1 KHOA KINH TẾ THƯƠNG MẠI
NGÀNH TÀI CHÍNH NGÂN HÀNG

BÁO CÁO THỰC TẬP NHẬN THỨC Tên báo cáo:

CÔNG VIỆC TÌM HIỂU QUY TRÌNH
KHAI TỜ KHAI HẢI QUAN ĐIỆN TỬ
XUẤT KHẨU
Tháng 3/2013
ii

NHẬN XÉT CỦA CƠ QUAN THỰC TẬP
……………………………………………………………
……………………………………………………………
……………………………………………………………
……………………………………………………………
……………………………………………………………
……………………………………………………………
……………………………………………………………
……………………………………………………………
……………………………………………………………
……………………………………………………………
……………………………………………………………
……………………………………………………………
……………………………………………………………
……………………………………………………………
……………………………………………………………
……………………………………………………………
……………………………………………………………
…………………………………………………………
Họ và tên người nhận xét
Kí tên
iii

NHẬN XÉT CỦA

tại phòng Xuất Nhập Khẩu. Bênh cạnh đó, kì thực tập cũng giúp tôi tìm hiểu
được về quy trình khai tờ khai Hải Quan điện tử xuất khẩu, đây là nội dung công
việc mà tôi nhận được nhiều sự hướng dẫn của nhân viên tại phòng. Báo cáo này
đã tổng kết lại thông tin về Công ty TNHH May Thêu Mạnh Tiến và quá trình
thực tập của tôi tại đây.
v

MỤC LỤC

NHẬN XÉT CỦA CƠ QUAN THỰC TẬP ii
NHẬN XÉT CỦA GIẢNG VIÊN HƯỚNG DẪN THỰC TẬP iii
TRÍCH YẾU iv
MỤC LỤC v
DANH MỤC BẢNG BIỂU VÀ HÌNH ẢNH vi
LỜI CẢM ƠN vii
DẪN NHẬP 1
1. Giới thiệu Công ty TNHH May Thêu Mạnh Tiến (*) 2
1.1. Giới thiệu chung 2
1.2. Quá trình hình thành và phát triển 2
1.3. Sơ đồ tổ chức 4
1.4. Giới thiệu Phòng Xuất Nhập Khẩu 6
2. Công việc thực tập 7
2.1. Công việc tìm hiểu quy trình khai tờ khai Hải Quan điện tử xuất khẩu 7
2.1.1. Sơ lược về công việc 7
2.1.2. Cách thực hiện 9
2.1.3. Thuận lợi và Khó khăn 18
2.2. Một số công việc khác 20
2.2.1. Hỗ trợ nhân viên phòng Kế Toán phát tiền lương tháng 12/2012 20
2.2.2. Đọc tài liệu 21
2.2.3. Xác định số khối (Measurement) trên Bảng kê chi tiết hàng hóa

vii

LỜI CẢM ƠN
Để hoàn thành kì thực tập nhận thức, tôi xin trân trọng cảm ơn:
Trường Đại học Hoa Sen đã đưa Thực tập nhận thức vào chương trình giảng dạy.
Đây thật sự là môn học bổ ích và thực tế. Đồng thời Nhà trường cũng tạo điều
kiện tốt nhất để sinh viên tiếp cận với môn học, thực hiện và hoàn thành dưới sự
hỗ trợ của các anh chị phòng Hỗ trợ sinh viên và giảng viên hướng dẫn.
Ông Mai Bá Mạnh- Giám đốc Công ty TNHH May Thêu Mạnh Tiến đã đồng ý
cho tôi thực tập nhận thức tại công ty.
Cô Nguyễn Thị Chín và chị Nguyễn Thị Hoài Thương, cùng các nhân viên phòng
Xuất Nhập Khẩu đã nhiệt tình hướng dẫn tôi tìm hiểu và thực hiện các công việc
tại phòng cũng như góp ý giúp tôi hoàn thiện Báo cáo thực tập nhận thức.
Giảng viên Tô Thị Tú Trang đã tổ chức những buổi hướng dẫn thực tập và làm
báo cáo. Chân thành cảm ơn những nhận xét và góp ý của cô.
1

