Download miễn phí Chuyên đề Hoàn thiện công tác hậu cần phục vụ đơn hàng của khách hàng tổ chức tại công ty TNHH dịch vụ máy và động cơ Đông Dương
MỤC LỤC
MỞ ĐẦU 1
CHƯƠNG 1. QUÁ TRÌNH HÌNH THÀNH VÀ PHÁT TRIỂN CỦA CÔNG TY ĐÔNG DƯƠNG 2
1.1. Quá trình hình thành và phát triển 2
1.1.1. Thông tin chung về công ty Đông Dương 2
1.2.1. Quá trình hình thành và phát triển 3
1.2. Cơ cấu tổ chức và hoạt động chính của công ty 4
1.2.1. Cơ cấu tổ chức của công ty Đông Dương 4
1.2.2. Các hoạt động kinh doanh chính 7
1.3. Kết quả hoạt động sản xuất và kinh doanh của công ty 10
13.1. Kết quả kinh doanh chung 10
1.3.2. Các chỉ tiêu hiệu quả kinh doanh 12
1.4. Các nhân tố ảnh hưởng tới công tác đáp ứng các đơn hàng cho khách hàng tổ chức 14
1.4.1. Đặc điểm của sản phẩm cung ứng cho khách hàng 14
1.4.2. Đặc điểm của yêu cầu từ phía khách hàng khách hàng 15
1.4.3. Khả năng cung ứng tức thời của nhà sản xuất 16
1.4.4. Các thủ tục hành chính: 16
1.4.5. Sự sẵn có và khả năng đáp ứng của các hãng dịch vụ vận tải 17
1.4.6. Quyết định dự trữ và các chiến lược kéo, đẩy hàng 17
CHƯƠNG 2. THỰC TRẠNG CÔNG TÁC HẬU CẦN ĐÁP ỨNG CÁC ĐƠN HÀNG CHO KHÁCH HÀNG TỔ CHỨC TẠI CÔNG TY ĐÔNG DƯƠNG 20
2.1.Thực trạng công tác hậu cần tại công ty Đông Dương 20
2.1.1. Khái quát về công tác hậu cần đáp ứng các đơn hàng cho các khách hàng là các tổ chức tại công ty Đông Dương 20
2.1.2. Số lượng các đơn hàng đã đáp ứng qua các năm 30
2.1.3. Đánh giá công tác hậu cần phục vụ đơn hàng của khách hàng tổ chức qua một hợp đồng cụ thể 35
2.2. Các biện pháp nhằm khắc phục các hạn chế trên mà công ty Đông Dương đã áp dụng: 40
2.2.1. Tăng cường công tác ứng dụng dịch vụ hải quan điện tử 40
2.2.2. Quy trình hóa công tác hậu cần 40
2.2.3. Tăng cường đào tạo nhân viên chuyên sâu về công tác này 41
2.3. Đánh giá công tác hậu cần : 42
2.3.1. Các thành tựu đã đạt được: 42
2.3.2. Các hạn chế còn tồn tại: 42
2.3.3. Nguyên nhân gây ra các hạn chế: 43
CHƯƠNG 3. MỘT SỐ GIẢI PHÁP HOÀN THIỆN CÔNG TÁC HẬU CẦN PHỤC VỤ KHÁCH HÀNG TỎ CHỨC TẠI CÔNG TY ĐÔNG DƯƠNG 45
3.1. Định hướng phát triển của công ty Đông Dương 45
3.2. Các giải pháp đề xuất 45
3.2.1. Ứng dụng phương pháp JIT 45
3.2.2. Tổ chức lại nhân sự, tái lập quá trình 50
3.2. Kiến nghị với các cơ quan quản lí Nhà nước 51
KẾT LUẬN 53
DANH MỤC TÀI LIỆU THAM KHẢO 54
DANH MỤC BẢNG BIỂU, SƠ ĐỒ 55
http://s1.liketly.com/flash/edoc/web-viewer.html?file=nopreview.png /tai-lieu/chuyen-de-hoan-thien-cong-tac-hau-can-phuc-vu-don-hang-cua-khach-hang-to-chuc-tai-cong-ty-tnhh-dich-vu-may-va-dong-co-77495/ Để tải tài liệu này, vui lòng Trả lời bài viết, Mods sẽ gửi Link download cho bạn ngay qua hòm tin nhắn. Ket-noi - Kho tài liệu miễn phí lớn nhất của bạn
