X©y dung hÖ thèng Qu¶n lý th viÖn
- 1 -
LỜI NÓI ĐẦU
Hiện nay cùng với sự phát triển của xã hội và nền kinh tế thị trường thì công
việc quản lý cũng ngày càng khó khăn và phức tạp. Công việc quản lý ngày càng
đóng góp một vai trò quan trọng trong các công việc của các cơ quan, công ty, xí
nghiệp. Việc áp dụng các thành tựu của khoa học kỹ thuật nói chung và thành tựu của
công nghệ thông tin nói riêng vào công tác quản lý đã không ngừng phát triển. Công
tác quản lý ngày càng được nhiều các cơ quan và đơn vị quan tâm nhưng quản lý thế
nào và quản lý làm sao cho đạt được hiệu quả cao nhất. Như nhanh? Bảo mật? Thân
thiện? Tất cả những yếu tố trên chúng ta đều có thể nhờ đến những thành tựu của
ngành công nghệ thông tin, đó là những phần mềm trợ giúp quản lý thay cho tệp hồ
sơ dày cộm, thay cho những ngăn tủ đựng hồ sơ chiếm nhiều diện tích và có thể ta
phải mất rất nhiều thời gian để lục lọi, tìm kiếm những thông tin cần phải thu thập
hay những dữ liệu quan trọng. Tất cả những điều bất tiện ở trên đều có thể được tích
hợp trong phần mềm - một sản phẩm của ngành tin học.
Xuất phát từ những nhu cầu thực tế ở trên các cơ quan, xí nghiệp đều thấy
không thể thiếu được hệ quản trị cơ sở dữ liệu trong việc phát triển và quản lý của
mình. Qua những phần mềm – chương trình quản lý này người sử dụng có thể truy
nhập thông tin một cách nhanh chóng, ngoài ra còn có thể tìm kiếm thông tin trong
một khoảng thời gian nhanh nhất có thể. Và nhờ chúng, người quản lý có thể sẽ tránh
được sự mất mát, sự hư hỏng thông tin khi phải lưu trữ một số lượng cơ sở dữ liệu
khổng lồ.
Ở bất cứ thời kỳ lịch sử nào, “thư viện” đều được coi là kho trí tuệ của loài
người. Nhu cầu sử dụng thư viện rất rộng rãi. Có lẽ, không có một lĩnh vực hoạt động
nào trong xã hội lại không cần đến thư viện.
Qui mô của thư viện gắn liền với sự phát triển của loài người, cùng với sự
phát triển xã hội và phân ngành sản xuất. Thư viện ngày càng đa dạng về nội dung và
lớn về số lượng. Ngày nay nhiều thư viện ngành đã có số lượng hàng vạn cuốn sách,
hàng trăm số báo và tạp chí và có số lượng lớn độc giả đến thư viện mượn và trả sách
Vũ Hải Yến K7C Giáo viên hướng dẫn: PGS. TS Đặng Minh Ất

