Student's Copy
Bài 2: Sức mạnh của quản lý dự án (Project Management Power)

Nội dung bài học
: bạn sẽ học về các kỹ năng của quản lý dự án, nó không phải sự may
mắn, quản lý dự án sẽ tạo nên sự khác biệt trong việc tiếp cận mục tiêu của dự án.

1. Ưu điểm (sức mạnh) của quản lý dự án:
1.1. Tập trung vào…………
1.2. Kỹ năng ……………………… ……tốt hơn
1.3. ……………………… hiệu quả hơn

2. Tại sao chúng ta cần có đề cương chi tiết của dự án:
2.1.
Nó không phải vì ……………. bao gồm rất nhiều công việc, nhưng bởi vì sự
khác biệt giữa …………… công việc và …………. không rõ ràng

2.2. ……………. là tiền bạc - Việc sử dụng …………… dự án để kiểm soát
một dự án dường như làm tăng thêm gánh nặng, nhưng nó tiết kiệm …………
và ……… trong một chu trình làm việc lâu dài. Việc áp dụng đúng cách kỹ
thuật quản lý dự án, cho phép bạn kiểm soát dự án trong tầm tay của mình, thay
vì phải quay cuồng theo sự hỗn loạn trong đầu của bạn vì bạn phải dự liệu tất cả
các đối tượng, vấn đề liên quan của dự án.

3. Tất cả các dự án là công việc, nhưng không phải công việc nào cũng là dự án:
3.1. Các nội dụng kết quả của một dự án phải được ………….một cách cụ thể không
theo cách thức làm việc thông thường. Mỗi một dự án có ……… xác
định.

3.2. Một dự án là ………………… bao gồm các nhiệm vụ khởi đầu và kết
thúc được xác định giới hạn một cách rõ ràng thông qua các yếu tố:


• Cắm (găm) máy in vào máy tính
của bạn

• Họp với một người xin việc để bàn
về một thủ tục mới của pháp luật.

• Tham dự một buổi hội thảo

• Đặt hàng các vật tư văn phòng
phNm

• Viết nhật ký công việc cho người
quản lý (sếp)
•
Cung cấp hệ thống máy tính cho
công ty

• Thuê mướn một độ ngũ bán hang
cho một chi nhánh mới.

• Tổ chức một chiến dịch tiếp thị sản
phNm mới trong 2 tuấn trên toàn
quốc.

• Mở chi nhánh bán hàng mới

• Viết báo cáo thường niên cho toàn
bộ công việc của công ty.


một cách nghiêm túc khi thực hiện.

Project management
Repaired by Hoàng lam
2
Student's Copy
8. Tại sao chúng ta cần phải học quản lý dự án:

8.1. Quản lý dự án là cách đơn giản để kết hợp các ……………… và
………………… để đảm bảo các vấn đề tài chính và thời gian luôn trong tầm
kiểm soát. Quản lý dự án là công cụ đưa ra các cách thức để đảm bảo yếu tố thời
gian, tránh những dự tính không rõ ràng và các phát sinh tài chính trong quá trình
thực hiện dự án.

8.2. Quản lý dự án có thể giúp bạn giảm thiểu các ……………… và làm cho mọi
việc trở nên dễ dàng hơn để đạt được các mục tiêu của dự án mà
không cần phải
nỗ lực nhiều.

8.3. Quản lý dự án được ứng dụng trong nhiều ngành nghề, lĩnh vực khác nhau như:
quản lý lập trình viên, quản lý xây dựng, quản lý sản xuất mà chỉ cần điều chỉnh
các khái niệm và các quy trình thực hiện.

9. Làm sao để xác định các lợi ich từ kỹ thuật quản lý
dự án
9.1.
9.2.
9.3.
9.4.
9.5.

• Không đủ các……………………….
• Không đủ quỹ……………….cho phép
• Sự kỳ vọng của vọng của dự án………………………, không thích hợp
hoặc kết quả không thể hoàn thành.
• Sự bất đồng ……………… dẫn đến việc không thỏa mãn với các kết quả
cuối cùng của dự án.

