QUY TRÌNH
LẬP HỒ SƠ – GIAO NỘP HỒ SƠ
LƯU TRỮ CƠ QUAN
Bình Định, ngày 15 tháng 05 năm 2013
HƯỚNG DẪN CÔNG TÁC QUẢN LÝ HỒ SƠ, TÀI LIỆU CƠ QUAN
SỞ TÀI NGUYÊN VÀ MÔI TRƯỜNG BÌNH ĐỊNH

VỊ TRÍ, VAI TRÒ CỦA QUẢN LÝ HỒ SƠ,
VỊ TRÍ, VAI TRÒ CỦA QUẢN LÝ HỒ SƠ,
TÀI LIỆU TRONG CƠ QUAN
TÀI LIỆU TRONG CƠ QUAN

Vị trí
Vị trí
:
:
C
C
ông tác quản lý hồ sơ, tài liệu
ông tác quản lý hồ sơ, tài liệu
là
là
công tác vô cùng quan trọng. Công
công tác vô cùng quan trọng. Công
tác này bao gồm
tác này bao gồmtoàn bộ công việc liên quan đến đăng ký, thu thập, bảo
toàn bộ công việc liên quan đến đăng ký, thu thập, bảo

quản lý;
-
-
Tạo điều kiện để bảo vệ bí mật thông tin trong văn bản;
Tạo điều kiện để bảo vệ bí mật thông tin trong văn bản;
-
-
Giữ gìn các chứng cứ pháp lý đảm bảo cho hoạt động kiểm tra, thanh tra
Giữ gìn các chứng cứ pháp lý đảm bảo cho hoạt động kiểm tra, thanh tra
và giám sát;
và giám sát;
-
-
Đảm bảo an toàn và phát huy giá trị tài liệu lưu trữ.
Đảm bảo an toàn và phát huy giá trị tài liệu lưu trữ.

CÁC LOẠI HỒ SƠ CƠ BẢN
CÁC LOẠI HỒ SƠ CƠ BẢN
Theo khái niệm chung về hồ sơ, ở các cơ quan, tổ chức có 3
Theo khái niệm chung về hồ sơ, ở các cơ quan, tổ chức có 3
loại hồ sơ sau:
loại hồ sơ sau:
1
1
- Hồ sơ công việc
- Hồ sơ công việc:
:

HƯỚNG DẪN CỤ THỂLẬP HỒ SƠ và GIAO NỘP HỒ SƠ
LẬP HỒ SƠ và GIAO NỘP HỒ SƠ
LƯU TRỮ HIỆN HÀNH
LƯU TRỮ HIỆN HÀNH
Điều 9 Luật Lưu trữ
Điều 9 Luật Lưu trữ
,
,
trách nhiệm lập hồ sơ được
trách nhiệm lập hồ sơ được
qui định như sau:
qui định như sau:“
“
Người được giao giải quyết, theo dõi công việc
Người được giao giải quyết, theo dõi công việc
của cơ quan, tổ chức có trách nhiệm lập hồ sơ về
của cơ quan, tổ chức có trách nhiệm lập hồ sơ về
công việc được giao”.
công việc được giao”.

SƠ ĐỒ QUY TRÌNH LẬP HỒ SƠ
SƠ ĐỒ QUY TRÌNH LẬP HỒ SƠ
Người thực hiện Quá trình thực hiện Mô tả/ Biểu mẫu
- Cán bộ công chức, viên chức

sơ
sơ
Giao nộp hồ sơ vào
Giao nộp hồ sơ vào
lưu trữ cơ quan
lưu trữ cơ quan
Tổ chức khoa học
Tổ chức khoa học
và bảo quản tài liệu
và bảo quản tài liệu
LẬP HỒ SƠ NGUYÊN TẮC
LẬP HỒ SƠ NGUYÊN TẮCVí dụ: Tập Nghị định của Chính phủ quy định về tiền
Ví dụ: Tập Nghị định của Chính phủ quy định về tiền
lương.
lương.
Hồ sơ nguyên tắc được lưu giữ tại các phòng, đơn vị
Hồ sơ nguyên tắc được lưu giữ tại các phòng, đơn vị
để quản lý và sử dụng.
để quản lý và sử dụng.

