Đánh giá việc ứng dụng công nghệ thông tin trong
quản lý và khai thác nguồn lực thông tin ở trung
tâm thông tin th viện trờng Đại học Y Hà Nội

Nguyễn Thị Cẩm Nhung
Trung tâm Thông tin Th viện Đại học Y Hà Nội

Với mục tiêu: Mô tả thực trạng nguồn lực thông tin hiện có và việc ứng dụng công nghệ thông tin
và đánh giá hiệu quả của nó trong quản lý và khai thác nguồn lực thông tin ở Trung tâm Thông tin
Th viện Trờng Đại học Y Hà Nội. Qua khảo sát thực tế các kho t liệu và qua mẫu phiếu điều tra
của ngời dùng tin cho thấy:
Hiện trạng nguồn lực thông tin hiện có gồm có: Nguồn lực thông tin truyền thống nh: sách,
báo, tạp chí, luận án. Nguồn lực thông tin điện tử nh: Các cơ sở dữ liệu, băng hình, đĩa CD-ROM,
Medline, các thông tin trên mạng. Toàn bộ nguồn lực thông tin kể trên đợc lu trữ trong 02 máy
chủ và trên 20 máy trạm của th viện. Hệ thống máy vi tính đợc nối mạng LAN và kết nối Internet.
Việc ứng dụng công nghệ thông tin ở Trung tâm Thông tin Th viện Trờng Đại học Y Hà Nội đã
đem lại kết quả rất khả quan trong quản lý và khai thác nguồn lực thông tin, nó quản lý đợc toàn
bộ nguồn lực thông tin hiện có trong th viện, xử lý tài liệu đợc nhiều công đoạn cùng một lúc, tìm
kiếm thông tin nhanh, chính xác, nó còn là phơng tiện để tìm kiếm các thông tin khác trên mạng.
Việc ứng dụng công nghệ thông tin hiện đại ở th viện Trờng Đại học Y Hà Nội là việc làm cần
thiết, nó đặt nền móng cho việc hình thành th viện điện tử trong tơng lai gần.

I. Đặt vấn đề
Cuộc cách mạng khoa học ngày nay thực
chất là cuộc cách mạng công nghệ, những
thành tựu của nó tạo ra ngày càng nhiều. Một
khối lợng thông tin khổng lồ đang tăng theo
cấp số nhân, một nền công nghiệp tri thức ra
đời mà cơ sở của nó là truyền tri thức thông tin
tiếp tục tăng nhanh trong một thế giới, xây
dựng trên cơ sở của tiến bộ khoa học kỹ thuật.

này nhằm mục tiêu:
1. Mô tả thực trạng việc ứng dụng các công
nghệ thông tin và hiện trạng nguồn lực thông

98
tin hiện có ở Th viện Trờng Đại học Y Hà
Nôị.
2. Đánh giá hiệu quả của việc ứng dụng
công nghệ thông tin trong quản lý và khai thác
nguồn lực thông tin tại Th viện Trờng Đại
học Y Hà Nội.
II. Đối tợng và phơng pháp
nghiên cứu.
1. Đối tợng:
Đề tài lấy nguồn lực Thông tin Th viện ở
Trung tâm Thông tin Th viện Trờng Đại học
Y Hà Nội làm đối tợng nghiên cứu.
Phạm vi nghiên cứu của đề tài: Giới hạn
trong việc ứng dụng công nghệ thông tin trong
tổ chức quản lý và khai thác nguồn lực thông
tin ở Trung tâm Thông tin Th viện Trờng Đại
học Y Hà Nội.
2. Phơng pháp:
- Phơng pháp tiếp cận phần mềm quản lý
th viện hiện đang ứng dụng trên máy vi tính.
- Phơng pháp quan sát thực tế, điều tra
bằng phiếu.
- Phơng pháp so sánh, phân tích, tổng
hợp.
3. Kết quả

Năm 1997 chúng tôi bắt đầu ứng dụng phần
mềm CDS/ISIS (Computer Document
Intergrate Set of information System) của
Unesco do Trung tâm Thông tin T liệu Quốc
Gia phổ biến và cung cấp. Lúc đó th viện đã
nhập đợc 30.000 biểu ghi trong đó gồm có
sách và luận án, các bài báo. Bớc đầu đã lu
trữ, tìm kiếm thông tin nhanh. Tuy nhiên việc
miêu tả fiche và in fiche tra cứu không in đợc
trực tiếp trên phần mềm này, mà phải chuyển
sang hệ điều hành của DOS, một hạn chế nữa
là nó không liệt kê đợc những tài liệu trùng
lặp, do đó cũng còn nhiều bất cập.
Năm 2000 th viện chúng tôi chuyển đổi
phần mềm CDS/ISIS sang WinISIS theo chuẩn
trong hệ thống th viện cả nớc đang sử dụng,
toàn bộ số liệu nhập trên chuyển sang
WinISIS, chơng trình WINISIS thuận lợi hơn
nhiều so với CDS/ISIS. Mọi công đoạn xử lý tài
liệu đợc thực hiện cùng một lúc, lu trữ, tìm
kiếm và sửa chữa khi cần thiết dễ dàng.
Hiện nay th viện đang thực hiện dự án
Tăng cờng cơ sở vật chất th viện năm 200-
2005 trong đó th viện đã đợc trang bị hệ
thống máy vi tính hiện đại gồm có 02 máy chủ
và trên 20 chiếc máy vi tính đợc nối mạng Lan
và kết nối Internet, hiện đang dùng phần mềm
riêng mang tên Medlibser (Medical Library
Server) do Khoa Công nghệ Đại học Quốc gia
biên soạn. Toàn bộ cơ sở dữ liệu trên chuyển