3. Có12 quy tắc để quản lý dự án thành công:
• Quy tắc 1: tôi sẽ lấy lại …………… cho kết quả cuối cùng của dự án
• Quy tắc 2: tôi sẽ xây dựng ………. cộng tác tốt nhất mà tôi có thể
• Quy tắc 3: tôi sẽ khai thác và phát triển …………………………………
khả năng thành công của các kế hoạch và tiếp tục cập nhật.
• Quy tắc 4: tôi sẽ quyết định bao nhiêu ………… mà tôi thực sự cần để
thực hiện dự án
• Quy tắc 5: tôi phải lập ra một kế hoạch làm việc ………………….
• Quy tắc 6: tôi không nên cố gắng làm …………… khả năng tôi có thể
làm.
• Quy tắc 7: tôi luôn phải nhớ rằng mọi người ………………… ở tôi.
• Quy tắc 8: tôi sẽ lập lại sự trật tự, luật lệ và tiếp tục duy trì sự hỗ trợ của
….……………. và … ……………
• Quy tắc 9: tôi sẽ luôn sẵn lòng để ………………………
• Quy tắc 10: tôi phải đảm bảo …………………………………………….
về các vấn đề họ đang đối mặt (đang thực hiên).
•
Quy tắc 11: tôi luôn phải sẵn sàng để thử nghiệm ………………………
…………… ……………mới.
• Quy tắc 12: tôi phải là một ………………………

Hãy xem xét 12 quy tắc vàng mỗi tuần 1 lần


6. Có hai hình thúc tổng quát của các hoạt động:
• …………………… và xác định các hoạt động
• Hiệu chỉnh và ………………… các hoạt động

Bạn phải là một ………………… và …………………… quan tâm đến
các vấn đề kết quả của dự án.

7. Vai trò lãnh đạo của người quản lý dự án:
• Vai trò giữa các cá nhân:
9 Giao tiếp…………………với các cộng sự có vai trò chuyên môn
khác nhau, để tạo thành tập thể làm việc thống nhất.
9 ……………………… bàn cãi, tranh luận trong nhóm làm việc.
9 …………… và thúc đNy các thành viên trong nhóm làm việc
hoàn tất các phần việc được giao nhằm hoàn thành các mục tiêu
của dự án.
9 Xây dựng các………………… rõ ràng, chắc chắn.

• Vai trò của thông tin liên lạc:
9 Sắp xếp và ………… ………… họp nhóm làm việc.
9 ………………….và duy trì kế hoạch làm việc cho các cá nhân
khác trong nhóm làm việc.
9 …………….………… tầm nhìn của dự án đến quản lý cấp trên.
Project management
Repaired by Hoàng lam
5
Student's Copy
9 Cung cấp ……………………. về các kết quả, chất lượng và vấn
đề chuyển giao mà dự án có thể.

• Vai trò quyết định:


1.1.2. Dự án phải được suy nghĩ một cách …………………

1.1.3. Các mục đích của dự án nên cung cấp các ……………… mà bạn cần để
đánh giá mức độ thành công của dự án khi kết thúc.

1.1.4. Các mục tiêu của dự án phải thường xuyên được xem xét lại và
…………………. trong toàn thể êkip thực thực hiện.

2. Sáu tiêu chuNn để thiết lập các mục tiêu thành công (great goals):
2.1. Các mục tiêu là trái tim, nhiệm vụ và mục đích cho giai đoạn khởi động của dự
án

