DONG HOI URBAN DEVELOPMENT PROJECT COOPERATION SWITZERLAND-VIETNAM
D ÁN PHÁT TRIN Ô TH NG HI HP TÁC VIT NAM-THY S TRUNG TÂM PH BIN KIN THC
D ÁN PTTH

4. Vit báo cáo

VIT BÁO CÁOKhi mt ngi có nng khiu bm sinh v vit, ngi đó có th tr
thành nhà vn. Nhng khi vit là mt công vic phi làm, thì k nng
vit cn phi đc trau di bng cách tp vit, vit và vit nhiu. Mi
th không đn mt cách d dàng. Khi vit, cn suy ngh k v lý do,
ni dung, phng pháp và đi tng s đc bài vit ca mình. Phi
đc li bài vit nhiu ln, sa đi, hoàn thin đ ri mt ngày nào đó
bn s tr thành mt ngi vit gii.

Trong tài liu này, bn s hc đc cách t duy v mt báo cáo,
vit báo cáo nh th nào cho hiu qu và cách trình bày hoc "bán"
sn phm ca mình.

1. Báo cáo

Báo cáo và TruynBáo cáo và truyn là hai phng pháp din đt thông tin khác
nhau và dn đn nhng cách tip nhn khác nhau t phía
ngi đc:
• Báo cáo trình bày nhng d kin và phân tích đ chuyn
ti thông tin di dng kin thc. Công vic vit báo cáo
bao gm thu thp d liu, phân tích và đa ra nhng suy
lun lô-gíc; thông thng đây là bc c bn cho vic
đa ra quyt đnh và hành đng.
• Vit tiu thuyt li khác. n sau câu chuyn là mi liên h

trong báo cáo. Sau đây là mt s mc tiêu ca các báo cáo
gii quyt các vn đ mà chúng ta va đ cp  trên:
• "Mc tiêu ca báo cáo này là xác đnh rõ nhng thay đi có
th thc hin ti các Trung tâm giao dch "mt ca" đ to
tính bn vng cho vic đa thêm các hot đng mi.”
Trung tâm ph bin kin thc - d án PTTH: 4.Vit báo cáo

D án Phát trin ô th ng Hi 3
• “Mc tiêu ca báo cáo này là xác đnh rõ nhng lý do k
thut và qun lý gây chm tr trong vic cp nht các bn
đ đa chính.”
Mc tiêu ca báo cáo nên đc đ cp rõ ràng trong phn m
đu ca báo cáo, chng hn nh trong phn gii thiu.

Phm vi báo cáoPhm vi ca báo cáo có th đ:
• Cung cp d liu (các s kin), không phân tích hay bình
lun.
• Cung cp thông tin (d liu và phân tích) liên quan đn
vn đ cn gii quyt.
• Cung cp kin thc liên quan đc thu thp t mt lnh
vc rng hn hoc lnh vc liên quan.
•  xut quyt đnh da trên thông tin hay kin thc.
• Trình bày cách thc khi xng hành đng liên quan và
ai s là ngi thc hin.

D liu/
S

• V MT NG NGHA: Báo cáo phi chuyn ti đc
thông tin mun nói mt cách rõ ràng đn đc gi. iu này
có ngha là báo cáo phi có mc đích, mc tiêu và phm vi
rõ ràng. Ngoài ra, t ng s dng trong báo cáo cn trong
sáng và càng rõ ngha càng tt.
• TÍNH HIU QU: Báo cáo phi gây đc cm hng t
phía ngi đc và ngi đc thy rng bn đã cung cp
cho h nhng gì h mong đi. Và đó là nhng điu rt hu
ích đi vi h, vì th h đc chun b tt hn đ thc
hin bc tip theo trong quá trình gii quyt vn đ đó.

2. Nguyên tc vit báo cáoNguyên tc th nht: Xem ngi đc là khách hàngNguyên tc th nht đc da trên khái nim Qun Lý Cht
lng toàn din: tt c mi ngi đu có khách hàng. Khách
hàng này có th là đng nghip, cp trên hoc cp di hay
bt c nhng ngi liên quan nào trong hoc ngoài t chc
ca bn.

• Khách hàng là ngi quan trng nht.
• Bn nên ch đng tìm hiu mi quan tâm và quan đim
ca khách hàng và cách tt nht đ bn có th giúp đ h.
Trung tâm ph bin kin thc - d án PTTH: 4.Vit báo cáo

D án Phát trin ô th ng Hi 5


tit h cn và gim thiu ti đa khó khn khi s dng.
Trung tâm ph bin kin thc - d án PTTH: 4.Vit báo cáo

D án Phát trin ô th ng Hi 6

Các t báo s dng k thut vit đn gin gi là vit theo
dng hình chóp. Bài báo s đc m đu vi câu bao quát
toàn b vn đ chính s đc vit. Ch đc câu đu tiên này,
bn cng có th nm đc ni dung chính ca bài vit. u
đ ca báo cáo cng có th đc s dng vi mc đích này,
vì th đôi khi bn không cn đc ni dung khác ngoài đu đ.
Nu ngi đc mun quan
tâm chi tit hn thì s đc nhng
câu tip theo. Bn có th đc thêm tu theo ý mun.