fiche miêu tả, tính trung bình một ngày cán bộ
th viện chỉ viết đợc từ 20 50 fiche/ ngày,
khi ứng dụng tin học hoá trong th viện thì
cùng một lúc khi xử lý tài liệu trên máy, chỉ cần
một lệnh sắp xếp thì có thể in ra hàng trăm
fiche theo ý muốn.
- Tiết kiệm đợc thời gian, công sức trong tu
sửa, sắp xếp, hồi cố tài liệu khi phải thay đổi
hàng loạt kho tàng. Một ví dụ, năm 2002 th
viện làm hồi cố lại toàn bộ 2 tủ mục lục tra cứu
trong đó gồm có 30.000 fiche cần phải miêu tả,
sắp xếp lại, nếu nh không có máy móc thì
toàn bộ số fiche trên phải làm trong vòng vài
năm mà hình thức không đợc nh ý muốn, do
ứng dụng công nghệ thông tin, toàn bộ công
việc trên đã đợc hoàn thành trong vòng 15
ngày với chất lợng rất tốt.
3.4. Hiệu quả trong khai thác nguồn lực
thông tin
Để đánh giá chính xác hiệu quả khai thác
nguồn lực thông tin ở Th viện Trờng Đại học
Y Hà Nội, tham khảo ý kiến bạn đọc đợc thực
hiện thông qua một số câu hỏi ngắn gọn dễ
hiểu, với mẫu điều tra là 100 phiếu bạn đọc,
trong đó cán bộ là 30 sinh viên 70. Kết quả thu
đợc là:
Số phiếu phát ra là 100 phiếu
Số phiếu thu về 88 phiếu
Trong đó cán bộ là: 13 phiếu
Trong đó sinh viên là: 75 phiếu

Mức độ
tho mn
Cán
bộ
Sinh
viên
Chung Tỷ lệ
%
Tốt
10 68 78 88,6
Cha tốt 0 4 4 4,6
Trung bình 3 3 6 6.8
Tổng số 13 75 88 100
100
Bảng 3 cho thấy gần 90% số ngời đợc
hỏi trả lời là thoả mãn về nhu cầu.
IV. Bàn luận
* Thực trạng ứng dụng công nghệ thông
tin: Việc ứng dụng công nghệ thông tin ở
Trung tâm Thông tin Th viện Trờng Đại học
Y Hà Nội, cho thấy hệ thống máy vi tính đợc
trang bị hiện đại, nhng để quản trị hệ thống
này còn đang thiếu cán bộ tin học, gặp nhiều
khó khăn trong kỹ năng sử dụng máy vi tính.
Các phần mềm quản lý th viện cha đợc
hoàn chỉnh và theo chuẩn của chuyên ngành
th viện trong cả nớc, tuy nhiên hiện nay việc

V. Kết luận
1. Thực trạng về nguồn lực thông tin và
ứng dụng công nghệ thông tin.
* Nguồn lực thông tin hiện tại ở Th viện
Trờng Đại học Y Hà Nội gồm có 2 loại:
- Nguồn lực thông tin truyền thống gồm:
sách, báo, tạp chí, các tài liệu không công bố
(luận án).
- Nguồn lực thông tin điện tử gồm: cơ sở dữ
liệu, băng hình, đĩa CD- Rom, Medline, khai
thác thông tin trên mạng.
Số lợng cụ thể của 2 loại nguồn lực thông
tin đã nêu ở (3.1).
* ứng dụng công nghệ thông tin:
- Hiện nay th viện đang sử dụng 20 máy vi
tính và 02 máy chủ khá hiện đại, đợc nối
mạng LAN và kết nối Internet, hệ thống này
đang hoạt động bình thờng.
- Toàn bộ Cơ sở dữ liệu của th viện đợc
quản lý bằng phần mềm mang tên Medlibser.
- Đáp ứng đợc một số công đoạn cơ bản
trong xử lý nghiệp vụ th viện.
2. Hiệu quả ứng dụng công nghệ thông
tin
- Lu trữ và quản lý toàn bộ nguồn lực
thông tin hiện có.
- Tìm kiếm thông tin nhanh, chính xác.
- Tiết kiệm đợc thời gian và nhân lực (cùng
một lúc thực hiện nhiều công đoạn trong xử lý
và biên mục tài liệu).

estimate the efficiency of it in the information resources management and expoitage in Hanoi
Medical University Library.Through investigating the document store and blanks of information
user,we can see that:
* The real situation of information resources at present includes:
The traditional information resource,such as:books, newspapers, magazines and theses.The
electronic information resource,such as:data base, videos, CD-ROM, Medline and online
information.All of these information resources have been stored in 2 servers and over 20
computers of the library.This computer system has been connected to the LAN net and the
Internet.
*The application of information techonology in Hanoi Medical University Library has brought us
a satisfactory result in managing and exploiting information resources. It can control all the
information in the library now anh solve the documents in many stages at one time.It helps us find
information faster, more exactly and it is also an useful tool to find other information on the
Internet.The using of modern information technology in the library is very important. It has laid the
foundation for the construction of the electronic library in the future.

102