: Người lao động ít quan tâm đến tiết kiệm nguyên vật liệu,
đến sử dụng hiệu quả máy móc thiết bị, ít chăm lo đến công việc chung của
tập thể.
Trả lương theo sản phẩm tập thể: được áp dụng đối với những công việc
cần một tập thể cùng thực hiện xây dựng, lắp ráp thiết bị, sản xuất ở các bộ
tiếp sản xuất kinh doanh ở khâu trọng yếu của dây truyền sản xuất, do yêu cầu
11
đột xuất của nhiệm vụ sản xuất kinh doanh đòi hỏi phải khẩn trương hoàn
thành kịp thời kế hoạch. Đây là chế độ trả lương mà tiền lương của những sản
phẩm trong giới hạn định mức khởi điểm luỹ tiến thì được trả theo đơn giá cố
định còn những sản phẩm vượt mức khởi điểm luỹ tiến sẽ được trả theo đơn
giá luỹ tiến.
Ưu điểm: Khuyến khích tăng năng suất lao động góp phần hoàn thành
tốt kế hoạch.
Nhược điểm: việc quản lý lương tương đối phức tạp, nếu xác định biểu
quỹ tiền lương không hợp lý sẽ làm tăng giá thành sản phẩm, làm giảm hiệu
quả kinh tế.
* Hình thức trả lương theo thời gian
Chủ yếu áp dụng đối với những người làm công tác quản lý, lao động
kỹ thuật, lao động trí óc. Còn đối với công nhân sản xuất chỉ áp dụng ở những
bộ phận không thể tiến hành định mức một cách chặt chẽ và chính xác hoặc vì
tính chất của sản xuất hạn chế nếu thực hiện trả lương theo sản phẩm sẽ
không đảm bảo được chất lượng sản phẩm, lại không đem lại hiệu quả thiết
thực.
Trả lương theo thời gian căn cứ vào thời gian làm việc thực tế và mức
lương cấp bậc của người lao động. Có thể chia ra:
Tiền lương tháng = (Lương tối thiểu + Phụ cấp) x Hệ số
Hoặc được trả cố định hàng tháng trên cơ sở hợp đồng lao động.
Lương ngày = x
Lương giờ = x
Ưu điểm: Hình thức này dễ tính lương khi việc chấm công và hạch toán
ngày công, giờ công mỗi giờ được cụ thể, chính xác.
Nhược điểm: Nó mang tính bình quân, không khuyến khích sử dụng
hợp lý thời gian lao động, cho thực sự gắn với kết quả sản xuất.
Để khắc phục phần nào hạn chế trên, trả lương theo thời gian có thể kết
13
dụng thước đo tiền tệ để đo lường phạm vi quy mô hoạt động kinh tế tài
chính, bên cạnh đó còn sử dụng thước đo lao động và thước đo hiện vật.
* Hạch toán tiền lương:
Là quá trình tính toán, ghi chép thời gian lao động hao phí và kết quả
đạt đựoc trong hoạt động sản xuất, hoạt động tổ chức và quản lý theo nguyên
tắc và phương pháp nhất định nhằm phục vụ công tác kiểm tra tình hình sử
dụng quỹ lương, công tác chỉ đạo các hoạt động kinh tế đảm bảo cho quá
trình tái sản xuất xã hội.
Quỹ tiền lương tăng lên phải tương ứng với khối lượng tăng giá trị tiêu
dùng. Nhiệm vụ của hạch toán tiền lương là phải xác định mức độ, cơ cấu tiền
lương, các yếu tố làm tăng giảm quỹ lương, hạch toán tỷ trọng các hình thức
và chế độ tiền lương nhằm tìm ra những hướng kích thích mạnh mẽ và thoả
đáng đối với người lao động. Hạch toán tiền lương cấp bậc, tiền thưởng từ
quỹ khuyến khích vật chất nhằm chỉ ra hướng đi đúng đắn trong tổ chức tiền
lương, tạo ra sự kích thích, sự quan tâm đúng đắn của người lao động đến kết
quả cuối cùng của doanh nghiệp.
Hạch toán tiền lương phải cân đối phù hợp với chỉ tiêu kế hoạch khác,
không cho phép vượt chi quỹ tiền lương mà không có căn cứ xác đáng vì điều
đó dẫn đến làm tăng giá thành sản phẩm, làm giảm tỷ số tích luỹ. Vượt chi
quỹ tiền lương trả cho nhân viên không sản xuất theo quỹ lương kế hoạch và
thực tế là vi phạm kỹ thuật tài chính. Hạch toán thực hiện kế hoạch hoá quỹ
lương của công nhân sản xuất cần tính đến mức độ hoàn thành kế hoạch khối
lượng sản phẩm để tính thực hiện tiết kiệm hay vọt chi tuyệt đối quỹ lương kế
hoạch.