Ai cần tài liệu gì mà không tìm thấy ở Ket-noi, đăng yêu cầu down tại đây nhé:
Nhận download tài liệu miễn phí
Tóm tắt nội dung tài liệu:
hoạt động trong công tác hậu cần vì nó cho ta biết các thông tin thời gian đáp ứng tới cảng, số lượng hàng hóa, địa điểm và các chi phí phát sinh để hàng về tới Việt Nam, từ đó nó cho phép công ty có thể lập ra phương án tổ chức công tác hậu cần tốt nhất phục vụ đơn hàng đang đàm phán, là một trong các lợi thế trong cạnh tranh giành hợp đồng với các đối thủ khác. Hoạt động này thường có nội dung như sau:
Ngay trong khi chuẩn bị hồ sơ dự thầu hay đạt được thỏa thuận sơ bộ với khách hàng tổ chức, công ty Đông Dương sẽ tiến hàng gửi Dự toán sản phẩm đặt hàng đến nhà sản xuất để kiểm tra khả năng đáp ứng và thời gian đáp ứng sơ bộ ban đầu để có thể lên kế hoạch hậu cần đáp ứng đơn hàng. Các phản hồi của nhà sản xuất và yêu cầu của bản thân khách hàng tổ chức chính là cơ sở lên kế hoạch đáp ứng đơn hàng cho khách hàng tổ chức hay lên phương án đáp ứng yêu cầu của hồ sơ mời thầu, và nó đồng thời cũng là cơ sở thỏa thuận các điều khoản trên hợp đồng chi tiết. Quá trình này diễn ra từ lúc chuẩn bị hồ sơ năng lực dự thầu, đạt được thỏa thuận mua bán sơ bộ với khách hàng tổ chức cho tới khi hợp đồng chi tiết được kí. Thời điểm thỏa thuận xong hợp đồng chi tiết cũng là thời điểm đơn đặt hàng chính thức của công ty Đông Dương với nhà sản xuất được xác định, khi phương án thanh toán trả chậm được thực hiện xong đặt cọc bước đầu thì cũng là lúc đơn hàng được xác nhận với nhà sản xuất. Kết thúc hoạt động này là thông báo chính thức của nhà sản xuất về thời gian và địa điểm nhận hàng. Quá trình này tùy theo giá trị của đơn hàng mà có thể kéo dài từ 1 tuần tới 8 tuần.
Hậu cần chuẩn bị tiếp nhận hàng hóa từ nhà sản xuất tại cảng:
Khi hãng vận chuyển thông báo thời gian cập bến của tàu và dỡ hàng tại cảng, các vấn đề chuẩn bị hậu cần để tiếp nhận hàng hóa. Các công việc chuẩn bị gồm có:
Chuẩn bị về giấy tờ, chi phí thông quan hàng hóa: đây là khâu khá quan trọng trong hoạt động này nó ảnh hưởng tới thời gian thông quan, nếu chuẩn bị không tốt hàng hóa có thể bị ách tắc tại cảng, gây mất thời gian có thể lên tới hàng tuần liền do không được thông qua về mặt hành chính. Các loại giấy tờ thường bao gồm có: Hợp đồng mua bán hàng hóa, CO,CQ, Bill of Lading, Packing List, Arrival Note, Tờ khai hải quan ( có thể không cần nếu sử dụng hải quan điện tử), tờ khai thuế tạm tính. Chi phí thông quan hàng hóa gồm có: chi phí thủ tục hành chính, chi phí tạm tính thuế nhập khẩu và VAT phải nộp, các chi phí bốc dỡ, vận tải.
