LỜI NÓI ĐẦU
Nước ta đang trên con đường xây dựng và phát triển đất nước, để bắt kịp với
công nghệ tiến tiến của thế giới đòi hỏi nước ta phải nhập khẩu những thiết bị tiên
tiến, những dây truyền sản suất hiện đại, đồng bộ để đáp ứng được nhu cầu sản xuất
trong nước. Nhập khẩu thiết bị máy móc với những nguồn lực sẵn có trong nước để
sản xuất sẽ tạo công ăn việc làm cho người dân, đáp ứng nhu cầu tiêu dùng trong
nước và xuất khẩu đưa nền kinh tế việt nam từng bước pháp triển vững chắc.
Để hoạt động nhập khẩu được tiến hành một cách thuận lợi và thành công thì
nghiệp vụ nhập khẩu của các cán bộ nhập khẩu đóng vai trò quan trọng, nó quyết
định sự thành công trong mỗi hợp đồng nhập khẩu. Tracimexco Hà nội với đội ngũ
lãnh đạo năng động, linh hoạt và tập thể cán bộ nhân viên đã đạt đựơc những
thành tựu trong kinh doanh đặc biệt là kinh doanh nhập khẩu máy móc thiết bị
ngành giao thông. Có được những thành công đó là nhờ chi nhánh đã biết chú
trọng đến nghiệp vụ nhập khẩu của các cán bộ nhập khẩu phòng kinh doanh.
Thực tập tại chi nhánh Tracimexco Hà nội – một công ty hoạt động trong lĩnh
vực kinh doanh xuất nhập khẩu và đầu tư, với tham vọng nghiên cứu nghiệp vụ
nhập khẩu hàng hoá để từ đó hoàn thiện nghiệp vụ và có những hợp đồng đem lại
nhiều lợi nhuận cho doanh nghiệp. Bởi vậy tôi chọn đề tài nghiên cứu là ‘Hoàn
thiện nghiệp vụ nhập khẩu hàng hoá ở chi nhánh Tracimexco Hà nội’.
Đề tài này gồm các phần sau:
Chương 1: Cơ sở hoàn thiện nghiệp vụ nhập khẩu hàng hoá
ở chi nhánh Tracimexco Hà nội
Chương 2: Thực trạng nghiệp vụ nhập khẩu hàng hoá
của chi nhánh Tracimexco Hà nội
Chương 3: Phương hướng và biện pháp hoàn thiện nghiệp vụ
ở chi nhánh Tracimexco Hà nội
CHƯƠNG 1:
CƠ SỞ HOÀN THIỆN NGHIỆP VỤ NHẬP KHẨU HÀNG HOÁ Ở CHI
NHÁNH CÔNG TY XNK VÀ HỢP TÁC ĐẦU TƯ GTVT HÀ NỘI
1.1. NỘI DUNG NGHIỆP VỤ N.KHẨU HÀNG HOÁ Ở DOANH NGHIỆP.
1.1.1. Nghiệp vụ đàm phán ký hợp đồng nhập khẩu

* Thu thập và xử lý tài liệu ban đầu
2
Công tác thu thập và xử lý tài liệu ban đầu: là công việc khó khăn và chiếm
nhiều thời gian nhất, nhưng là một trong những thao tác quan trọng của khâu
chuẩn bị. việc thu thập và xử lý tài liệu được tiến hành theo các bước sau
+ Xác định nguồn thông tin ( báo cáo tổng kết, sơ kết, chuyên đề, các công
trình nghiên cứu, các bài báo, tạp chí, số liệu thống kê, các mối quan hệ cá
nhân trên thực tế...).
+ Đánh giá sơ bộ về mức độ thu thập tài liệu ( khối lượng, chất lượng..)
+ Tiến hành thu thập thông tin.
Chú ý sau khi thu thập thông tin nào đó cần có ý kiến nhận xét, đánh giá
ngay. Điều này có lợi cho các thao tác tiếp theo của công việc chuẩn bị đàm phán.
