LUẬN VĂN:

Đặc điểm, phân loại, yêu cầu quản lí
và sự cần thiết phải tổ chức hợp lý
quá trình hạch toán vật liệu

Lời mở đầu Phần I
cơ sở lý luận của việc tổ chức hạch toán
kế toán nguyên liệu - vật liệu
1. Sự cần thiết của tổ chức hạch toán nguyên vật liệu
Nguyên vật liệu cũng giống như tài sản cố định là những yếu tố cơ bản của quá
trình sản xuất. Nhưng nếu như tài sản cố định tham gia vào nhiều chu kỳ sản xuất, trị
giá sẽ chuyển dần vào giá trị sản phẩm và giữ nguyên hình thái cho đến khi hết sử
dụng thì nguyên liệu - vật liệu chỉ tham gia vào một chu kỳ sản xuất, giá trị chuyển
hoàn toàn vào giá trị sản phẩm và hình thái vật chất sẽ bị biến đổi hoàn toàn. Do đó,
cách tổ chức hạch toán, kế toán nguyên , vật liệu cũng sẽ khác cách hạch toán của tài
sản cố định. Tuy có sự khác nhau về giá trị, cách thức sử dụng nhưng cả nguyên - vật
liệu và tài sản cố định đều là những tài sản của doanh nghiệp, là những yếu tố tiên
quyết cho quá trình sản xuất và cấu thành nên giá trị của sản phẩm.
Giá trị của nguyên, vật liệu chiếm phần lớn trong giá trị của sản phẩm . Do đó, để
đạt được lợi nhuận như mong muốn thì doanh nghiệp cần quan tâm tới nhiều chiến
lược. Sử dụng nguyên liệu, vật liệu có hiệu quả sẽ một trong nhiều chiến lược đó.
Muốn sử dụng nguyên vật liệu có hiệu quả thì phải tổ chức tốt công tác quản lý và
hạch toán phải đảm bảo tốt mọi khâu từ mua sắm, dự trữ , vận chuyển và bảo quản, sử
dụng nguyên vật liệu . Mua sắm , dự trữ kịp thời sẽ giúp cho quá trình sản xuất được
liên tục; vận chuyển và bảo quản tốt sẽ giảm bớt chi phí hư hỏng, mất phẩm chất. Sử
dụng nguyên liệu - vật liệu hợp lý sẽ tạo ra được nhiều sản phẩm hơn, giá thành sẽ hạ
hơn. Tất cả những điều đó là kết quả của việc tổ chức quản lý và hạch toán kế toán
nguyên liệu - vật liệu.
2. Đặc điểm, phân loại vật liệu.
Đối tượng lao động là một điều kiện không thể thiéu để tiến hành sản xuất . Vật
liệu là những đối tượng lao động được thể hiện dưới dạng vật hoá, khác với tư liệu lao
động, vật liệu chỉ tham gia vào một chu kỳ sản xuất kinh doanh, dưới tác động của lao

phụ thông thường.
Phụ tùng thay thế: là loại vật tư được sử dụng cho hoạt động sửa chữa, bảo
dưỡng và thay thế cho máy móc thiết bị, phương tiện vận tải Trong các doanh nghiệp
để bảo quản, bảo dưỡng sửa chữa khôi phục năng lực hoạt động của tài sản cố định đòi
hỏi các doanh nghiệp phải mua sắm, dự trữ các loại phụ tùng thay thế.
Vật liệu và thiết bị xây dựng cơ bản: là các loại vật liệu và thiết bị(cần lắp, không
cần lắp, vật kết cấu, công cụ khí cụ ) phục vụ cho hoạt động xây dựng cơ bản tái tạo
tài sản cố định.
Phế liệu thu hồi: Là những loại vật liệu thu hồi từ quá trình sản xuất kinh doanh
để sử dụng lại hoặc bán ra ngoài.
Vật liệu khác: bao gồm các loại vật liệu còn lại ngoài các thứ chưa kể trên như
bao bì, vật đóng gói, các loại vật tư đặc chủng
Hạch toán theo cách phân loại nói trên đáp ứng được yêu cầu phản ánh tổng quát
về mặt giá trị đối với mỗi loại vật liệu.
3. Yêu cấu quản lý vật liệu:
Từ đặc điểm và cách phân loại vật liệu cho thấy vật liệu là một trong những tài
sản lưu động của doanh nghiệp , nó bao gồm nhiều loại với vai trò và công dụng hết
sức khác nhau trong quá trình sản xuất kinh doanh. Do vậy, tất yếu phải có yêu cầu về
quản lý vật liệu.
Về mặt hiện vật, để tổ chức tốt công tác quản lý vật liệu thì điều kiện quan trọng
đầu tiên là các doanh nghiệp phải có đầy đủ kho tàng để bảo quản vật liệu, kho phải
được trang bị các phương tiện bảo quản và cân, đo , đong đếm cần thiết, phải bố trí thủ
kho và nhân viên bảo quản có nghiệp vụ thích hợp, thông thạo các loại vật liệu. Việc
bố trí sắp xếp vật liệu trong kho phải theo đúng yêu cầu và kỹ thuật bảo quản, thuận
tiện cho việc nhập, xuất và theo dõi, kiểm tra. Tuy nhiên, quản lí vật liệu về mặt hiện
vật chưa phản ánh được lượng vật liệu thực tế tiêu hao vào quá trình sản xuất kinh
doanh, chưa đáp ứng được yêu cầu hạch toán vật liệu. Vì vậy phải quản lí và hạch toán