HỒ SƠ CÔNG VIỆC

Số và ký
hiệu HS
Tên đề mục và tiêu đề hồ sơ Thời hạn bảo quản Người lập hồ sơ
Ghi chú

(2) (3) (4) (5) (5)
DANH MỤC HỒ SƠ
Năm
Có 2 loại thời hạn:
1. Vĩnh viên
2. Có thời hạn: 5 năm, 10 năm, 20 năm…
Hiện đang căn cứ Thông tư 09/2011/TT-BNV
03/06/2011
Vĩnh viễn Nguyễn Văn A
Theo thời hiệu văn bản ‘”
Hồ sơ
nguyên tắc
5 năm Huỳnh Văn B
10 năm
CHI CỤC QUẢN LÝ ĐẤT ĐAI
I. PHÒNG ĐO ĐẠT BẢN ĐỒ
1. Dự án A
1.1 Đo đạt công trình A, tại địa điểm,…
01-QLĐĐ Giao đất cho Cty A xây chung cư A, tại…
02-QLĐĐ Tập lưu Nghị định Chính phủ
… II. PHÒNG B
1. Kế hoạch, báo cáo công tác quý, 6 tháng, 9 tháng
50-QLĐĐ Của cơ quan cấp trên
51-QLĐĐ Của cơ quan và đơn vị trực thuộc
…………………

mới ghi chính thức bằng bút mực.
mới ghi chính thức bằng bút mực.

Bước 2
Bước 2
:
:THU THẬP TÀI LIỆU ĐƯA VÀO HỒ SƠ
THU THẬP TÀI LIỆU ĐƯA VÀO HỒ SƠ
Công chức, viên chức có trách nhiệm lập hồ sơ
Công chức, viên chức có trách nhiệm lập hồ sơ
cần thu thập đầy đủ, đúng các văn bản, giấy tờ và các
cần thu thập đầy đủ, đúng các văn bản, giấy tờ và các
tư liệu có liên quan đến sự việc tương ứng như tiêu đề
tư liệu có liên quan đến sự việc tương ứng như tiêu đề
hồ sơ dự kiến ghi trên bìa hồ sơ.
hồ sơ dự kiến ghi trên bìa hồ sơ.

Bước 3:
Bước 3:SẮP XẾP VĂN BẢN, TÀI LIỆU TRONG
SẮP XẾP VĂN BẢN, TÀI LIỆU TRONG
HỒ SƠ
HỒ SƠ

Kiểm tra lại toàn bộ tài liệu trong hồ sơ, nếu còn thiếu thì sưu tầm,

hồ sơ.

CÁCH SẮP XẾP
CÁCH SẮP XẾP
VĂN BẢN, TÀI LIỆU TRONG HỒ SƠ
VĂN BẢN, TÀI LIỆU TRONG HỒ SƠ
Tuỳ theo từng loại hồ sơ mà chọn cách sắp xếp dưới đây cho phù
Tuỳ theo từng loại hồ sơ mà chọn cách sắp xếp dưới đây cho phù
hợp.
hợp.
Sau đây là một số cách sắp xếp :
Sau đây là một số cách sắp xếp :
Tài liệu sắp xếp theo thứ tự thời gian:
Tài liệu sắp xếp theo thứ tự thời gian:Tài liệu được sắp xếp theo số thứ tự văn bản:
Tài liệu được sắp xếp theo số thứ tự văn bản:Ví dụ:
Ví dụ:
dựng Khu chung cư B,…
Hồ sơ Thanh tra:
được sắp xếp theo trình tự diễn biến giải quyết
được sắp xếp theo trình tự diễn biến giải quyết
của sự việc.
của sự việc.
Ví dụ: Giải quyết đơn khiếu nại của các hộ dân phường X.
Ví dụ: Giải quyết đơn khiếu nại của các hộ dân phường X.
Hồ sơ Môi trường:
được sắp xếp theo trình tự diễn biến vụ việc
được sắp xếp theo trình tự diễn biến vụ việc
Ví dụ: Báo cáo ĐTM dự án Khai thác tận thu sa khoáng titan tại
Ví dụ: Báo cáo ĐTM dự án Khai thác tận thu sa khoáng titan tại
xã Mỹ Thành huyện Phù Mỹ, Bình Định.
xã Mỹ Thành huyện Phù Mỹ, Bình Định.
CÁCH SẮP XẾP
CÁCH SẮP XẾP
VĂN BẢN, TÀI LIỆU TRONG HỒ SƠ
VĂN BẢN, TÀI LIỆU TRONG HỒ SƠ

