Lập kế hoạch và lịch trình công việc
Hàng năm, cứ vào dịp tháng 9, không chỉ các
nhà quản trị mà cả các nhà quản lý dự án
chuyên nghiệp đều bận rộn với các câu hỏi:
Năm sau sẽ làm gì? Làm thế nào? Cần thêm
bao nhiêu người? Thêm bao nhiều tiền để phát
triển?
Họ sẽ rất vất vả cùng các cộng sự xây dựng kế
hoạch kinh doanh hay kế hoạch hành động cho
năm tiếp theo.

“Đau đầu” kế hoạch hàng năm
Kế hoạch, điều thách thức lớn với hầu hết các nhà quản lý, đặc biệt là với các
doanh nghiệp VN. Làm thế nào để có thể tăng trưởng như kỳ vọng? Đặc biệt là
với các nhóm dự án, việc xác định rõ ràng mục đích yêu cầu và kế hoạch hành
động để đưa team đạt đến mục tiêu sẽ do trưởng nhóm cũng như các thành viên
trong nhóm bao gồm nhiều chức năng để đảm bảo tính liên thông, liên bộ phận
thảo luận, tranh luận.

Dữ liệu cần thiết để xây dựng kế hoạch
Từ mục tiêu đã thống nhất căn cứ trên kết quả năm qua và lịch sử 2 đến 5 năm
liền kế, sự tăng trưởng của thị trường, mức độ cạnh tranh, thị phần của mình và
dung lượng có thể tăng (giảm) của thị trường do sự phát triển hay đình trệ do
thay đổi đời sống kinh tế xã hội,… nhóm lập kế hoạch kinh doanh có thể áp
dụng các phương pháp đã được kiểm nghiệm qua thời gian để lập kế hoạch làm

việc và cùng triển khai kế hoạch đó.
Trên thực tế, dù có Project leader nhưng nhóm nên có tác nghiệp liên thông bao
gồm các bộ phận chức năng liên quan từ Marketing, sale, sản xuất, HR,… để có
sự đóng góp phản biện tích cực cho những phương pháp được kiểm nghiệm qua
thời gian có cái nhìn toàn diện và cam kết cao nhất của các bộ phận, từ đó đảm

tục. Tất cả những câu hỏi 5W, 2H dưới nhiều hình thức, cấp độ,… này đều cần
phải được làm rõ, tốt nhất là câu trả lời được đưa ra thảo luận và thống nhất.
Qua thực tế hơn 5 năm tư vấn với nhiều doanh nghiệp VN như T., G., B, V, H…
cho thấy sự nhầm lẫn tai hại không chỉ của nhân viên mà của cả các nhà quản trị
giữa chiến lược và ước mơ, giữa khát vọng và “ảo vọng”. Điều này xảy ra do tư
duy đơn chiều và chủ quan.
Ví dụ để có chiến lược thì ta cần hiểu thấu đáo 5 yếu tố cấu thành: Mục tiêu
mong muốn; Môi trường cạnh tranh; Hiện trạng doanh nghiệp; Đối tượng nhắm
đến từ sơ cấp đến thứ cấp và thời gian có thể hoàn tất mục tiêu; thế nhưng hầu
hết các doanh nghiệp mới chỉ láng máng khái niệm mục tiêu là ý muốn chủ quan
của sếp và còn ở trong đầu sếp chứ chưa được truyền thống đến các bộ phận.
Cũng như vậy kế hoạch hành động của doanh nghiệp lại thường do một cá nhân
hay một nhóm đơn chức thiết kế trong điều kiện thiếu dữ liệu và sự tranh luận
phản biện tích cực của các bộ phận liên quan,… thế nên các kế hoạch thường
thiếu thực tiễn và kết quả là chẳng ai muốn theo, chẳng ai muốn làm.

Câu hỏi gợi ý
Khi các mục tiêu đã rõ ràng và được mọi thành viên chấp nhận, hãy xác định
những nhiệm vụ cần hoàn tất để đáp ứng tất cả các mục tiêu đó. Các thành viên
trong nhóm cần trả lời những câu hỏi sau:
* Mục tiêu là gì? Tại sao phải hoàn tất mục tiêu này?
* Tất cả những nhiệm vụ phải thực hiện để đạt được các mục tiêu này là gì?
* Đối tượng nhắm đến cuối cùng là ai, ai là những đối tượng trung gian trong
quá trình đi đến đối tượng cuối cùng?
* Đâu là trình tự tối ưu để thực hiện các nhiệm vụ này? Nhiệm vụ nào có thể
thực hiện một cách độc lập, còn nhiệm vụ nào phải được giải quyết nối tiếp
nhau?
* Từng nhiệm vụ phải được hoàn tất với kế hoạch thời gian như thế nào?
* Môi trường cạnh tranh là gì? Có những hoạt động cạnh tranh như thế nào, ở
mức độ nào có thể xảy ra? Mức độ tăng trưởng của thị trường là bao nhiêu cho