\
LỜI MỞ ĐẦU
Trong thời đại ngày nay có nhiều xu thế xuất hiện trên thế giới trong đó có
xu thế hội nhập có ảnh hưởng mạnh mẽ nhất đến các doanh nghiệp đặc biệt trong
điều kiện nước ta mới mở cửa. Để tồn tại trong điều kiện hiện nay các doanh nghiệp
đã tìm nhiều phương thức tồn tại . Là một công ty hàng đầu trong ngành chế tạo
động cơ điện, Công ty chế tạo điện cơ Hà Nội đã tìm ra cho mình một giải pháp để
nâng cao chất lượng , giảm chi phí đó là áp dụng hệ thống quản lý chất lượng theo
tiêu chuẩn quốc tế ISO 9001 2000. Để áp dụng thành công hệ thống này thì công ty
phải xây dựng cho mình một hệ thống tài liệu phản ánh được thực tế công việc đang
diễn ra tại công ty và phù hợp với tiêu chuẩn.
Sau khi kết thúc giai đoạn thực tập đầu với sự giúp đỡ của cô giáo hướng dẫn
Phạm Thị Hồng Vinh và của cán bộ công nhân viên trong công ty. Tôi đã quyết định
chọn đề tài thực tập tốt nghiệp là: “Hoàn thiện công tác xây dựng hệ thống tài
liệu trong quá trình áp dụng ISO 9000 tại công ty chế tạo điện cơ”.
Với mục đích của đề tài nghiên cứu thực trạng công tác xây dựng hệ thống
tài liệu tại công ty từ đó thấy được những mặt được và chưa được và cuối cùng đưa
ra một số giải pháp nhằm hoàn thiện công tác này.
Kết cấu của chuyên đề gồm 3 chương:
Chương 1: Giới thiệu chung về công ty chế tạo điện cơ Hà nội
Chương 2: Thực trạng xây dựng hệ thống tài liệu tại công ty
Chương 3: Một số giải pháp nhằm hoàn thiện công tác xây dựng hệ thống tài liệu.
Trong điều kiện thời gian thực tập có hạn và những hạn chế về mặt kiến thức
nên trong bài viết của em không khỏi có những thiếu sót. Em rất mong được sự
đóng góp ý kiến của cô giáo và quý công ty để chuyên đề thực tập được hoàn thiện
hơn.
Em xin chân thành cảm ơn cô giáo hướng dẫn Phạm Thị Hồng Vinh cùng
toàn thể cán bộ công nhân viên trong công ty đặc biệt phòng Quản lý chất lượng đã
giúp đỡ em tận tình để có thể hoàn thành được chuyên đề thực tập này.
Trang 1
\

Do nhu cầu về sản phẩm thiết bị điện làm nguồn động lực trong các ngành
kinh tế quốc dân và dân dụng ngày càng tăng làm cho nhà máy phải mở rộng mặt
bằng nhà xưởng sản xuất, trang thiết bị chuyên dùng để có thể đáp ứng được nhu
cầu này. Trong giai đoạn này, nhà máy đã có thêm một số sản phẩm mới như quạt
trần sải cánh φ 1400, quạt trần sải cánh φ 1200, quạt bàn φ 400, chấn lưu đèn ống.
Trong giai đoạn này nhà máy cũng xây dựng thêm xưởng cơ khí 2, xây dựng mới
nhà 3 tầng làm văn phòng làm việc cho bộ phận quản lý nhà máy tại 44B Lý
Thường Kiệt. Chuyển toàn bộ cơ sở 22 Ngô Quyền cho tổng công ty Dầu khí để lấy
tiền bổ xung cho nguồn vốn lưu động và mua sắm trang thiết bị mới tăng cường
năng lực sản xuất.
Giai đoạn đổi mới để phát triển.
Những năm đầu thập niên 90, đứng trước thách thức to lớn đó là:
1) Nhu cầu về sản phẩm điện cơ có đột biến đặc biệt là các động cơ có công
suất lớn, điện áp cao dùng trong ngành sản xuất xi măng, thép, phân bón...
đòi hỏi nhà máy phải đầu tư về nhà xưởng, thiết bị chuyên dùng, công nghệ
tiên tiến để có sản phẩm đáp ứng nhu cầu về cả số lượng và chất lượng.
2) Yêu cầu về môi trường của thành phố và xã hội ngày càng cao. Việc để một
nhà máy cơ khí với rác thải công nghiệp và độ ồn cao ở trung tâm thành
phố là không thể chấp nhận được.
Từ hai lý do trên đòi hỏi nhà máy phải tìm giải pháp gi chuyển khỏi trung tâm
thành phố càng sớm càng tốt trước khi bị chính quyền buộc phải gi chuyển.
Cuối cùng nhà máy đã chọn giải pháp liên doanh với nước ngoài: đó là công ty
SAS TRADING của Thái Lan xây dựng ở 44 Lý Thường Kiệt thành tổ hợp khách sạn
và văn phòng để có 35% vốn góp, tạo thêm ngành kinh doanh mới.
Từ năm 1995 – 1998, nhà máy hoàn thành hai việc:
Hoàn tất việc xây dựng tổ hợp khách sạn và văn phòng tại 44 Lý Thường Kiệt.
Trang 3
\
Hoàn tất việc xây dựng nhà máy mới tại Cầu Diễn Từ Liêm Hà Nội với tổng
diện tích 40900 m2 (gấp 4 lần nhà máy cũ). Việc xây dựng được tiến hành theo