Bước 4:
Bước 4:
BIÊN MỤC HỒ SƠ
BIÊN MỤC HỒ SƠ
-
-
Đánh số tờ :
Đánh số tờ :
- Lập mục lục văn bản
- Lập mục lục văn bản

Ghi tờ số của
văn bản (văn
bản được thống
kê bắt đầu từ tờ
số mấy)
bản thảo,
bị rách, có
bút tích
…
…
…
…
Lưu ý:
Khi giao nộp hồ sơ lưu trữ có kèm theo file dữ liệu Mục lục văn bản này
.
- Viết chứng từ kết thúc
- Viết chứng từ kết thúc
:
:(Xem mẫu Phụ lục số 3)
(Xem mẫu Phụ lục số 3)
CHỨNG TỪ KẾT THÚC
CHỨNG TỪ KẾT THÚC
Đơn vị bảo quản này gồm có: .(1) ……. tờ
Đơn vị bảo quản này gồm có: .(1) ……. tờ

trạng vật lý của tài liệu: Tài liệu đánh máy, in rônêô hay viết ta`y, dây
trạng vật lý của tài liệu: Tài liệu đánh máy, in rônêô hay viết ta`y, dây
mực, chữ rõ hay mờ, bị rách, mối xông, chất lượng giấy tốt hay xấu.
mực, chữ rõ hay mờ, bị rách, mối xông, chất lượng giấy tốt hay xấu.Ghi địa danh,
Ghi địa danh,
ngày, tháng, năm hoàn chỉnh hồ sơ, người lập
ngày, tháng, năm hoàn chỉnh hồ sơ, người lập
hồ sơ, biên mục và viết chứng từ kết thúc, ghi
hồ sơ, biên mục và viết chứng từ kết thúc, ghi
rõ họ tên.
rõ họ tên.

-
-
Viết bìa hồ sơ
Viết bìa hồ sơ
:
:Hiện nay bìa hồ sơ được in theo mẫu thống
Hiện nay bìa hồ sơ được in theo mẫu thống
nhất do Cục Văn thư và Lưu trữ Nhà nước ban hành
nhất do Cục Văn thư và Lưu trữ Nhà nước ban hành
(1)
(2)
Ký hiệu thông tin: (3)

Do cán bộ của cơ quan lưu trữ ghi.
Tập lưu (quyết định, chỉ thị, công văn v.v ) - thời gian - tác
giả: áp dụng đối với các hồ sơ là tập lưu văn bản đi của cơ quan.
Ví dụ: Tập lưu công văn đến quý I năm 2013 của Sở TNMT
Hồ sơ - vấn đề - địa điểm - thời gian: áp dụng đối
với loại hồ sơ việc.
Vĩnh viễn hoặc số năm cụ thể
Trung tâm Công nghệ thông
tin
- Phụ lục XIII, Thông tư Số:
07/2012/TTBNV ;
- Phụ lục 04, Hướng dẫn của
Sở TNMT Bình Định
Ví dụ 1: Hồ sơ giao đất cho công ty A để quy hoạch xây dựng Khu
chung cư B, tại địa điểm ,tờ bản đồ số…. (Quyết định số:…).
Ví dụ 2:
Báo cáo ĐTM dự án Khai thác tận thu sa khoáng titan tại
xã Mỹ Thành huyện Phù Mỹ, Bình Định.