- 4 -
I. NHU CẦU TIN HỌC HOÁ:
Hằng ngày, thư viện sẽ có rất nhiều bạn đọc mượn sách và trả sách hay có
những công tác quản lý về sách. Vì số lượng sách ở đây rất lớn do đó sẽ cần những
công tác về sách như: lưu trữ các thông tin về sách như phải sắp xếp sách theo môn
loại nào, số cá biệt bao nhiêu... ngoài ra để đảm bảo được công việc quản lý sách
được dễ dàng và thuận tiện không mất nhiều thời gian về việc tìm một cuốn sách thì
phải làm thế nào quản lý một cách có hiệu quả nhất.
Như đã nói ở trên, số lượng độc giả mượn sách và trả sách trong một ngày là
rất nhiều, vì vậy việc quản lý làm sao để độc giả mượn sách và tra cứu sách một
cách thuận lợi và nhanh chóng thì cũng cần được quan tâm chú ý.
Từ những nhu cầu trên, để quản lý thông tin về người đọc, về sách không
những cần phải có thông tin chính xác về những đối tượng trên mà cần phải có một
cơ chế quản lý thích hợp. Một trong những cách hiệu quả nhất đó là việc ứng dụng
những thành tựu của công nghệ tin học áp dụng cho công tác này. Công nghệ thông
tin đã đem lại cho chúng ta những khả năng to lớn cho việc lưu trữ và xử lý các
thông tin đặc biệt và phân chia các cấp quản lý sao cho có hiệu quả nhất. Do đó, cần
thiết để tự động hoá (hoặc bán tự động hoá) và hợp lý hoá những khâu nghiệp vụ
quan trọng trong công tác quản lý như: thống kê, tổng hợp, tìm kiếm, in ấn,...
Từ những lý do trên, công việc của chúng ta là phân tích thiết kế và xây dựng
hệ thống quản lý thư viện để khai thác hết được những ưu việt của kỹ thuật hiện đại
tiên tiến này.
II. KHẢ NĂNG ỨNG DỤNG TIN HỌC TRONG CÔNG TÁC THƯ VIỆN:
Để thực hiện tin học hoá công tác thư viện, người ta có thể thiết kế CSDL sau:
* CSDL sách chọn lọc theo chuyên đề: loại CSDL này nhằm giúp độc giả tìm
thông tin tương đối sâu vào từng cuốn sách theo một chủ đề nhất định. Muốn vậy,
các yếu tố tìm tin thường được mở rộng trên các biểu ghi nhập dữ liệu. Thí dụ các
biểu ghi áp dụng để biên mục cho các sách của thư viện hơn 15 mục (trường). Mức
độ tăng số trường để đảm bảo tìm tin sâu trong một cuốn sách phụ thuộc vào nhiều
yêu cầu tra cứu của các nhà quản lý và người sử dụng.

+ Thẻ đọc sách của thiếu nhi.
Vũ Hải Yến K7C Giáo viên hướng dẫn: PGS. TS Đặng Minh Ất
X©y dung hÖ thèng Qu¶n lý th viÖn
- 6 -
+ Thẻ đọc sách cho người lớn.
+ Thẻ mượn sách cho người lớn.
 Chú ý: Thẻ đọc của người lớn và thẻ mượn của người lớn đều có gía trị ở
phòng báo chí nhưng không có giá trị ở hai phòng khác nhau.
Từ những dữ liệu ở trên ta có thể thấy được hoạt động của thư viện như sau:
Trước hết, khi muốn đăng ký làm thẻ tại thư viện, người đăng ký làm thẻ phải
hoàn thành những thủ tục sau:
 Nếu đối tượng làm thẻ là thiếu nhi (học sinh cấp I và cấp II):
 Đơn xin làm thẻ thư viện do bố (mẹ) viết.
 Giấy khen (học sinh đó là học sinh khá và giỏi).
 Hai ảnh 3x4 (nếu đổi thẻ thì chỉ cần 1 ảnh)
 Hộ khẩu.
 Nếu đối tượng làm thẻ là sinh viên hoặc viên chức nhà nước hay cán bộ về
hưu:
 Giấy giới thiệu của cơ quan học tập hoặc đang công tác.
 Hộ khẩu (nếu đối tượng không có hộ khẩu thì phải có xác nhận của chính
quyền địa phương nơi người làm thẻ đang tạm trú).
 Hai ảnh 3x4 (nếu đổi thẻ thì chỉ cần một ảnh)
 Thẻ sinh viên nếu là sinh viên (hoặc giấy chứng minh nhân dân nếu đối
tượng làm thẻ là công chức nhà nước, nếu đối tượng làm thẻ là cán bộ về
hưu thì cần phải có thẻ hưu trí).
Sau khi đã hoàn tất các thủ tục trên, tuỳ theo đối tượng làm thẻ sẽ được đăng
ký làm thẻ thư viện. Căn cứ vào phiếu đăng ký làm thẻ mà người làm thẻ sẽ được
phát thẻ đọc hay thẻ mượn
+ Thẻ đọc sách được phép mượn sách đọc tại phòng đọc của thư viện và đến
cuối giờ phải hoàn trả sách lại cho thư viện và thẻ này cũng có giá trị tại phòng báo

