Khảo sát hệ thống quản lý công tác mượn trả tại thư viện Đại học Bách Khoa Hà Nội
1
Luận văn
Khảo sát hệ thống quản lý công
tác mượn trả tại thư viện Đại
học Bách Khoa Hà Nội

Khảo sát hệ thống quản lý công tác mượn trả tại thư viện Đại học Bách Khoa Hà Nội
2

Lời nói đầu.
Ngày nay song song với quá trình phát triển khoa học công nghệ
và kỹ thuật thì ngành khoa học tính toán đã đóng vai trò quan
trọng,nó đã đạt được những thành tựu khoa học kỹ thuật rực rỡ với
những bước tiến nhảy vọt.Việc áp dụng các công nghệ khoa học kỹ
thuật vào lĩnh vực đời sống của con người ngày càng tăng và không
ngừng can thiệp vào hầu hết các công việc trong đời sống. Công nghệ
thông tin là một trong những ngành khoa học đó. Đi đôi với sự phát
triển của công nghệ chế tạo các thiết bị máy tính thì việc các sản
phẩm phần mềm ứng dụng ra đời có tính chất quyết định đối với việc
áp dụng ngành khoa học này.
Trên thế giới cũng như ở Việt Nam ,công nghệ thông tin đã trở
thành một ngành công nghiệp mũi nhọn, nó là một ngành khoa học kỹ
thuật không thể thiếu trong việc áp dụng vào các hoạt động xã hội
như: Quản lý ,kinh tế ,thông tin
ở nước ta hiện nay ,việc áp dụng vi tính hoá trong việc quản lý tại
các cơ quan,xí nghiệp đang rất phổ biến và trở nên cấp thiết. Nhưng

Năm 1944 đánh dấu sự ra đời của chiếc máy tính – thành tựu
đáng kể nhất của con người trong thế kỷ 20 –và theo sau nó là những
tiến bộ không ngừng của ngành Tin học. Ngày nay, chúng ta có thể
thấy máy tính có mặt ở khắp mọi nơi: trong ngân hàng, trong các siêu
thị, các sân bay hay các công sở, trường học ; mọi lĩnh vực từ quản
lý, điều khiển học, trợ giúp tính toán, đến giải trí. Tuy nhiên hiệu
quả của máy tính chỉ thực sự được khai thác triệt để khi nó được
nâng lên tới mức công nghệ. Công nghệ thông tin là ngành công
nghệ mới kết hợp máy tính với những thành tựu của ngành như Điện
tử viễn thông, Toán học, Công nghệ vật liệu, ngôn ngữ học …Đã có
nhiều ý kiến đưa ra định nghĩa về Công nghệ thông tin và các chức
năng của ngành này, nhưng cũng như bất kỳ ngành công nghệ nào.
Công nghệ thông tin phải đảm bảo một nhiệm vụ cuối cùng là phục
vụ những mục đích của con người, khiến những công việc năng nhọc,
khó khăn nguy hiểm hay nhàm chán và tốn nhiều thời gian trở nên
nhanh gọn, nhẹ nhàng hơn và có độ chính xác cao hơn.
Quản lý một công việc quan trọng không thể thiếu trong bất kỳ
một tổ chức hay cộng đồng nào, trước kia việc quản lý chỉ thực hiện
bằng sổ sách giấy tờ, như vậy rất tốn công sức và thời gian, hơn nữa
hiệu quả công việc lại không cao, vì vậy việc đưa tin học vào quản lý
là rất cần thiết và đáng quan tâm. Ngày nay các bài toán quản lý như

Khảo sát hệ thống quản lý công tác mượn trả tại thư viện Đại học Bách Khoa Hà Nội
5

quản lý nhân sự, quản lý hàng hoá, quản lý công văn… đã là một
mảng đề tài quen thuộc, các công cụ trợ giúp quản lý gồm ngôn ngữ
lập trình và hệ quản trị cơ sở dữ liệu từ cổ điển như Foxpro, dBASE
đến các công cụ phổ biến hiện nay như SQL Server , Visual Basic
hay thậm chí là Excell đều đã được xem xét sử dụng tuỳ theo phạm vi

