Bảo vệ bí mật kinh doanh như thế nào?

Bí mật kinh doanh là bất cứ thông tin nào mà bạn có thể sử dụng trong
hoạt động kinh doanh của mình nhằm cung cấp các cơ hội nâng cao lợi thế cạnh
tranh, duy trì tốc độ tăng trưởng lợi nhuận và thường không được biết đến ở bên
ngoài công ty. Một yếu tố quan trọng để trả lời câu hỏi “Thông tin nào là bí mật
kinh doanh?” chính là việc những thông tin đó được công ty bảo vệ đến đâu và ở
mức độ như thế nào.
1. Thực thi một kế hoạch bảo vệ bí mật kinh doanh
Kể từ khi những thông tin độc quyền và các bí mật kinh doanh trên thương
trường được xem có giá trị như tiền bạc hay những tài sản có giá trị lớn, bạn phải
có kế hoạch bảo vệ những thông tin đó. Bất kỳ công ty nào với những thông tin
nhạy cảm đều cần quan tâm đến các biện pháp khác nhau nhằm giảm thiểu rủi ro
khi những thông tin này bị rò rỉ hay tiết lộ ra bên ngoài, đó là kế hoạch bảo vệ bí
mật kinh doanh (Trade Secret Protection Plan - TSPP). Một TSPP sẽ bao gồm
nhiều thủ tục và phương pháp để quản lý những thông tin nhạy cảm; kiểm soát
việc tiếp cận những khu vực chứa đựng thông tin này như khoá phòng, tủ đựng hồ
sơ; ký vào phiếu; thẻ thông minh; thường xuyên áp dụng các hợp đồng tín nhiệm
với nhân viên, nhà thầu và đối tác kinh doanh; thiết lập hệ thống bảo mật email và
Internet.
Một khi những bí mật kinh doanh hay những thông tin độc quyền bị mất,
bạn cần chấp nhận thực tế rằng khả năng tiếp tục bảo mật thông tin đó cũng đã bị
mất vì những tiết lộ do sơ suất, vô ý có thể ngăn cản bạn việc tiếp tục kiểm soát
những thông tin đó. Công ty của bạn sẽ đối mặt với nhiều rủi ro khi những thông
tin độc quyền bị tiết lộ. Một lời phát biểu vô tình của nhân viên, gián điệp kinh
doanh, sự vi phạm hợp đồng, những nhân viên bất mãn và việc rò rỉ thông tin qua
email đều là những rủi ro thực sự. Bên cạnh đó, những thông tin độc quyền về đối
thủ cạnh tranh rất quan trọng. Theo thời gian, giá trị của những thông tin này cùng
ngày một nâng cao và cùng với đó đòi hỏi bạn phải quan tâm nhiều hơn đế việc
bảo vệ nó.
2. Từng bước giảm thiểu rủi ro rò rỉ thông tin

Các Hợp đồng tín nhiệm, mặc dù là yếu tố cơ bản để duy trì việc bảo mật thông
tin, nhưng nó cũng chỉ hiệu quả cùng với sự trung thực của những cá nhân phía
sau hợp đồng. Những thoả thuận cam kết như vậy bản thân nó cũng sẽ có rất ít ích
lợi trong việc bảo vệ thông tin khi chính các cá nhân không tuân theo những nghĩa
vụ của mình được ghi trong văn bản.
c. Đánh dấu biểu thị những tài liệu nhạy cảm
Đối với thông tin nhạy cảm hay bí mật kinh doanh cần bảo vệ, bạn nên
đánh dấu biểu thị rõ rằng đây là thông tin cần bảo mật. Một số từ như “Bảo mật”,
“Bí mật kinh doanh”, “Không tiết lộ” hay một số từ nào khác sẽ giúp người đọc
nhận thức được rằng đây là những tài liệu cần giữ bí mật và không được tiết lộ
những thông tin bên trong. Đối với tài liệu đặc biệt quan trọng nhiều trang (điện tử
hay in), bạn có thể dánh dấu bảo mật lên từng trang. Mục đích là để người đọc
phải chú ý nhiều hơn đến yếu cầu bảo mật.
Bạn có thể tạo một trang bìa riêng cho những bản báo cáo quan trọng và ghi
nhớ để người đọc thấy. Nếu các bí mật kinh doanh được chuyển đi qua mail nội bộ
công ty, bạn cần đánh dấu phong bì với dấu hiệu bảo mật rõ ràng và xác định
người có thẩm quyền xem xét những dữ liệu này.
d. Giới hạn việc sử dụng email và Internet mà không có hệ thống bảo vệ
Trừ phi công ty của bạn có hệ thống bảo mật vi tính hiệu quả với password
và thông tin được mã hoá, sẽ tốt hơn cả nếu các công ty hạn chế việc gửi đi những
bí mật kinh doanh hay thông tin nhạy cảm qua email trên Internet, qua hội thảo
tiếng hay hội thảo hình trực tuyến. Bạn cần nhớ rằng, chỉ một lần vô ý tiết lộ thông
tin thôi cũng có thể khiến những nỗ lực bảo vệ thông tin nhạy cảm của bạn sau đó
trở nên vô hiệu mãi mãi.
e. Kiểm soát việc tiếp cận thông tin
Để công tác bảo mật có hiệu quả, các công ty nên kiểm soát việc tiếp cận
những nơi mà thông tin nhạy cảm hay bí mật kinh doanh được lưu trữ. Nếu cần
thiết, công ty có thể kết hợp nhiều biện pháp khác nhau như khoá cửa, đặt
pasword, dấu hiệu, ảnh nhận dạng và các biện pháp an ninh khác để kiểm soát việc
tiếp cận thông tin.

nhiệm và độ tin tưởng tuyệt đối. Có thế, “bộ trang sức quý giá” đó mới không bị
mất đi hay lọt vào tay các đối thủ cạnh tranh.