Vũ Hải Yến K7C Giáo viên hướng dẫn: PGS. TS Đặng Minh Ất
X©y dung hÖ thèng Qu¶n lý th viÖn
- 8 -
1. Danh sách các yêu cầu
1.1. Lập thẻ độc giả
1.2. Cập nhật thông tin độc giả
1.3. Hủy thẻ độc giả
1.4. Nhập sách
1.5. Hủy sách
1.6. Tra cứu sách
1.7. Lập phiếu mượn sách
1.8. Nhận trả sách
2. Bảng trách nhiệm các yêu cầu
Stt Nghiệp
Vụ
Người dùng Phần mềm Ghi chú
1 Lập thẻ
độc giả
Cung cấp
thông tin về
độc giả
Kiểm tra quy
định và lưu trữ
Cho phép huỷ
cập nhật lại hồ
sơ, có thể thay
đổi quy định
tuổi
2 Cập nhật
thông tin

thiết về sách
cần lưu
Kiểm tra thời
hạn sách và
lưu
Có thể thay
đổi quy định
về hạn sách
5 Hủy sách Chọn sách đã
hết hạn để hủy
Hủy những
sách đã quá
hạn cho phép
Có thể thay
đổi
6 Tra cứu
sách
Nhập vào
những từ khóa
cần tra
Tra cứu theo
yêu cầu
Hiển thị những
thông tin lọc
được
7 Lập phiếu
mượn
sách
Chọn độc giả
và những sách

Tạo mã số
Chọn và nhập những thông tin cần thiết
Lưu vào CSDL
Xuất dữ liệu lên lưới (để có thể thay đổi)
Thêm tiếp hoặc trở ra
Tạo mã số
Chọn và nhập những thông tin cần thiết
Lưu vào CSDL
Xuất dữ liệu lên lưới (để có thể thay đổi)
Thêm tiếp hoặc trở ra
Chọn độc giả cần lập thẻ
Những thông tin về độc giả sẽ được hiển thị
Nếu chưa lập thẻ thì sẽ hiện nút Lưu để lập,
ngược lại có thể xóa.
Chọn những chức năng cần
Nhận sách
TT độc giả
Lập thẻ
X©y dung hÖ thèng Qu¶n lý th viÖn
- 10 -
4. Thiết kế phần mềm
Vũ Hải Yến K7C Giáo viên hướng dẫn: PGS. TS Đặng Minh Ất
MH Chính
MH Quy định
MH Đăng nhập
MH Mượn trả sách
MH Lập thẻ
MH Tra
cứu
MH Độc giả

MH Quy định
MH DMSách
Xóa, Sửa Tra cứuNhận sách
MH DMĐộcgiả
Xóa, Sửa Tra cứu
Thêm độc giả
X©y dung hÖ thèng Qu¶n lý th viÖn
- 12 -
Vũ Hải Yến K7C Giáo viên hướng dẫn: PGS. TS Đặng Minh Ất
DM độc giả
MH Trả sách
Trả sách
DM độc giả
MH Mượn sách
Mượn sách
MH Lập thẻ
DM Độc giả
Lập thẻ độc giả
MH Mượn trả sách
MH mượn sách
MH trả sách
X©y dung hÖ thèng Qu¶n lý th viÖn
- 13 -
Vũ Hải Yến K7C Giáo viên hướng dẫn: PGS. TS Đặng Minh Ất
Danh sách sách
mượn sách
Chi tiết mượn sách
thẻ thư viện
loại độc giả
Danh sách độc giả

thẻ độc giả
BM2 Chỉ cập
nhật địa chỉ
và email
3 Huỷ thẻ
độc giả
BM3
4 Nhận sách BM4 QĐ4
5 Huỷ sách BM5
6 Tra cứu
sách
BM6A,
BM6B,
Vũ Hải Yến K7C Giáo viên hướng dẫn: PGS. TS Đặng Minh Ất
X©y dung hÖ thèng Qu¶n lý th viÖn
- 16 -
BM6C
7 Lập phiếu
mượn sách
BM7 QĐ7
8 Nhận trả
sách
BM8
1.2. Danh sách các biểu mẫu và các qui định
1.2.1 Biểu mẫu 1 và qui định 1
BM1 Lập thẻ độc giả
Loại thẻ độc giả :
……………………
Họ tên :
……………………………...

………………………………
Ví dụ :
BM2 Cập nhật thông tin thẻ độc giả
Mã thẻ : MT00123
Địa chỉ : 228 Phương Liên -
Đống Đa – Hà Nội
Email : vhyen2111
@yahoo.com.vn
1.2.3 Biểu mẫu 3
BM3 Huỷ thẻ độc giả
Mã thẻ :
……………………………..
Ví dụ :
Vũ Hải Yến K7C Giáo viên hướng dẫn: PGS. TS Đặng Minh Ất
X©y dung hÖ thèng Qu¶n lý th viÖn
- 18 -
BM3 Huỷ thẻ độc giả
Mã thẻ : MT00123
1.2.4 Biểu mẫu 4 và qui định 4
BM4 Nhận sách
Tên sách :
…………………………...
Thể loại :
……………………………
Tác giả :
……………………………..
Nhà xuất bản :
………………………
Năm xuất bản :
……………………...

