Hướng dẫn quản lý tài liệu - bản cứng

Tài liệu là tài sản có giá trị của tổ chức, là nguồn thông tin chủ yếu và quan trọng, có thể
mang tính pháp lý, và là một loại tài sản pháp lý.
Nhằm quản lý và sử dụng tài liệu một cách hữu hiệu và an toàn, việc thiết lập hệ thống
lưu trữ và đưa ra các nguyên tắc lưu trữ và qui định quản lý tài liệu là một yêu cầu cần
thiết của mỗi một doanh nghiệp.
Văn bản này giới hạn trong việc hướng dẫn quản lý các loại tài liệu bản cứng. Các bộ
phận chủ quản phối hợp với nhân viên chuyên trách văn thư lưu trữ phòng Hành chính
căn cứ theo “Qui định về công tác quản lý văn bản trong hệ thống Ngân hàng Thương
mại Cổ phần FPT” của Ban pháp chế và Hướng dẫn thực hiện này, thiết lập hệ thống
quản lý tài liệu bản cứng cho bộ phận của mình.
I/ KHÁI QUÁT CHUNG:
1. Vai trò của việc quản lý tài liệu:
- Tìm kiếm, chia sẻ thông tin dễ dàng, nhanh chóng, hiệu quả
- Thỏa mãn các yêu cầu của pháp luật.
- Ngăn ngừa mất mát, truy cập bất hợp pháp, bảo vệ an toàn thông tin.
- Tối ưu hóa chi phí.
2. Nguyên tắc quản lý tài liệu:
- Tài liệu phục vụ cho mục đích công việc của tổ chức phải được đăng ký quản lý và
lưu trữ với một thời hạn nhất định hoặc vô thời hạn.
- Hệ thống lưu trữ logic, thống nhất, dễ hiểu, dễ vận hành, có thể điều chỉnh
- Qui định chặt chẽ, hợp lý, đảm bảo việc truy vết người sử dụng nhưng không gây cản
trở hay làm mất nhiều thời gian cho việc truy cập tài liệu.
- Quy trình bảo vệ tài liệu mật và quan trọng được thực hiện nghiêm túc và giám sát
chặt chẽ.
- Khu vực lưu trữ được phân chia hợp lý, có biển hiệu, sơ đồ chỉ dẫn, thuận tiện cho
việc tác nghiệp, đảm bảo an toàn cho người lao động cũng như các điều kiện phục vụ
cho việc giữ gìn tài liệu luôn ở trạng thái tốt, tránh bị bủi bẩn, hư hỏng, mất mát hoặc
khai thác bất hợp pháp.
- Tối thiểu hóa việc lưu trữ tài liệu bản cứng.

- Xác định thời gian cần lưu trữ của tài liệu
- Định lượng tài liệu sẽ được tạo ra, lưu thông, lưu trữ, tìm kiếm hàng ngày
- Định lượng tần suất tài liệu được cập nhật, sao lưu hàng ngày
- Xác định đối tượng sử dụng tài liệu. Phân quyền truy cập sử dụng. Định lượng đối
tượng sử dụng hàng ngày
- Xác định tính cần thiết phải lưu trữ những tài liệu cũ sang hệ thống mới
- Xác định cấp bảo mật của tài liệu
4. Thời hạn lưu trữ:
- Mục đích của việc giới hạn thời gian lưu trữ bằng cách tiêu hủy tài liệu nhằm:
o Cắt giảm chi phí không cần thiết. Sử dụng không gian công sở hiệu quả,
đảm bảo không có tài liệu được lưu trữ hay sao lưu thừa, không có giá trị
sử dụng hoặc yêu cầu tuân thủ thủ tục pháp lý.
o Đảm bảo an toàn thông tin
- Thời hạn lưu trữ của tài liệu phụ thuộc 4 giá trị sau:
By Hongntt2 2/9
o Tính Hành chính: Tài liệu phục vụ cho công việc hàng ngày
o Tính Pháp lý: Một số tài liệu cần lưu trữ do yêu cầu của pháp luật
o Tính Tài chính: Các chứng từ, báo cáo, hợp đồng kinh tế, v.v…
chứng minh các nghiệp vụ kinh tế / tài chính hay
các khoản đầu tư, chi phí, lợi nhuận, v.v… của
Bank.
o Tính Lịch sử: Một số tài liệu mang tính lịch sử / sự kiện lớn của
Bank cần lưu truyền lại
- Thời hạn lưu trữ của tài liệu cần được sự chấp thuận của các thành phần sau:
o Các cơ quan luật pháp
o Cơ quan Thuế
o Tổng Giám đốc Bank
- Phụ lục 1: Quy đinh thời hạn lưu trữ
5. Điện tử hóa tài liệu:
- Mục đích: dễ dàng quản lý tập trung nguồn thông tin của tổ chức, giúp người sử