Khối lượng và chất lượng thông tin phụ thuộc vào mức đọ am hiểu thông tin
nói chung, phương pháp thu thập thông tin, trình độ kiến thức chuyên môn của
người thu thập thông tin, sự nhanh trí, sáng tạo, tính kiên trì và tinh thần tận tuỵ
với công việc của cán bộ thừa hành. Thái độ thờ ơ trong khi thu thập thông tin sẽ
làm giảm hiệu quả khâu chuẩn bị.
Lựa chọn và hệ thống hoá tài liệu: Thực chất đây là sự tiếp tục quá trình thu
thập tài liệu. từ khối lượng thông tin, tài liệu thu thập được, chọn lọc những gì cần
thiết, có ý nghĩa phục vụ cho cuộc đàm phán. Sau khi chọn lọc cần hệ thống hoá
tài liệu theo từng nhóm vấn đề.
Phân tích tài liệu thu thập đựơc: Thao tác này cho phép xác định mối liên hệ
giữa các hiện tượng, sự kiện bằng cách hệ thống hoá tài liệu, lựa chọn và chuẩn bị
sẵn lý lẽ, lập luận phù hợp, rút ra các kết luận cụ thể.
Để đạt được mục tiêu cần tập trung vào phân tích và đưa ra một số phán
đoán: Đối tác đàm phán với ta là ai, đối chiếu, so sánh những gì mà ta định thông
báo, giải thích với mục tiêu mong muốn đạt được trong cuộc đàm phán.
* Chuẩn bị kế hoạch cụ thể tiến hành đàm phán
Đây là thao tác kết hợp tài liệu thu được và ý kiến cá nhân với yêu cầu,
nhiệm vụ này đặt ra vào một thể thống nhất, có logic chắt chẽ. Thao tác này nhằm

công ty, ảnh hưởng của công ty trong xã hội, tình hình tài chính , về số lượng, chất
lượng chủng loại mà công ty đó kinh doanh và định hướng phát triển của công ty
đó trong tương lai. Tìm hiểu nhu cầu và ý định của đối tác để từ đó trả lời câu hỏi”
vì sao họ muốn hợp tác với ta, nguyện vọng hợp tác có trân thành không?, họ có
nhiều đối tác không”. Tìm hiểu lực lượng đàm phán của họ, đàm phán của họ gồm
có những ai, địa vị, sở thích của từng người, ai là người có quyền đưa ra quyết
định- tìm hiểu thật kỹ người này.
* Chuẩn bị về năng lực của các thành viên trong đoàn đàm phán.
Để trở thành một nhà đàm phán giỏi thì cần phải:
4
Chuẩn bị kiến thức: Bởi một nhà đàm phán giỏi là một nhà thương mại trong
nước và quốc tế, họ là một luật gia, họ là một nhà ngoại giao, nhà tâm lý. Họ phải
là người biết cách sử dụng ngôn ngữ đặc biệt là tiếng Anh và tiếng mẹ đẻ. Họ phải
có những kiến thức về kỹ thuật, về văn hoá vì khi đàm phán phải tiếp xúc với
những người thuộc những nền văn hoá khác nhau.
− Chuẩn bị về phẩm chất, tâm lý: Chuyên gia đàm phán cần có tư duy nhạy bén
biết suy nghĩ và hành động đúng, biết kiềm chế cảm xúc, tránh hấp tấp.
− Chuẩn bị về phương tiện hỗ trợ.
− Có kỹ năng đàm phán tốt: bao gồm các kỹ năng sau:
+ Kỹ năng sử dụng ngôn ngữ tốt: Biết cách sử dụng ngôn ngữ, biết cách trình
bày lưu loát, dễ hiểu.
+ Kỹ năng giao tiếp tốt bao gồm kỹ năng lắng nghe, kỹ năng đặt câu hỏi, kỹ
năng diễn thuyết..
+ Phải biết cách giỏi thoả hiệp và thuyết phục đối tác
+ Kỹ năng biết tạo lợi thế cạnh tranh một cách công khai.
* Chuẩn bị về thời gian và địa điểm
− Chuẩn bị về thời gian: trong thương mại thời gian là hết sức quý báu vì vậy
trước khi đàm phán cần phải thống nhất về lịch làm việc và có thể xây dựng
luôn biện pháp dụ phòng.
