Lời mở đầu
Sản xuất kinh doanh là hoạt động đòi hỏi phải có sự tính toán và tổ chức
một cách phù hợp các yếu tố đầu vào để có được đầu ra hợp lý nhằm thu lợi
nhuận tối ưu nhất, điều này đặc biệt quan trọng trong các doanh nghiệp sản xuất,
xây dựng... Cơ chế thị trường đòi hỏi các doanh nghiệp phải thường xuyên quan
tâm tới các yếu tố đầu vào.
Vật liệu là một trong những yếu tố đầu vào cơ bản của quá trình sản xuất,
kinh doanh. Giá trị của vật liệu tiêu hao cho quá trình sản xuất kinh doanh được
chuyển toàn bộ vào giá trị sản phẩm, và một phần dưới dạng sản phẩm dở dang,
do vậy nó là một bộ phận cấu thành sản phẩm, dịch vụ. Tổ chức hợp lí quá trình
hạch toán vật liệu trong các doanh nghiệp là rất cần thiết và quan trọng không
chỉ trong lĩnh vực kinh tế mà cả trong lĩnh vực quản lí kinh tế .
Việc xem xét số vấn đề tổ chức quá trình hạch toán vật liệu trong các doanh
nghiệp không chỉ giúp em hoàn thành môn học chuyên ngành hiện tại, mà trong
tương lai, khi ra trường có thể được làm việc trong các doanh nghiệp có liên
quan đến vật liệu như doanh nghiệp sản xuất , xây dựng... thì những kiến thức về
vấn đề này sẽ giúp em không nhỏ trong công việc. Mặt khác, xét về mục tiêu
trước mắt thì đây là bước đi ban đầu, là tiền đề cho việc định hướng nơi thực tập
và viết chuyên đề thực tập sắp tới.
Đề án gồm có 3 phần:
Phần I: Đặc điểm, phân loại, yêu cầu quản lí và sự cần thiết phải tổ
chức hợp lý quá trình hạch toán vật liệu.
Phần II: Tổ chức quá trình hạch toán vật liệu
Phần III: Một số suy nghĩ về hạch toán vật liệu hiện nay trong các
doanh nghiệp .
Đây là bài viết đầu tiên có lượng kiến thức chuyên ngành nhiều và yêu cầu
cao, do đó không thể tránh khỏi những thiếu sót. Rất mong được thầy giáo có ý
kiến nhận xét để em rút kinh nghiệm và thực hiện tốt hơn khi viết chuyên đề
thực tập sau này.
1
Phần I

dịch một lần toàn bộ giá trị của chúng vào chi phí sản xuất kinh doanh trong kỳ,
nó là một bộ phận cấu thành giá trị sản phẩm dịch vụ.
Bởi vậy, vật liệu là một trong những tài sản lưu động của doanh nghiệp ,
giá trị vật liệu thuộc vốn lưu động dự trữ của doanh nghiệp. Tỉ trọng của vật liệu
trong giá trị sản phẩm, dịch vụ tuỳ thuộc vào loại hình doanh nghiệp . Đối với
2
các doanh nghiệp sản xuất, xây dựng... giá trị của vật liệu thường chiếm tỉ trọng
lớn và chủ yếu trong giá trị sản phẩm .
Vật liệu sử dụng trong các doanh nghiệp có rất nhiều loại, nhiều thứ có vai
trò công dụng khác nhau trong quá trình sản xuất kinh doanh, nên để thuận tiện
cho việc quản lý và hạch toán , cần thiết phải phân loại vật liệu. Căn cứ vào vai
trò và tác dụng của vật liệu trong sản xuất , vật liệu được chia thành các loại sau:
Nguyên liệu, vật liệu chính: là những nguyên , vật liệu sau quá trình gia
công, chế biến sẽ cấu thành thực thể vật chất chủ yếu của sản phẩm (bông trong
nhà máy dệt, thép trong nhà máy cơ khí chế tạo...) Khái niệm nguyên liệu dùng
để chỉ đối tượng lao động chưa qua chế biến công nghiệp.
Vật liệu phụ: là những vật liệu có tác dụng phụ trong quá trình sản xuất ,
được sử dụng kết hợp với vật liệu chính để hoàn thiện và nâng cao tính năng
chất lượng của sản phẩm hoạc được sử dụng để làm cho công cụ lao động hoạt
động bình thường ( dầu nhờn, thuốc chống rỉ...) , hoặc dùng để phục vụ cho nhu
cầu kỹ thuật, quản lý và bảo quản (thuốc nhuộm, thuốc tẩy, hồ , keo, hương liệu,
giẻ lau...).
