Trường Đại Học Hoa Sen Báo cáo thực tập nhận thức
i BỘ GIÁO DỤC VÀ ĐÀO TẠO
TRƢỜNG ĐẠI HỌC HOA SEN
KHOA KINH TẾ THƢƠNG MẠI

Báo cáo thực tập nhận thức

CÔNG VIỆC TRỢ LÝ GIÁM ĐỐC TẠI CÔNG
TY TNHH THƢƠNG MẠI QUỐC TẾ UNICOH

Tên cơ quan thực tập : Công ty TNHH Thƣơng Mại Quốc Tế Unicoh
Giảng viên hƣớng dẫn: Tô Thị Tú Trang
Họ và tên sinh viên : Thái Bá Thành
MSSV : 091879
Lớp : KN0911
Thời gian thực tập : 07/01/2013 - 11/03/2013
Ngày nộp báo cáo: 06/03/2013
Ngƣời nhận báo cáo: ………………………………

Tp. Hồ Chí Minh, Tháng 3/2013
Trƣờng Đại học Hoa Sen Báo cáo thực tập nhận thức
ii

Nhận xét của cơ quan thực tập



Họ tên GVHD
Ký tên
Trƣờng Đại học Hoa Sen Báo cáo thực tập nhận thức
iv

Trích yếu
Trong bối cảnh nền kinh tế toàn cầu đang đối mặt với nhiều khó khăn nhƣ hiện nay, vấn
đề cạnh tranh trong quá trình tuyển dụng càng trở nên gay gắt, đòi hỏi đối với một ứng
viên không còn dừng lại ở các kiến thức chuyên môn hoặc kỹ năng mềm, mà bên cạnh đó
là những trải nghiệm, kinh nghiệm mà họ đúc kết đƣợc qua quá trình làm việc, tiếp cận
thực tế. Và đối với một sinh viên thì những yếu tố đó thƣờng chỉ có thể đúc kết đƣợc qua
quá trình thực tập.
Hiểu đƣợc tầm quan trọng của việc tiếp cận thực tế, trƣờng Đại học Hoa Sen, ngoài kì
thực tập tốt nghiệp, còn tổ chức một kì thực tập nhận thức, nhằm giúp sinh viên bƣớc đầu
định hình đƣợc môi trƣờng làm việc thực tế ngoài xã hội, thấy đƣợc sự khó khăn cũng
nhƣ thuận lợi và quan trọng hơn cả là xác định đƣợc “mình đang đứng ở đâu!”, để từ đó
có thể lập ra các kế hoạch ngắn hạn và dài hạn nhằm hoàn thiện bản thân và trên hết là
đạt mục tiêu thành công trong sự nghiệp tƣơng lai. Trƣờng Đại học Hoa Sen Báo cáo thực tập nhận thức
v

Mục lục
Nhận xét của cơ quan thực tập II
Nhận xét của giảng viên hƣớng dẫn thực tập III
Trích yếu IV
Mục lục V
Lời cảm ơn 1

2.3.4 soạn thảo tài liệu, hợp đồng, biên bản cuộc họp 22
2.4 CÁC CÔNG VIỆC KHÁC 22
2.4.1 gửi đơn trình lên cơ quan bảo hiểm xã hội quận 1 về vấn đề biến động nhân sự
22
2.4.2 kiểm tra sổ phụ, chuyển tiền xuống kho và cho các đối tượng được yêu cầu 23
2.4.3 kiểm tra lịch sử giao dịch tài khoản của công ty 25
2.4.4 theo dõi công nợ của khách hàng, soạn thảo bản đối chiếu công nợ và yêu cầu
thanh toán đối với các khoản nợ đến hạn. 25
2.4.5 hoàn thành bảng tổng hợp chi tiết chi tiêu 27
2.4.6 được hướng dẫn xem xét và theo dõi báo cáo xuất nhập tồn kho 28
2.4.7 công việc tiếp đón ban lãnh đạo, các kỹ sư từ tổng công ty sang xem xét và làm
việc. 29
3. Những thuận lợi và khó khăn trong quá trình thực 31
3.1 THUẬN LỢI 31
Trƣờng Đại học Hoa Sen Báo cáo thực tập nhận thức
vii

3.2 KHÓ KHĂN 32
4. Tự đánh giá bản thân 33
5. Nhận thức môi trƣờng làm việc trong công ty và bài học kinh nghiệm đúc kết cho
bản thân 35
6. Kế hoạch 36
7. Kết luận 37
Tài liệu tham khảo 39
Phụ lục 40
Trƣờng Đại học Hoa Sen Báo cáo thực tập nhận thức
1

sinh viên thì sai sót là điều mà tôi không thể tránh khỏi, tôi mong đợi những góp ý thẳng
thắn từ Giảng viên, để tôi lấy đó mà phấn đấu nhằm hoàn thiện hơn ở những lần sau.
Xin chân thành cảm ơn!