DẪN NHẬP

Tôi là sinh viên Ngành Tài chính-Ngân hàng. Trong kì thực tập nhận thức này, tôi
đã lựa chọn thực tập tại Công ty TNHH May Thêu Mạnh Tiến, một công ty thuộc
lĩnh vực xuất nhập khẩu hàng gia công. Đây hoàn toàn là một lĩnh vực mới đối
với tôi. Tuy vậy, tôi nhận thấy đây là cơ hội tốt để tôi tìm hiểu về một lĩnh vực
khác. Tôi chú trọng vào yếu tố nhận thức là chủ yếu. Với một môi trường, một
lĩnh vực mới, việc thích nghi và học hỏi sẽ cho tôi nhiều trãi nghiệm đầy ý nghĩa.
Tôi sẽ phải biết được bản thân cần làm những gì để hòa nhập với môi trường làm
việc của phòng Xuất Nhập Khẩu. Tôi muốn biết bản thân tôi sẽ có được những
nhận thức gì sau kì thực tập này.
Để kì thực tập đi đúng với định hướng mà tôi suy nghĩ, trước khi tiến hành, tôi tự
đề ra cho bản thân các mục tiêu cần đạt được như sau:

khá dài đòi hỏi sự nỗ lực không ngừng cho phù hợp với tình hình.
3

Ngày 11/02/2001, Công ty được thành lập. Mặt hàng gia công chủ yếu là áo da,
áo giả da, áo Jacket, áo Jean, áo Kaki. Công ty chỉ có một khách hàng chủ yếu là
Hàn Quốc. Cơ cấu tổ chức công ty gồm một văn phòng chính và một xưởng sản
xuất (gọi là Xưởng 1).
Văn phòng chính bao gồm các thành viên Ban Giám Đốc và nhân viên các phòng
khác như phòng Tổ Chức, phòng Kế Toán, phòng Kinh Doanh và phòng Xuất
Nhập Khẩu; với tổng số nhân viên là 14 nhân viên.
Xưởng 1 bao gồm 1 văn phòng xưởng (gồm có Quản đốc xưởng, Phó Quản đốc
xưởng, Kĩ thuật xưởng, Thợ máy), 8 chuyền may, tổ cắt, tổ ủi, tổ KCS, tổ đóng
gói, tổ khuy nút; với tổng số công nhân là 465 công nhân.
Ngày 15/08/2002, công ty xây dựng thêm Xưởng 2. Cơ cấu tổ chức phân xưởng
bao gồm 1 văn phòng xưởng (gồm có Quản đốc xưởng, Phó Quản đốc xưởng, Kĩ
thuật xưởng, Thợ máy), 9 chuyền may, tổ cắt, tổ ủi, tổ KCS, tổ đóng gói, tổ khuy
nút; với tổng số công nhân là 527 công nhân.
Vào thời điểm này các mặt hàng của công ty gia công là tất cả các loại hàng thun
và cotton. Công ty cũng mở rộng quan hệ, có thêm khách hàng mới là Mỹ và Đài
Loan.
Tháng 08/2004, công ty tiếp tục mở rộng quy mô kinh doanh với việc hoàn
thành xây dựng Xưởng 3. Quy mô phân xưởng mới này gồm 1 văn phòng xưởng
(gồm có Quản đốc xưởng, Phó Quản đốc xưởng, Kĩ thuật xưởng, Thợ máy), 7
chuyền may, tổ cắt, tổ ủi, tổ KCS, tổ đóng gói, tổ khuy nút; với tổng số công
nhân là 401 công nhân.
Mặt hàng gia công chủ yếu là áo sơ-mi, đồ bảo hộ lao động. Khách hàng chủ yếu
là Nhật Bản.
Tháng 11/2005, công ty đã thực hiện mở rộng Xưởng 2 với 4 chuyền để may
thêm mặt hàng áo thun. Tổng cộng Xưởng 2 có 13 chuyền.
4