.
Ví dụ 3: Hồ sơ về việc nâng lương năm 2013 .
Các yếu tố thông tin cơ bản của tiêu đề hồ sơ thường gồm: tên
loại văn bản, tác giả, nội dung, địa điểm, thời gian. Trật tự các
yếu tố trên có thể thay đổi tuỳ theo từng loại hồ sơ. Dưới đây
là một số dạng tiêu đề hồ sơ tiêu biểu:
Giao đất cho công ty A để quy hoạch xây
dựng Khu chung cư B, tại địa điểm , tờ bản đồ
số…. (Quyết định số:…).

Bước 5:

Bước 6:
VIẾT VÀ DÁN NHÃN HỘP
VIẾT VÀ DÁN NHÃN HỘP(Phụ lục số 7)
(Phụ lục số 7)
( Bước này do cán bộ Lưu trữ thực hiện)
( Bước này do cán bộ Lưu trữ thực hiện)

THỜI HẠN NỘP LƯU
THỜI HẠN NỘP LƯU
Điều 11 Luật Lưu trữ số 01/2011/QH13 ngày 11 tháng
Điều 11 Luật Lưu trữ số 01/2011/QH13 ngày 11 tháng
11 năm 2011 quy định thời hạn nộp lưu tài liệu.
11 năm 2011 quy định thời hạn nộp lưu tài liệu.

THÀNH PHẦN HỒ SƠ, TÀI LIỆU
THÀNH PHẦN HỒ SƠ, TÀI LIỆU
GIAO NỘP
GIAO NỘP

Bao gồm toàn bộ hồ sơ, tài liệu có giá trị lưu trữ
Bao gồm toàn bộ hồ sơ, tài liệu có giá trị lưu trữ
hình thành trong quá trình theo dõi, giải quyết công
hình thành trong quá trình theo dõi, giải quyết công
việc thuộc trách nhiệm lập hồ sơ của đơn vị, cá nhân
việc thuộc trách nhiệm lập hồ sơ của đơn vị, cá nhân
đó.
đó.
(Xem mẫu Phụ lục số 5)
(Xem mẫu Phụ lục số 5)
MỤC LỤC HỒ SƠ TÀI LIỆU NỘP LƯU
STT
Số và ký hiệu
hồ sơ
Tiêu đề hồ sơ Ngày tháng bắt
đầu và kết thúc
Số lượng tờ Ghi chú
(1) (2) (3) (4) (5) (6)
giấy ẩm, mốc,
tài liệu có bút
tích
*
*
Mục lục này thống kê ĐVBQ; trong đó có ĐVBQ có thời hạn bảo quản
vĩnh viễn, ĐVBQ có thời hạn:…………
, ngày tháng năm 20
Người lập mục lục hồ sơ
(ký ghi rõ họ tên)
Lưu ý:
Khi giao nộp hồ sơ lưu trữ có kèm theo file dữ liệu Mục lục hồ sơ này
.
SỞ TÀI NGUYÊN VÀ MÔI TRƯỜNG CỘNG HÒA XÃ HỘI CHỦ NGHĨA VIỆT NAM
(cơ quan, đơn vị lập hồ sơ) Độc lập - Tự do – Hạnh phúc
Bình Định, ngày….tháng năm 201 Trách nhiệm của thủ trưởng cơ quan;
Trách nhiệm của thủ trưởng cơ quan;
Trách nhiệm của các phòng, đơn vị, cá nhân giao nộp
Trách nhiệm của các phòng, đơn vị, cá nhân giao nộp
hồ sơ;
hồ sơ;
Trách nhiệm của cơ quan lưu trữ;
Trách nhiệm của cơ quan lưu trữ;

Xin cảm ơn!