hao, mất mát và lãng phí vật liệu trong tất cả các khâu của quá trình sản xuất kinh
doanh. Tổ chức tốt quá trình hạch toán nhằm:
Tính toán và phản ánh hợp lý, trung thực và kịp thời số lượng, chất lượng và giá
thực tế của vật liệu nhập kho. Đây là cơ sở để bộ phận quản lý xác định được số vật
liệu nhập kho cả về mặt hiện vật lẫn giá trị, từ đó tiến hành đánh giá vật liệu xuất kho
một cách hợp lý.
Tập hợp và phản ánh đầy đủ, chính xác số lượng và giá trị vật liệu xuất kho,
kiểm tra tình hình chấp hành các định mức tiêu hao vật liệu. Giá trị vật liệu xuất kho là
căn cứ để phân bổ giá trị vật liệu sử dụng để tính giá thành sản phẩm dịch vụ. Trong
quá trình bảo quản và sử dụng vật liệu thì tuỳ mỗi loại vật liệu có những mức hao hụt
do những nguyên nhân khách quan như hao hụt trong quá trình vận chuyển, do thời
tiết Do vậy xây dựng định mức tiêu hao cho từng loại vật liệu là điều kiện quan trọng
để tổ chức quản lý vật liệu, phải thường xuyên kiểm tra tình hình chấp hành các định
mức tiêu hao vật liệu đã xây dựng.
Phân bổ hợp lý giá vật liệu sử dụng vào các đối tượng tập hợp chi phí sản xuất
kinh doanh. Giá trị của vật liệu tiêu hao cho quá trình sản xuất kinh doanh là một bộ
phận cấu thành giá trị sản phẩm, dịch vụ, do vậy cần phải xác định rõ giá trị vật liệu đã
sử dụng được phân bổ vào giá trị sản phẩm dở dang là bao nhiêu, cho sản phẩm hoàn
thành là bao nhiêu để xác định được giá trị vật liệu thực tế đã hoàn thành một quá trình
luân chuyển.
Tính toán và phản ánh chính xác sản lượng và giá trị vật liệu tồn kho, phát hiện
kịp thời vật liệu thiếu, thừa, ứ đọng, kém phẩm chất để doanh nghiệp có biện pháp xử
lý kịp thời, hạn chế đến mức tối đa thiệt hại có thể xảy ra. Đây chính là mục tiêu nhằm
cung cấp thông tin cho quản lý để có những kế hoạch quản lý vật liệu, hoàn thành sửa
chữa hệ thống kho bãi, lựa chọn đối tác để mua vật liệu
Từ những nhiệm vụ trên và những thông tin của nó phục vụ cho quản lý vật liệu,
có thể nói rằng việc tổ chức tốt công tác hạch toán vật liệu là điều quan trọng không