từ 15 KW trở xuốn. Riêng các loaị động cơ có công suất 3 KW, 7,5 KW, 11KW
chiếm tới 60 % tổng sản phẩm.
Nội dung cơ bản của quy trình sản xuất trong công ty có thể khía quát như sau:
Từ nguyên liệu chủ yếu là tôn silic, dây điện từ, nhôm, thép, tôn tấm và các bán
thành phẩm mua ngoài thông qua bước gia công như :
Dập phôi, dập hoa to, stato, dập và épa cánh gió, lắp gió, đúc nhôm tạo stato.
Gia công cơ khí, tiện, tiện nguội, phay, gò hàn.
Sau đó sản phẩm động cơ diện được bảo vệ trang trí bề mặt, lăps giáp thành
phẩm, KCS sản phẩm xuất xưởng, bao gói và nhập kho.
2. Đặc điểm về thị trường
Khách hàng của Công ty STAMAD là các Công ty chế tạo bơm, Tông công ty
thép, Tổng công ty xi măng, Tổng công ty phân bón và hoá chất. Tổng công ty mía
đường, Tổng công ty điện lực Việt Nam… và người tiêu dùng trong cả nước.
Nhu cầu thị trường trong nước đa dạng và phức tạp với nhiều loại nhu cầu từ
động cơ có công suất 0,12 KW trọng lượng 3 kg/chiếc đến loại động cơ có công
suất 2500 KW trọng lượng 23 tấn/ chiếc.
Trong cùng loại động cơ công suất giống nhau có thể có tám loại với nhiều cấp
vòng bi khác nhau, kiểu lắp đặt khác nhau.
Nhu cầu từng loại khác nhau không đồng đều có những loại chỉ có một chiếc.
Thị trường của Công ty gồm:
Thị trường đầu vào, nguyên vật liệu chính của Công ty là các sản phẩm của
ngành cơ khí, luyện kim như sắt, thép, nhôm, gang…và một số vật tư phụ. Đầu vào
của Công ty chủ yếu mua ở trong nước.
Trang 5
\
Thị trường đầu ra: Hiện nay Công ty có mạng lưới tiêu thụ phân bố ở 61 tỉnh,
thành phố thông qua các cửa hàng bán lẻ, cửa hàng giới thiệu sản phẩm. Nhìn chunh
thị trường của Công ty chủ yếu là nội địa nhưng hiện nay Công ty đangcó xu hướng
xuất sang một số thị trường nước ngoài như Lào, Campuchia.
Đối thủ cạnh tranh của Công ty: Hiện nay đối thủ cạnh tranh lớn nhất của

lý chất
lượng
GĐ
cơ sở
2
Đại diện
chất
lượng
Phòng
kỹ
thuật
Nhà
máy
tại
TP.
Hồ
Chí
MInh
Xưởng
biến
thế
Phòng
tổ chức
Trung
tâm
khuôn
mẫu
và
thiết
bị

