1

Luận văn

TỔ CHỨC BỘ MÁY KẾ TOÁN
TẠI CÔNG TY BÚT BI THIÊN
LONG - CHI NHÁNH HÀ NỘI
2
VÀI NÉT GIỚI THIỆU VỀ CÔNG TY BÚT BI THIÊN LONG -
CHI NHÁNH HÀ NỘI

1. ĐẶC ĐIỂM HOẠT ĐỘNG SẢN XUẤT KINH DOANH:
1.1 Lịch sử hình thành và phát triển:
Công ty TNHH Sản xuất - Thương mại Thiên Long (tức Công ty bút bi Thiên
Long) được thành lập năm 1981 do ông Cổ Gia Thọ làm Chủ tịch Hội đồng quản trị
kiêm Tổng Giám đốc công ty.
Trụ sở chính của Công ty: Lô 6 - 8 - 10 Đường số 3, khu CN Tân Tạo, huyện
Bình Chánh, TP. Hồ Chí Minh.
Trong thời gian đầu mới thành lập Công ty chỉ là một cơ sở sản xuất nhỏ, thủ
công với vài công nhân. Trải qua hơn 20 năm hoạt động sản xuất kinh doanh với rất
nhiều thăng trầm, biến động của nền kinh tế nước nhà, đến nay Công ty Thiên Long
đã trở thành một trong những doanh nghiệp dẫn đầu Việt Nam trong ngành văn
phòng phẩm.

chức, cung ứng tiêu thụ sản phẩm do Công ty TNHH Sản xuất - Thương mại Thiên
Long sản xuất ra.
- Xây dựng và tổ chức thực hiện các kế hoạch hàng quý, hàng năm của Chi
nhánh sau khi được Công ty phê duyệt.
- Nghiên cứu và triển khai mở rộng thị trường tiêu thụ sản phẩm của Công ty
tại thị trường thành phố Hà Nội và các tỉnh phía Bắc.
- Thực hiện nghĩa vụ với người lao động cũng như các biện pháp bảo vệ môi
trường, an toàn lao động và an ninh trật tự.
- Thực hiện các chế độ báo cáo thống kê, kế toán sổ sách, báo cáo định kỳ hoặc
bất thường theo yêu cầu của Nhà nước và công ty.
- Chấp hành nghiêm chỉnh các nghĩa vụ nộp thuế và các khoản nộp khác theo
quy định của nhà nước và các nghĩa vụ tài chính đối với công ty.
-
Bên cạnh các nghĩa vụ trên thì chi nhánh Hà Nội cũng có quyền được xây dựng
bộ máy tổ chức quản lý và tổ chức kinh doanh phù hợp ôứi mục tiêu và nhiệm vụ của
mình. Được quyền hợp đồng, tuyển dụng, đào tạo và bố trí lao động phù hợp với
chiến lược kinh doanh và nhu cầu của Chi nhánh trình Công ty phê duyệt
Chi nhánh được hình thành các cửa hàng giới thiệu sản phẩm; cửa hàng kinh
doanh trong phạm vi Thành phố Hà Nội. Được liên kết tiêu thụ sản phẩm, hình thành
và lựa chọn các khách hàng làm đại lý của Chi nhánh và Công ty trong phạm vi miền
Bắc. Các đơn vị này là đơn vị trực thuộc Chi nhánh nên đều do Giám đốc Công ty
phê duyệt và quyết định thành lập theo đề nghị của Giám đốc Chi nhánh. Hoạt động
của các đơn vị này không có bộ máy riêng.
Về chế độ đối với người lao động, ngoài việc đóng bảo hiển xã hội, bảo hiểm y
tế Chi nhánh còn tham gia đóng bảo hiểm tai nạn cho người lao động. Bên cạnh đó,
Chi nhánh cũng thường xuyên thực hiện chế độ thưởng quý theo kết quả hoạt động
kinh doanh và thưởng hàng tháng theo hiệu quả công việc song song với các chế độ
thưởng theo quy định của Nhà nước.
Công ty bút bi Thiên Long - Chi nhánh Hà Nội cũng thường xuyên tổ chức các
lớp đào tạo để không ngừng nâng cao trình độ chuyên môn nghiệp vụ cho toàn thể