− Chuẩn bị về địa điểm: Quan điểm chung là địa điểm đàm phán phải tạo tâm

đàm phán, phối hợp với các hành động, thao tác, biện pháp bố trí chúng theo
thời gian đàm phán cho phù hợp với quan điểm chuyên môn, nghề nghiệp.
− Cho phép định rõ trách nhiệm, quyền hạn của từng cá nhân, kiểm tra việc
thực hiện trách nhiệm và quyền hạn đó; kích thích động viên tinh thần sáng
tạo của các thành viên trong việc chuẩn bị đàm phán.
Xây dựng chiến lược đàm phán cần có những trọng điểm sau:
− Nên mở đầu đàm phán như thế náo?
− Nên đưa ra những câu hỏi nào trong buổi mở đầu
− Đối tác có thể hỏi những câu hỏi nào?
− Ta đã có đủ dữ liệu và thông tin để trả lời chưa? nếu chưa thì lấy thông tin ở đâu
− Nếu đàm phán theo nhóm thì cần phải cân nhắc thêm những vấn đề như: ai là
người dẫn dắt cuộc đàm phán, ai sẽ kiểm tra cơ sở lập luận, ai sẽ là người đặt
câu hỏi, ai sẽ là người trả lời câu hỏi của đối tác, ai sẽ là người đóng vai trò
làm giảm căng thẳng trong đàm phán.
1.1.1.3. Phương thức đàm phán.
* Đàm phán trực tiếp:
6
Là hình thức đàm phán mà ở đó hai bên trực tiếp gặp gỡ mặt đối mặt để thoả
thuận với nhau về các điều khoản của hợp đồng
- Ưu điểm:
+ Nắm được thái độ, tâm lý và phản ứng của nhau một cách trực tiếp thông qua
cử chỉ, vẻ mặt, điệu bộ.
+ Trực tiếp bàn bạc sao cho dễ hiểu nhau hơn từ đó cùng nhau giải quyết những
vấn đề bất đồng hoặc chưa hiểu nhau.
- Nhược điểm:
+ Đi lại tốn kém, dễ lộ bí mật
+ Chỉ phù hợp với những hợp đồng lớn, phức tạp.
* Đàm phán qua thư từ, điện tín (đàm phán tin cậy)
- Ưu điểm:
+ Tiết kiệm được chi phí đi lại

Khi ký kết hợp đồng, các bên cần chú ý một số dặc điểm sau:
Cần có sự thoả thuận, thống nhất với nhau tất cả mọi điều khoản cần thiết
trước khi ký kết. Một khi đã ký kết thì việc thay đổi một điều khoanr nào đó sẽ rất
khó khăn và bất lợi.
Văn bản hợp đồng thường do một bên dự thảo, trước khi ký kết bên kia xem
xét kỹ lưỡng, đối chiếu với những thoả thuận đã đạt được trong đàm phán tránh
việc đối phương có thể thêm vào hợp đồng một cách khéo léo những điểm chưa
thoả thuận và bỏ qua không ghi vào những điều đã thống nhất.
Hợp đồng này cần được trình bày rõ ràng, sáng sủa, cách trình bày phải phản
ánh đúng nội dung đã thoả thuận không để tình trạng mập mờ có thể suy luận ra
nhiều cách.
Những điều khoản trong hợp đồng phải xuất phát từ những đặc điểm của
hàng hoá định mua bán , từ những điều kiện hoàn cảch tự nhiên, xã hội ..của nước
người bán, người mua, từ đặc điểm và quan hệ giữu hai bên.
Trong hợp đồng không được có những điều khoản trái với luật lệ ở nước
người bán hoặc ở nước ngươì mua.
Người đứng ra ký kết hợp đồng phải đúng là người có thẩm quyền ký kết
Ngôn ngữ dùng để xây dựng hợp đồng nên là thứ ngôn ngữ mà hai bên cùng
thông thạo.