2.1.1. Tiêu chuNn 1: các mục tiêu của dự án phải được …………… một cách
chi tiết.

2.1.2. Tiêu chuNn 2: các mục tiêu của dự án phải
………………………………………

2.1.3. Tiêu chuNn 3: các mục tiêu của dự án phải có yếu tố
……………………………

2.1.4. Tiêu chuNn 4: các mục tiêu của dự án phải ……………………………….
được

2.1.5. Tiêu chuẫn 5: các mục tiêu của dự án phải
………………………………………

2.1.6. Tiêu chuNn 6: Phải xác định ……………… để đạt được các mục tiêu
của dự án.

*** sự chuẩn bị tốt nhất cho công việc của ngày mai là hãy làm tốt nhưng công
việc của ngày hôm nay.

4. Phạm vi (tầm ảnh hưởng) của dự án:
4.1. Phạm vi của dự án là ………………………… của dự án. Phạm vi, tầm
ảnh hưởng
Mức độ phức tạp
Mục tiêu
của dự án
Project management
Repaired by Hoàng lam
8
Student's Copy
5. Phạm vi (tầm ảnh hưởng) của một dự án có thể bao gồm 1 hoặc nhiều vấn đề sau:
5.1. Khối lượng công việc của dự án có thể ……………… là bao nhiêu

5.2. Thời gian …………………… dự án

5.3. Vai trò (nghĩa vụ) của các ……………………

6. Hiểu rõ tính chất mạo hiểm và bắt buộc của dự án:
6.1. Một nhà quản lý dự án giỏi có thể lường trước (nhìn thấy trước) ………………

6.2. Tính chất ……………. của dự án là yếu tố chính khi tiến hành lập kế hoạch của

9. N hững điều bắt buộc của dự án:

9.1. Điều 1: …………………………………………

9.2. Điều 2: …………………………………………

Project management
Repaired by Hoàng lam
9
Student's Copy
9.3. Điều 3: …………………………………………

9.4. Điều 4: …………………………………………

9.5. Điều 5: …………………………………………

9.6. Điều 6: …………………………………………

*** Tấn công là cách phòng vệ tốt nhất.
Project management
Repaired by Hoàng lam
10
Student's Copy
Bài 31: Giai đoạn khởi động của dự án (The Initiation Phase)

Nội dung bài học: sinh viên sẽ học cách để làm sao xây dựng nhóm làm việc (êkip) tốt
nhất mà sinh viên có thể thực hiện.

1. Xây dựng nhóm làm việc cho một dự án:
1.1. Một nhóm làm việc (êkip) lý tưởng là nhóm có thể hoàn thành công việc

thể điều chỉnh nhân lực cho dự án một cách linh động, thuê nhân công khi
bạn cần và để họ ra đi khi họ
hoàn thành công việc)

3.5. Có kế hoạch …………………………… nhân viên hợp lý. 4. Ai là những thành viên chủ chốt (cơ hữu) cho nhóm làm việc?

4.1. Những thành viên chủ chốt của dự án là những người có vai trò …………. trong
dự án, họ là những người tham gia dự án từ giai đ
oạn ……… …… cho đến
giai đoạn ……………………
Project management
Repaired by Hoàng lam
11
Student's Copy

4.2. Họ là:
4.2.1. Chính bạn
4.2.2. Những người quản lý, …….… ………. và ……………………….
4.2.3. Những người chủ chốt (key players) như: …………………………
………………………………………………………….………… 5. Những đóng góp của vai trò cá nhân có chống lại tập thể?
5.1. Chức năng của nhóm làm việc tập thể giống như vai trò của các thành viên trong
……………………….

1.1.2. Ước lượng …………………….để thực hiện các nhiệm vụ.

1.1.3. Xác định các ngày trong kế hoạch làm việc cho ……………… của dự án
và tạo ra lịch làm việc cho ……………………….

1.1.4. Hiệu chỉnh …………………… tùy thuộc vào …………………….… của
các nguồn lực

1.1.5. Lập thành bảng kế hoạch làm việc hoàn chỉnh.

2. Ước Lượng Thời Gian:
2.1. Năm lựa chọn để đánh giá, lượng giá một cách tốt nhất.