Trƣờng Đại học Hoa Sen Báo cáo thực tập nhận thức
3

Dẫn nhập
Hiểu đƣợc tầm quan trọng của kỳ thực tập nhận thức, tôi đã “bƣớc từng bƣớc” thật cẩn
thận trong quá trình thực tập – Ngay từ bƣớc đầu chọn nơi thực tập, dù là một sinh viên
chuyên ngành ngân hàng, nhƣng với suy nghĩ “biết ngƣời biết ta trăm trận trăm thắng”,
tôi xác định rõ công ty, doanh nghiệp mới là đối tƣợng tôi hƣớng tới, họ sẽ là khách hàng
của tôi trong tƣơng lai, và để phục vụ khách hàng của mình tốt hơn thì phải hiểu họ. Bên
cạnh đó, tôi tự hiểu rằng nếu vào ngân hàng, tôi sẽ khó có cơ hội tiếp cận với cấp lãnh
đạo – trong khi họ là những con ngƣời mà mình có thể học hỏi đƣợc rất nhiều điều hay, là
những hình mẫu mà tôi luôn phấn đấu để có thể đạt đƣợc trong tƣơng lai. Các yếu tố trên
đã thôi thúc tôi xác định vị trí mà tôi muốn thực tập đó là trợ lý của một cấp lãnh đạo tại
một công ty.
Với suy nghĩ rằng vị trí của tôi mong muốn sẽ khó có thể đƣợc chấp nhận tại các công ty
lớn, vì thế tôi hƣớng sang các công ty vừa và nhỏ. May mắn thay, cuối cùng tôi cũng
đƣợc chấp nhận vào vị trí trợ lý Giám đốc tại Công ty TNHH Thƣơng Mại Quốc Tế
Unicoh, đây là công ty trực thuộc một công ty tại Hàn Quốc. Tôi thầm nghĩ đây sẽ là cơ
hội cho mình trải nghiệm trong một môi trƣờng làm việc vừa có ngƣời Việt và ngƣời
nƣớc ngoài, chắc chắn sẽ có nhiều điều để tôi học hỏi. Ngay từ khi đƣợc thông báo chấp
nhận, với thời gian chỉ 7 tuần nên tôi đã đặt ra cho mình các mục tiêu cụ thể nhằm có thể
“thu hoạch” đƣợc thật nhiều kiến thức cũng nhƣ những gì bổ ích cho tôi, các mục tiêu cụ
thể nhƣ sau:
Mục tiêu đầu tiên mà tôi xác định là phải hoàn thành thật tốt các công việc mà mình đƣợc
giao trong quá trình thực tập, điều này không ngoài mục đích nhận đƣợc tin tƣởng và tín
Trƣờng Đại học Hoa Sen Báo cáo thực tập nhận thức

Hình 3 – Sơ đồ tổ chức Công ty TNHH Thƣơng Mại Quốc Tế Unicoh.
Hình 4 – Một góc phòng thí nghiệm của công ty.
Hình 5 – Một phần mẩu tin tuyển dụng của công ty.
Hình 6 – Ngân hàng CommonwealthBank.
Hình 7 – Một phần bảng theo dõi công nợ.
Hình 8 – Một phần báo cáo chi tiết chi tiêu của công ty 2012.
Trƣờng Đại học Hoa Sen Báo cáo thực tập nhận thức
6

1. Tổng quan về công ty TNHH Thƣơng Mại Quốc Tế
Unicoh

Hình 1 – Logo Tổng công ty UNICOH.
(nguồn: tài liệu công ty cung cấp)
1.1 Sơ lƣợc về công ty
1.1.1 Tổng quan