Một hợp đồng mua bán ngoại thương thưòng gồm các phần sau:
− Số hợp đồng
− Ngày và nơi ký hợp đồng
− Tên và địa chỉ của các bên ký
8
− Các điều khoản của hợp đồng như:
+ Tên hàng- quy cách phẩm chất- số lượng – bao bì , ký mã hiệu
+ Giá cả- đơn giá, tổng giá
+ Thời hạn và địa điểm giao hàng - điều kiện giao nhân
+ Điều kiện thanh toán
+ Điều kiện khiếu nại trọng tài

Chuyên chở hàng hoá từ doanh nghiệp xuất khẩu sang doanh nghiệp nhập
khẩu có thể xảy ra nhiều rủi ro tổn thất bởi vậy trong kinh doanh thương mại quốc
tế bảo hiểm hàng hoá đường biển là loại bảo hiểm phổ biến nhất
Các đơn vị kinh doanh ngoại thương khi mua bảo hiểm đều mua tại Tổng công
ty bảo hiểm Việt nam ( Bảo Việt). Hợp đồng bảo hiểm có thể chia làm hai loại:
Hợp đồng bảo hiểm bao ( Open policy) : Đơn vị mua bảo hiểm ký hợp đồng
từ đầu năm, còn đến khi giao hàng xuống tàu xong chủ hàng chỉ gửi đến Bảo Việt
một thông báo bằng văn bản goị là ‘ Giấy báo bắt đầu vận chuyển’, hình thức hợp
đồng bảo hiểm này thường áp dụng đối với các tổ chức buôn bán ngoại thưong
thường xuyên, nhiều lần trong một năm.
Hợp đồng bảo hiểm chuyến ( Voyage policy) Khi mua bảo hiểm chủ hàng gửi
đến Bảo Việt một văn bản gọi là ‘ Giấy yêu cầu bảo hiểm’. Trên cơ sở giấy yêu
cầu này, chủ hàng và Bảo Việt đàm phán ký kết hợp đồng bảo hiểm. Hình thức này
thường áp dụng với các đợt mua hàng riêng lẻ.
Khi ký kết hợp đồng bảo hiểm thường nắm vững các điều kiện bảo hiểm.
− Bảo hiểm mọi rủi ro ( Điều kiện A)
− Bảo hiểm có bồi thường tổn thất riêng ( Điều kiện B)
− Bảo hiểm miễn bồi thường tổn thất riêng ( Điều kiện C)
Ngoài ra còn có một số điều kiện bảo hiểm dặc biệt như: Bảo hiểm chiến
tranh, bảo hiểm đình công, bạo động
Dưới đây là mẫu giấy yêu cầu bảo hiểm hàng hoá
10
1.1.3. Nghiệp vụ làm thủ tục hải quan
Hàng hoá vận chuyển qua biên giới để xuất khẩu hoặc nhập khẩu đều phải
làm thủ tục hải quan. Thủ tục hải quan là một công cụ để quản lý hành vi buôn
bán theo pháp luật của nhà nước: để ngăn chặn xuất nhập khẩu lậu qua biên giới,
để kiểm tra giấy tời có sai sót hoặc giả mạo không, để thống kê về hàng xuất
nhập khẩu.
Việc làm thủ tục hải quan bao gồm 3 bước chủ yếu sau:
1.1.3.1 Khai báo hải quan

nếu vi phạm sẽ buộc vào tội hình sự
1.1.4. Nghiệp vụ nhận hàng và vận chuyển
Theo quy định của Nhà nước các cơ quan vận tải ( ga, cảng) có trách nhiệm
tiếp nhận hàng hoá nhập khẩu trên các phương tiện vận tải từ nước ngoài vào, bảo
quản hàng hoá đó trong quá trình xếp dỡ, lưu kho, lưu bãi và giao cho đơn vị dặt
hàng theo lệnh giao hàng của đơn vị ngoại thương đã nhập hàng đó.
Đơn vị kinh doanh nhập khẩu phải:
Ký kết hợp đồng uỷ thác cho cơ quan vận tải (ga, cảng) về việc giao nhận hàng
12
Xác nhận với cơ quan vận tải kế hoạch tiếp nhận hàng xuất nhập khẩu hàng
năm, hàng quý, lịch tàu, cơ cấu mặt hàng, điều kiện kỹ thuật khi bốc dỡ, vận
chuyển, vận tải
Thông báo cho các đơn vị trong nước đặt mua hàng nhập khẩu ( nếu hàng
nhập khẩu cho một đơn vị trong nước), dự kiến ngày hàng về, ngày thực tế tàu chở
hàng về đến cảng hoặc nhày toa xe chở hàng vào sân ga giao nhận
Thanh toán cho cơ quan vận tải các khoản chi phí về giao nhận, bốc xếp bảo
quản và vận chuyển hàng nhập khẩu
Theo dõi việc giao nhận, đôn đốc cơ quan vận tải lập biên bản ( nếu cần ) về
hàng hoá và giải quyết trong phạm vi của mình những vấn đề xảy ra trong quá
trình giao nhận.