P. K
Ế

HOẠCH
XƯỞNG
1

P. KĨ
THU
Ậ
T
XƯỞNG
2

P.XU
Ấ
T
NHẬP KHẨU
VĂN
PHÒNG
8 CHUYỀN
MAY

TỔ CẮT
TỔ KHUY
NÚT

TỔ ĐÓNG
GÓI


Phòng Kế hoạch: tổ chức thực hiện các công việc được phân công; đề xuất các
phương án sửa đổi điều chỉnh cơ chế quản lí của công ty cho phù hợp với tình
hình thực tế công ty.
Phòng Kế hoạch: xây dựng các kế hoạch kinh doanh thuộc chuyên môn đảm
nhận; đề xuất phương hướng kinh doanh cho phù hợp với tình hình thực tế công
ty.
Phòng Xuất Nhập Khẩu: lập và triển khai các kế hoạch nhận hàng và xuất hàng;
thực hiện, giám sát tờ khai và chứng từ liên quan để xuất hàng, nhận hàng đúng
thời hạn; lập báo cáo, chứng từ theo đúng yêu cầu của Hải Quan; đề xuất phương
án cải thiện và nâng cao chất lượng làm việc của phòng.
Quản đốc: xây dựng và giám sát triển khai công việc được giao; tổ chức chuyền
sản xuất hợp lí để đáp ứng nhu cầu sản xuất; phân bổ các tổ sản xuất bằng kế
hoạch cụ thể; kiểm soát hiệu suất làm việc, kiểm tra tiến độ và báo cáo hằng
ngày.
6

1.4. Giới thiệu Phòng Xuất Nhập Khẩu
 Công việc cơ bản
Soạn thảo Hợp đồng ngoại thương: đối với Hợp đồng xuất khẩu, công ty thực
hiện việc xin giấy phép xuất khẩu, chuẩn bị hàng hóa xuất khẩu, thuê tàu vận
chuyển, kiểm dịch hàng hóa, làm thủ tục hải quan, mua bảo hiểm, làm thủ tục
thanh toán; đối với Hợp đồng nhập khẩu, công ty tiến hành việc xin giấy phép
nhập khẩu, thực hiện các khâu thanh toán ban đầu, thuê tàu vận chuyển, mua bảo
hiểm, làm thủ tục hải quan…
Lập chứng từ theo Hợp đồng: lập chứng từ xuất hàng giao cho khách hàng (bộ
chứng từ gồm : Invoice, Packing list, L/C, C/O,
Lập hồ sơ thanh lí hợp đồng: gồm thanh lí tờ khai và thanh lí nguyên phụ liệu sản
xuất.
Liên hệ hãng tàu để thực hiện công việc: liên hệ hãng tàu để Thuê tàu lưu cước
(Booking a ship’s space); dựa trên hợp đồng mua bán ngoại thương, đặc điểm

Trong thời gian thực tập nhận thức tại Công ty TNHH May thêu Mạnh Tiến, tôi
được tiếp xúc với thủ tục khai Hải Quan xuất khẩu cho loại hình gia công hàng
may mặc. Do công ty sử dụng phương thức khai Hải Quan điện tử nên quy trình
khai tờ khai được thực hiện thông qua phần mềm ECUS-EG2 của Công ty Phát
triển công nghệ Thái Sơn.
2.1.1. Sơ lược về công việc
Khai báo tờ khai Hải Quan xuất khẩu là một trong những công việc thuộc về thủ
tục Hải Quan khi xuất khẩu hàng hóa. Thủ tục khai Hải Quan được thực hiện
theo hai hình thức:
8