gay gắt như hiện nay, Công ty Thiên Long - chi nhánh Hà Nội đã đặt ra kế hoạch,
phương hướng, chiến lược kinh doanh phù hợp để sản phẩm của Thiên Long ngày
một khẳng định mình trước các đối thủ cạnh tranh tại khu vực Hà Nội nói riêng và
các tỉnh phía Bắc nói chung. Với nhiệm vụ phân phối sản phẩm chất lượng cao đến
tận tay người tiêu dùng và phát triển thị trường phía Bắc, kể từ khi thành lập cho đến
nay Chi nhánh đã không ngừng lớn mạnh cả về chiều rộng lẫn chiều sâu thể hiện ở
ttốc độn tăng trưởng không ngừng của doanh số.
Cụ thể Công ty Thiên Long - chi nhánh Hà Nội đã đạt được hiệu quả khá cao
thông qua một số chỉ tiêu sau:
5
Chỉ tiêu ĐVT 1999 2000 2001
Đến
T11/2002

1. Doanh thu triệu đ

49.230

53.170

56.050

53.590

2. Lợi nhuận triệu đ

5.394


3.948

4.723

4.325

7. Số lượng lao động triệu đ

82

95

101

98

8. Thu nhập bình quân người/tháng

triệu đ

0,878

1,401

1,435

1,467
 Là người có quyền hành cao nhất của Chi nhánh. Do Giám đốc Công ty đề cử, bổ
nhiệm, miễn nhiệm, khen thưởng và kỷ luật sau khi đã được Hội đồng quản trị
thông qua. Giám đốc Chi nhánh là người đại diện của Chi nhánh chịu trách nhiệm
trước Công ty và pháp luật về điều hành, hoạt động của Chi nhánh. Trong quá
trình ta quyết định giám đốc được sự tham mưu trực tiếp của các trưởng phòng
 Xây dựng các kế hoạch hàng năm, các chương trình hoạt động, các phương án tổ
chức kinh doanh, tiêu thụ sản phẩm và tiếp cận thị trường; các biện pháp thực hiện
hợp đồng kinh tế trình Giám đốc Công ty phê duyệt.
 Xây dựng kế hoạch sử dụng lao động, đào tạo và đào tạo lại cán bộ trong Chi
nhánh. Trình Giám đốc công ty phê duyệt các định mức lao động, đơn giá tiền
lương.
 Tổ chức điều hành Chi nhánh theo quy chế của Chi nhánh và các văn bản hướng
dẫn của Công ty. Báo cáo Công ty về kết quả hoạt động kinh doanh cuảt Chi
nhánh theo định kỳ tháng, quý, năm ; báo cáo tài chính tổng hợp, bảng cân đối tài
sản, báo cáo các khoản phải thu - phải trả và thu chi của Chi nhánh.
 Được quyền áp dụng các biện pháp vượt thẩm quyền trong các trường hợp cần
thiết đảm bảo cho hoạt động kinh doanh của Chi nhánh và chịu trách nhiệm đối
với các quyết định đó trước Công ty và báo cáo Công ty kịp thời các quyết định
đó.
 Xây dựng để trình Giám đốc Công ty phê duyệt tổng biên chế bộ máy quản lý và
kinh doanh của Chi nhánh, kể cả phương án điều chỉnh khi thay đổi tổ chức và
biên chế bộ máy quản lý và kinh doanh của Chi nhánh. Thành lập và trực tiếp chỉ
đạo bộ máy giúp việc.
2.2.2 Trợ lý Giám đốc Chi nhánh:
Do Giám đốc Công ty bổ nhiệm, miễn nhiệm, khen thưởng và kỷ luật sau khi
đã được Hội đồng quản trị thông qua. Trợ lý Giám đốc chi nhánh là người giúp vịec
cho Giám đốc Chi nhánh điều hành một hoặ một số lĩnh vực hoạt động của Chi nhánh
theo phân công uỷ quyền của Giám đốc Chi nhánh và chịu trách nhiệm trước Giám
đốc Chi nhánh, công ty và pháp luật về nhiệm vụ được phấn công và uỷ quyền thực
hiện.

thực tế tại các thị trường trong phạm vi Chi nhánh quản lý, kiểm tra doanh số bán
hàng từng khu vực, đốc thúc quá trình bán hàng tại các điểm phân phối hàng hoá của
Công ty đồng thời xác định biến động của thị trường về hàng hoá.
2.2.6 Phòng tổ chức hành chính:
Có chức năng tham mưu cho Giám đốc công ty về các mặt như công tác tổ chức
nhân sự, công tác lao động tiền lương, xác định phương hướng chiến lược đầu tư và
nhiệm vụ, kế hoạch hoạt động kinh doanh của toàn Công ty.