Tên công ty : CÔNG TY TNHH THƢƠNG MẠI QUỐC TẾ UNICOH
Tên tiếng Anh : UNICOH INTERNATIONAL CO,LTD
Giám đốc : Trƣơng Thị Mỹ Hạnh
Địa chỉ : 123 Lê Lợi, P. Bến Thành, Q. 1, TP. Hồ Chí Minh
Điện thoại : 84-8-39142257
Fax : 84-8-39142207
Trƣờng Đại học Hoa Sen Báo cáo thực tập nhận thức
7

1.1.2 Sơ nét về công ty và các sản phẩm, dịch vụ
Hình 2 – Các dịch vụ chính Unicoh cung cấp.
(Nguồn: từ Website của Tổng công ty)
Unicoh International Co.,Ltd (UIC) là công ty con của công ty hoá chất Unicoh (Hàn

ra năng lƣợng đốt nóng cho sản xuất. Nếu một khi hệ thống đƣờng ống bị cáu cặn hay bị
nghẽn do cặn bã, vi sinh vật lâu ngày sẽ làm tắc nghẽn lƣu thông đƣờng nƣớc và hệ thống
ống bị ăn mòn thì sẽ không tránh khỏi những trục trặc trong sản xuất. Chính vì thế, chúng
ta cần phải sử dụng hoá chất để ngăn chặn và bảo vệ đƣờng ống ngay từ đầu và thƣờng
xuyên súc tẩy theo định kỳ.
(Nguồn: tài liệu giới thiệu do công ty cung cấp)
1.2 Sơ đồ tổ chức

Trƣờng Đại học Hoa Sen Báo cáo thực tập nhận thức
9

GIÁM
ĐỐC
Kinh doanh
Marketing
Kỹ Thuật
Trợ lý
Chăm sóc
Khách Hàng
Kế toán

Hình 3 - Sơ đồ tổ chức Công ty TNHH Thƣơng Mại Quốc Tế Unicoh.
(Nguồn: tác giả)
Trƣờng Đại học Hoa Sen Báo cáo thực tập nhận thức

Trực tiếp lắng nghe và ghi nhận các ý kiến đóng góp của khách hàng.
Tìm hiểu nhu cầu của khách hàng nhằm phục vụ tốt hơn.
1.3.5 Phòng Kế toán
Tính toán kết quả hoạt động kinh doanh.
Quản lý công văn, chứng từ, hóa đơn mua bán.
Quyết toán sổ sách và thực hiện các nghiệp vụ kế toán.
Quyết toán thuế và quản lý các khoản thu chi.
Lập báo cáo thống kê tài chính và hạch toán kế toán hoạt động kinh doanh của công ty
theo đúng quy định.
1.3.6 Trợ lý
Thực hiện các công việc theo sự chỉ đạo trực tiếp từ Giám đốc.
Tiếp nhận các cuộc gọi, thƣ tín,… từ trong và ngoài công ty của Giám Đốc, sắp xếp,
phân loại và báo cáo lại.
Lên lịch làm việc, chuẩn bị tài liệu, hồ sơ cần thiết cho Giám đốc thƣờng ngày và
trong thời gian đi công tác hay tham gia các cuộc họp, hội nghị,…
Hỗ trợ Giám đốc trong việc xem xét hoạt động của các phòng ban.
Xem xét các báo cáo kết quả từ các phòng ban và báo cáo Giám đốc.
Làm nhiệm vụ thu – mua các thiết bị cần thiết cho công ty.
Soạn thảo các hợp đồng kinh doanh cho công ty với từng khách hàng cụ thể.
Quản lý công nợ.
Soạn thảo hợp đồng lao động cho nhân viên mới.
Thanh toán lƣơng cho từng phòng ban.
Trƣờng Đại học Hoa Sen Báo cáo thực tập nhận thức
12

Soạn thảo tin tuyển dụng và đăng tuyển nhân sự.
Xếp lịch hẹn phỏng vấn cho ứng viên đủ điều kiện.
Hƣớng dẫn các điều cơ bản cho nhân viên mới.
Xem xét năng lực của nhân viên mới trong thời gian thử việc.
Sắp xếp, lƣu trữ và quản lý hồ sơ công ty.