Nhiên liệu: là những thứ dùng để tạo ra nhiệt năng như than đá, than bùn,
củi ( nhiên liệu rắn), xăng, dầu ( nhiên liệu lỏng). Đây thực chất là một loại vật
liệu phụ nhưng nó được tách ra thành một loại riêng vì tỉ trọng sản xuất và tiêu
dùng nhiên liệu lớn, mặt khác nó có yêu cầu và kỹ thuật quản lí hoàn toàn khác
với các loại vật liệu phụ thông thường.
Phụ tùng thay thế: là loại vật tư được sử dụng cho hoạt động sửa chữa, bảo
dưỡng và thay thế cho máy móc thiết bị, phương tiện vận tải... Trong các doanh
nghiệp để bảo quản, bảo dưỡng sửa chữa khôi phục năng lực hoạt động của tài

vật liệu. Trong công tác hạch toán vật liệu được tính giá theo hai cách: theo giá
thực tế và theo giá hạch toán (vấn đề này sẽ được xem xét ở phần II). Xác định
hợp lý giá trị vật liệu tồn, nhập, xuất theo các phương pháp đánh giá là điều kiện
quan trọng chủ yếu để quản lí vật liệu về mặt giá trị.
Tổ chức hạch toán vật liệu hợp lí. Để đảm bảo thuận tiện cho công tác quản
lí và hạch toán về số lượng và giá trị đối với từng thứ vật liệu, trên cơ sở phân
loại vật liệu doanh nghiệp phải xây dựng "sổ danh điểm vật liệu, xác định thống
nhất tên gọi của từng thứ vật liệu, ký mã hiệu, số hiệu của mỗi thứ vật liệu, đơn
vị tính và giá hạch toán của vật liệu. Đối với từng thứ vật liệu phải xây dựng
định mức dự trũ, xác định rõ giới hạn dự trũ tối thiểu, tối đa để có căn cứ phòng
ngừa các trường hợp thiếu vật tư phục vụ sản xuất hoặc dự trữ vật tư quá nhiều
gây ứ đọng vốn. Cùng với việc xây dựng định mức dự trũ, việc xây dựng định
mức tiêu hao vật liệu là điều quan trọng để tổ chức quản lý vật liệu, không
những phải có đầy đủ cho từng chi tiết, từng bộ sản phẩm mà còn không ngừng
được cải tiến và hoàn thiện để đạt tới các định mức tiên tiến.
Với những đặc điểm và yêu cầu quản lý như trên, vật liệu đóng vai trò hết
sức quan trọng trong quá trình sản xuất kinh doanh. Yêu cầu về tổ chức hạch
toán vật liệu đặt ra đòi hỏi tính hợp lý và hiệu quả.
4. Sự cần thiết phải tổ chức hợp lý quá trình hạch toán vật liệu
4.1. Nhiệm vụ của hạch toán vật liệu
Để thực hiện yêu cầu quản lý vật liệu, việc tổ chức tốt quá trình hạch toán
vật liệu thúc đẩy việc cung cấp đầy đủ, kịp thời, đồng bộ những vật liệu cần thiết
cho sản xuất , dự trữ và sử dụng vật liệu hợp lý, tiết kiệm, ngăn ngừa các hiện
4
tượng như hư hao, mất mát và lãng phí vật liệu trong tất cả các khâu của quá
trình sản xuất kinh doanh. Tổ chức tốt quá trình hạch toán nhằm:
Tính toán và phản ánh hợp lý, trung thực và kịp thời số lượng, chất lượng và
giá thực tế của vật liệu nhập kho. Đây là cơ sở để bộ phận quản lý xác định được
số vật liệu nhập kho cả về mặt hiện vật lẫn giá trị, từ đó tiến hành đánh giá vật
liệu xuất kho một cách hợp lý.

4.2.1. Đối với việc kiểm soát tài sản chi phí.
5
Bảo quản vốn kinh doanh, nhất là vốn lưu động, cả về mặt hiện vật lẫn giá
trị là mối quan tâm của các doanh nghiệp . Vật liệu với tư cách là tài sản lưu
động, thường chiếm tỉ trọng lớn và chủ yếu trong quá trình sản xuất kinh doanh,
nên nó là đối tượng tất yếu của việc kiểm soát tài sản chi phí của doanh nghiệp .