3. TỔ CHỨC HẠCH TOÁN KẾ TOÁN TẠI CHI NHÁNH HÀ NỘI :
3.1 Đặc điểm tổ chức kế toán của Công ty Bút Bi Thiên Long - Chi nhánh Hà Nội 8
Từ ngày mới thành lập, Công ty bút bi Thiên Long - Chi nhánh Hà Nội đã thực
hiện chế độ kế toán theo quyết định số 1141 - TC/QĐ ngày 01/11/95 của Bộ Trưởng
Bộ Tài Chính. Mặc dù ban đầu còn gặp một số khó khăn nhưng dần dần cũng đi vào
nề nếp, thông tin kế toán cung cấp có hiệu quả đáp ứng cơ bản yêu cầu quản lý của
Công ty.
Bộ máy kế toán của công ty được tổ chức theo hình thức kế toán tập trung và
bố trí thành phòng kế toán, chịu sự quản lý và chỉ đạo trực tiếp của giám đốc công ty.
Cùng với sự tiến bộ của khoa học công nghệ, Công ty đã sử dụng máy tính trong
công tác kế toán. Phần mềm kế toán có tên gọi “Avt - Soft”
3.1.1 Cơ cấu tổ chức bộ máy kế toán:
Bộ máy kế toán tại Công ty Bút Bi Thiên Long được tổ chức phù hợp với
hình thức tổ chức công tác kế toán theo kiểu tập trung. Hiện nay, đội ngũ kế toán làm
việc tại phòng tài chính - kế toán của Công ty có 6 người là:
- 01 kế toán trưởng.
- 01 kế toán tổng hợp.
- 01 kế toán thanh toán.
- 02 kế toán công nợ.

tổng
hợp

Thủ
quỹ 93.1.2 Chức năng, nhiệm vụ của các kế toán phần hành:
 Kế toán trưởng: do Giám đốc Công ty bổ nhiệm, miễn nhiệm, khen thưởng và kỷ
luật. Kế toán trưởng chịu trách nhiệm trước Giám đốc chi nhánh và Công ty về
việc thực hiện các nhiệm vụ chế độ kế toán thống kê. Chịu sự quản lý, giám sát về
mặt chuyên môn, nghiệp vụ của phòng kế toán Công ty theo ngành dọc do Công
ty quy định. Tham mưu cho Giám đốc chi nhánh, phòng kế toán Công ty và các bộ
phận chức năng khác của Chi nhánh về các kết quả hoạt động kinh doanh, tình
hình công nợ và hàng hóa tiêu thụ. Giúp Giám đốc chi nhánh chỉ đạo tổ chức thực
hiện công tác kế toán, thống kê của Chi nhánh, có các quyền và nhiệm vụ theo quy
định của pháp luật và Công ty. Là người chịu trách nhiệm phân công nhiệm vụ,
công việc cho các nhân viên, phụ trách tổng hợp về công việc của mình.
 Kế toán thanh toán: có nhiệm vụ hàng ngày viết phiếu thu, chi cuối ngày đối
chiếu với thủ quỹ, kiểm kê quỹ, và chuyển giao chứng từ cho kế toán tổng hợp
vào sổ nhật ký chung. Thanh toán theo dõi nợ, tham gia lập báo cáo quyết toán.
Đồng thời, kế toán thanh toán có nhiệm vụ lập kế hoạch tín dụng, vốn lưu động,
kế hoạch tiền mặt hàng tháng, hàng quí, hàng năm gửi tới các ngân hàng công ty
có tài khoản. Chịu trách nhiệm kiểm tra số dư tiền gửi, tiền vay cho kế toán trưởng
và Giám đốc Công ty. Có tránh nhiệm kiểm tra số lượng hàng hoá nhập xuất hàng
ngày, đối chiếu với thủ kho về lượng hàng hoá. Theo dõi hạch toán nguyên vật
liệu, công cụ dụng cụ nhập - xuất - tồn trong kỳ hạch toán, tính toán phân bổ