nhập, xuất là điều kiện quan trọng để xác định giá trị đích thực của vật liệu tiêu hao
cho quá trình sản xuất kinh doanh, từ đó có cơ sở xác định lợi nhuận đã đạt được.
Mặt khác, vật liệu thường có nhiều chủng loại khác nhau, mỗi loại có công dụng
khác nhau, nếu thiếu một loại nào đó có thể gây ngừng sản xuất . Trong khi đó, việc
nhập xuất vật liệu thường xuyên diễn ra. Do đó chỉ có hạch toán vật liệu một cách hợp
lý mới đảm bảo theo dõi được tình hình biến động của từng loại vật liệu. Đó là cơ sở
cho việc theo dõi, kiểm soát vật liệu.
4.2.2. Đối với giá thành sản phẩm dịch vụ:
Giá thành là chi phí sản xuất tính cho khối lượng hoặc đơn vị sản phẩm (công
việc, lao vụ) do doanh nghiệp đã sản xuất hoàn thành. Căn cứ cơ sở để tính giá thành
của sản phẩm, công việc, lao vụ đã hoàn thành là các chi phí sản xuất trong kỳ. Cùng
với chi phí nhân công và chi phí sản xuất chung, chi phí nguyên vật liệu trực tiếp là
căn cứ quan trọng để đánh giá thành sản phẩm.
Để tính toán và tập hợp chính xác chi phí nguyên vật liệu trực tiếp, kế toán cần
phải xác định được trị giá nguyên vật liệu sản xuất đưa vào sử dụng, đồng thời phải
chú ý kiểm tra xác định số nguyên vật liệu đã lĩnh nhưng cuối kỳ chưa sử dụng hết và
giá trị của phế liệu thu hồi nếu có, để loại ra khỏi chi phí nguyên liệu, vật liệu trực tiếp
trong kỳ:
Chi phí thực tế
nguyên vật liệu
trực tiếp trong kỳ

=
Trị giá nguyên vật
liệu sản xuất đưa
vào sử dụng

-
Trị giá
phế liệu

nó, mà trong đó vật liệu là một đối tượng cơ bản, vì quá trình sản xuất kinh doanhlà
quá trình tiêu hao một khối lượng vật liệu và các đối tượng lao động khác để tạo ra
một khối lượng vật liệu và các đối tượng lao động khác để tạo ra một khối lượng vật
chất hữu ích khác cho tiêu dùng xã hội.
Để tổ chức tốt các yêu cầu trên thì tổ chức quá trình hạch toán vật liệu một cách
khoa học, phù hợp là căn cứ, cơ sở hạch toán tính giá thành sản phẩm, dịch vụ.
4.2.3. Đối với việc đáp ứng có hiệu quả các yêu cầu quản lý:
Quản lý nguyên vật liệu trong doanh nghiệp là yêu cầu quan trọng vì doanh
nghiệp phải cần có số lượng thông tin về:
Mức tồn kho thực tế về nguyên vật liệu, chênh lệch của mỗi loại vật liệu tồn kho
so với định mức dự trữ an toàn của kinh doanh và định mức tối thiểu, tối đa.
Mức nguyên vật liệu nhập vào trong kỳ cho mục đích sản xuất kinh doanh.
Tình hình tiêu dùng vật liệu các loại cho sản xuất và sử dụng hiệu quả số vật liệu
đó.
Mặt khác, nhiệm vụ của hạch toán vật liệu như đã phân tích ở phần I
3.1
cho thấy
các thông tin này đều được lấy từ kết quả của quá trình hạch toán vật liệu.
Do đó, tổ chức hợp lý quá trình hạch toán vật liệu sẽ có được những số liệu chính
xác đáp ứng được yêu cầu quản lý của doanh nghiệp về vật liệu.
Từ tất cả những điều đã phân tích trong phần I này, có thể nói rằng: Vật liệu là
một trong những tài sản lưu động, đồng thời là một yếu tố chi phí của doanh nghiệp.
Do vậy, việc tổ chức hạch toán vật liệu một cách khoa học, hợp lý có ý nghĩa rất quan
trọng trong việc kiểm soát tài sản chi phí , giá thành sản phẩm, dịch vụ cũng như đáp
ứng có hiệu quả các nhu cầu quản lý.
Với tầm quan trọng và sự cần thiết phải tổ chức quá trình hạch toán vật liệu hợp
lý thì vấn đề đặt ra là tổ chức quá trình này như thế nào để phù hợp với quy mô, tính
chất kinh doanh của mỗi loại hình doanh nghiệp.
mẫu chứng từ ban đầu để hạch toán vật liệu do nhà nước quy định. Tuy nhiên, căn cứ
vào điều kiện sản xuất cụ thể, nguồn vật liệu cung ứng cho doanh nghiệp, doanh
nghiệp sẽ quyết định loại chứng từ cụ thể áp dụng cho doanh nghiệp.
Trong tổ chức hạch toán vật liệu cần phải lập kế hoạch luôn chuyển chứng từ,
trong đó ghi rõ chứng từ do ai lập, vào thời gian nào. Có hai nguồn chủ yếu cung cấp
vật liệu cho doanh nghiệp , đó là vật liệu mua ngoài và vật liệu tự sản xuất.
Quy trình luân chuyển chứng từ mua vật liệu phản ánh qua sơ đồ sau:
Đơn đặt hàng
Trong đó:
1. Bộ phận sản xuất hoặc thủ kho đề nghị mua hàng.
2. Bộ phận mua hàng duyệt, quyết mua hàng và lập đơn đặt hàng: hai bản giao
cho người bán, nếu được chấp thuận thì giao lại cho bộ phận mua hàng để theo dõi
việc mua hàng. Bản sao giao cho bộ phận nhận hàng và một bản sao nữa giao cho bộ
phận kế toán.
3. Bộ phận nhận hàng có trách nhiệm kiểm tra hàng nhận và làm các thủ tục nhập
kho, chuyển hoá đơn mua hàng đã được chấp nhận thanh toán cho bộ phận kế toán để
thanh toán.
4. Thủ kho tiến hành nhập kho và ghi thẻ kho, chuyển phiếu nhập kho cho kế
toán vật tư.
5. Kế toán vật tư ghi sổ chi tiết và chuyển phiếu nhập kho cho kế toán thanh toán.
6. Dựa vào hoá đơn, đơn đặt hàng, phiếu nhập kho, kế toán thanh toán ghi chi tiết

