Project: Quản lý cửa hàng bán hàng cỡ nhỏ
Ngày bắt đầu: 21/02/2008 Ngày kết thúc: 04/03/2008
Nhóm thực hiện: Bùi Xuân Thọ
Hoàng Văn Trung
Dương Đức Cường
Vũ Quang
I. Đặt vấn đề
Mục tiêu khảo sát: khảo sát một cửa hàng bán hàng cỡ nhỏ hoặc trung bình.
I Hiện trạng tại cửa hàng
- Nhập:
 Nguồn hàng nhập về của cửa hàng chủ yếu qua 2 mối chính là:
• Nhập hàng trực tiếp từ công ty hay xí nghiệp sản xuất ra sản phẩm cửa hàng cần(có
hóa đơn chứng từ ban giao hàng hóa, tiền và các giấy tờ đi kèm sản phẩm khác đầy
đủ)
• Nhập hàng gián tiếp thông qua các người giao hàng(đa phần không có hóa đơn giao
hàng,tiền và các giấy tờ khác dựa trên lòng tin giữa cửa hàng và người giao hàng là
chính) các thông tin giao hàng chỉ được lưu trong một giấy tờ đơn giản gồm các
thông tin chính như tên hàng, số lượng, đơn giá, tổng giá trị.
 Mục tiêu hàng nhập:
• Các mặt hàng được tiêu thu mạnh trong kỳ(theo tháng).
• Các mặt hàng hợp thị hiếu.
• Từ các nguồn nhập có giá thành nhập thấp.
• Các mặt hàng của các cơ sở sản xuất hay người giao hàng có lượng sản phẩm lỗi
ít.
 Các yếu tố của sản phẩm được chủ cửa hàng kiểm tra là:
• Số lượng của sản phẩm.
• Chất lượng của sản phẩm.
• Loại sản phẩm.
• Giá thành của các sản phẩm và cập nhật sự thay đổi về giá nhập.
• Xem xét các thông số kỹ thuật.
• Các giấy tờ đi kèm của sản phẩm.

• Các yêu cầu của khách hàng về các loại sản phẩm.
• Các mặt hàng hợp thị hiếu.
• Tổng hợp các khách hàng quen của cửa hàng.
II. Ưu, nhược điểm của phương thức hoạt động cũ của cửa hàng
- Ưu điểm:
• Cửa hàng hoạt động nhanh tích cực trong các hoạt động nhập, xuất hàng hóa.
• Các yếu tố được kiểm tra trong các yếu tố nhập, xuất, khách hàng, hay theo dõi hàng
khá đầy đủ.
• Do việc xuất, nhập hàng hóa đa phần đều dựa trên lòng tin tưởng giữa cửa hàng và
người giao hàng cũng như của cửa hàng và khách hàng nên việc nhập hay xuất hàng
khá đảm bảo.
• Các thông tin cơ bản về sản phẩm đều được lưu trong một gốc dữ liệu là sổ lưu theo
dõi hàng tiện trong việc tra cứu.
- Nhược điểm:
+ Nhập hàng
• Nhập hàng thông qua người giao hàng không có các giấy tờ cần thiết để chứng tỏ
hàng giao đảm bảo chất lượng, không có sự giàng buộc giữa cửa hàng và người giao
về việc chịu trách nhiệm về sản phẩm.
Trang 2
Project: Quản lý cửa hàng bán hàng cỡ nhỏ
Ngày bắt đầu: 21/02/2008 Ngày kết thúc: 04/03/2008
• Không lưu lại được các cơ sở sản xuất nào thường hay có hàng bị lỗi,một số các
thông tin khác về sản phẩm hay không được lưu lại nên việc tìm kiếm về các thông
tin này một số lúc gặp khó khăn.
• Các thông tin về sản phẩm thường thay đổi không có chuẩn quy định làm cho sổ theo
dõi hàng không có một chuẩn chung nên làm cho việc tra cứu trở nên khó khăn.
+ Xuất hàng
• Hàng hóa được bàn giao theo thể thức trao đổi trực tiếp không có hóa đơn này
thường không kiểm soát được mặt hàng nào là của cửa hàng mình bán ra, đặc điểm
của loại hàng mình bán cho khách hàng sẽ gây ảnh hưởng tới việc bảo hành hay các