Tại Công ty bút bi Thiên Long - Chi nhánh Hà Nội hiện nay có sử dụng các loại
hoá đơn, chứng từ sau:
- Phiếu đề nghị nhập / xuất; Phiếu nhập kho; Phiếu xuất kho; Thẻ kho.
- Phiếu thu; Phiếu chi; Bảng kê nộp tiền; Giấy đề nghị tạm ứng; Giấy đề nghị
thanh toán.
- Đơn đặt hàng của khách; các văn bản yêu cầu của khách hàng về số hàng trả
lại, giảm giá, chiết khấu
- Bảng chấm công; Bảng thanh toán tiền lương; Bảng thanh toán BHXH; Bảng
thanh toán tiền thưởng
- Phiếu hợp đồng vận chuyển; Các hợp đồng bán hàng; Hóa đơn giá trị gia tăng.
- Giấy thông báo Nợ, Có của ngân hàng.
-
Tất cả các hoá đơn chứng từ này đều được sự phê duyệt, ký xác nhận của trưởng
các bộ phận có liên quan trong Chi nhánh và của Giám đốc Chi nhánh hoặc Trợ lý
Giám đốc Chi nhánh. 11

ế
toán
liên quan Các phòng có yêu cầu
Kế toán chứng từ liên quan
01 Lưu; 01 người nộp giữ;
01 Thủ quỹ giữ
01 k
ế

toán công n
ợ

gi
ữ
Kế toán các phần hành
liên quan 12

QUY TRÌNH CHI TẠI CHI NHÁNH CÔNG TY

Bước Trách nhiệm Nội dung thực hiện Biểu mẫu/Phụ lục



Giấy đề nghị thanh
toán 04 GĐ Chi nhánh Giấy đề nghị thanh
toán

05 Phòng kế toán
06 Phòng kế toán
Phiếu chi


Thực hiện chi 13
QUY TRÌNH TẠM ỨNG VÀ QUYẾT TOÁN TẠM ỨNG
TẠI CHI NHÁNH CÔNG TY

Bước Trách nhiệm Lưu đồ Biểu mẫu

01 Các phòng ban Phiếu đề nghị
tạm ứng

02 Trưởng phòng

03 Phòng kế toán
Phiếu chi
Phiếu thu 3.3 Hình thức tổ chức sổ kế toán tại Chi nhánh:
Nhu cầu tạm
ứ
ng/quy
ế
t toán t
ạ
m
Thông báo cho người tạm
ứng/quyết toán tạm ứng
Phòng kế toán
G
Đ

Chi nhánh

Phòng kế toán
Thực hiện
chi/thu

Trưởng phòng

Trường hợp có một số nghiệp vụ kinh tế cần ghi vào sổ Nhật ký đặc biệt thì
định kỳ hoặc cuối tháng, lấy số liệu trên sổ Nhật ký đặc biệt ghi vào sổ cái theo từng
đối tượng hạch toán.

Các chứng từ cần hạch toán chi tiết đồng thời được ghi vào sổ kế toán chi tiết.
Cuối tháng, cuối quí, cuối năm lập bảng tổng hợp số liệu chi tiết từ các sổ kế toán chi
tiết.

Cuối kì cộng số liệu trên sổ cái lập bảng cân đối số phát sinh. Kiểm tra đối
chiếu số liệu giữa sổ cái và bảng tổng hợp chi tiết. Tổng hợp số liệu lập báo cáo tài
chính.
TRÌNH TỰ GHI SỔ KẾ TOÁN TẠI CHI NHÁNH CÔNG TY BÚT BI THIÊN


3.4 Hệ thống tài khoản tại Chi nhánh Công ty:
Ch
ứ
ng t
ừ
g
ố
c
Nhật ký chung
Sổ cái
B
ả
ng cân
đ
ố
i s
ố

phát sinh
S
ổ
k
ế

Tại Công ty Bút Bi Thiên Long - Chi nhánh Hà Nội việc tổ chức vận dụng sổ
kế toán chi tiết bao gồm những loại sổ sau:
- Đối với phần hành hạch toán sản phẩm hàng hóa Chi nhánh áp dụng phương pháp
ghi thẻ song song. Cụ thể tình hình hạch toán như sau:
 Ở kho : Căn cứ vào phiếu nhập kho và phiếu xuất kho, thủ kho ghi số
lượng vào thẻ kho.
 Ở phòng kế toán: Định kỳ nhập phiếu nhập kho, xuất kho của thủ kho và
ghi tiền vào phiếu. Sau đó ghi số lượng và giá trị vào Sổ chi tiết vật tư, sản
phẩm, hàng hoá. Mở Bảng tổng hợp chi tiết để đối chiếu.

