LẬP HỒ SƠ VÀ NỘP LƯU HỒ SƠ VÀO LƯU TRỮ CƠ QUAN
A. LẬP HỒ SƠ
I. Khái niệm, yêu cầu
1. Khái niệm
1.1. Hồ sơ
Hồ sơ là một tập văn bản, tài liệu có liên quan với nhau về một vấn đề,
một sự việc, một đối tượng cụ thể hoặc có một (hoặc một số) đặc trưng chung
như tên loại văn bản; cơ quan, tổ chức ban hành văn bản; thời gian hoặc những
đặc điểm khác, hình thành trong quá trình theo dõi, giải quyết công việc thuộc
phạm vi chức năng, nhiệm vụ của một cơ quan, tổ chức, một cá nhân.
1.2. Lập hồ sơ
Lập hồ sơ là việc tập hợp và sắp xếp văn bản, tài liệu hình thành trong quá
trình theo dõi, giải quyết công việc thành hồ sơ theo những nguyên tắc và phương
pháp nhất định.
2. Yêu cầu
- Hồ sơ lập ra phải phản ánh đúng chức năng, nhiệm vụ của cơ quan, đơn vị
- Tài liệu, văn kiện trong hồ sơ phải có mối liên hệ chặt chẽ với nhau và
phải đầy đủ, hoàn chỉnh
- Tài liệu, văn kiện trong hồ sơ phải có giá trị
II. Trách nhiệm lập hồ sơ
- Người đứng đầu cơ quan, tổ chức có trách nhiệm chỉ đạo công tác lập hồ
sơ đối với các cơ quan, tổ chức thuộc phạm vi quản lý của mình.
- Chánh Văn phòng, trưởng phòng hành chính các cơ quan, tổ chức có
nhiệm vụ: tham mưu cho người đứng đầu cơ quan, tổ chức chỉ đạo, kiểm tra,
hướng dẫn việc lập hồ sơ đối với các cơ quan, tổ chức cấp dưới; tổ chức thực
hiện việc lập hồ sơ tại cơ quan, tổ chức mình.
- Thủ trưởng các đơn vị trong cơ quan, tổ chức chịu trách nhiệm trước
người đứng đầu cơ quan, tổ chức về việc lập hồ sơ của đơn vị mình.
- Mỗi cán bộ, công chức, viên chức trong quá trình theo dõi, giải quyết
công việc phải lập hồ sơ về công việc đó.
III. Tổ chức lập hồ sơ

theo tầm quan trọng của các đơn vị trong cơ quan.
+ Theo vấn đề: là căn cứ vào hoạt động của cơ quan, đơn vị để phân chia
ra các vấn đề, các mặt hoạt động của quan.
- Bước 2: dự kiến tiêu đề hồ sơ, thời hạn bảo quản của hồ sơ và đơn vị,
người chịu trách nhiệm lập hồ sơ.
* Cách xây dựng DMHS: có hai cách
- Cách thứ nhất: cán bộ văn thư, lưu trữ của cơ quan dự kiến DMHS cho
từng đơn vị tổ chức trong cơ quan, sau đó gửi xin ý kiến cán bộ phụ trách và cán
bộ, chuyên viên của các đơn vị đó. Cán bộ văn thư, lưu trữ cơ quan tổng hợp ý
kiến góp ý, bổ sung, chỉnh lý, hoàn thiện thành danh mục hồ sơ của cơ quan trình
thủ trưởng cơ quan, tổ chức xét duyệt và ký ban hành.
- Cách thứ hai: từng cán bộ, chuyên viên căn cứ vào nhiệm vụ được giao
và chương trình công tác của đơn vị trong năm hoặc trong nhiệm kỳ dự kiến
những hồ sơ cần lập, gửi cán bộ phụ trách đơn vị tham gia ý kiến. Cán bộ phụ
trách đơn vị tập hợp các bản dự kiến của từng cá nhân trong đơn vị thành bản
TS. Nguyễn Lệ Nhung - 0912581997
2
DMHS của đơn vị. Cán bộ văn thư, lưu trữ cơ quan có trách nhiệm giúp văn
phòng hoặc phòng hành chính tổng hợp thành bản DMHS của cơ quan trình thủ
trưởng cơ quan xét duyệt và ký ban hành.
