Cải thiện quá trình ra quyết định của nhóm
Các công ty lớn khi xây dựng những sản phẩm mới đều dựa trên dữ liệu đã có và
tuân theo một quy trình xác định. Nhưng liệu những nhóm nhỏ hơn khi xây dựng
sản phẩm mới cũng làm như vậy?

"Câu trả lời thực sự là không", Paul, một nhân viên phát triển sản phẩm tại công ty
thiết bị y tế US đã nói như vậy. "Nhóm chúng tôi không nghĩ nhiều về quy trình ra
quyết định. Tôi cũng không biết chính xác cách tiếp cận nhóm đối với vấn đề sẽ
phải như thế nào, mặc dù ngay tại những bước đầu tiên, chúng tôi đã phải tìm một
cách truyền thông tốt hơn".
Paul là một trong số những tình nguyện viên cho nghiên cứu về giáo dục quản lý
mang tên Babson của chúng tôi. Chúng tôi đã tiến hành nghiên cứu về các nhóm
phát triển sản phẩm tại 21 công ty khoa học và kỹ thuật và chỉ có 6 nhóm hoạt
động theo một cách có cấu trúc và hướng dữ liệu trong khi 18 nhóm cho rằng sự
thay đổi ở quy mô toàn tổ chức có tác dụng quan trọng hơn hai điều trên.
Tại sao lại có khoảng cách trong dòng dữ liệu giữa tổ chức và nhóm? Mặc dù phân
tích của chúng tôi còn rất cơ bản với số lượng mẫu nhỏ, nhưng cũng cho ra tối
thiểu 3 câu trả lời cho câu hỏi trên.
Nguyên nhân thứ nhất đến từ quan niệm "làm tới đâu tính tới đó". Ở những giai
đoạn đầu tiên các nhóm không thiết lập một quá trình và các tiêu chuẩn chung cho
việc ra quyết định. Thay vào đó họ tiếp cận thẳng vào vấn đề và cuối cùng thì các
ý kiên quy đồng về một số điểm. Tám trong số những người được phỏng vấn thể
hiện sự đồng ý với quan điểm này.
Theo một nhà phát triển phần mềm "quyết định ban đầu được đưa ra bởi rất nhiều
người hoặc bởi nhà quản lý chương trình". Nhưng giờ đây, chúng tôi đã sử dụng
một quy trình chung giúp chúng tôi có thể thống nhất. Mọi người giờ đều nói "đây
là kết quả", "đây là điều mà chúng ta đang nói về". Chúng tôi nắm rõ được mình
đang nói về điều gì, ai sẽ làm nó, khi nào họ làm và khi nào chúng tôi sẽ phải đưa
ra quyết định việc đó có được làm hay không.
Quan niệm này có nguồn gốc đến từ vấn đề lòng tin. Các nhóm mới tập hợp gồm
những lao động trí óc, những nhà khoa học, các kỹ sư vật liệu, thiết kế sản phẩm

11 người trong số những người được phỏng vấn cho biết họ thường cung cấp dữ
liệu của nhóm cho những người có quyền quyết định, thường là các quản lý cao
cấp, trưởng chương trình, hay một nhà khoa học cao cấp. Tuy nhiên, nhiều người
trong số họ băn khoăn về việc những thông tin họ cung cấp có được người ra
quyết định sử dụng hay không.
Không nhận được phản hồi, các thành viên nhóm sẽ tiếp tục băn khoăn về tính hữu
ích của những dữ liệu mà họ cung cấp, liệu nó có giúp tăng lợi nhuận hay năng
suất không? liệu nó có giúp công việc tiến triển không? Phê phán về sự thiếu kết
nối giữa nhóm và tổ chức, một nhà khoa học trong lĩnh vực hóa-sinh nhấn mạnh
"Tôi không thật sự tham gia vào quá trình ra quyết định ở mức cao, vì vậy tôi
không thể nói thay cho tổ chức". Không hề có một ý kiến nào ủng hộ cho sự thiếu
kết nối này.
Một nhà nghiên cứu dược phẩm chữa ung thư tin rằng công ty của bà đã vượt qua
sự thiếu kết nối này. Để ra quyết định, các cuộc họp được tổ chức hàng tuần giữa
các phòng và bộ phận khác nhau. Mặc dù chủ yếu quyết định đã được đưa ra bởi
lãnh đạo, nhưng những cuộc họp này đã "tạo ra thảo luận mở, khiến mọi người
thấy họ đã đóng góp như thế nào, ý kiến của họ đã tác động tới quyết định cuối
cùng như thế nào?"
Tuy nhiên, trường hợp tại công ty của bà là một ngoại lệ, ít nhất trong số những ví
dụ của chúng ta.
Một phương thức để vượt qua tình trạng thiếu dữ liệu và cấu trúc của các nhóm
phát triển sản phẩm là bỏ phiếu. Một vài người trả lời phỏng vấn cho biết họ đã
bắt đầu sử dụng việc bỏ phiếu điện tử để giải quyết một số vấn đề được mô tả ở
trên. Lấy ví dụ, một kĩ sư công nghệ đã nói với chúng rằng bỏ phiếu không chỉ để
mọi người hiểu cảm giác được tham gia vào nhóm, và cũng có chức năng đưa ra
quyết định".
Để đưa ra quyết định đúng thời hạn, nhóm cần bỏ phiếu, nhưng "nhóm không thể
bỏ phiếu khi chưa có đủ một lượng dữ liệu thích hợp nào đó được thu thập". Ông
cũng thừa nhận rằng có sự linh hoạt trong cách hiểu "thích hợp" là như thế nào ?
Bỏ phiếu cũng nhấn mạnh mối liên hệ giữa quá trình ra quyết định nhóm với quá