l i khuyên cho các b n s p i làmờ ạ ắ đ
D i ây là nh ng úc k t c a tôi sau m t th i gian làm vi c v i expat và ng ướ đ ữ đ ế ủ ộ ờ ệ ớ đồ
nghi p các n c khác. Hy v ng ây là l i khuyên b ích cho các b n s p i làm.ệ ướ ọ đ ờ ổ ạ ắ đ
1. Giao ti p b ng v n b n:ế ằ ă ả
ây là m t môn h c c gi ng d y cho chuyên ngành th ký v n phòng t i Đ ộ ọ đượ ả ạ ư ă ạ
tr n g i H c Hoa Sen. Trong khi giao ti p tr c ti p c ng có t m quan tr ng ườ Đạ ọ ế ự ế ũ ầ ọ
ngang v i giao ti p b ng v n b n, tôi mu n c p riêng n các k n ng giao ớ ế ằ ă ả ố đề ậ đế ỹ ă
ti p b ng v n b n vì tôi c bi t nh n th y r t nhi u b n sinh viên và nh ng b n ế ằ ă ả đặ ệ ậ ấ ấ ề ạ ữ ạ
v a i làm th n g thi u ch m chút cho k n ng này.ừ đ ườ ế ă ỹ ă
a. Hãy bi t cách phân o n di n t nh ng ý t n g nh trong m t chu i các ý ế đ ạ để ễ ả ữ ưở ỏ ộ ỗ
t n g và hãy bi t s d ng câu u tiên c a m i o n v n trình bày s l c ýưở ế ử ụ đầ ủ ỗ đ ạ ă để ơ ượ
t n g nh ó tr c khi phân tích ho c minh h a thêm nh ng gì ã phát bi u ưở ỏ đ ướ ặ ọ ữ đ ể
trong câu u tiên c a o n v n.đầ ủ đ ạ ă
b. Lý t n g nh t là tìm các sách d y v k n ng vi t c. Lo i sách này c c ưở ấ ạ ề ỹ ă ế để đọ ạ ự
k thông d ng cho các ch n g trình d y ti ng Anh. Hãy tìm các sách m ng, nỳ ụ ươ ạ ế ỏ đơ
gi n thôi v Effective Writing cho d c. Trong tr n g h p không có i u ki n, ả ề ễđọ ườ ợ đề ệ
ho c không thích thú l m v i tài này, ch c n ghi nh i m a v a nêu trên là ặ ắ ớ đề ỉ ầ ớđể ừ
.đủ
c. Hãy tìm hi u các ch c n ng formatting c b n c a các ph n m m x lý v n ể ứ ă ơ ả ủ ầ ề ử ă
b n b n ang s d ng. N u b n ang s d ng MS Word gi ng nh tôi, thì hãy ả ạ đ ử ụ ế ạ đ ử ụ ố ư
c g ng dành chút ít th i gian tìm hi u thêm v các ch c n ng c b n trong ố ắ ờ ể ề ứ ă ơ ả
menu Format.
N u b n ch a bao gi t h i mình vì sao MS Word l i cung c p các ch c n ng ế ạ ư ờ ự ỏ ạ ấ ứ ă
format v n b n nh : tab, gõ s xác nh kho ng cách gi a 2 o n, bullets & ă ả ư ố để đị ả ữ đ ạ
numbering, v.v thì hãy b t u làm vi c ó.ắ đầ ệ đ
N u b n cho r ng vi c gõ spacebar t 2 l n tr lên thi t l p kho ng tr ng ế ạ ằ ệ ừ ầ ở để ế ậ ả ố
gi a các ký t là ti n l i h n s d ng tab,ữ ự ệ ợ ơ ử ụ
N u b n cho r ng vi c gõ 2 l n phím Enter tr lên thi t l p kho ng cách gi a ế ạ ằ ệ ầ ở để ế ậ ả ữ
các o n là ti n l i h n vi c xác nh các thông s before & after trong ch c đ ạ ệ ợ ơ ệ đị ố ứ
n ng paragraph spacing,ă
N u b n cho r ng có th gõ s ho c ký hi u ánh s ho c ánh ký hi u cho ế ạ ằ ể ố ặ ệ để đ ố ặ đ ệ

ch c n ng này n c ó. N u b n bi t s d ng VBA vi t các hàm ch riêng ứ ă đế ỡđ ế ạ ế ử ụ để ế ỉ
b n có trong Excel, có l b n c x p vào hàng advanced user và s khi n choạ ẽ ạ đượ ế ẽ ế
h bái ph c.ọ ụ
Tin vui cho nh ng môn Pivot Table, ph n m m x lý b ng tính trong b Openữ đệ ầ ề ử ả ộ
Office mi n phí c ng có ch c n ng t ng t g i là Data Pilot.ễ ũ ứ ă ươ ự ọ
3. K n ng presentation và s d ng MS Powerpoint:ỹ ă ử ụ
Có th nói 99.9% expat có kh n ng thuy t trình và s d ng MS Powerpoint ể ả ă ế ử ụ
nhuy n h n ng nghi p Vi t Nam.ễ ơ đồ ệ ệ
Trong khi các b n sinh viên ã có thói quen s d ng MS Powerpoint, k n ng ạ đ ử ụ ỹ ă
thuy t trình còn là m t tr ng i mà các b n ph i th c hành nhi u có th làm ế ộ ở ạ ạ ả ự ề để ể
quen d n và gi i.ầ ỏ
M t trong nh ng i m v t tr i các ng nghi p ng i n c ngoài, có th h ộ ữ đ ể ượ ộ ở đồ ệ ườ ướ ể ọ
không gi i nh ng i Vi t các ch c n ng animation trong Powerpoint, nh ng ỏ ư ườ ệ ở ứ ă ư
cách ph i màu & con m t art trong trình bày slide Powerpoint c a h chuyên ố ắ ủ ọ
nghi p h n h n. Tôi v n b n kho n t i sao h l i gi i h n mình kho n này. Có lệ ơ ẳ ẫ ă ă ạ ọ ạ ỏ ơ ả ẽ
là do trình c a n n giáo d c ch ng & n u i u ó úng thì con m t th m m độ ủ ề ụ ă ế đ ề đ đ ắ ẩ ỹ
c a h c rèn luy n trong th i gian nào trong quá trình i h c?ủ ọ đượ ệ ờ đ ọ
Ch có m t i u các ng nghi p n c ngoài thua ng i Vi t. ó là vi c s ỉ ộ đ ề đồ ệ ướ ườ ệ Đ ệ ử
d ng các ph n m m shareware, trial ware ho c freeware c a bên th 3. V i t p ụ ầ ề ặ ủ ứ ớ ậ
quán ch s d ng ph n m m có b n quy n và c nhà cung c p ph n m m ỉ ử ụ ầ ề ả ề đượ ấ ầ ề
cam k t, h mù t t v các tool ti n ích mà có th chúng ta ang m nh d n s ế ọ ị ề ệ ể đ ạ ạ ử
d ng.ụ