2.1.1. Đặt câu hỏi ………………….… mà họ thực sự sẽ thực hiện những
công việc của dự án.

2.1.2. Có được các ý kiến ……………………. của các chuyên gia.

2.1.3. Tìm kiếm ………………… trong các nhiệm vụ đã thực hiện ở những dự
án trước đó, để xác định được thời gian thực hiện là bao lâu.

2.1.4. Kiểm tra xem thời gian sử dụng các nguồn lực là bao lâu?

2.1.5. Dự đoán một cách tốt nhất dựa trên ……………………………… 3. Trường hợp tốt nhất và xấu nhất
3.1. Có 3 tiêu chí để đánh giá các trường hợp:


6.4. Xác lập các mốc bắt đầu và kết thúc.

7. Đánh giá (thNm định) kế hoạch làm việc cho dự án của bạn:
7.1. Có hay không số lượng cố định ……………… mà bạn sẽ sử dụng cho dự án
hoặc bạn có thể bổ sung?

7.2. Có hay không một ngày ……………………… mà dự án buộc phải hoàn tất?

7.3. Có thể …………………. ngày hoàn tất (kết thúc) của dự án hay không?

7.4. Mọi người sẽ làm việc theo chế độ bình thường hay sẽ phải làm việc…………?

7.5.
Tất cả các nguồn lực hiện tại đã được chuNn bị sẵn sàng chưa?

8. Thời gian “chết” của dự án:
8.1. Sự khác biệt giữa thời gian………………… để thực hiện 1 nhiệm vụ và thời
gian …………………để hoàn tất nhiệm vụ, được gọi là thời gian “chết”.

8.2. Thời gian “chết” cũng được hiểu là khoảng thời gian dự án bị đình trệ

8.3. Thời gian kết thúc trễ nhất - Thời gian khởi động sớm nhất - Thời gian thực hiện
theo kế hoạch = Tổng thời gian “chết”.

8.4. N ếu tổng thời gian “chết” bằng Zero, thì dự án được thực hiện theo đúng kế
hoạch đã lập.
Project management
Repaired by Hoàng lam
14
Student's Copy

11.1. Đảm bảo rằng bạn biết một cách ………………… về các nguồn lực.
11.2. Phân bổ một cách phù hợp nhất, ………………… cho mỗi nhiệm vụ
11.3. Sử dụng các nguồn lực một cách hiệu quả để đảm bảo
……………………. trong kế hoạch làm việc một cách nhỏ nhất.
11.4. Liên tục lập lại kế hoạch cho tới khi bạn đạt được sự cân bằng.

12. Các lựa chọn để điều chỉnh kế hoạch làm việc:
12.1.
Thay đổi ……………………… của dự án hoặc bổ sung các nguồn lực.
12.2. Cho phép sử dụng nhiều ……………… … hoặc chia công việc làm hai.
12.3. Dời công việc tới thời điểm khi mà các nguồn lực …… … ……………
12.4. Cho phép ………………………. trong mỗi công việc để hoàn thành dự án

13. Xây dựng ngân sách cho dự án:
13.1. Các chi phí liên quan một cách chặt chẽ …… ………………. của dự án.
13.2. Các chi phí liên quan một cách chặt chẽ ………… ………………. và các
kế hoạch. Thực hiện ……….……………… hơn thường chi phí cao hơn.
13.3. Các chi phí cần phải có

Project management
Repaired by Hoàng lam
15
Student's Copy
14. Bạn sẽ cần bổ sung ngân sách cho các nguồn sau:
14.1. Các nhân viên.
14.2. Các nhà ……………………… bên ngoài.
14.3. Các nhà quản lý khác hoặc các …………………
14.4. ……………………………………. dịch vụ khác.
14.5. …………………….……………………………
14.6. …………………….…. nhân viên các phòng ban.