Đơn vị nhập khẩu với tư cách một bên đứng tên trên vận đơn phải lập thư dự
kháng nếu nghi ngờ hoạc thực sự hàng hoá có tổn thất, thiếu hụt hay không đồng
bộ theo hợp đồng..v.v.
1.2.ĐẶC ĐIỂM HOẠT ĐỘNG KINH DOANH CỦA CHI NHÁNH CÔNG
TY XUẤT NHẬP KHẨU VÀ HỢP TÁC ĐẦU TƯ GIAO THÔNG VẬN TẢI
HÀ NỘI – TRACIMEXCO HÀ NỘI.
1.2.1 Quá trình hình thành và phát triển của chi nhánh Tracimexco Hà nội
Trong quá trình phát triển nền kinh tế của một quốc gia, vấn đề đầu tiên tạo
cơ sở tiền đề cho quá trình phát triển đó là cơ sở hạ tầng, khi có cơ sở hạ tầng
vững chắc các ngành nghề trong nền kinh tế sẽ được đầu tư và phát triển, chính cơ

thông vận tải.
Chi nhánh là một đơn vị hạch toán kinh doanh độc lập có tư cách pháp nhân
có tài khoản riêng ở ngân hàng có con dấu riêng, hoạt động tuân thủ pháp luật
Việt Nam, quản lý theo chế độ một thủ trưởng và theo phương thức hạch toán kinh
doanh xã hội chủ nghĩa, quản lý đúng đắn mối quan hệ giữa lợi ích tập thể và lợi
ích người lao động trực tiếp. Với nguyên tắc hoạt động trên, ngày nay Tracimexco
Hà nội đang vững bước trên con đường của mình.
1.2.2. Chức năng, nhiệm vụ, quyền hạn của chi nhánh.
1.2.2.1 Chức năng.
Là một chi nhánh của Công ty XNK và hợp tác đầu tư giao thông vận tải (một
Công ty lớn của Bộ giao thông vận tải) Tracimexco Hà nội có những chức năng sau:
Thông qua các hoạt động kinh doanh XNK, liên doanh, hợp tác với nước
ngoài để thực hiện chức năng chính là nhập khẩu vật tư máy móc thiết bị phục vụ
ngành giao thông vận tải, tổ chức quá trình lưu thông hàng hóa từ nước ngoài tới
các tổ chức cá nhân tiêu dùng nội địa, đáp ứng yêu cầu của các ngành trong nền
kinh tế quốc dân và góp phần tạo công ăn việc làm, cũng như tăng tích lũy cho
ngân sách Nhà nước (thông qua nghĩa vụ nộp thuế đối với Nhà nước).
1.2.2.2 Nhiệm vụ.
Bao gồm những nhiệm vụ chủ yếu sau:
14
− Xuất nhập khẩu và kinh doanh vật tư, thiết bị phương tiện giao thông vận tải
và các sản phẩm nông lâm ngư nghiệp khác.
− Lắp ráp, phục hồi, tân trang thiết bị, phương tiện giao thông vận tải.
− Vận tải đường biển, đường bộ.
− Dịch vụ đại lý vận chuyển hàng hóa quốc tế và đại lý hàng hải.
− Dịch vụ tư vấn gọi vốn nước ngoài để phục vụ xây dựng cơ sở vật chất ngành
giao thông vận tải.
− Hợp tác xuất khẩu lao động.
− Sản xuất kinh doanh XNK vật liệu xây dựng, trang trí nội thất và chuyển
giao công nghệ mới xây dựng công trình giao thông vận tải bằng vật liệu

chính kế
toán
Phòng Kinh
doanh XN
khẩu