máy tại công ty,…

Hình 4 – một góc phòng thí nghiệm của công ty.
(Nguồn: tác giả)
Kết quả:
Bƣớc đầu làm quen với môi trƣờng làm việc tại công ty, hiểu biết về các phòng
ban, biết rõ nhƣng quy định, nguyên tắc trong công ty, cách sử dụng các thiết bị
văn phòng theo đúng quy định,…
Về mặt sản phẩm hóa chất và quy trình sản xuất, do không có kiến thức chuyên
môn, nên chỉ hiểu sơ lƣợc về sản phẩm, dịch vụ của công ty.
Kinh nghiệm:
Cẩn phải chủ động tìm kiếm thông tin về công ty thông qua các website trƣớc để
không mất thời gian trong công ty, đặc biệt là các thông tin sản phẩm để nắm bắt
rõ hơn và nhanh hơn khi đƣợc nghe thuyết minh.
Mạnh dạn hỏi những gì mình chƣa hiểu rõ để tránh sai sót trong quá trình làm việc
và có thể hiểu biết thêm những thông tin không có trong tài liệu.
Trƣờng Đại học Hoa Sen Báo cáo thực tập nhận thức
15

2.2 Nhân sự
2.2.1 Soạn thảo tin tuyển dụng
Cách thực hiện:
Xem xét các yêu cầu cơ bản cần thiết về vị trí tuyển dụng nhƣ trình độ, kỹ năng,
bằng cấp, thời gian làm việc,… do công ty cung cấp.
Tham khảo các tin tuyển dụng cũ của công ty và bên ngoài, kết hợp với thông tin
yêu cầu đƣợc cung cấp, soạn thảo thành tin tuyển dụng hoàn chỉnh.
Gửi cho anh hƣớng dẫn sau khi hoàn thành, để anh chỉnh sửa và có thể đăng tuyển
ra ngoài.
Kết quả:
Thiết kế đƣợc hai tin tuyển dụng cho vị trí nhân viên kinh doanh và thƣ ký văn

Chuẩn bị thông tin đầy đủ hơn để có thể trả lời những thắc mắc từ các ứng viên.
2.2.3 Xem xét hồ sơ ứng tuyển, sắp xếp lịch hẹn phỏng vấn
Cách thực hiện:
Đọc hồ sơ và CV của các ứng viên, dựa trên các yêu cầu cụ thể của từng vị trí mà
công ty yêu cầu, lựa chọn ra những hồ sơ phù hợp.
Gửi thƣ mời phỏng vấn đến các ứng viên phù hợp qua email.
Thông báo lịch hẹn phỏng vấn đến các ứng viên nhằm xác định lại thời gian hẹn
phỏng vấn, tiếp nhận ý kiến phản hồi.
Sắp xếp lịch hẹn phỏng vấn phù hợp cho ngƣời phỏng vấn và ứng viên.
Kết quả:
Tuyển đƣợc đủ vị trí yêu cầu trong thời hạn công ty đặt ra.
Kinh nghiệm:
Trong quá trình lựa chọn ứng viên, ngoài phù hợp yêu cầu, cần đọc thƣ xin việc để
dựa vào cách thức viết phần nào đánh giá đƣợc sự nghiêm túc, tính cẩn thận cũng
nhƣ một số tính cách khác của ứng viên.
Kiểm tra kỹ các thông tin khi gửi thƣ mời phỏng vấn cũng nhƣ khi sắp xếp lịch
hẹn nhằm tránh sai sót không đáng có.
Trƣờng Đại học Hoa Sen Báo cáo thực tập nhận thức
18

Phải điện thoại xác nhận lại lịch hẹn, tránh trƣờng hợp ứng viên không nhận đƣợc
email hay không có ý tham gia vào buổi phỏng vấn.
2.2.4 Đào tạo, hƣớng dẫn nhân viên mới
Cách thực hiện:
Cung cấp đầy đủ các tài liệu, thông tin cần thiết cho nhân viên mới.
Ngoài công việc cụ thể, hƣớng dẫn nhân viên mới những điều cơ bản, những quy
định, nguyên tắc khi làm việc trong công ty.
Sau khi hƣớng dẫn các điều cơ bản, thì đƣa họ đến các bộ phận đƣợc bổ nhiệm để
đƣợc trƣởng bộ phận hƣớng dẫn chuyên môn.
Theo dõi, giám sát cũng nhƣ đánh giá năng lực của nhân viên mới do bản thân trực