Hạch toán quỹ lương để so sánh giá trị nguồn nhân lực trên thị trường
lao động. Hạch toán tiến độ tăng tiền lương so sánh với tiến độ tăng năng suất
lao động có nghĩa là tỷ trọng tiền lương trong tổng sản phẩm cũng như trong
chi phí chung cho sản phẩm giảm xuống và ngược lại tiến độ tăng tiền lương
và tăng năng suất lao động có ảnh hưởng đến cơ cấu giá thành sản phẩm.
15
và kiểm tra sự phù hợp của tiền lương phải trả với kết quả hoạt động thực tế,
tính toán định mức lao động từng người, từng bộ phận và cả doanh nghiệp.
Để hạch toán kết quả lao động, kế toán sử dụng những loại chứng từ
ban đầu khác nhau tuỳ theo loại hình, đặc điểm sản xuất của từng doanh
nghiệp nhưng những chứng từ này đều bao gồm các nội dung cần thiết như
tên công nhân, tên công việc, thời gian lao động, số lượng sản phẩm hoàn
thành nghiệm thu.
Chứng từ hạch toán lao động phải do người lập ký, cán bộ kiểm tra kỹ
thuật xác nhận, lãnh đạo duyệt y. Sau đó chuyển cho nhân viên hạch toán
phân xưởng để tổng hợp kết quả lao động toàn đơn vị rồi chuyển về phòng lao
động tiền lương xác nhận. Cuối cùng chuyển về phòng kế toán của doanh
nghiệp để làm căn cứ tính lương, tính thưởng. Để tổng hợp kết quả lao động
thì tại mỗi phân xưởng, bộ phận nhân viên hạch toán phân xưởng phải mở sổ
tổng hợp kết quả lao động. Trên cơ sở các chứng từ hạch toán kết quả lao
động do các bộ phận gửi đến hàng ngày (hoặc định kỳ) để ghi kết quả lao
động từng người, từng bộ phận vào sổ cộng sổ, lập báo cáo kết quả lao động
gửi bộ phận quản lý liên quan. Phòng kế toán doanh nghiệp cũng phải mở sổ
tổng hợp kết quả lao động để tổng hợp kết quả chung toàn doanh nghiệp.
* Hạch toán tiền lương và các khoản trích theo lương:
Để hạch toán tiền lương và các khoản trích theo lương doanh nghiệp sử
dụng các chứng từ sau:
- Bảng thanh toán tiền lương: Là chứng từ làm căn cứ để thanh toán tiền
lương, phụ cấp cho công nhân viên đồng thời để kiểm tra việc thanh toán
lương cho công nhân viên trong đơn vị. Bảng thanh toán lương được lập hàng
tháng, lương ứng với bảng chấm công, phiếu nghỉ hưởng BHXH… Cơ sở để
lập bảng thanh toán lương là cấp các chứng từ liên quan như: Bảng chấm
công, bảng tính phụ cấp, trợ cấp, phiếu nghỉ hưởng BHXH. Cuối mỗi tháng
căn cứ vào các chứng từ liên quan, kế toán tiền lương lập bảng thanh toán tiền
lương chuyển cho kế toán trưởng hay phụ trách kế toán và Giám đốc đơn vị
17
Các khoản ứng trước
Kết chuyển lương chưa lĩnh.
Bên có:
Tất cả các khoản trả công nhân viên.
Dư có:
Số trả thừa cho công nhân viên.
Trong hệ thống tài khoản không có tài khoản cấp 2 nhưng chế độ kế
toán thường mở 2 tài khoản cấp 2.
TK 3341: Chuyên theo dõi tiền lương
TK 3342: Theo dõi các khoản khác ngoài lương.
TK 338: "Phải trả và phải nộp khác": Phản ánh các khoản phải trả, phải
nộp cho cơ quan pháp luật, cho các tổ chức đoàn thể xã hội, cho cấp trên về
KPCĐ, BHXH, BHYT…
Kết cấu:
Bên nợ:
Các khoản đã nộp cho cơ quan quản lý các quỹ.
Các khoản đã chi về KPCĐ tại đơn vị.
Xử lý giá trị tài sản thừa.
