1
QUẢN LÝ VĂN BẢN ĐI ĐẾN
VÀ QUẢN LÝ, SỬ DỤNG CON DẤU
TS. GVC.
TS. GVC.
NguyÔn LÖ Nhung
NguyÔn LÖ Nhung
2
I. QUẢN LÝ VĂN BẢN
1.1. Khái niệm, yêu cầu
1.1.1. Khái niệm
- Văn bản đến là toàn bộ các văn bản do cơ quan nhận được.
- Văn bản đi là toàn bộ các văn bản do cơ quan gửi đi.
- Văn bản nội bộ là toàn bộ các văn bản do cơ quan ban
hành để sử dụng trong nội bộ cơ quan.
- Quản lý văn bản là áp dụng các biện pháp nghiệp vụ nhằm
tiếp nhận, chuyển giao nhanh chóng, kịp thời, đảm bảo an
toàn văn bản hình thành trong hoạt động hàng ngày của cơ
quan, tổ chức.
3
1.1.2. Yêu cầu
- Thống nhất việc tiếp nhận, phát hành, lưu giữ văn bản đi, đến ở
bộ phận văn thư cơ quan.
- Hợp lý hóa quá trình luân chuyển văn bản đi, đến; theo dõi chặt
chẽ việc giải quyết văn bản, đảm bảo kịp thời, nhanh chóng,
không để sót việc, chậm việc.
- Quản lý văn bản chặt chẽ, bảo đảm giữ gìn bí mật thông tin tài
liệu; bảo quản sạch sẽ và thu hồi đầy đủ, đúng hạn các văn bản
có quy định thu hồi.
- Phục vụ kịp thời các yêu cầu khai thác, sử dụng tài liệu.
- Lập hồ sơ và nộp lưu hồ sơ, sổ sách văn thư vào lưu trữ hiện

chuyển văn bản đến và có ký nhận rõ ràng

1.2.4. Giải quyết và theo dõi, đôn đốc việc giải
quyết văn bản đến
Giải quyết văn bản đến
Theo dõi, kiểm tra, đôn đốc giải quyết văn bản đến
7
1.2. Quản lý văn bản đi
1.2.1. Đánh máy và nhân sao văn bản
1.2.2. Trình ký, đóng dấu văn bản đi
1.2.3. Đăng ký văn bản đi
1.2.4. Làm thủ tục gửi văn bản đi
1.2.5. Lưu văn bản đi và theo dõi, kiểm tra, thu hồi văn bản đi
8
1.2.1. Đánh máy và
nhân sao văn bản
Bản gốc văn bản được duyệt để in (nhân bản), phát hành
phải bảo đảm đầy đủ các thành phần thể thức theo quy
định và có chữ ký duyệt của người ký văn bản.
Các bản thảo cần đánh máy phải có chữ ký của người
phụ trách đơn vị có bản thảo. Người đưa bản thảo đến
đánh máy, in cần nêu rõ yêu cầu về số lượng bản và thời
gian hoàn thành, yêu cầu về cách trình bày.
Chánh văn phòng hoặc trưởng phòng hành chính chịu
trách nhiệm hoàn chỉnh thể thức văn bản trước khi đưa
đánh máy.
Khi giao nhận văn bản đánh máy cần đăng ký vào sổ rõ
ràng theo từng năm
9
1.2.2. Trình ký, đóng dấu văn bản đi

tiếp của người ký văn bản).
Đối với các thể loại văn bản quan trọng như nghị quyết,
quyết định, chỉ thị và những văn bản cần lập hồ sơ đại hội,
hội nghị, vấn đề, vụ việc lưu hai bản.
Bản gốc những loại văn bản quan trọng và các bản có bút
tích sửa chữa về nội dung của lãnh đạo cơ quan cần lưu
kèm bản chính. Bản gốc những văn bản khác lưu lại 1 năm
cùng bản chính để đối chiếu khi cần thiết.
Văn thư có trách nhiệm lập hồ sơ các tập lưu văn bản đi
theo tên gọi và phục vụ kịp thời các yêu cầu khai thác, sử
dụng tài liệu.
13
2. Quản lý và sử dụng con dấu
2.1. Các loại con dấu: dấu cơ quan, tổ chức và dấu các đơn vị trực
thuộc cơ quan (nếu có); ngoài ra còn có các loại dấu chỉ mức độ
khẩn, mức độ mật, dấu đến; dấu chức danh cán bộ; dấu họ và tên
người có thẩm quyền ký văn bản; dấu của tổ chức Đảng và các
đoàn thể trong cơ quan
2.2. Quản lý và sử dụng con dấu
- Trách nhiệm quản lý, kiểm tra việc bảo quản và sử dụng con dấu.
Mỗi cơ quan chỉ được sử dụng một con dấu
Con dấu của cơ quan phải được bảo quản ở trụ sở cơ quan và giao
cho một cán bộ văn thư có trách nhiệm và có trình độ chuyên môn
giữ và đóng dấu.
14
2.3. Đóng dấu
- Dấu đóng phải rõ ràng, ngay ngắn, đúng chiều và dùng
đúng mực dấu quy định.
- Khi đóng dấu lên chữ ký thì dấu đóng phải trùm lên
khoảng 1/3 chữ ký về phía bên trái.