- Một số điểm cần chú ý khi xây dựng danh mục hồ sơ
+ Các cơ quan, tổ chức căn cứ vào tình hình thực tế mà vận dụng cách xây
dựng DMHS cho phù hợp;
+ Danh mục hồ sơ mỗi năm hoặc mỗi nhiệm kỳ thường làm một lần vào
tháng cuối năm hoặc cuối nhiệm kỳ để sử dụng cho năm sau, nhiệm kỳ sau.
1.2.2. Cách sử dụng danh mục hồ sơ
- Danh mục hồ sơ đã được thủ trưởng cơ quan phê duyệt cần sao thành
nhiều bản và gửi cho các đơn vị trong cơ quan.
Chánh văn phòng, trưởng phòng hành chính mỗi người giữ một bản để
theo dõi, kiểm tra, đôn đốc việc lập hồ sơ trong cơ quan.

nhất định lập một hồ sơ.
Đặc trưng này thường được vận dụng để lập hồ sơ hội nghị, vấn đề, vụ
việc. Ví dụ:
Hồ sơ về việc thực hiện nghị quyết hội nghị Ban Chấp hành Trung ương
lần thứ V (khóa VIII) về xây dựng nền văn hóa tiên tiến đậm đà bản sắc dân tộc,
…
* Đặc trưng tác giả: Tác giả là cơ quan ban hành văn bản. Văn bản có tên
loại khác nhau, nội dung khác nhau nhưng của một tác giả sản sinh ra trong một
thời gian nhất định lập một hồ sơ.
Đặc trưng này thường được vận dụng để lập hồ sơ đối với tài liệu của các
cơ quan gửi đến. Ví dụ:
Nghị quyết, chỉ thị, báo cáo, công văn của UNND thành phố Hà Nội gửi
đến UBND quận Thanh Xuân, năm 2005.
* Đặc trưng cơ quan giao dịch: Tài liệu trao đổi giữa cơ quan này với một
cơ quan khác trong một khoảng thời gian nhất định lập một hồ sơ. Ví dụ:
Tài liệu trao đổi giữa Cục Văn thư lưu trữ nhà nước với Văn phòng HĐND
- UBND quận Thanh Xuân về việc tổ chức lớp tập huấn nghiệp vụ văn phòng,
văn thư, lưu trữ trong hệ thống các cơ quan, tổ chức UBND quận Thanh Xuân,
tháng 8/2003.
* Đặc trưng địa dư: Địa dư là các đơn vị hành chính như thành phố,
huyện, quận, thị xã,… Những tài liệu có tên loại giống nhau, được sản sinh ra
trong một thời gian nhất định ở những khu vực hành chính có đặc điểm đặc biệt
giống nhau lập một hồ sơ. Ví dụ:
Báo cáo sơ kết tình hình giải phóng mặt bằng của các phường trên địa bàn
quận Thanh xuân Hà Nội, năm 2005.
* Đặc trưng thời gian: Thời gian là năm, tháng mà nội dung tài liệu nói
đến. Đặc trưng này thường được kết hợp với các đặc trưng khác để lập hồ sơ. Ví
dụ:
Báo cáo về tình hình xây dựng và phát triển các cơ sở công nghiệp, tiểu thủ
công nghiệp, dịch vụ ở các phường trong quận Thanh Xuân, năm 2004.

+ Quyết định về kỷ luật cán bộ;
+ Quyết định về xếp và nâng lương cán bộ;
+ Quyết định về khen thưởng cán bộ;
+…………………………………….
3.2.3. Sắp xếp văn bản, tài liệu trong hồ sơ (đơn vị bảo quản)
Khi sắp xếp văn bản, tài liệu trong hồ sơ (ĐVBQ) cần căn cứ vào đặc điểm
của hồ sơ (ĐVBQ) mà sử dụng các cách sắp xếp văn bản, tài liệu trong hồ sơ
(ĐVBQ) cho hợp lý. Có các cách sắp xếp sau:
* Sắp xếp theo số thứ tự văn bản
* Sắp xếp theo ngày, tháng, năm của văn bản
* Sắp xếp theo quá trình giải quyết công việc
* Sắp xếp theo mức độ quan trọng của văn bản
* Sắp xếp theo mức độ quan trọng của tác giả
TS. Nguyễn Lệ Nhung - 0912581997
5
* Sắp xếp theo vần chữ cái
* Một số điểm cần chú ý khi sắp xếp văn bản, tài liệu trong hồ sơ:
- Nếu trong hồ sơ có phim, ảnh đi kèm thì cho phim, ảnh vào phong bì để
bảo quản riêng (cần ghi rõ vào chứng từ kết thúc địa chỉ bảo quản phim, ảnh và
ký hiệu tra tìm).