Bên có:
Các khoản phải trả, phải nộp hay thu hộ
Trích các khoản theo lương và chi phí hàng ngày
Dư nợ:
Số chi không hết phải nộp tiếp
TK338 có 5 tài khoản cấp 2, trong đó có 3 tài khoản liên quan trực tiếp
đến công nhân viên là:
TK 3382: "Kinh phí công đoàn"
TK3383: "Bảo hiểm xã hội"
TK3384: "Bảo hiểm y tế"
+ Phương pháp hạch toán
19
Nộp BHXH, BHYT, KPCĐ cho cơ quan quản lý quỹ
Nợ TK 338 (3382,3383, 3384)
Có TK 111,112
Chi tiêu KPCĐ, BHXH, KPCĐ chi vượt được cấp bù
Nợ TK 111,112
Có TK 338 (3382, 3383)
Số chi không hết phải nộp tiếp cho cơ quan quản lý quỹ
Nợ TK 338 (3382, 3383)
Có TK 111,112
Cuối kỳ kết chuyển số tiền công nhân viên đi vắng chưa lĩnh
Nợ TK334
Có TK338 (3388)
20
Trình tự hạch toán tiền lương và các khoản trích theo lương ở doanh
nghiệp sản xuất được thể hiện qua sơ đồ sau:
* Đối với các đơn vị Hành chính sự nghiệp: Tài khoản sử dụng để hạch
toán tiền lương của các khoản trích theo lương như sau:
21
TK111 TK334 TK335TK111
TK333
TK336
TK338 TK431
TK338
TK627,641,642
TK662
Thanh toán lương v à
các khoản khác
Thuế thu nhập phải nộp
(nếu có)
và thanh toán BHXH, BHYT của đơn vị.
Kết cấu:
Số BHXH, BHYT đã nộp cơ quan quản lý.
Số BHXH đã thanh toán chi người được hưởng.
Bên có:
Trích BHXH, BHYT tính vào chi phí của đơn vị
Số BHXH được cấp để chi trả cho công nhân viên
Số BHXH, BHYT mà công chức, viên chức phải nộp được trừ vào
lương
Số tiền phạt do nộp chậm BHXH.
Dư có:
BHXH, BHYT còn phải nộp cho cơ quan quản lý
22
Số BHXH được cấp nhưng chi chưa hết.
Dư nợ:
Phản ánh số BHXH đã chi chưa được cơ quan BHXH cấp bù
TK 332 có 2 tài khoản cấp 2:
TK 3321: Bảo hiểm xã hội
TK 3322: Bảo hiểm y tế
+ Phương pháp hạch toán:
Hàng tháng tính tiền lương, phụ cấp, sinh hoạt phí, học bổng, phải trả
cho viên chức và các đối tượng khác.
Nợ TK 661, 662, 631
Có TK 334 (3341, 3348)
Trích BHXH, BHYT theo quy định
Nợ TK 661, 662, 631
Có TK 334
Có TK 332 (3321, 3322)
Tính ra số BHXH phải trả trực tiếp cho người được hưởng.
Nợ TK 332 (3321)
Mặt khác, tiền lương là một trong những chi phí của doanh nghiệp hơn
nữa lại là chi phí chiếm tỷ lệ đáng kể. Mục tiêu của doanh nghiệp là tối thiểu
hoá chi phí, tối đa hoá lợi nhuận, nhưng bên cạnh đó phải chú ý đến quyền lợi
của người lao động. Do đó làm sao và làm cách nào để vừa đảm bảo quyền lợi
của người lao động vừa đảm bảo quyền lợi của doanh nghiệp. Đó là vấn đề
nan giải của mỗi doanh nghiệp. Vì vậy hạch toán tiền lương và các khoản
trích theo lương không những có ý nghĩa phát huy tính tích cực, chủ động,
sáng tạo của người lao động mà còn có ý nghĩa giúp các nhà quản lý sử dụng
quỹ tiền lương có hiệu quả nhất tức là hợp lý hoá chi phí giúp doanh nghiệp
làm ăn có lãi. Cung cấp thông tin đầy đủ, chính xác về tiền lương của doanh
nghiệp, để từ đó doanh nghiệp có những điều chỉnh kịp thời, hợp lý cho
những kỳ kinh doanh tiếp theo.
24
Tiền lương và các khoản trích theo lương sẽ là nguồn thu nhập chính và
thường xuyên của người lao động, đảm bảo tái sản xuất và mở rộng sức lao
động, kích thích lao động làm việc hiệu quả hoạt động sản xuất kinh doanh
khi công tác hạch toán tiền lương và các khoản trích theo lương được hạch
toán hợp lý, công bằng, chính xác.
25
Copyright: Tài liệu đại học ©