20. Phối hợp tất cả lại với nhau:
20.1. ………………… xem xét lại toàn bộ dự án.
20.2. …………………………. của dự án.
20.3. ……………………. và …………………. của dự án.
20.4. ………………………………… của dự án.
20.5. …………………… cấu trúc công việc.
20.6. Xây dựng biểu đồ hệ thống công việc.
20.7. Chi tiết của nguồn lực:
20.7.1. ………………………
20.7.2. ………………………
Project management
Repaired by Hoàng lam
16
Student's Copy
20.7.3. ……………………

20.8. Chi tiết của ngân sách.
20.9. Tổ chức của dự án.
20.10. …………… hoạt động.
20.11. ……………………….
20.12. ……………………….
20.13. ……………………….

21. Ai là người viết kế hoạch cho dự án:
21.1. Sáng tạo kế hoạch cho …………………… và xem xét lại kế hoạch:
21.1.1. N hững điểm hạn chế:
• Rất khó để xác định …………………… trong hệ thống biểu đồ công
việc hoặc trong việc phân chia công việc.
• Bạn có thể khó xác định được các ……………………… hoặc các công
việc chưa hoàn thành.

Project management
Repaired by Hoàng lam
17
Student's Copy
23. Các hình thức công việc thường bị bỏ sót trong kế hoạch:
23.1. ……………………………………………….
23.2. ……………………………………………….
23.3. ……………………………………………….
23.4. ……………………………………………….
23.5. ……………………………………………….
23.6. ……………………………………………….
23.7. ……………………………………………….

24. Kiểm tra thực tế trước khi đệ trình kế hoạch:
24.1. ……………………………………………….
24.2. ……………………………………………….
24.3. ……………………………………………….
24.4. ……………………………………………….
24.5. ……………………………………………….
24.6. ……………………………………………….
24.7. ……………………………………………….

25. Lập kế hoạch trình bày cho phần đệ trình:
25.1. ………………………………………………
25.2. ………………………………………………
25.3. ………………………………………………
25.4. ………………………………………………
25.5. ………………………………………………
…………………………………………………………….
25.6. …………………………………………………


2. Buổi họp đầu tiên của dự án:
2.1. Thiết lập mô hình cho các cuộc họp trong tương lai.

2.1.1. ……………….đúng giờ.

2.1.2. Xây dựng và chuyển giao ………………………………trước cuộc họp.

2.1.3. Tiến hành …………………… tại một cuộc họp.

2.1.4. Khuyến khích ……………………………………

2.1.5. Viết ……………………….

2.1.6. Chỉ định …………………………………. Cho cuộc họp tiếp th
eo.

2.1.7. Tán thành và ……………… các hoạt động tiếp theo hoặc các nội dung
được yêu cầu thực hiện.

2.1.8. Kết thúc cuộc họp …………………………………

2.1.9. Hãy ……………………. …………………… đang tham gia cuộc họp.

2.1.10. Đảm bảo các nội dung hành động và các nhiệm vụ ……………………
Project management
Repaired by Hoàng lam
19
Student's Copy


4.5. ………………………………………………………………………………….
4.6. ………………………………………………………………………………….
4.7. ………………………………………………………………………………….
4.8. ………………………………………………………………………………….
4.9. ………………………………………………………………………………….
4.10. 5. Lãnh đạo:
5.1. Những điều quan trọng để xây dựng hình ảnh lãnh đạo của bạn:
5.1.1. …………………………………………………………………………
5.1.2. …………………………………………………………………………
5.1.3. …………………………………………………………………………
5.1.4. …………………………………………………………………………
5.1.5. …………………………………………………………………………
5.1.6. …………………………………………………………………………
Project management
Repaired by Hoàng lam
20
Student's Copy
5.1.7. …………………………………………………………………………
5.1.8. …………………………………………………………………………

5.2. Một phong cách để tiến hành công việc:
5.2.1. …………………………………………………….
5.2.2. …………………………………………………….
5.2.3. ……………………………………………………. 5.3. Truyền thông:

6. Nhóm làm việc của ai?
6.1. ……………………………………………………………………………………
…………………………………………………………………………………
Project management
Repaired by Hoàng lam
21
Student's Copy
7. Tiêu chuNn “3C” để quản lý dự án thành công:
7.1. Communication: ……………………………………

7.2. Co-Operation:………………………………………

7.3. Co-Ordination:…………………………………… 8. Tổ chức của dự án:
8.1. N ó giống như việc sản xuất một bộ phim:
8.1.1. ……………………………………………….
8.1.2. ……………………………………………….
8.1.3. ……………………………………………….
8.1.4. ……………………………………………….
8.1.5. ……………………………………………….

8.2. Để mọi người tham gia làm việc trong dự án của bạn sẽ trở thành một nhóm làm
việc thực sự, các thành viên của nhóm dự án cần:
8.2.1. ……………………………………………….
8.2.2. ……………………………………………….


Human
Resouce

Mainternant President
Project management
Repaired by Hoàng lam
22
Student's Copy
9.2. Tổ chức dự án theo hình thức “mẹ-con”:
9.2.1. Ưu điểm:
9.2.1.1. ………………………………
9.2.1.2. ………………………………
9.2.1.3. ………………………………
9.2.1.4. ……………………………… 9.2.2. N hược điểm:
9.2.2.1. ……………………………….
9.2.2.2. ……………………………….
9.2.2.3. ……………………………….
9.2.2.4. ……………………………….
9.2.2.5.



Sales
En
g
ine
r

Project 1
Finance
Marketin
g
Sales
En
g
ine
r
Project 1
Finance
Marketin
g
Sales
En
g
ine
r
Project 1
Finance
Marketin
g
Sales
10.5.1. ……………………………………………………………………………
10.5.2. ……………………………………………………………………………
10.5.3. ……………………………………………………………………………
10.5.4. ……………………………………………………………………………
10.5.5. ……………………………………………………………………………
10.5.6. ……………………………………………………………………………
10.5.7. ……………………………………………………………………………
10.5.8. ……………………………………………………………………………
10.5.9. ……………………………………………………………………………
10.5.10.

10.6. .
10.6.1. ……………………………………………………………………………
10.6.2. ……………………………………………………………………………
10.6.3. ……………………………………………………………………………
10.6.4. …………………………………………………………………………… 11. Các thủ tục quản trị:
11.1. Để tạo dựng được mọi thứ bạn cần cho dự án, bạn cần trả lời những câu
hỏi sau:
11.1.1. ……………………………………………………………………………
11.1.2. …………………………………………………………………………….
11.1.3. …………………………………………………………………………….
11.1.4. …………………………………………………………………………….
11.1.5. …………………………………………………………………………….
11.1.6. …………………………………………………………………………….
11.1.7. …………………………………………………………………………….

12.1. Chọn lựa phương tiện truyền thông tối ưu nhất cho thông điệp của bạn:
12.1.1. ………………………………………………………………………………
12.1.2. ………………………………………………………………………………
12.1.3. ………………………………………………………………………………
12.1.4. ………………………………………………………………………………
………………………………………………………………………………
12.1.5. ………………………………………………………………………………
12.1.6. ……………………………………………………………………………… 12.2. Xây dựng thông điệp hiệu quả:
12.2.1. ………………………………………………………………………………
12.2.2. ………………………………………………………………………………
12.2.3. ………………………………………………………………………………
12.2.4. ………………………………………………………………………………
12.2.5. ………………………………………………………………………………
12.2.6. ……………………………………………………………………………… 12.3. Lắng nghe là một phần của truyền thông:
12.3.1. ………………………………………………………………………………
12.3.2. ………………………………………………………………………………
12.3.3. ………………………………………………………………………………
12.3.4. ………………………………………………………………………………
……………………………………………………………………………… Project management
Repaired by Hoàng lam
25