qua mạng, vì thế mạng phải đảm bảo tính an toàn cao, yêu cầu này chỉ
được thực hiện tốt khi có đủ điều kiện kỹ thuật và chuyên môn: một
mạng máy tính với máy chủ mạnh, đường truyền tốt và trình độ quản
trị cao; bản thân những người làm công tác quản lý cũng cần có kiến
thức nhất định về tin học. Tuy nhiên với một nước mà điều kiện vật
chất còn nghèo nàn, trình độ khoa học kỹ thuật chưa cao như Việt
Nam, những yêu cầu trên chưa thể cùng lúc đáp ứng. Chương trình cần
phù hợp với điều kiện hiện thời, đồng thời cho phép nhiều người dùng
ở những trình độ khác nhau có thể sử dụng nó. Mặt khác, hệ thống với
tính công khai càng lớn, tức là càng cho phép nhiều người sử dụng thì
khả năng thâm nhập của những “cracker” –kẻ phá hoại thông tin –
càng cao; lúc này nhiệm vụ của bảo mật thông tin không chỉ đơn giản
như trong các hệ tập trung trước đây là ngăn chặn những truy cập bất
hợp pháp vào một máy trung tâm tính toán và lưu trữ dữ liệu mà nó
phải ngăn không cho thông tin bị sửa đổi trái phép trong khi vẫn đảm
bảo cho những người sử dụng khác truy cập một cách thuận tiện nhất.
Trong bài này, tôi chọn thư viện trường đaị học Bách Khoa Hà Nội - là
nơi đang học tập và nghiên cứu để áp dụng cho bài phân tích và thiết
kế này.

Khảo sát hệ thống quản lý công tác mượn trả tại thư viện Đại học Bách Khoa Hà Nội
7

Trung tâm thư viện của đại học Bách Khoa Hà Nội hàng ngày vẫn
phải đáp ứng một nhu cầu lớn về đọc và mượn sách của cán bộ và sinh
viên trong trường .Mỗi ngày có hàng trăm bạn đọc đến đọc sách và
mượn sách ở thư viện cho nên yêu cầu về việc tra cứu sách sao cho
nhanh và chính xác được đặt ra đối với trung tâm thư viện và đối với
những nhà quản lý. Một nhu cầu đặt ra là làm thế nào để hệ thống
quản lý thư viện hoạt động có hiệu quả, đáp ứng nhu cầu của bạn đọc

kiệu của thư viện ngày càng phong phú và đa dạng và được cập nhật
thường xuyên.
1.2 Cán bộ thư viện.

Khảo sát hệ thống quản lý công tác mượn trả tại thư viện Đại học Bách Khoa Hà Nội
9

Cán bộ thư viện là cầu nối giữa tài liệu của thư viện và độc giả,và là
ngườ chịu trách nhiệm thống kê và bảo quản tất cả mọi tài sản của
thư viện .Cán bộ thư viện nhận tài liệu vào thư viện ,xuất tài liệu
khỏi thư viện ,cho độ giả mượn tài liệu, nhận tài liệu về tư độc giảvà
liên tục kiểm tra sắp xếp tài liệu của thư viện theo một trật tự nhất
định.Cán bộ thư viện có mối quan hệ mật thiết với bạn đọc cũng như
đối với các thành phần khác của thư viện ,họ tuyên truyền giới thiệu
hướng dẫn người đọc nhưngx tài liệu phù hợp với độc giả và tạo ra
những dịch vụ phù hợp với tài liệu đó.
1.3 Người sử dụng
Thư viện chỉ trở thành thư viện khi xuất hiện bạn đọc .Bạn đọc đưa
toàn bộ các mối quan hệ ràng buộc nhau .Nói cách khác bạn đọc là
người trung gian giữa các yếu tố khác của thư viện.Phục vụ bạn đọc
là mục tiêu cơ bản của các thư viện .Càng phục vụ được nhiều bạn
đọc thì thư viện ngày càng củng cố được uy tín của mình,và ngày
càng khẳng định được vai trò của mình đối với sự phát triển của xã
hội.
2 -Chức năng của thư viện
Trong thời gian gần đây gắn liền với sự lớn mạnh của ngàng thư
viện chức năng của thư viên được cải thiện một cách đáng kế .Tôi
xin nêu ra một số chức năng cơ bản như:
Chức năng Giáo dục.
Chức năng thông tin.

Vốn sách của thư viện công cộng bao gồm mọi ngành mọi lĩnh vực.
Phục vụ cho mọi đối tượng
Định hướng vốn tài liệu và toàn bộ công việc lên nhu cầu của cả vùng.