MẪU SỔ CHI TIẾT VẬT TƯ, SẢN PHẨM, HÀNG HÓA

Chứng từ
Diễn giải
Tài
khoản
đối
ứng
Đơn
giá
Nhập Xuất Tồn
Ghi
chú
Số
hiệu
Ngày
tháng
Lượn
g
Tiền Lượn

- Mở các loại Sổ chi tiết thanh toán:
 Sổ chi tiết thanh toán với công nhân viên.
 Sổ chi tiết thanh toán với các quỹ: BHXH, y tế
 Sổ chi tiết thanh toán với khách hàng
- Sổ chi tiết bán hàng
- Sổ quỹ tiền mặt; Sổ TGNH
- Sổ chi phí sản xuất kinh doanh
- Sổ theo dõi xuất hàng
3.6 Tổ chức vận dụng báo cáo kế toán:
Kế toán chuyển cho GĐCN:
3.6.1 Báo cáo ngày:
 Báo cáo thu chi tiền mặt
 Báo cáo tiền gửi ngân hàng
 Báo cáo các khoản phải thu khách hàng
 Báo cáo các khoản phải trả người bán (nêú có) - ít ở Chi nhánh
 Báo cáo sản lượng tiêu thụ
 Báo cáo tổng giá trị tồn kho
 Báo cáo số lượng tồn kho (thủ kho hoặc kế toán kho)
3.6.2 Báo cáo tuần:
 Báo cáo các khoản phải thu đến hạn
 Báo cáo các khoản phải trả đến hạn
 Kế hoạch thu chi hàng tuần (Thứ 5 chuyển về Công ty: Kế toán Giám đốc CN
Công ty)
 Phân tích tình hình thực hiện kế hoạch thu chi tuần (để GĐCN nắm số liệu, không
cần nộp về Công ty).
3.6.3 Báo cáo tháng/ quý/ năm:
 Bảng cân đối kế toán
 Bảng cân đối tài khoản
Nợ TK 33311: 4.500.000
Có TK 131: 49.500.000
 Các khoản giảm giá hàng bán, kế toán ghi:
Nợ TK 532: 1.965.000
Nợ TK 33311: 196.500
Có TK 131: 2.161.500 19
3.7.1 Phản ánh doanh thu:
Nợ TK 131 : 4.913.626.400
Có TK 511: 4.913.626.400

Ví dụ: Theo số liệu tháng 09/02 ở Chi Nhánh Công ty Bút Bi Thiên Long ta có:
 Doanh thu bán hàng cuối tháng sẽ kết chuyển, ghi:
Nợ TK 511 : 4.239.561.470
Có TK 911: 4.239.561.470
 Chi phí bán hàng cuối tháng kết chuyển, ghi:
Nợ TK 911 : 537.627.464
Có TK641 : 537.627.464
 Cuối kỳ tính kết quả SXKD:
Lãi (lỗ) = Doanh thu thuần - (Giá vốn hàng bán + Chi phí bán hàng ) +
SXKD (Thu nhập hoạt động tài chính - Chi phi hoạt động tài chính )
= 4.913.626.400 - (4.239.561.470 + 411.969.760 ) + 263.768
= 262.358.938 đồng.

toán công n
ợ

K
ế

toán thanh toán

K
ế

toán t
ổ
ng h
ợ
p

K
ế

toán tr
ư
ở
ng

Tr
ư
ở
ng phòng TC


kho

Ph
ụ

kho

Đ
i
ề
u ph
ố
i viên

NV bán hàng

M
ậ
u d
ị
ch viên CH

Trưởng phòng TT
Nhân viên PTTT

Ti
ế
p th
ị