S kin, phân tích và ý kin:
Mt yêu cu quan trng ca mt báo cáo là nên tách s kin,
phân tích và ý kin thành tng phn riêng. Hãy bt đu báo
cáo vi các s kin (d liu). Sau đó phân tích trình bày
nhng thông tin liên quan đn vn đ. Tip đn (nu có yêu
cu) s tin hành đánh giá và kin ngh quyt đnh và hành
đng. Cu trúc này giúp bn trình bày và sp xp bài báo cáo
ca mình lô-gic hn.
• Nên có s thng nht trong các d liu. Các d liu và s
kin bn đa ra phi xác thc và đc kim tra cn thn.
• Nu có điu gì không chc chn v d kin và bn không
th xác minh, bn cn nêu rõ trong báo cáo.
• Nhng phân tích da trên các d liu sai s không có giá
tr. Và đi vi báo cáo ca bn cng vy.
Các kt lun và kin ngh ca bn c bn thng da trên

bài
x Kt lun
x Ph lc

Bng cách chn nhng phn thích hp, ngi đc có th có
đc 4 mc đ ca các chi tit báo cáo:
1. Tiêu đ và tóm lc (hoc trích dn)
2. Gii thiu + Kt lun
3. Gii thiu + Thân bài + Kt lun
4. Gii thiu + Thân bài + Kt lun + Ph lc

Phn tiêu đ:
Tiêu đ là phn tóm tt khái quát ni dung báo cáo! Và tiêu đ
cn nht quán vi mc tiêu. Nó s to cho ngi đc n
tng tc thì v ni dung ca báo cáo. Không nên đt tiêu đ
quá dài, nhng khi cn thit, bn có th dùng ph đ đ làm
rõ tiêu đ chính. Trung tâm ph bin kin thc - d án PTTH: 4.Vit báo cáo

D án Phát trin ô th ng Hi 8

Phn tóm tt:
Nên có mt bn tóm tt trong phn đu ca mt báo cáo dài.
Phn tóm tt này nên bao quát nhng ni dung quan trng mà
bn đ cp trong báo cáo. Nh th, nhng ngi có quyn
lc nht hoc nhng ngi ra quyt đnh thng không có
thi gian đc ht bn báo cáo s đc phn tóm tt. Chính điu
đó làm tng thêm ý ngha quan trng ca phn tóm tt.


Phn ph lc:
Ph lc là phn có mc đ chi tit cao nht và đôi khi ch hu
ích đi vi ngi có nhu cu tht cn thit hoc các chuyên
gia. Nên đánh s theo trình t mà chúng đc trích t phn
chính ca báo cáo.

Nguyên tc th t: Trình bày hoàn hoKhi bn thuyt trình nu có gì khim khuyt thì có th s
không ai đ ý hoc mi ngi s nhanh chóng quên ngay hay
b qua. Nhng đi vi mt tài liu vit thì s không có lý do đ
b qua cho bt kì li s sut nào bi vì đây là mt tài liu
đc cân nhc, vit và kim tra cn thn. Nu mt bài vit có
sai sót thì nhng sai sót này s tn ti cùng thi gian vi tài
liu chúng đc vit trong đó.

Phn đ mc:
 mc đc xem nh các ct mc trong quá trình vit báo
cáo và giúp ngi đc nhanh chóng tìm thy thông tin c th.
Cn phi thng nht cách trình bày  phn này và tuân theo
cu trúc ca báo cáo.

Trang mc lc:
Ngoi tr các báo cáo ch có vài trang mà chúng ta có th gi
là "tài liu làm vic", nên có bng mc lc trong bài báo cáo
Trung tâm ph bin kin thc - d án PTTH: 4.Vit báo cáo

D án Phát trin ô th ng Hi 10
• Ch s dng màu đen cho tiêu đ và ni dung vn bn,
Trung tâm ph bin kin thc - d án PTTH: 4.Vit báo cáo

D án Phát trin ô th ng Hi 11

• Tránh dùng h ch rm rà, nên dùng h ch ph thông,
• S dng phn mm phông ch theo tiêu chun Quc t
nh phông Unicode,
• Nên đ khong cách hp lý gia các ch vit, nhng dòng
ch dài thng khó đc hn,
• Không nên đ đ mc và phn bt đu ni dung chi tit
ca đ mc đó  hai trang khác nhau,
• Trong trng hp bng mc lc dài quá mt trang, nên lp
li tiêu đ trên trang tip theo và không đc tách d liu
trong cùng mt ô sang trang tip theo,
• Nu bng mc lc gói gn trong mt trang, gi nguyên
bng trong trang đó,
• Không đc chia tách các đ ho hoc hình nh,
• Trong trng hp bn mun chèn hình nh hay đ ho
vào vn bn, thì phi cn thng l trái hoc l phi,
• S dng đnh đng, th thc và cách trình bày ging nhau
cho toàn b vn bn.

4. Thc hành vit báo cáo

Phng pháp lô-gic
S là không tt nu bn ngi mt ch đ vit báo cáo t đu
cho đn khi kt thúc và cho rng đó là bn báo cáo hoàn
thin. Tt hn ht là bn nên vit bn d tho theo mt trình
t lô gic và đt đc các mc đ chi tit đa dng mà ngi
đc yêu cu. Sau đây là trình t gi ý:
1. Tho phn gii thiu,
2. Tho phn thân bài (mt s chng vi các ph lc h
tr),
3. Sa li phn gii thiu; tho phn kt lun,
4. Tho phn tóm tt hoc trích dn,
5. Gác bn tho qua mt bên; nh mt ngi nào đó đc
bn tho này,
6. Sa cha bn tho, sa các đim chi tit.
Mun bit thêm thông tin và tài liu:
ELECTROWATT-INFRA VIETNAM
D án Phát trin ô th ông Hi
19 Quang Trung – ng Hi, Qung Bình
T: 052 821 378; Fax: 052 821 374
Email:
[email protected]

D án Phát Trin ô th ng Hi do