hàng

B
ộ phận sản
xu
ất

K
ế toán vật
tư

Kho
(2
)

(1
)

(
( (
(
6
(
(
5
hạch
toán
Đến cuối kỳ hạch toán, kế toán tiến hành điều chỉnh từ giá hạch toán sang giá
thực tế để tính giá trị giá thực tế của vật liệu xuất dùng trong kỳ (theo từng loại hoặc
nhóm vật liệu).
Trị giá thực
tế vật liệu i
xuất dùng

=
Trị giá hạch toán
vật liệu i xuất dùng
trong kỳ

x

Hi
Trong đó:
K
ế toán chi
ti
ết vật
Kế toán
thanh toán
lương

(3
)

(4

Tuỳ theo thời điểm tính đơn giá bình quân, có thể xác định:
- Đơn giá bình quân trước mỗi lần xuất (còn gọi là tính giá vật liệu xuất theo giá
thực tế bình quaan liên hoàn)
- Đơn giá bình quân tính cuối kỳ (bình quân gia quyền)
Phương pháp nhập trước - xuất trước (FIFO).
x

=

Theo phương pháp này thì số liệu nào nhập trước thì xuất trước, xuất hết số nhập
trước mới đến số nhập sau theo đúng thứ tự chúng được nhập vào. phương pháp này
thích hợp với những vật liệu quy định thời hạn bảo quản.
Như vậy, vật liệu tồn kho đầu kỳ sẽ được xuất trước tiên và số tồn kho cuối kỳ
bao gồm những vật tư nhập vào sau cùng.
Phương pháp nhập sau - xuất trước (LIFO)
Ngược lại với phương pháp FIFO, phương pháp này giả thiết rằng số vật liệu
nhập sau thì xuất trước , xuất hết số nhập sau thì mới đến số nhập trước đó, ngược với
thứ tự chúng được nhập vào.
Theo phương pháp này, vật tư xuất ra trong kỳ là số được nhập vào mới nhất và
số tồn kho cuối kỳ bao gồm những vật liêụ nhập trước nhất.
Lưu ý rằng cả hai phương pháp FIFO và LIFO đều mang tính quy ước nghĩa là
thực tế có thể xuất kho không theo thứ tự như giả thiết.
Phương pháp tính theo đơn giá nhập lần cuối
Đây là phương pháp thường được áp dụng với những doanh nghiệp có nhiều
chủng loại vật liệu với những quy cách mẫu mã khác nhau, trị giá thấp và được xuất
dùng thường xuyên, các doanh nghiệp này không có điều kiện để kiểm kê từng nghiệp
vụ xuất kho nên thường vận dụng hạch toán vật liệu theo phương pháp kiểm kê định từng doanh nghiệp . Tuy nhiên, áp dụng phương pháp nào cũng phải bảo đảm nguyên
tắc công khai và nhất quán.
3. Tổ chức hạch toán chi tiết vật liệu
Vật liệu tiêu hao cho quá trình sản xuất kinh doanh là một bộ phận cấu thành giá
trị sản phẩm, dịch vụ, thường có nhiều chủng loại khác nhau và tỷ trọng của nó thường
lớn hơn trong giá trị sản phẩm dịch vụ. Do vậy, nếu thiếu một loại nào đó có thể gây
ngừng sản xuất . Điều đó yêu cầu hạch toán vật liệu phải đảm bảo theo dõi được tình
hình biến động của từng loại vật liệu.
Thực tế công tác kế toán hiện nay ở nước ta đang áp dụng ba phương pháp hạch
toán chi tiết vật liệu là : phương pháp thẻ song song, phương pháp sổ đối chiếu luân
chuyển, và phương pháp số dư.