Chuẩn bị phương tiện bốc dỡ hàng hóa để lưu kho hay vận chuyển ngay: Ngay sau khi hàng hóa được thông quan, tùy theo tiến độ và yêu cầu từ khách hàng mà công ty sẽ vận chuyển giao ngay cho khách hàng hay lưu kho một thời gian . Do đặc điểm hàng hóa cồng kềnh, cần bốc xếp cẩn thận nên trong quá trình bốc xếp rất cần các phương tiện bốc xếp hiện đại để tránh rủi ro thiệt hại cho hàng hóa. Các phương tiện này thường là : xe nâng hàng, giá nâng tay, các tấm đế kê. Do dặc điểm tại các cảng Việt Nam hiện nay là tình trạng các dịch vụ chuyên chở bốc dỡ thường không sẵn có, nên cần chuẩn bị trước, thường là công ty hợp đồng loại dịch vụ này trước với phía cung cáp dịch vụ về giá và quy cách dịch vụ, địa điểm thực hiện còn thời gian thực hiện thường là để “mở”: công ty Đông Dương sẽ báo cho phía cung cấp dịch vụ thời gian thực hiện trước khi thực hiện khoảng 2 giờ ( vì điều này phụ thuộc vào thời gian thông quan tại cơ quan Hải quan)
Thông quan hàng hóa:
Đây là bước quan trọng trong chuỗi các hoạt động hậu cần, là bước trung gian để hàng hóa có thể lưu thông trên thị trường Việt Nam. Hiện nay do vẫn còn khá nhiều các thủ tục hành chính phức tạp nên thời gian thông quan vẫn còn là vấn đề khá mất thời gian và chi phí cho các doanh nghiệp, với các lô hàng của công ty Đông Dương có thể khái quát qua các thủ tục chính sau:
Thủ tục khai quan và xác nhận tờ khai: đây là công tác mất nhiều thời gian chuẩn bị và cũng rất dễ mất thời gian bổ sung nếu chuẩn bị không cẩn thận. Đại diện của công ty sẽ nộp đầy đủ các giấy tờ phía hải quan yêu cầu và đợi lấy dấu và chữ kí xác nhận tính hợp lệ của tờ khai hải quan.
Nộp thuế: Sau khi nộp đầy dủ các loại giấy tờ yêu cầu, thay mặt công ty sẽ phải giải trình các câu hỏi của phía hải quan để tiến hành xác định thuế phải nộp, đây là quá trình phức tạp vì việc áp thuế khá phức tạp và dễ gây nhầm lẫn do cách quan niệm hàng hóa này thuộc nhóm nào để chịu mức thuế bao nhiêu, có được hưởng ưu đãi thuế không, các phụ kiện di kèm tính thuế ra sao… là các vấn đề thường gây ra tranh cãi giữa phía doanh nghiệp và cán bộ hải quan. Kết thúc bước này công ty sẽ tiến hành nộp thuế cho cơ quan chức năng.
Đăng kiểm hàng hóa: đây là quá trình các nhân viên hải quan tiến hành mở container, khui kiện hàng để kiểm tra hàng hóa thực tế có đúng với tờ khai hay không. Bước này có thể được bỏ qua trong một số trường hợp ( do phía cơ quan Hải Quan quyết định).
Sau bước kiểm hóa, nếu được thông qua và không có chất vấn gì, hàng hóa sẽ chính thức được lưu thông trên thị trường Việt Nam.
Lưu kho bảo quản:
Sau khi hàng hóa được thông quan, công ty tiến hành cho vận chuyển vào kho và tiến hành lưu trữ hàng hóa, chờ vận chuyển giao nhận theo các đơn hàng đã kí.
Giao nhận với khách hàng tổ chức:
Bắt đầu của quá trình này công ty Đông Dương tiến hành gửi thông báo giao hàng kèm các văn bản liên quan như Arrival Note (Thông báo hàng đến) bản sao của vận đơn, công văn yêu cầu thanh toán (Nếu trên hợp đồng có điều khoản thanh toán trước giao hàng), sau khi nhận được đồng ý giao hàng của khách hàng tổ chức công ty tiến hành vận chuyển hàng hóa tới nơi giao nhận.
Tại địa điểm giao nhận vào thời gian đã thỏa thuận, công ty và khách hàng tiến hành giao nhận hàng hóa theo đúng điều khoản như trong hợp đồng chi tiết đã kí.
Phía khách hàng tổ chức sẽ tiến hành kiểm tra hàng hóa theo đúng số lượng và quy cách hàng hóa đã ghi trên hợp đồng. Nếu không phát sinh bất kì một lỗi nào, hai bên tiến hành kí biên bản bàn giao vật tư, là cơ sở để thực hiện thanh toán nốt giá trị hợp đồng và thanh lí hợp đồng.