 Hộc bàn, ngăn kéo
 Thùng đựng tài liệu
 Các loại văn phòng phẩm dùng cho lưu trữ: Album, bìa còng, chia
file, hộp đĩa, túi đựng hồ sơ, nhãn hồ sơ, v.v…
o Phần mềm quản lý tài liệu
o Trang thiết bị: máy photocopy, máy hủy tài liệu, scanner, v.v…
III/ PHƯƠNG PHÁP LƯU TRỮ
1. Lập danh mục và cây thư mục lưu trữ tài liệu:
- Mỗi nhân viên lập danh mục tài liệu cho mình
- Mỗi bộ phận tập hợp các danh mục tài liệu của nhân viên, tổ chức sắp xếp, lập
danh mục tài liệu cho bộ phận
- Quản trị mạng tập hợp các danh mục tài liệu điện tử của các bộ phận, tổ chức sắp
xếp, lập danh mục tài liệu cho toàn Bank trên hệ thống mạng.
- Nhân viên chuyên trách văn thư, lưu trữ phòng Hành chính Tổng hợp tập hợp
danh mục tài liệu bản cứng của các bộ phận, tổ chức sắp xếp, lập danh mục và cây
thư mục quản lý các tài liệu bản cứng của toàn Bank lưu trữ tại bộ phận HCTH.
- Khi lập danh mục lưu trữ, cần phải có chú giải trữ để hướng dẫn lưu trữ tài liệu
vào đúng nơi qui định theo một logic đã được lập sẵn. Đôi khi một tài liệu có thể
thuộc hơn một lĩnh vực, người lưu trữ cần xác định nội dung chính của tài liệu để
phân nhóm hợp lý hơn. Đồng thời cũng cần có thêm ghi chú để tham khảo. Việc
chú giải cũng có tác dụng hướng dẫn người sử dụng nhanh chóng và dễ dàng tìm
tài liệu.
- Phụ lục 2: Danh mục tài liệu
2. Gán mã số quản lý:
Mỗi tài liệu đăng ký quản lý cần được đặt tên và mã tài liệu theo những nguyên
tắc nhất định, thống nhất. Tên do người tạo tài liệu đặt, mã do người quản lý tài
liệu của bộ phận đặt và đăng ký vào hệ thống.
Sử dụng Mẫu đăng ký tài liệu: FPTB/HCTH/M009
- Tên tài liệu: Đặt tên ngắn gọn, dễ hiểu.
o Các tài liệu văn bản có tần số lặp lại cuối tên nên đặt thời gian tạo văn bản

Việc lập danh mục, sơ đồ và cập nhật báo cáo theo dõi tài liệu còn đảm bảo cho
việc khi phải thay thế nhân viên vì một lý do nào đó thì nhân viên tiếp quản vị trí
sẽ mất ít thời gian hơn khi phải làm quen với công việc và hệ thống quản lý tài
liệu của cá nhân, bộ phận đó cũng như của tổ chức.
Phụ lục 3: Chỉ dẫn địa chỉ lưu trữ
6. Gắn biển, dán nhãn:
Mỗi khu vực, tủ, giá, ô, folder, v.v… để một nhóm tài liệu cần gắn biển hoặc dán
nhãn để dễ dàng nhận biết.
Nội dung biển / nhãn bao gồm mã được gán và tên ngắn gọn của nhóm tài liệu đó
By Hongntt2 5/9
7. Lưu trữ và Bảo vệ Tài liệu tối quan trọng:
- Xác định loại tài liệu cần tiếp tục sử dụng trong trường hợp xảy ra thảm họa (hỏa
hoạn, lũ lụt, phá hoại, khủng bố, bão lốc, động đất, v.v…)
- Xác định khả năng thiệt hại trong trường hợp những tài liệu này bị hủy hoại
- Xác định chuỗi hậu quả nối tiếp
- Xây dựng thủ tục quản lý, sử dụng đặc biệt
- Dự phòng bản gốc, sao lưu bản phụ (có công chứng) và cất giữ ở nơi an toàn
- Thủ tục tiêu hủy: xóa dữ liệu các tài liệu mật và quan trọng đối với film, băng đĩa.
Hủy vụn
- Phương tiện cất giữ, bảo vệ đặc biệt