- Trong hồ sơ, mỗi tài liệu chỉ cần giữ một bản; chọn bản chính, nếu không
có bản chính thì giữ bản sao để thay thế.
- Các loại văn bản như kế hoạch, chương trình công tác và báo cáo định kỳ
sắp xếp theo thời gian mà nội dung tài liệu nói đến. Kế hoạch, chương trình công
tác nhiều năm xếp vào năm đầu mà nội dung tài liệu nói đến; báo cáo tổng kết
nhiều năm xếp vào năm cuối mà nội dung tài liệu nói đến.
3.2.4. Dự kiến tiêu đề hồ sơ
Tiêu đề hồ sơ là câu tóm tắt về thành phần, nội dung tài liệu có trong hồ
sơ. Tiêu đề hồ sơ cần phản ánh đầy đủ các yếu tố: tên loại, tác giả, nội dung, thời
gian của tài liệu trong hồ sơ.

- Yêu cầu: cần viết đầy đủ, chính xác các thành phần cần thiết của tài liệu
vào mục lục, không được viết tắt những từ ngữ không thông dụng.
- Mục lục tài liệu cần in theo mẫu thống nhất của Cục Văn thư Lưu trữ nhà
nước.
* Viết tờ chứng từ kết thúc:
- Chứng từ kết thúc là tờ để ghi số lượng trang, chất lượng và tình trạng vật
lý của tài liệu trong hồ sơ (ĐVBQ). Tờ chứng từ kết thúc đặt ở cuối hồ sơ
(ĐVBQ).
- Mục đích: tờ chứng từ kết thúc dùng để kiểm tra, bảo quản, tránh việc bị
đánh tráo, đánh cắp, giả mạo tài liệu trong hồ sơ (ĐVBQ), đồng thời theo dõi
được tình trạng vật lý của tài liệu để có biện pháp bảo quản, phục chế kịp thời.
- Yêu cầu: phải ghi rõ số trang của tài liệu có trong hồ sơ (ĐVBQ); khi ghi
số trang phải chú ý cộng thêm trang trùng số và trừ đi trang khuyết số; ghi rõ tình
trạng vật lý của tài liệu trong hồ sơ (rách, ố, nhàu nát,…) và ngày, tháng, năm lập
hồ sơ, người lập hồ sơ, người biên mục ký, họ và tên.
- Tờ chứng từ kết thúc cần in theo mẫu thống nhất của Cục Văn thư Lưu
trữ nhà nước.
* Viết bìa hồ sơ:
- Bìa hồ sơ cần viết đầy đủ, chính xác tiêu đề hồ sơ (ĐVBQ) và những
thông tin cần thiết khác để thuận tiện cho quản lý và tra tìm. Chữ viết phải rõ
ràng, đẹp, không viết tắt và dùng loại mực tốt.
- Bìa hồ sơ cần in sẵn theo mẫu thống nhất của Cục Văn thư Lưu trữ nhà
nước.
B. NỘP LƯU HỒ SƠ VÀO LƯU TRỮ HIỆN HÀNH CỦA CƠ QUAN
1. Chuẩn bị hồ sơ để giao nộp vào lưu trữ hiện hành của cơ quan
1.1. Trách nhiệm của cán bộ, chuyên viên
Cuối năm, từng cán bộ, chuyên viên kiểm tra, hoàn chỉnh lại các hồ sơ
mình đã lập trong năm, kiểm tra tài liệu, văn bản và kiểm tra việc sắp xếp tài liệu
trong từng hồ sơ, hoàn chỉnh hồ sơ theo đúng quy định.
- Hệ thống hóa hồ sơ theo danh mục hồ sơ (nếu cơ quan đã có danh mục