• Loại hàng.
• Đơn vị.
• Số lượng.
• Giá nhập.
• Giá bán.
• Ghi chú.
Bảng mẫu danh sách 1.2
• Danh sách nhà cung cấp hàng được nhập vào gồm các thông tin sau:
• Tên nhà cung cấp.
• Địa chỉ.
• Số điện thoại.
Bảng mẫu danh sách 1.3
b. Nhập hàng:
• Nhập hàng từ nguồn cung cấp là người giao hàng hay là cơ sở sản xuất đều được
nhập vào một một khung quy định mang đầy đủ thông tin về sản phẩm đã nhập(theo
mẫu hóa đơn nhập( mẫu 2.1). Các thông tin điền vào đây được lấy từ danh sách hàng,
nhà cung cấp, và từ theo dõi hàng nếu có xuất hiện mặt hàng mới hay nhà cung cấp
sản phẩm mới thì các thông tin về sản phẩm và nhà cung cấp sẽ thêm vào theo danh
sách (bảng 1.2 và bảng 1.3).
• Các thông tin được nhập vào các bảng nói trên được lưu lại qua sổ theo dõi nhập
hàng định kỳ (bảng 2.2).
• Và sau khi nhập số lượng của từng mặt hàng sẽ được thay đổi trong sổ theo dõi hàng
bảng 4.0 thông tin hàng được lưu ở kho hàng nào đều được lưu trong bảng này thông
qua thông tin các kho của bảng kho bảng 4.1 .
c. Xuất hàng:
• Khi giao hàng nhân viên giao hàng sẽ điền đầy đủ thông tin về giao dịch vào hóa đơn
mẫu(bảng 3.1). Các thông tin về sản phẩm được tìm ở danh sách (bảng 1.2)để giới
thiệu cho khách hàng các thông tin về khách hàng mua hàng sẽ được tìm trong danh
sách khách (bảng 1.1) để có thể có các ưu đãi cần thiết. Nếu có xuất hiện khách hàng
mới thông tin về khách sẽ thêm vào theo danh sách (bảng 1.1).

V. Khảo sát
1. Môi trường
Bài toán quản lý cửa hàng bán hàng cỡ nhỏ này được vận hàng bởi chủ cửa hàng và nhân
viên bán hàng và trong môi trường bán hàng trực tiếp
VI. Cơ cấu tổ chức:
 Chủ cửa hàng.
 Nhân viên bán hàng.
VII. Chức năng nhiệm vụ của từng vị trí:
 Chủ cửa hàng:
 Chịu trách nhiệm kiểm kê hàng hóa nhập vào cả về số lượng, chất lượng kèm
theo các thông tin về sản phẩm nhập vào vì vậy người chủ cửa hàng sẽ tham gia
trực tiếp (thêm, sửa, xóa, tìm kiếm, thống kê )vào các thông tin của danh sách
nhập hàng
 Chịu trách nhiệm giám sát việc xuất hàng của cửa hàng người này sẽ kiểm tra
thông qua bảng thống kê các hóa đơn bán hàng trong thời gian định kỳ và có thể
thay đổi mọi thông tin.
 Kiểm tra các thông tin tổng hợp được để đề ra chiến lược phát triển.
Trang 5
Project: Quản lý cửa hàng bán hàng cỡ nhỏ
Ngày bắt đầu: 21/02/2008 Ngày kết thúc: 04/03/2008
 Chịu trách nhiệm trong việc nhập xuất sản phẩm ra và vào theo dõi hàng. Người
chủ cửa hàng này sẽ làm trực tiếp trên thông tin bảng theo dõi hàng bảng 4.0.
 Là người được xem và và thay đổi cũng như thêm mới mọi thông tin trên hệ
thống.
 Nhân viên bán hàng:
 Người này chỉ được phép tìm kiếm các thông tin về sản phẩm trong bảng theo dõi
hàng để biết thông tin trung về sản phẩm bán ra(số lượng, chất lượng, xuất sứ,
loại, mã hàng ).
 Các thông tin này sẽ được nhân viên bán hàng sử lý trực tiếp(thêm, sửa, xóa) trên
hóa đơn bán hàng (bảng 2.1)sau khi bàn giao sản phẩm thì có nhiệm vụ thêm vào

Sổ theo dõi hàng
Trang 6
Project: Quản lý cửa hàng bán hàng cỡ nhỏ
Ngày bắt đầu: 21/02/2008 Ngày kết thúc: 04/03/2008
(bảng 4.0)
2.Người giao hàng
lưu
Sổ nhập(bảng 2.2)
 Xuất hàng
1.Khách hàng
Lập hóa đơn bán(bảng 3.1)
sửa
Sổ theo dõi hàng
(bảng 4.0)

2.Biên lai thuế
lưu
Sổ xuất(bảng 3.2)
 Thống kê, báo cáo
1.Hóa đơn bán
2.Hóa đơn nhập
3.Sổ xuất Các danh sách thống kê
4.Sổ nhập
5.Sổ theo dõi hàng
3. Các biểu mẫu
3.1 Bảng biểu mẫu của nhập hàng
STT Tên khách Điện thoại Địa chỉ
Bảng 1.1: Bảng nhập danh sách khách hàng.
Mã hàng Tên hàng Loại Đơn vị Ghi chú
Bảng 1.2: Bảng nhập danh sách hàng.