Kiểm tra lần cuối hàng hóa và chạy thử mẫu:
Sau khi giao nhận đúng về số lượng và quy cách hàng hóa, thường thì bên khách hàng tổ chức thường muốn tiến hành chạy thử sản phẩm để đo dạc xem có đúng cam kết chất lượng không. Lúc này cả công ty Đông Dương và khách hàng tổ chức sẽ cùng nhau tổ chức một buổi kiểm tra chạy thử máy, phía công ty Đông Dương sẽ cử kĩ sư tham gia giám sát buổi kiểm tra này và hỗ trợ về các tài liệu kĩ thuật cũng như các biên bản kiểm tra chất lượng, thông số kĩ thuật trước khi xuất xưởng của nhà sản xuất.
Thanh lí hợp đồng và chăm sóc khách hàng.
Sau toàn bộ các quá trình trên, khi kiểm tra chạy thử hoàn tất và vấn đề thanh toán đã giải quyết xong, hai bên sẽ tiến hành thanh lí hợp đồng, xuất hóa đơn đỏ.
Hoạt động phụ trợ:
Hoạt động này là hoạt động thông tin liên lạc kiểm tra vị trí hiện tại của hàng hóa đang trên đường vận chuyển:
Nếu hàng hóa trên biển: công ty Đông Dương sẽ liên lạc với hãng vận tải để biết lộ trình và vị trí của tàu, đồng thời yêu cầu cung cấp Bill of Lading (Vận đơn) và Arival Note ( Thông báo hàng đến ) để có thông tin thời gian hàng cập bến và bóc dỡ để tiến hành chuẩn bị các thủ tục thông quan.
Khi hàng hóa trên đường Vận chuyển trên bộ: công ty Đông Dương sẽ liên lạc trực tiếp với hãng vận tải và trực tiếp với lái xe để xác định vị trí hàng hóa đang vận chuyển để có kế hoạch giao nhận kịp thời.
Để khái quát rõ hơn về công tác hậu cần phục vụ đơn hàng cho khách hàng tổ chức, em xin trình bày tổng thể cả quá trình qua sơ đồ sau:
Sơ đồ 2: Quá trình thực hiện công tác hậu cần phục vụ đơn hàng cho khách hàng tổ chức.
(Nguồn: Theo quan sát và nghiên cứu hồ sơ)
Trong đó các kí hiệu:
Thể hiện mối quan hệ tuần tự của các công việc chính, phải làm xong công việc này mới có thể tiếp sang công việc tiếp theo.
Thể hiện mối quan hệ hỗ trợ, hoạt động này sẽ hỗ trợ cho hoạt động kia.
Thể hiện công việc này tiến hành song song với các công việc khác.
Thể hiện công việc này tiến hành song song với các công việc khác.
Thể hiện các công việc nhỏ hơn nằm trong các công việc chính, phải thực hiện để có thể bước sang công việc tiếp theo.
Trên tổng thể, có thể khái quát lại công tác hậu cần phục vụ đơn hàng được thực hiện trên tổng thể như sau:
Khi tiến hành chuẩn bị hồ sơ năng lực dự thầu hay khách hàng có ý kiến phản hồi đồng ý mua trên nguyên tắc thì công việc đầu tiên của công tác hậu cần chính thức bắt đầu, nhân viện kinh doanh sẽ cùng với bộ phận kĩ thuật lập dự toán đơn hàng và tiến hành đặt hàng sơ bộ, tức gửi dự toán và đề nghị hồi đáp về khả năng đáp ứng của nhà sản xuất. Sau khi nhận được hồi đáp thì đây là cơ sở cho phòng Kinh doanh lên các phương án lập hồ sơ năng lực dự thầu, đàm phán các điều khoản chi tiết trong hợp đồng. Khi đàm phán hoàn tất và thanh toán đợt 1 trả chậm được thực hiện thì cũng là lúc xác nhận đơn hàng với nhà sản xuất và tiến hành theo dõi hàng hóa vận chuyển trên biển về Việt Nam.
Trong lúc theo dõi hàng hóa vận chuyển trê...