Quá trình vật liệu tham gia vào sản xuất kinh doanhcho tới khi rút khỏi qúa trình
sản xuất kinh doanh chuẩn bị cho quá trình kinh doanh tiếp theo, có thể biểu
diễn qua sơ đồ sau:
Đây là sơ đồ đơn giản phản ánh trị giá vật liệu sử dụng cho sản xuất kinh
doanh và tiêu hao toàn bộ vào sản phẩm , dịch vụ. Qua đó cho thấy để kiểm soát
sự xuất hiện và tham gia vào quá trình sản xuất kinh doanh của vật liệu về mặt
giá trị phải có một quá trình hạch toán vật liệu hợp lý. Việc đánh giá đúng giá trị
thực của vật liệu tồn, nhập, xuất là điều kiện quan trọng để xác định giá trị đích
thực của vật liệu tiêu hao cho quá trình sản xuất kinh doanh, từ đó có cơ sở xác
định lợi nhuận đã đạt được.
Mặt khác, vật liệu thường có nhiều chủng loại khác nhau, mỗi loại có công
dụng khác nhau, nếu thiếu một loại nào đó có thể gây ngừng sản xuất . Trong
khi đó, việc nhập xuất vật liệu thường xuyên diễn ra. Do đó chỉ có hạch toán vật
liệu một cách hợp lý mới đảm bảo theo dõi được tình hình biến động của từng
loại vật liệu. Đó là cơ sở cho việc theo dõi, kiểm soát vật liệu.
4.2.2. Đối với giá thành sản phẩm dịch vụ:
Giá thành là chi phí sản xuất tính cho khối lượng hoặc đơn vị sản phẩm
(công việc, lao vụ) do doanh nghiệp đã sản xuất hoàn thành. Căn cứ cơ sở để
tính giá thành của sản phẩm, công việc, lao vụ đã hoàn thành là các chi phí sản
xuất trong kỳ. Cùng với chi phí nhân công và chi phí sản xuất chung, chi phí
nguyên vật liệu trực tiếp là căn cứ quan trọng để đánh giá thành sản phẩm.
Để tính toán và tập hợp chính xác chi phí nguyên vật liệu trực tiếp, kế toán
cần phải xác định được trị giá nguyên vật liệu sản xuất đưa vào sử dụng, đồng
thời phải chú ý kiểm tra xác định số nguyên vật liệu đã lĩnh nhưng cuối kỳ chưa

tăng thêm chất lượng, màu sắc giá trị sử dụng, giá trị thương mại của sản phẩm
hoặc phục vụ gián tiếp cho quá trình sáng tạo khối lượng sản phẩm mới đó. Bởi
vậy giá trị của vật liệu đã tiêu dùng được chu chuyển một lần hoàn toàn vào giá
phí của sản phẩm mới. Để cho sản xuất liên tục với mục tiêu sản lượng hàng hoá
, kinh doanh, dịch vụ được hoàn thành doanh nghiệp phải đảm bảo tốt vấn đề
cung ứng đối tượng lao động cho nó, mà trong đó vật liệu là một đối tượng cơ
bản, vì quá trình sản xuất kinh doanhlà quá trình tiêu hao một khối lượng vật
liệu và các đối tượng lao động khác để tạo ra một khối lượng vật liệu và các đối
tượng lao động khác để tạo ra một khối lượng vật chất hữu ích khác cho tiêu
dùng xã hội.
Để tổ chức tốt các yêu cầu trên thì tổ chức quá trình hạch toán vật liệu một
cách khoa học, phù hợp là căn cứ, cơ sở hạch toán tính giá thành sản phẩm, dịch
vụ.
4.2.3. Đối với việc đáp ứng có hiệu quả các yêu cầu quản lý:
Quản lý nguyên vật liệu trong doanh nghiệp là yêu cầu quan trọng vì doanh
nghiệp phải cần có số lượng thông tin về:
Mức tồn kho thực tế về nguyên vật liệu, chênh lệch của mỗi loại vật liệu
tồn kho so với định mức dự trữ an toàn của kinh doanh và định mức tối thiểu, tối
đa.
Mức nguyên vật liệu nhập vào trong kỳ cho mục đích sản xuất kinh doanh.
Tình hình tiêu dùng vật liệu các loại cho sản xuất và sử dụng hiệu quả số
vật liệu đó.
Mặt khác, nhiệm vụ của hạch toán vật liệu như đã phân tích ở phần I
3.1
cho
thấy các thông tin này đều được lấy từ kết quả của quá trình hạch toán vật liệu.