Khai Hải Quan từ xa là hình thức mà thủ tục khai bằng giấy, sau khi khai dữ liệu
sẽ được cấp số tiếp nhận. Tờ khai sẽ được mang đến chi cục Hải Quan để làm thủ
tục.
Khai Hải Quan điện tử là hình thức khai báo trên phần mềm khai báo thông quan
điện tử (đối với hàng gia công là phần mềm ECUS-EG). Sau khi khai báo xong,
dữ liệu được truyền đến hệ thống tiếp nhận của Hải Quan để tiến hành kiểm tra
sơ bộ. Đợi trong một khoảng thời gian sẽ có kết quả xử lí tờ. Nếu kết quả xử lí tờ
khai là phân luồng xanh (không bị kiểm hóa) thì công ty in tờ khai và trực tiếp ra
cảng xuất hàng. Trường hợp là phân luồng vàng (kiểm tra chi tiết hồ sơ) hoặc đỏ
(kiểm tra chi tiết hồ sơ và kiểm tra thực tế hàng hóa) thì phải mang hồ sơ đến chi
cục Hải Quan để xử lí.
Về hồ sơ Hải Quan điện tử đối với trường hợp xuất khẩu sản phẩm gia công của
Công ty Công ty TNHH May thêu Mạnh Tiến bao gồm:
 Tờ khai Hải Quan điện tử (đã in ra, Giám Đốc công ty kí tên, đóng dấu)
 Nếu sản phẩm có nhiều loại khác nhau thì có kèm phụ lục tờ khai.
Thông thường công ty chỉ cần các chứng từ trên là có thể xuất hàng, tuy nhiên
khi tờ khai bị phân luồng đỏ ( kiểm tra chi tiết hồ sơ và kiểm tra thực tế hàng
hóa ) thì sẽ bổ sung thêm các chứng từ:
 Bảng kê chi tiết hàng hóa (Detail Parking List)

Dưới đây là quy trình khai báo tờ khai Hải Quan xuất khẩu cho loại hình gia
công hàng may mặc. Thông tin được khai báo là thông tin về Hợp đồng gia công
(số 02.12/MT-EU) giữa Công ty TNHH May thêu Mạnh và khách hàng Euha
International. Ltd.
Bước 1: Nhập thông tin chung cho tờ khai
Chọn tờ khai xuất khẩu để có giao diện sau:

Hình 4: Nhập thông tin chung của tờ khai (giao diện toàn chương trình)
(Nguồn: Chụp từ màn hình máy tính tại công ty)
Theo đúng quy trình, người khai sẽ tiến hành khai báo các nội dung sau:
Mục cần khai báo Thực hiện Nội dung thực hiên
1. Người xuất khẩu Nhập vào khung trống CTY TNHH MAY THEU MANH
TIEN
170 QUOC LO 1A, P. TAN THOI
NHAT, Q12, TPHCM
Nhập vào Mã 0302128990
12 2. Người nhập khẩu Nhập vào khung trống EUHA INTERNATIONAL. LTD
Euha Building, #175-22
Nonhyun-Dong, Kangnam-Ku,
Seoul, Kore
5. Loai hình Đánh đáu vào ô GC
Nhấp vào mũi tên
chọn
Xuất gia công
7. Hợp đồng Nhập vào ô Số 02.12/MT-EU
Nhập vào ô Ngày 02/07/2012
Nhập vào ô HH 02/07/2013


Hình 6: Nhập thông tin chi tiêt sản phẩm trên tờ khai (giao diện chi tiết)
(Nguồn: Chụp từ màn hình máy tính tại công ty)
15

Bước 3: Nhập các chứng từ kèm theo tờ khai
Tùy vào bộ hồ sơ sẽ chọn các chứng từ kèm theo. Trong trường hợp tờ khai được
phân luồng xanh ( không bị kiểm hóa) thì chỉ ghi vào trong ô đề xuất khác của
doanh nghiệp tên người nhận hàng và số N’W. Không phải chọn bất kỳ chứng từ
nào kèm theo. Trong trường hợp tờ khai phân luồng đỏ (tức là bị kiểm hóa) thì
theo Hải Quan yêu cầu xuất trình bộ hồ sơ giấy bao gồm Comercial Invoice,
Paking List, Detail Packing List và sao y bản chính Bảng định mức của các mã
hàng trong tờ khai xuất khẩu, nếu Hải Quan yêu cầu bộ chứng từ file hình ảnh thì
công ty sẽ scan các chứng từ giống như bộ hồ sơ giấy rồi gửi lên.
Chọn thẻ Chứng từ kèm theo. Vì Hải Quan yêu cầu khi xuất khẩu hàng hóa phải
có thông tin về trọng lượng và Người nhận hàng để hoàn thành thủ tục xuất hàng
nên người khai báo sẽ nhập vào ô Đề xuất khác của doanh nghiệp thông tin
sau:
N’W=19KGS
Người nhận hàng MICHEAL KORS CANADA CO.WAREHOUSE