sản xuất,tổ chức bố chí giờ làm việc để đảm bảo kế hoạch đã được phê duyệt, đôn
đốc giám sát các đơn vị thực hiện các quy định về vệ sih môi trường ,an toàn cho
ngơừi lao động, thực hiện trách nhiệm quyền hạn được phân công.
+Phó giám đốc kinh doanh:
-Trách nhiệm chỉ đạo công tác kinh doanh gồm bao gồm tìm các biện pháp để
tăng cường doanh thu, mua vật tư đảm bảo kỹ thuật, tiêu thụ sản phẩm ,bảo hành
sản phẩm, tiếp nhận ý kiến khách hàng, chỉ đạo kế hoạch sản xuất sản phẩm , phụ
trách phòng kinh doanh.
-Quyền hạn:Khai thác các hợp đồng dịch vụ cho công ty ,đàm phán với các
nhà cung ứng, xoát xét các hợp đồng mua vật tư, bán thành phẩm chế tạo sản phẩm
và các hợp đồng được giám đốc ký duyệt.
+Kỹ sư trưởng.
-Trách nhiệm chỉ đạo công tác trang thiết bị đổi mới công nghệ , phương án tổ
chức mặt bằng sản xuất, chỉ đạo công tác kỹ thuật của công ty.
+Quyền hạn : Đề xuất kế hoạch trang thiết bị, đổi mới công nghệ , tổ chức mắt
bằng sản xuất , tổ chức các dơn vị liên quan giải quyết các vướng mắc liên quan đế
kỹ thuật , lập kế hoạch chất lượng cho các phương án công nghệ khi được giám đốc
phân công.
3.3 Trưởng phòng kế hoạch.
Trang 8
\
+Trách nhiệm : Xây dựng kế hoạch sản xuất cho các đơn vị trong công ty, điều
độ để đảm bảo kế hoạc đồng bộ cho sản xuất và cung cấp đủ sản phẩm theo yêu cầu
kế hoạch của phòng kinh doanh, thống kê bảo quản bán thnhf phẩm.
+ Quyền hạn: dựa vào kế hoạch được duyệt xây dựng tác nghiệp cho các đơn
vị trong công ty trình giám đốc , theo dõi tính đồng bộ của các khâu trong quá trình
sản xuất , kịp thời điều chỉnh , nhắc nhỏ thủ trưởng của các đơn vị thực hiện sản
xuất đồng bộ , tổ chức thống kê và bảo quản bán thành phẩm trong sản xuất koa học
và hợp lý.
3.4 Giám đốc cơ sở II.

ứng vật tư, đảm bảo việc mua sắm bảo quản cung cáp vật tư theo yêu
cầu.
- Phòng quản lý chất lượng : Phụ trách theo dõi , kiểm tra chất lượng sản
phẩm , theo dõi thực hiện hệ thống tiêu chuẩn chất lượng ISO 9001
2000 , chịu trách nhiệm đăng ký chất lượng sản phẩm với nhà nước.
- Trung tâm khuôn mẫu và thiết bị quản lý sửa chữa đột xuất trang đại tu
máy móc thiết bị, nhà xưởng chế tạo khuôn mẫu.
4. Đặc điểm về lao động.
Đến năm 2002 tổng số cán bộ công nhân viên trong công ty là 630 người trong
đó:
-Nữ là 190 người .
-Nam là 440 người.
Trình độ cán bộ công nhân viên trong công ty là từ trung cấp trở nên trong đó
có 150 người có trinhf độ đại học.
5. Đặc điểm về máy móc thiết bị và công nghệ.
Trang 10
\
Thiết bị máy móc trong công ty chủ yếu là được đưa vào sử dụng từ những
năm 60- 70 có nguồn gốc từ các nước như : Đức , Trung Quốc, Việt Nam cho đến
nay đã tương đối lạc hậu và năng xuất thấp.
Tuổi thọ trung bình của máy móc trong công ty là 30 năm.
Tình hình máy móc thiết bị trong công ty được thể hiện qua bảng sau:
Trang 11
\
Bảng số lượng máy móc thiết bị công ty Chế tạo Điện cơ.
S
TT
Tên thiết bị Số
lượng
STT Tên