Do đó, tổ chức hợp lý quá trình hạch toán vật liệu sẽ có được những số liệu
chính xác đáp ứng được yêu cầu quản lý của doanh nghiệp về vật liệu.
Từ tất cả những điều đã phân tích trong phần I này, có thể nói rằng: Vật
liệu là một trong những tài sản lưu động, đồng thời là một yếu tố chi phí của

tượng liên quan. Kiểm tra, giám sát chế độ kiểm kê vật tư, đánh giá tài sản...
Với các nhiệm vụ này, doanh nghiệp phải tiến hành tổ chức quá trình hạch
toán vật liệu.
1. Tổ chức lập và luân chuyển chứng từ:
Muốn thực hiện cung cấp thông tin cho tổ chức hạch toán vật liệu thì yêu
cầu quan trọng là tổ chưcs việc lập chứng từ và luân chuyển chứng từ. Nội dung
và biểu mẫu chứng từ ban đầu để hạch toán vật liệu do nhà nước quy định. Tuy
nhiên, căn cứ vào điều kiện sản xuất cụ thể, nguồn vật liệu cung ứng cho doanh
nghiệp, doanh nghiệp sẽ quyết định loại chứng từ cụ thể áp dụng cho doanh
nghiệp.
8
Trong tổ chức hạch toán vật liệu cần phải lập kế hoạch luôn chuyển chứng
từ, trong đó ghi rõ chứng từ do ai lập, vào thời gian nào. Có hai nguồn chủ yếu
cung cấp vật liệu cho doanh nghiệp , đó là vật liệu mua ngoài và vật liệu tự sản
xuất.
Quy trình luân chuyển chứng từ mua vật liệu phản ánh qua sơ đồ sau:
Đơn đặt hàng
Trong đó:
1. Bộ phận sản xuất hoặc thủ kho đề nghị mua hàng.
2. Bộ phận mua hàng duyệt, quyết mua hàng và lập đơn đặt hàng: hai bản
giao cho người bán, nếu được chấp thuận thì giao lại cho bộ phận mua hàng để
theo dõi việc mua hàng. Bản sao giao cho bộ phận nhận hàng và một bản sao
nữa giao cho bộ phận kế toán.
3. Bộ phận nhận hàng có trách nhiệm kiểm tra hàng nhận và làm các thủ
tục nhập kho, chuyển hoá đơn mua hàng đã được chấp nhận thanh toán cho bộ
phận kế toán để thanh toán.
4. Thủ kho tiến hành nhập kho và ghi thẻ kho, chuyển phiếu nhập kho cho
kế toán vật tư.
5. Kế toán vật tư ghi sổ chi tiết và chuyển phiếu nhập kho cho kế toán
thanh toán.

(5)
(2): Bộ phận nghiệm thu lập biên bản kiểm nghiệm, phiếu nhập kho và thẻ
ghi kho.
(3): Chuyển phiếu nhập kho để ghi sổ chi tiết.
(4): Chuyển cho bộ phận kế toán tính lương cho công nhân sản xuất vật
liệu.
2. Tính giá vật liệu
Thực tế, giá vật liệu ở doanh nghiệp biến động thường xuyên và trong
nhiều trường hợp, giá mua thực tế không được cung cấp kịp thời. Để giải quyết
vấn đề này tuỳ theo điều kiện cụ thể của doanh nghiệp , người ta có thể sử dụng
một trong hai phương pháp đánh giá vật liệu đó là: đánh giá theo giá hạch toán
hay theo giá thực tế.
2.1. Sử dụng giá hạch toán để hạch toán vật liệu
Giá hạch toán là giá do doanh nghiệp tự quy định, có tính chất ổn định, chỉ
dùng để ghi sổ kế hoạch vật liệu hàng ngày. Giá hạch toán không có ý nghĩa
trong việc thanh toán hay tính giá các đối tượng tính giá. Doanh nghiệp có thể
lấy giá kế hoạch hoặc bất kỳ giá nào đó và nó quy định cụ thể cho từng thứ vật
liệu. Giá hạch toán phải quy định thống nhất ít nhất trong một kỳ hạch toán.
Khi áp dụng phương pháp này, toàn bộ vật liệu biến động trong kỳ được
tính theo giá hạch toán (theo từng loại hoặc nhóm).
Trị giá hạch
toán vật liệu i
(nhập, xuất)
=
Số lượng vật
liệu i (nhập,
xuất)
x
Đơn giá
hạch