Công tác văn thư
Công tác văn thư
Công tác lưu trữ
Công tác lưu trữ

1. Khái niệm
Công tác văn thư là tất cả các công việc có liên quan đến
công văn giấy tờ, bắt đầu từ khi thảo văn bản (đối với công
văn đi) hoặc từ khi tiếp nhận (đối với công văn đến) đến khi
giải quyết xong công việc, lập hồ sơ và nộp lưu hồ sơ vào lưu
trữ cơ quan .
I. Công tác văn thư

2. Vị trí, tác dụng
a. Vị trí
Công tác văn thư là công tác quan trọng không thể thiếu
được trong hoạt động của tất cả các cơ quan.
Các cơ quan Đảng, Nhà nước, đoàn thể muốn thực hiện
chức năng, nhiệm vụ của mình đều cần phải dùng đến công
văn giấy tờ để phổ biến các chủ trương, chính sách, phản
ánh tình hình lên cấp trên, trao đổi, liên hệ, phối hợp công
tác, ghi lại những sự kiện, hiện tượng xảy ra trong hoạt
động hàng ngày.

b. Tác dụng
- Làm tốt công tác văn thư góp phần đẩy mạnh mọi hoạt
động của các cơ quan, giảm bớt tệ quan liêu giấy tờ
- Làm tốt công tác văn thư góp phần giữ gìn bí mật của

4. Hình thức tổ chức công tác văn thư
a. Văn thư tập trung: tất cả các công việc tiếp nhận, đăng
ký, chuyển giao và theo dõi thời hạn giải quyết công văn
đến; đánh máy, in; trình ký, đóng dấu, vào sổ và làm thủ
tục gửi công văn đi của cơ quan và các đơn vị trực thuộc
đều tập trung ở Văn phòng cơ quan.
b. Văn thư phân tán: các nội dung công việc trên được
tiến hành phân tán ở Văn phòng cơ quan và ở từng đơn
vị chuyên môn.
c. Văn thư hỗn hợp: kết hợp cả hai hình thức trên. Một
số công việc như đánh máy, in, nhận và gửi công văn
giấy tờ thì tập trung giải quyết ở Văn phòng cơ quan,
còn những việc khác vừa tiến hành ở Văn phòng cơ
quan, vừa ở các đơn vị chuyên môn.

5. Ứng dụng CNTT vào c/tác văn thư
5.1. Khái niệm
•
Ứng dụng CNTT vào c/tác văn thư là việc áp
dụng các công cụ tin học để soạn thảo văn
bản,
•
xây dựng CSDL phục vụ yêu cầu quản lý, xây
dựng văn bản đi, đến và tra tìm thông tin
trong các văn bản, tài liệu được nhanh chóng,
chính xác;
•
nâng cao năng suất, hiệu quả c/tác trong CQ,
tổ chức và tạo môi trường thuận lợi trao đổi
thông tin giữa các CQ thông qua mạng thông

1. Tài liệu lưu trữ
a. Khái niệm: Tài liệu lưu trữ là tài liệu có giá trị được lựa chọn
trong toàn bộ khối tài liệu hình thành trong quá trình hoạt động
của các cơ quan, đoàn thể, xí nghiệp và cá nhân được bảo quản
cố định trong các kho lưu trữ để khai thác phục vụ các mục đích
chính trị, kinh tế, văn hoá, khoa học, lịch sử của toàn xã hội.

b. Đặc điểm:
- Tài liệu lưu trữ chứa đựng những thông tin về quá
khứ.
- Tài liệu lưu trữ là bản gốc, bản chính, bản sao của các
văn bản.
- Tài liệu lưu trữ do Đảng, Nhà nước thống nhất quản
lý, được bảo quản, nghiên cứu và sử dụng theo những
qui định chặt chẽ, thống nhất của Đảng, Nhà nước.