28
1
0
Khoan uốn 7 20 Máy
nghiền
2
Bảng 1
Trong những năm gần đây công ty đã có nhiều thay đổi đầu tư nhiều cho máy
móc thiết bị vì vậy mà tình hình về máy móc thiết bị trong công ty đã có những thay
đổi đáng kể :
+Trang bị máy mới thay thế máy cũ làm việc gây ồn.
+ Cải tiến làm bảo dưỡng sửa chữa, sơn mới máy móc.
+ Tăng cường sử dụng phun nước áp lựccao làm sạch vạt đúc và nơi làm việc.
Trang 12
\
+Thiết kế kỹ thuật luôn được cải tiến để tiết kiệm nguyên liệu qua đó giảm
phế thải.
+ Áp dụng công nghệ đúc phay bằng nhôm.
6. Đặc điểm về nguyên liệu.
Nguyên vật liệu chiếm tỷ trọng lớn trong giá thành từ 70%- 75% nên chi phí
nguyên vật liệu có ảnh hưởng lớn nhất đến giá thành sản phẩm.
Năm 2001 chi phí nguyên vật liệu là 32 tỷ.
Năm 2002 chi phí nguyên vật liệu là 37 tỷ trong đó :
+Nguyên vật liệu chính 33,3 tỷ
+ Nguyên vật liệu phụ là 3,7 tỷ.
Nguyên vật liệu chính gồm có: Thép, gang, đồng, nhôm , vòng bi…
Nguyên vật liệu phụ gồm có : Sơn , dầu cách điện, nhựa thiếc..
Mức tiêu hao nguyên vật liệu thông thường cho một động cơ được sản xuất tại
công ty là : Thép 35%, Nhôm 5%, vòng bi (2 vòng bi) 10%, gang 20 %, nguyên vật
liệu phụ 10%.

Tổng vốn 152 180 189 212
Vốn cố định 97 112 121 142
Vốn lưu động 55 68 65 70
Bảng 2
III. Tình hình sản xuất kinh doanh của Công ty trong một số năm gần
đây
Kể từ khi thành lập đến nay việc sản xuất kinh doanh của Công ty không khỏi
có những thăng trầm nhưng nói chung nó không ngừng phát triển, từ việc sản phẩm
Công ty chỉ phục vụ cho thị trường miền Bắc đến nay đã vươn rộng qua khắp cả
nước.
Ta có thể thấy được hiện trạng sản xuất kinh doanh của Công ty qua bảng sau:
Năm 1998 1999 2000 2001 2002 2003
Sản lượng 23142 23250 25292 28210 35000 37000
Doanh
thu(tr.đ)
37269 38250 46250 54600 62000 68000
% tăng sản
lượng
0.467% 8.78% 11.54% 24.06% 5.71%
% tăng doanh
thu
2.63% 20.91% 18.05% 13.55% 9.67%
Bảng 3
Qua bảng trên ta thấy rằng doanh thu của Công ty qua các năm đều tăng, tuy
các năm tăng có khác nhau, tăng cao nhất năm 2000 là 20.91%, thấp nhất là năm
1998/1999 là 2.63%.
Còn sản lượng qua các năm của Công ty cũng đều tăng, tăng cao nhất là năm
2002/2001 là 24.06%, thấp nhất là năm 99/98 là 0.67%. Nói chung tốc độ tăng sản
lượng thấp hơn tăng doanh thu.
Trang 15

lại tăng đến 4,97% còn các chỉ tiêu khác của công ty tăng ở mức trên 3%. Năm 2002
đều tăng hơn so với năm 2001chỉ có lợi nhuận trước thuế so với tổng tài sản là
giảmnhưng không đáng kể từ 3,18% xuống còn 3,16%.
Về tình hình thực hiện kế hoạch tồn kho của công ty được thể hiện qua bảng
dưới đây:
Trang 16
\
Chỉ tiêu Kế hoạch Thực hiện Chênh lệch
Lượng Chênh lệch
Số lượng sản phẩm
sản xuất
3600 cái 34500 -1500 -14,7%
Vật tư tồn đầu kỳ 8 tỷ 7,5 tỷ -0,5 6,25%
Vật tư tồn cuối kỳ 8,7 tỷ 8,1 tỷ -0,6 -6,9
Bảng 6
Qua bảng số liệu năm 2002 ta thấy công ty đã không hoàn thành kế hoáchản
xuát của mình giảm 1500 cái so với kế hoạch hay 4,17 %.
Về vật tư tồn kho công ty đã giảm được lượng vật tư tồn kho so với kế hoạch
0,5tỷ ( 6,25%).
Cũng như vậy đối với vật tư tồn cuối kỳ.
Trang 17
\
Về tình hình thực hiện nghĩa vụ với nhà nước ta có bảng sau:
(Bảng 7)
Chỉ tiêu
Số còn
phải
nộp
đầu
năm