Phương pháp thẻ song song
Theo phương pháp này, để hạch toán nhập, xuất, tồn kho vật liệu, ở kho phải mở
thẻ kho để ghi chép về mặt số lượng và ở phòng kế toán phải mở thẻ kế toán chi tiết
vật liệu để ghi chép về mặt số lượng và giá trị.
Thẻ kho do kế toán lập theo mẫu số 06 VT, quy định thống nhất cho từng danh
điểm vật liệu và phát ho thủ kho sau khi đã đăng ký vào sổ đăng ký thẻ kho. Hàng
ngày, căn cứ vào các chưngý từ nhập kho xuất kho thẻ kho ghi số lượng thực nhập,
thực xuất vào các thẻ kho liên quan và sau mỗi nghiệp vụ xuất, nhập hoặc cuối mỗi
ngày tính ra số tồn kho trên thẻ kho. Thẻ kho phải thường xuyên đối chiếu số tồn kho
ghi trên thẻ kho với số vật liệu thực tế còn lại ở kho để đảm bảo sổ sách và hiện vật
luôn luôn khớp nhau. Hàng ngày hoặc định kỳ 3,5 ngày một lần, sau khi ghi thẻ kho,
thủ kho phải chuyển toàn bộ chứng từ nhập xuất kho về phòng kế toán.
Tại phòng kế toán phải mở thẻ chi tiết cho từng danh điểm vật liệu tương ứng với
thẻ kho mở ở kho:
Thẻ kế toán chi tiết vật liệu

tháng
Nhập
trongtháng
Xuất trong
tháng
Tồn cuối
tháng

Số liệu của bảng này được đối chiếu với số liệu của kế toán tổng hợp phản ánh
trên bảng tính giá vật liệu.
Phương pháp thẻ song song là phương pháp đơn giản, dễ làm nhưng trong điều
kiện sản xuất lớn, áp dụng phương pháp này mất nhiều công sức do ghi chép trùng lặp.
Quy trình hạch toán chi tiết theo phương pháp được tóm tắt qua sơ đồ: Phương pháp sổ đối chiếu luân chuyển
Căn cứ
chứng từ
- Nhập
-

Xu
ất

Thẻ kho (kho
v
ật t

song nhưng ở phòng kế toán không mở thẻ kế toán chi tiết vật liệu mà thay vào đó chỉ
mở một quyển “sổ đối chiếu luân chuyển” để hạch toán số lượng và giá trị của từng
danh điểm vật liệu trong từng kho:
Sổ đối chiếu luân chuyển
Số
danh
Tên
vật
Đơn
vị
Đơn
giá
Số dư đầu
tháng 1
Luân chuyển tháng 1 Số dư đầu
tháng 2
điểm liệu tính Nhập Xuất
l SL TT SL ST SL ST SL TT
1 2 3 4 5 6 7 8 9 10 11 12

Số này không ghi theo từng chứng từ nhập kho mà chỉ ghi một lần vào cuối tháng
trên cơ sở nhập xuất kho phát sinh trong tháng của từng doanh điểm vật liệu. Mỗi danh
điểm vật liệu chỉ được ghi một dòng trên sổ đối chiếu luân chuyển. Cuối tháng đối
chiếu số lượng vật liệu trên “sổ đối chiếu luân chuyển” với thẻ kho của thủ kho và lấy
số tiền của từng loại vật liệu trên sổ này để đối chiếu với kế toán tổng hợp.
áp dụng phương pháp này thì công việc ghi chép kế toán chi tiết theo từng danh
điểm vật liệu được giảm nhẹ nhưng toàn bộ công việc ghi chép tính toán, kiểm tra đều
phải dồn hết vào ngày cuối tháng, cho nên công việc ít và lập báo cáo thường bị chậm
trễ.
Quá trình này được thể hiện qua sơ đồ sau:

Chứng từ
xu
ất

(2

(4

(2

(
1
(1

chép của phòng kế toán: ở kho chỉ hạch toán về mặt số lượng và ở phòng kế toán chỉ
hạch toán về mặt giá trị, nên xóa bỏ được những ghi chép trùng lặp, tạo điều kiện thực
hiện kiểm tra thường xuyên và có hệ thống của kế toán đối với thủ kho, đảm bảo số
lượng kế toán chính xác, kịp thời.
Tại kho, hạch toán vật liệu xây dựng thủ kho thực hiện trên các thẻ kho như các
phương pháp trên. Sau khi ghi thẻ kho xong, thủ kho phải tập hợp toàn bộ các chứng
từ nhập xuất kho phát sinh trong ngày (hoặc định kỳ) theo từng nhóm vật liệu quy
định. Căn cứ vào kết quả phân loại chứng từ lập phiếu giao nhận chứng từ:
Phiếu giao nhận chứng từ
Từ ngày đến ngày tháng năm
Nhóm vật liệu Số lượng chứng từ Số hiệu chứng từ Số tiền

Người nhận Người giao

cùng với thủ kho ký tên vào phiếu giao nhận chứng từ.
Tại phòng kế toán, nhận được các chứng từ nhập xuất và phiếu giao nhận chứng
từ, kế toán tiến hành kiểm tra đối chiếu với các chứng từ có liên quan. Sau đó tính giá
các chứng từ theo giá hạch toán tổng cộng số tiền của các chứng từ nhập xuất kho theo
từng nhóm vật liệu và ghi vào cột số tiền trên phiếu giao nhận chứng từ. Căn cứ vào
phiếu giao nhận chứng từ đã được tính giá kế toán ghi bảng lũy kế nhập xuất tồn kho
vật liệu, mở cho từng kho, số cột trong các phần nhập xuất phụ thuộc vào số lần kế
toán xuống kho nhận chứng từ.
Bảng lũy kế nhập xuất tồn kho vật liệu.
Tháng năm
Kho
Nhóm Tồn kho Nhập Xuất Tồn kho
vật liệu đầu tháng Từ ngày

Đến
ngày
Từ ngày

Đến
ngày
Từ ngày

Đến
ngày
Từ ngày

Đến
ngày
cuối
tháng


BK nh
ập
(nếu có)

Sổ kế
toán
t
ổng hợp

BK xu
ất
(nếu có)

về vật liệu: kiểm kê theo từng nghiệp vụ nhập xuất kho hay chỉ kiểm kê một lần vào
thời điểm cuối kỳ bằng cách cân, đo, đong, đếm, ước lượng vật liệu tồn cuối kỳ.
Tương ứng với hai phương thức kiểm kê trên, các doanh nghiệp chỉ được áp dụng một
trong hai phương thức hạch toán hàng tồn kho: phương pháp kê khai thường xuyên và
phương pháp kiểm kê định kỳ.
4.1. Hạch toán tổng hợp vật liệu theo phương pháp kê khai thường xuyên
Phương pháp này được áp dụng trong các doanh nghiệp có quy mô lớn, thường
tiến hành từ hai hoạt động sản xuất kinh doanh trở lên hay sản xuất nhiều loại sản
phẩm khác nhau với số lượng lớn, giá trị cao.
Đây là phương pháp theo dõi tình hình hiện có và biến động của vật liệu một
cách thường xuyên, liên tục sau mỗi lần nhập, xuất, xảy ra.
Để tổ chức hạch toán tổng hợp vật liệu theo phương pháp này, doanh nghiệp sử
dụng các tài khoản sau:

khoản nghiệp vụ nhập kho vật liệu. Trường hợp hàng chưa mua về thì kế toán phản
ánh vào tài khoản 151 để đến cuối kỳ (nếu hàng về) hoặc sang kỳ sau (nếu cuối kỳ
hàng chưa về) kết chuyển vào tài khoản 152.
Trường hợp kiểm kê phát hiện vật liệu thừa, doanh nghiệp phải xác định số liệu
thừa là của mình hay trả cho đơn vị cá nhân khác và tiến hành phản ánh nghiệp vụ này
vào tài khoản.
Các nghiệp vụ phát sinh làm giảm vật liệu
Khi xuất kho vật liệu, doanh nghiệp phải lập phiếu xuất kho hoặc phiếu xuất vật
tư theo hạn mức, phiếu xuất kho do phòng cung ứng hoặc bộ phận xin lĩnh lập, sau
khi xuất kho thủ kho ghi số lượng thực xuất và cùng với người ký vào phiếu xuất kho.
Phiếu xuất vật tư theo hạn mức do phụ trách bộ phận quản lý vật tư lập trong đó ghi
định mức sử dụng vật tư được duyệt trong tháng cho từng bộ phận sử dụng, số lượng
thực xuất trong tháng do thủ kho ghi.
Căn cứ vào phiếu xuất kho hoặc phiếu nhập kho vật tư theo hạn mức , tùy theo
phương pháp tính giá vật liệu xuất, kế toán tính ra trị giá vật liệu xuất, đồng thời căn
cứ vào nơi sử dụng số vật liệu đã xuất để ghi vào tài khoản phản ánh nghiệp vụ này.
Trường hợp kiểm kê phát hiện vật liệu thiếu hụt hoặc kém phẩm chất, doanh
nghiệp phải truy tìm nguyên nhân để có biện pháp xử lý kịp thời. Tùy theo nguyên
nhân cụ thể hoặc quyết định xử lý của cấp có thẩm quyền, kế toán tiến hành ghi sổ.
Toàn bộ tình hình biến động vật liệu được phản ánh trên sơ đồ sau: (trang bên)
Sơ đồ hạch toán tình hình nhập - xuất vật liệu
(theo phương pháp kê khai thường xuyên)

TK 111, 112, 141, 331 TK 152 TK 621, 627, 641, 642, 241

vật liệu đi đường
Nguyên vật liệu
thuê ngoài gia
Thu
ế nhập khẩu tính
vào giá trị nguyên
Nh
ận cấp phát, tặng
thưởng. Góp vốn
Nguyên vật liệu
thừa khi kiểm kê
Đánh giá tăng
nguyên liệu vật
Xuất kho nguyên li
ệu,
vật liệu dùng cho
Nguyên liệu, vật
liệu xuất kho
Chiết khấu mua
hàng được hưởng,
Nguyên vật liệu
thiếu khi kiểm kê

Xuất góp vốn liên
doanh
Đánh giá giảm
nguyên liệu vật

Tr
ị giá vật liệu tồn kho
và đang đi
đường căn c
ứ vào kết quả
4.3. Hệ thống sổ hạch toán tổng hợp vật liệu
Nguyên tắc tổ chức hệ thống sổ là doanh nghiệp phải thực hiện theo phương
pháp hạch toán tổng hợp (kê khai thường xuyên hay kiểm kê định kỳ) và phải theo
hình thức sổ kế toán mà đơn vị chọn để dùng. Từ đó xác định được khối lượng công
tác kế toán tổng hợp.
Nếu sử dụng hình thức sổ nhật ký chung để hạch toán vật liệu thì loại sổ cần mở
là sổ nhật ký chung, sổ nhật ký đặc biệt (nếu có), sổ cái cho tài khoản 152, các sổ chi
tiết về nguyên vật liệu.
Quy trình hạch toán theo phương pháp này (hay là quan hệ ghi sổ tổng hợp):

Nếu sử dụng hình thức chứng từ ghi sổ: doanh nghiệp phải xác định hướng mở
CT-GS cho các nghiệp vụ nhập, xuất, định kỳ lập chứng từ ghi sổ, để từ đó vào sổ cái
Quy trình hạch toán:

152
Chứng từ nhập,
xu
ấtBáo cáo
NVL

Bảng phân bổ
số 2
(152)

Sổ chi
tiết
nhà cung
Nhật ký
liên quan
(1,2,4)

(1
)

(1
)

(1
)

(2


Sổ cái

tài kho
ản
152

Ch
ứng
từ
k
ế
(hướng mở sổ

định kỳ lập
CT
-
GS)

Sổ đăng ký CT-
GS

Sổ chi
ti
ết

Báo cáo

(6
(3