4-Khảo sát và tìm hiểu nghiệp vụ thư viện tại thư viện trường đại
học Bách Khoa Hà Nội
Trong bước đầu của việc phân tích nghiệp vụ tôi tiến hành khảo sát
tại thư vịên trường đại học Bách Khoa Hà Nội
Trong quá trình khảo sát tôi thu thập được các thông tin về nghiệp vụ
và các quy trình xử lý nghiệp vụ trong thư viện qua công tác nhập tài
liệu vào thư viện,xuất tài liệu ra khỏi thư viện,thực hiện thủ tục mượn
và trả tài liệu của độc giả,và tất cả nghiệp vụ xảy ra hàng ngày tại thư
viện
Xét thủ tục nhập tài liệu vào thư viện
Trước hết phải thông qua khâu thống kê xem loại tài liệu nào cần phải
nhập vào thư viện và số lượng là bao nhiêu thì phù hợp
Tài liệu nhập vào thư viện có thể thuộc vào các dạng sau:

Khảo sát hệ thống quản lý công tác mượn trả tại thư viện Đại học Bách Khoa Hà Nội
12

Tài liệu chép tay.
Sách ấn phẩm
Các đồ án,công trình nghiên cứu
Các loại tạp chí,
Các loại tài liệu không phảI ấn phẩm như băng đĩa ,các tệp văn bản ,cơ
sở dữ liệu, được lưu trữ trong các thiết bị như băng từ,đĩa từ ,và các
thiết bị lưu trữ thông tin hiện đại khác.
Khi có tài liệu đến thư viện thì cán bộ thư viện thực hiện kiểm tra tài
liệu nếu tài liệu có hoá đơn thì kiểm tra tài liệu theo hoá đơn,còn


Tiếp
nh
ậ
n TL

Kiểm tra
hoá
đơ
n

Vào sổ,đối chiếu hoá
đơ
n ho
ặ
c l
ậ
p biên
Đóng dấu
xác nh
ậ
n

Vào sổ cá

Trong quá trình bổ xung tài liệu có những tài liệu thuộc các lĩnh vực
khác nhau như : Các loại đồ án luận văn ,các công trình nghiên cứu
khoa học ,tài liệu có nội dung tư tưởng ,có giá trị giáo dục cao ,tà liệu
cập nhật tin tức hàng ngày…
Trong công tác bổ xung tài liệu vào thư viện cũng có những yếu tố tác
động vào làm tiêu chí cho việc lựa chọng tài liệu nhập vào thư viện
như :
Chế độ chính trị xã hội
Đ ối tượng phục vụ
Đối tượng phục vụ chủ yếu của thư viện (ở đây đối tượng phục
vụ chủ yếu của thư viện là cán bộ ,sinh viên trong trường)
Công tác bổ xung được lập kế hoạch cụ thể để dễ dàng cho cán bộ
nhân viên thư viện trong công tác kiểm kê.

Khảo sát hệ thống quản lý công tác mượn trả tại thư viện Đại học Bách Khoa Hà Nội
15

Tuỳ theo từng loại hình tài liệu mà kế hoạch bổ xung khác nhau : Sách
có thể bổ xung theo từng giai đoạn khác nhau ,nhưng tạp chí thì lại
được bổ xung thường xuyên và tuỳ thuộc vào thời gian xuất bản của
từng loại tạp chí .
Cán bộ thư viện thường xuyên kiểm tra tình trạng các loại sách xem
loại nào còn có thể sử dụng lâu dài để dễ dàng trong công tác phục vụ
bạn đọc.

số thẻ và số đăng ký cá biệt của tài liệu vào sổ mượn .
Bạn đọc giao tiếp với thư viện qua hai hình thác cơ bản là :Mượn tàI
liệu và trả tài liệu
Khi độc giả có nhu cầu mượn tài liệu thì đọc giả đưa yêu cầu mượn
cho nhân viên quản lý tài liệu ,Các yêu cầu này được chỉnh sửa theo
đúng với quy ước của thư viện. Đến đây cán bộ thư viên thực hiện
việc tìm tài liệu theo đúng với yêu cầu của độc giả .Nếu có tài liệu
trong thư viện thì tiến hành thủ tục cho mượn tài liệu ,nếu tài liệu
không có trong thư viện thì thông báo cho độc giả biết nhu cầu không
được đáp ứng.
Khi tài liệu được đem cho mượn thì cán bộ thư viện và độc giả phải
tiến hành xác nhận tình trạng tài liệu khi mượn.

Khảo sát hệ thống quản lý công tác mượn trả tại thư viện Đại học Bách Khoa Hà Nội
17

Quy trình mượn tài liệu trong thư viện được mô tả cụ thể qua sơ đồ
sau:
Khi trao sách báo ,tạp chí cho độc giả mượn tại phòng đọc thì phiếu
yêu cầu đựơc kẹp vào thẻ đọc .Thẻ đọc được xếp theo chữ cái để thuận
tiện cho việc trả thẻ cho độc giả khi trả tài liệu .Khi tài liệu mượn tiếp
tài liệu tại phòng đọc thì phải trả lại tài liệu đã mượn
Hình thức cho độc giả mượn tài liệu mang tài liệu về nhà trong thời
gian nhất định để phục vụ công tác tự nghiên cứu.Độc giả và cán bộ
thư viện xác nhận vào phiếu mượn tên tài liệu,số phích,số lượng tài
liệu mượn và thời hạn phải trả.
Nếu quá hạn trả tài liệu mà độc giả không mang tài liệu đến trả lại cho
thư viện thì thư viện tiến hành gửi giấy báo đòi tài liệu đến độc
giả.nếu vẫn không trả thì thư viện thực hiện các hình thức ép buộc
độc giả phải trả lại tài liệu cho thư viện hoặc bồi thường theo các
nguyên tắc đã quy định trong quy chế của thư viện .Quy chế của thư