nghĩa vuh thuế của mình đối với nhà nướcmặc dù công ty đã gặp phải một số khó
khăn nhất định. Trong các loại thuế phải nộp của công ty thì thuế vốn là lớn nhất
1,43 tỷ đồng còn các khoản thuế khác thì tương đối nhỏ dưới 1tỷ.
Trang 18
\
CHƯƠNG II: THỰC TRẠNG CÔNG TÁC XÂY DỰNG HỆ THỐNG
VĂN BẢN TRONG QUÁ TRÌNH ÁP DỤNG ISO 9001 TẠI CÔNG TY CHẾ
TẠO ĐIỆN CƠ
I. Tình hình áp dụng hệ thống quản lý chất lượng theo tiêu chuẩn iso
9001: 2000 tại công ty.
1. Lý do áp dụng
Là một công ty lâu đời nhất trong ngành chế tạo máy nó đã xác định cho mình
một số lý do để áp dụng hệ thống là:
- Càng tốt hơn nhu cầu của khách hàng. Thông qua tìm hiểu hệ thống này
công ty xuất phát từ mong muốn của bản thân công ty đó là không ngừng
đáp ứng ngày xác định việc áp dụng hệ thống này đã thoã mãn mong muón
trên.
- Do chiến lược của công ty trong một số năm tới đó là việc xuất khẩu sản
phẩm của mình sang thị trường quốc tế mà ở đó có một số thị trường có
yêu cầu phải chứng nhận đã áp dụng được hệ thống trên. đây chính là một
bước đi trước chuẩn bị cho tương lai phát triển của mình.
- Do mong muốn bản thân công ty là luôn luôn học hỏi áp dụng những phương
pháp quản lý mới đã được chứng minh là tốt để cải tiến được hiểu quả hoạt
động của mình.
2. Tình hình áp dụng
Do những lý do trên công ty đã quyết định tiến hành xây dựng và áp dụng hệ
thống quản lý chất lượng theo tiêu chuẩn iso 9001: 2000 vào tháng 1 năm 2000 bắt
đầu bằng công bố của giám đốc công ty về việc cam kết xây dựng duy trì cải tiến
công việc đảm bảo đủ nguồn lực để thực hiện việc này.
Quá trình xây dựng và áp dụng hệ thống này tại công ty có thể tóm tắt qua các

Trang 20
\
khách hàng đã được cải thiện. Nhân viên trong công ty cũng đã được tiếp cận được
với nhiều kiến thức mới đó là các công cụ thống kê trong quản lý chất lượng, có
cách tiếp cân theo quá trình, cách quyết định dựa trên thực tế phân tích dữ liệu, về
sự cần thiết phải định hướng theo khách hàng, sự tham gia của mọi người…chính
những hiểu biết này đã tạo ra cho công ty một phong thái làm việc mới đó là làm
việc theo khoa học.
Công ty đã xây dựng được một hệ thống tài liệu tương đối đầy đủ phản ánh
được những gì đã xẩy ra của công ty.
Mọi hoạt động sản xuất kinh doanh của công ty đã đi vào nề nếp, có kế hoạch,
có tính toán và đều được văn bản hóa.
Chất lượng sản phẩm của công ty không ngừng được nâng cao, chi phí sản
xuất ngày càng giảm, uy tín của công ty trên thị trường được khẳng định.
b. Những mặt chưa được
Một số cán bộ công nhân viên còn có nhận thức sai lầm về iso do vậy họ chưa
được tích cực tham gia vào việc xây dựng và áp dụng nó. Nhiều người nôn nóng
trong việc xây dựng hệ thống cho nó là một việc hết sức tốn kém.
Có động cơ chưa đúng về ISO, coi đay chỉ là công cụ để quảng cáo khuyếch
trương giành thầu.
Trong giai đoạn đầu việc thực hiện iso kéo theo nhiều thay đổi cơ cấu tổ chức
quan trọng, giảm đặc quyền đặc lợi của một số ngưòi. Do có sự miễn cưỡng thực
hiện trong việc từ bỏ các hoạt động, tổ chức mà trong một thời gian dài họ cho là tốt
và phục vụ cho mục đích, lợi ích doanh nghiệp trong nhiều năm.
Trong giai đoạn thực hiện thiếu cam kết của lãnh đạo cấp cao nhất, lập kế
hoạch chưa tốt, thiếu nhận thức và thiếu hiểu biết về các nguyên lý cơ bản của hệ
thống quản lý chất lượng, thiếu một đội ngũ thực thi mạnh, đại diện lãnh đạo về
chất lượng còn thiếu năng lực.
Đây cũng là những khó khăn hạn chế chung của các doanh nghiệp áp dụng hệ
thống này.