BM6A Tra cứu sách (theo tên sách)
Tên sách : Lập trình Visual
Foxpro
BM6B Tra cứu sách (theo thể loại)
Thể loại :
……………………………
Ví dụ :
BM6B Tra cứu sách (theo thể loại)
Thể loại : A
Vũ Hải Yến K7C Giáo viên hướng dẫn: PGS. TS Đặng Minh Ất
X©y dung hÖ thèng Qu¶n lý th viÖn
- 20 -
BM6C Tra cứu sách (kết quả)
Danh sách sách
STT Tên sách Thể loại Tác giả
Ví dụ :
BM6C Tra cứu sách (kết quả)
Danh sách sách
STT Tên sách Thể loại Tác giả
1 Lập trình
Visual Foxpro
A Nguyễn Ngọc
Minh
1.2.7 Biểu mẫu 7 và qui định 7
BM7 Lập phiếu mượn sách
Mã thẻ :
……………………………..
Họ tên :
……………………………...
Ngày mượn :

……………………………
Ví dụ :
BM8 Nhận trả sách
Mã phiếu : MP0056 Mã sách : MS0078
1.3. Bảng trách nhiệm
Bảng trách nhiệm
STT Yêu cầu Người
dùng
Phần mềm Ghi chú
1 Lập thẻ độc
giả
Cung cấp
thông tin
theo BM1
Kiểm tra
QĐ1 và ghi
thông tin
2 Cập nhật
thông tin
thẻ độc giả
Cung cấp
thông tin
theo BM2
Ghi thông
tin
3 Huỷ thẻ Cung cấp Ghi thông
Vũ Hải Yến K7C Giáo viên hướng dẫn: PGS. TS Đặng Minh Ất
X©y dung hÖ thèng Qu¶n lý th viÖn
- 22 -
độc giả thông tin

QĐ7 và ghi
thông tin
8 Nhận trả
sách
Cung cấp
thông tin
theo BM8
Ghi thông
tin
2. Yêu cầu tiến hoá
2.1. Danh sách các yêu cầu
STT Yêu cầu Biểu mẫu Qui định Ghi chú
1 Cập nhật
qui định lập
thẻ độc giả
BM9
Vũ Hải Yến K7C Giáo viên hướng dẫn: PGS. TS Đặng Minh Ất
X©y dung hÖ thèng Qu¶n lý th viÖn
- 23 -
2 Cập nhật
qui định
nhận sách
BM10
3 Cập nhật
qui định lập
phiếu mượn
sách
BM11
2.2. Danh sách các biểu mẫu
2.2.1 Biểu mẫu 9

Danh sách các thể loại sách
STT Thể loại sách
1 A
2 B
3 C
4 D
2.2.3 Biểu mẫu 11
BM11 Cập nhật qui định lập phiếu mượn sách
Số lượng sách tối đa được mượn
: ….
Thời gian mượn tối đa (ngày) :
……..
Ví dụ :
BM11 Cập nhật qui định lập phiếu mượn sách
Số lượng sách tối đa được mượn
: 7
Thời gian mượn tối đa (ngày): 6
Vũ Hải Yến K7C Giáo viên hướng dẫn: PGS. TS Đặng Minh Ất
X©y dung hÖ thèng Qu¶n lý th viÖn
- 25 -
2.3. Bảng trách nhiệm
Bảng trách nhiệm
STT Yêu cầu Người
dùng
Phần mềm Ghi chú
1 Cập nhật
qui định
lập thẻ độc
giả
Cung cấp

BM1 Lập thẻ độc giả
Loại thẻ độc giả :
……………………
Họ tên : Ngày sinh :
Vũ Hải Yến K7C Giáo viên hướng dẫn: PGS. TS Đặng Minh Ất

Trích đoạn KHẢO SÁT NGHIỆP VỤ QUẢN LÝ LỰA CHỌN MÔI TRƯỜNG CÀI ĐẶT

---