Khảo sát hệ thống quản lý công tác mượn trả tại thư viện Đại học Bách Khoa Hà Nội
19

vịên được ghi trong nội quy thư viện và ngay cả trên thẻ thư viện để
bạn đọc biết rõ và thực hiện nghiêm túc.
Quy trình độc giả trả tài liệu cho thư viện.
Khi đã mượn tài liệu đến hạn phải trả cho thư viện theo thoả thuận khi
mượn đọc giả mang tài liệu cùng hoá đơn (nếu có ) đến giao cho cán

ị

TL
đủ
ĐK

Khảo sát hệ thống quản lý công tác mượn trả tại thư viện Đại học Bách Khoa Hà Nội
20

Khi phục vụ bạn đọc tại phòng mượn thì cán bộ thư viện thực hiện
chức năng cơ bản là:
Giới thiệu về tài liệu ,thực hiện thủ tục cho mượn tài liệu và nhạn tài
liệu của độc giả trả lại thư vịên khi có gì sai lệch về tầi liệu thì tiến
hành lập biên bản xử lý có mặt của độc giả.
Trường hợp đọc giả làm mất tài liệu thì phải đền hoặc bồi thường theo
các hình thức như :
Bạn đọc mua đúng cuốn sách đã mất thì ta chỉ việc lấy số đăng ký cũ
,ký hiệu cũ sắp lên giá cũ.
Bạn đọc đền cuốn sách khác .ở đây bạn đọc và cán bộ thư viện phải
tiến hành thương lượng nên đền cuốn gì có tương thích vè giá cả hay
không mà còn xét xem cuốn sách có thuộc diện bổ xung của thư viện
hay không .Khi đó phải loại bỏ đăng ký của cuốn sách và đăng ký cho
cuốn sách mới đền như sách mới nhập (cấp cho một số đăng ký khác
với số đăng ký của cuốn sách đã mất) .
Nếu bạn đọc bồi thường bằng tiền thì thư viện tiến hành đánh giá
cuốn sách theo giá trị hiện tại và theo nội quy thư viện .


VỤ
BAN
GIÁM
ĐỐC
Phòng thiết bị
– Bảo quản
Phòng hành
chính

Phòng tài vụ
Phòng bổ sung
– Trao đổi
Phòng phân loại
–Biên mục
Phòng thông tin
–

Th
ư

m
ụ
c

Phòng đọc
truyền thống
Phòng mượn
Ph
òng báo ,
tạp chí


5- Những vấn đề cơ bản trong việc tin học hoá công tác quản lý tại
thư viện đại học Bách Khoa Hà Nội
Tin học hoá là quá trình áp dụng tổ hợp các phương tiện kỹ thuật đảm
bảo phần mềm và ngôn ngữ nhằm mục đích hình thành hệ thống thư
viện đảm bảo tự động hoá trong việc lựa chọn ,bảo quản ,xử lý và sử
dụng thông tin thuộc mọi loại hình công tác phục vụ bạn đọc của thư
viện
Thư viện trường đại học Bách Khoa Hà Nội là một trong những thư
viện lớn tại việt Nam và cũng là một nơi có nhiều độc giả được xếp
vào hàng bậc nhất .
Nên việc quản lý thư viện băng máy tính là hết sức cần thiết

Khảo sát hệ thống quản lý công tác mượn trả tại thư viện Đại học Bách Khoa Hà Nội
24

6- Mục tiêu và nhiệm vụ cơ bản của việc tin học hoá công tác quản
lý thư viện trường đại học Bách Khoa Hà Nội.
Tạo lập và quản trị mục tài liệu điện tử cho vốn tài liệu của thư viện
Hiện đại hoá công tác bổ xung,truy xuất ,tra cứu danh mục tài liệu và
thực hiện quản lý chặt chẽ lượng tài liệu có sẵn tại thư viện.
Thực hiện tốt công tác thống kê ,kiểm kê tài liệu ,số lượng người dùng
thư viện ,số lượng tài liệu của thư viện,thiết lập được các báo cáo
,danh sách tài liệu của thư viện còn đang cho mượn, in ra danh sách

công tác quản lý và phục vụ bạn đọc của thư viện.

8-Một số mẫu phiếu dùng cho quản lý thư viện