- Tầng 3: Quy trình hướng dẫn công việc, mẫu biểu, quy định kỹ thuật
tiêu chuẩn quy phạm, điều lệ, kế hoạch chất lượng
- Tầng 4: Hồ sơ chất lượng
Ta thấy rằng mỗi tổ chức phải xác định mức độ, phạm vi của hệ thống quản lý
tài liệu cần thiết và phương tiện thông tin được sử dụng. Điều này phụ thuộc vào các
yếu tố như sau:
- Quy mô của tổ chức, loại hình tổ chức
- Sự phức tạp và tương tác của các quá trình.
- Sự phức tạp của sản phẩm, tầm quan trọng của các yêu cầu của khách
hàng
- Các yêu cầu về luật cần áp dụng
- Năng lực của nhân viên
- Mức độ cần thiết để chứng tỏ việc thực hiện yêu cầu của hệ thống quản
lý chất lượng
Khi xây dựng hệ thống tài liệu cần chú ý giữa mức độ văn bản hoá và trình độ
kỹ năng. Thông thường nếu trình độ kỹ năng của người thao tác càng cao thì càng
cần ít văn bản và hướng dẫn. Nếu không lưu ý tới điểm này tổ chức có thể rơi vào
một trong hai trạng thái hoặc quá nhiều văn bản dẫn tới quan liêu giấy tờ hoặc
không đủ văn bản hướng dẫn áp dụng dẫn tới trình trạng lộn xộn thiếu thống nhất.
Trang 23
\
Ngoài ra mức độ văn bản hoá cũng tuỳ thuộc vào quy mô tổ chức và loại hình công
nghệ sản phẩm theo nghĩa quy mô càng to thì càng cần nhiều văn bản.
Một điều mấu chốt khi xây dựng hệ thống tài liệu:
- Khách hàng chủ yếu của hệ thống tài liệu là nhân viên của tổ chức
- Bản thân của hệ thống tài liệu không phải là mục đích mà còn phải là
một hoạt động làm gia tăng giá trị nếu một tài liệu nào không làm gia
tăng giá trị thì cần mạnh dạn gạt bỏ.
2. Ý nghĩa của hệ thống tài liệu
Tiêu chuẩn ISO 9001 đòi hỏi tổ chức phải xây dựng và áp dụng một hệ thống

+ Xác định quá trình chủ yếu cần có trong hệ thống quản lý chất lượng đặc biệt
là trong quá trình kinh doanh để đảm báo công việc được trôi chảy và có hiệu quả từ
lúc đặt quan hệ với khách hàng đến lúc giao sản phẩm.
+ Xem xét khái quát từng quá trình dựa trên những yêu cầu của ISO 9001 để qua đó
quuyết định yêu cầu nào có thể áp dụng đồng thời, nhận biết quá trình nào cần phải tiến
hành để thỏa mãn mọi yêu cầu cần thiết của tiêu chuẩn, lưu ý rằng mọi sự ngoại lệ có thể
Trang 25
Chất
lượng đã
cải tiến
Sức cản
Động lực
Hệ thống tài liệu