8. Đóng dấu:
- Các loại dấu đóng vào tài liệu có tác dụng đưa ra một số chỉ dẫn nhất định về loại
tài liệu cần quản lý
- Lập danh sách các con dấu sử dụng cho công tác quản lý văn thư, tài liệu. Các con
dấu thường dùng: HỎA TỐC, MẬT, TUYỆT MẬT, HẾT HIỆU LỰC, v.v…
- Dấu thường được đóng ở góc bên phải, phía trên, trang đầu của tài liệu
- Dấu ĐÃ THANH TOÁN xem qui định riêng của Tài chính kế toán
- Dấu pháp nhân: xem “Qui định về công tác quản lý văn bản trong hệ thống Ngân
hàng Thương mại Cổ phần FPT”, phần II - 2.11b Nguyên tắc đóng dấu

- Xem “Qui định về công tác quản lý văn bản trong hệ thống Ngân hàng Thương
mại Cổ phần FPT” của Ban pháp chế, phần III, IV, V, VI.
- Tài liệu chuyển đi theo phương thức đặc biệt cần đóng dấu lên bì thư: CPN, HỎA
TỐC, MẬT, v.v…
- Tài liệu mật chuyển đi cần do giao dịch viên của FPT Bank giao tận tay người
nhận kèm Biên bản bàn giao tài liệu. Trong trường hợp gửi bằng dịch vụ bưu
điện, phải chuyển thư bằng phương thức Bảo đảm; Bảo đảm + Chuyển phát
nhanh/Chuyển phát hẹn giờ,… hoặc có những điều khoản hợp đồng cụ thể ký kết
với nhà cung cấp dịch vụ. Trong trường hợp này, bao bì của nhà cung cấp dịch vụ
sẽ bao trùm lên bao bì có đóng dấu “MẬT” của Bank.
3. Tài liệu lưu trữ dịch vụ chuyên nghiệp:
- Gửi đi:
o Định kỳ bộ phận chủ quản lập danh sách những tài liệu cần gửi đi lưu trữ
theo mẫu Danh sách tài liệu gửi lưu trữ (mẫu FPTB/HCTH/M013). Cần
thận trọng khi chọn tài liệu gửi đi lưu trữ
o Bộ phận chủ quản gửi email hoặc điền bản mẫu Yêu cầu cung cấp bao bì
tài liệu (Mẫu FPTB/HCTH/M014) cho bộ phận HCTH để chuẩn bị gói và
thùng chứa tài liệu trước 2 ngày làm việc.
o Bộ phận chủ quản nhận bao bì, tự đóng gói và dán nhãn cho gói / thùng
tài liệu của mình.
 Trên nhãn của gói / thùng tài liệu thường bao gồm những thông tin
sau: Mã số bao / thùng tài liệu, Tên loại tài liệu, Giai đoạn tài liệu,
Thời gian hủy, v.v…
 Nên đóng gói hoặc buộc những tài liệu có cùng tính chất với nhau.
 Nên để các gói / cục tài liệu có cùng hoặc gần thời hạn tiêu hủy
vào một thùng.
 Thời hạn tiêu hủy: lấy mốc thời hạn muộn nhất của gói tài liệu
trong thùng làm thời điểm tiêu hủy tài liệu
o Bộ phận chủ quản gửi các bao / thùng tài liệu đã được đóng cho phòng
HCTH kèm 2 Biên bản bàn giao tài liệu (Mẫu FPTB/HCTH/M011).

o Việc hủy tài liệu do các bộ phận tự quyết định căn cứ trên các chính sách
và phương pháp đã được phê duyệt.
o Các bộ phận có thể tự tiêu hủy hoặc yêu cầu phòng HCTH xử lý
o Tham chiếu Báo cáo quản lý tài liệu (Mẫu FPTB/HCTH/M016)
o Lập Biên bản tiêu hủy tài liệu (Mẫu FPTB/HCTH/M017)
- Hủy tài liệu gửi lưu trữ dịch vụ:
o Vào cuối mỗi tháng, nhà cung cấp dịch vụ quản lý tài liệu chuẩn bị một
danh sách các thùng tài liệu đến hạn tiêu hủy gửi Phòng HCTH để khẳng
định việc hủy tài liệu.
o Phòng HCTH kiểm tra lại thông tin, khẳng định lại quyết định tiêu hủy
bằng văn bản.
o Việc tiêu hủy sẽ được thực hiện bằng những phương pháp đã thỏa thuận
giữa FPTBank và nhà cung cấp, dưới sự chứng kiến của đại diện nhà cung
cấp dịch vụ và Cán bộ phòng HCTH của FPTBank.
By Hongntt2 8/9
o Lập Biên bản tiêu hủy tài liệu
By Hongntt2 9/9