c. Loại hình:
- Tài liệu hành chính.
- Tài liệu khoa học kỹ thuật.
- Tài liệu ảnh, phim điện ảnh, ghi âm và ghi hình.
- Tài liệu điện tử (tài liệu đọc bằng máy)

d. ý nghĩa của tài liệu lưu trữ
* ý nghĩa chính trị: Tài liệu lưu trữ mang tính chất giai
cấp rõ rệt, bất kỳ thời đại nào, các giai cấp đều sử dụng tài
liệu lưu trữ để bảo vệ quyền lợi giai cấp mình.
* ý nghĩa kinh tế: Tài liệu lưu trữ có ý nghĩa kinh tế to
lớn; nội dung tài liệu phản ánh tình hình kinh tế chung,
tình hình phát triển của từng ngành. Việc nghiên cứu, sử
dụng triệt để tài liệu lưu trữ sẽ mang lại lợi ích to lớn cho

Việt nam vào bảo quản trong mạng lưới kho lưu trữ cấp uỷ
Đảng từ TW đến huyện, quận, thị và đặt dưới sự quản lý
thống nhất của Cục Lưu trữ Văn phòng TW Đảng.
- Tập trung toàn bộ tài liệu phông lưu trữ quốc gia vào bảo
quản trong mạng lưới các trung tâm lưu trữ, các phòng,
kho lưu trữ từ TW đến địa phương và đặt dưới sự quản lý
thống nhất của Cục Lưu trữ Nhà nước.

* Quản lý việc chỉ đạo, hướng dẫn nghiệp vụ
Việc quản lý chỉ đạo, hướng dẫn nghiệp vụ được phân
cấp như sau:
- ở các cơ quan Đảng do Cục Lưu trữ Văn phòng TW
Đảng.
- ở các cơ quan Nhà nước do Cục Lưu trữ Nhà nước.

III. Tính chất và mối quan hệ giữa công tác văn thư và
công tác lưu trữ
1. Tính chất của công tác văn thư và công tác lưu trữ
a. Tính chất cơ mật: Tài liệu chứa đựng nhiều bí mật của
Đảng, Nhà nước, của ngành, của cơ quan, đòi hỏi công tác
văn thư, lưu trữ phải tuân theo những nguyên tắc, chế độ, thủ
tục chặt chẽ; cán bộ làm công tác văn thư, lưu trữ phải luôn
luôn nêu cao tinh thần trách nhiệm, cảnh giác cách mạng, ý
thức tổ chức kỷ luật, chấp hành nghiêm chỉnh các quy chế về
bảo vệ tài liệu.
b. Tính chất khoa học: Tài liệu chứa đựng một khối lượng
thông tin rất lớn, để tổ chức sử dụng có hiệu quả, đòi hỏi các
khâu nghiệp vụ văn thư và lưu trữ phải được tiến hành theo
phương pháp khoa học và có hệ thống lý luận riêng.


1. Thảo luận những vấn đề liên quan đến khái
niệm tài liệu lưu trữ
- Phân biệt tài liệu lưu trữ và các loại tài liệu khác
- Phân tích ý nghĩa của tài liệu lưu trữ
2. Tính chất cơ mật của tài liệu lưu trữ,
3. Những vấn đề liên quan đến tổ chức bộ phận
làm công tác lưu trữ và bố trí nhân sự làm công tác
lưu trữ trong các cơ quan hiện nay.

TÀI LIỆU THAM KHẢO
1. Giáo trình “Nghiệp vụ văn thư cơ bản” Sở
giáo dục Hà Nội, H., 2007
2. Giáo trình “Nghiệp vụ Lưu trữ cơ bản”- Sở
giáo dục Hà Nội, H., 2007
3. Các tập bài giảng về “Lưu trữ tài liệu khoa
học kỹ thuật”;- Cục Văn thư và lưu trữ nhà
nước - 2008
4. Pháp lệnh Lưu trữ quốc gia 2001 & Nghị định
số 111/2004/CP
5. Các văn bản của Đảng và Nhà nước ban
hành về công tác Lưu trữ