TIỂU LUẬN:
Công tác tổ chức và hoạt động văn
phòng của công ty Thương mại và sản
xuất vật tư thiết bị GTVT Lời mở Đầu
Trong những năm gần đây Đất Nước ta đã có nhiều đổi mới trong những lĩnh vực
như : kinh tế, văn hoá, chính trị, xã hội, trong đó đặc biệt là kinh tế – một lĩnh vực đóng
vai trò quan trọng trong tiến trình hội nhập của Việt Nam vào khu vực và Thế giới .
Năm 2001 được coi là năm đầu tiên bước vào thế kỷ 21- năm đầu tiên thực hiện
nghị quyết đại hội Đảng toàn quốc lần thứ IX .đại hội đã đề ra đến năm 2020 nước ta cơ
bản trở thành một nước công nghiệp theo hướng hiện đại .
Trước tiên chúng ta đang hướng tới một nền kinh tế tri thức –một nền kinh tế được xây
dựng trên sản xuất, phân phối sử dụng tri thức và tin học làm động lực phát triển. Điều
ấy đã khẳng định vị trí và vai trò của con người trong nền kinh tế – con người là nguồn
lực của mọi nguồn lực, là yếu tố trung tâm của mọi thời đại. Do vậy Đảng và Nhà nước ta
đã xác định vấn đề giáo dục đã trở thành quốc sách, giáo dục phải được ưu tiên một bước
.
Trong xu thế phát triển chung của nghành giáo dục, nghành học Quản trị văn phòng
là một nghành học còn khá mới mẻ và là một trong bốn môn học chuyên nghành trong
chương trình đào tạo của nghành QTVP - khoa QTKD - Trường ĐH. Tuy là một trường

cơ khí GTVT với quy mô ban đầu rất sơ khai với tổng số vốn kinh doanh là:190 triệu
đồng .Và được thành lập vào ngày 19/3/1993 có trụ sở đặt tại Km 9 Đường Nguyễn Trãi ,
phường Thanh Xuân Bắc, Quận Đống Đa-TP Hà Nội.
+ Thuận lợi: - Được sự quan tâm của Tổng công ty cơ khí GTVT , Bộ GTVT, Quận uỷ quận Đống
Đa tạo điều kiện tháo gỡ khó khăn cho các chương trình SXKD của công ty để có điều
kiện phát triển sản xuất , nâng cao tính cạnh tranh.
- Cơ chế chính sách của Nhà nước đã có sự thay đổi cơ bản theo hướng khuyến khích
các doanh nghiệp thuộc các thành phần kinh tế mạnh dạn đầu tư và năng động sáng tạo
trong SXKD .
- Một số cán bộ trong công ty chưa hoà nhập kịp thời ,đáp ứng yêu cầu nền kinh tế thị
trường, nên có nhiều cơ hội kinh doanh bị bỏ lỡ.
- Đội ngũ cán bộ kỹ thuật , cán bộ quản lý, công nhân lành nghề …còn thiếu nhiều.
- Vốn đầu tư và vốn kinh doanh thiếu trầm trọng, công ty hoạt động chủ yếu bằng vốn
vay. Tổng số tiền phải trả cho ngân hàng mỗi năm lên tới: hơn 2 tỷ đồng
1.2 - Chức năng, nhiệm vụ của công ty theo quyết định thành lập:
Theo QĐ số 602 – QĐ/TCCB - LĐ ngày 5 tháng 4 năm 1993 của Bộ trưởng Bộ GTVT
về việc thành lập doanh nghiệp Nhà nưóc: Công ty Vật tư Thiết bị Cơ khí GTVT, trực
thuộc tổng công ty cơ khí GTVT. Công ty có nhiệm vụ chủ yếu là:
- Kinh doanh xuất nhập khẩu vật tư, thiết bị, phụ tùng, phương tiện vận tải, nông sản
và hàng tiêu dùng.
- Đại lý, kinh doanh vật tư, thiết bị, phụ tùng, vật liệu xây dựng và dịch vụ vận tải
hàng hóa.
- Xuất khẩu lao động ( Có giấy phép số 81/LĐTBXH – GP ngày 28/4/2000 của Bộ
Lao động Thương binh và Xã hội và Quyết định số 896/2000/QĐ - GTVT ngày
18/4/2000 của Bộ GTVT ).
- Sản xuất, lắp ráp xe ôtô, xe gắn máy hai bánh, KDXNK vật tư, thiết bị, phụ tùng
ôtô, xe gắn máy hai bánh ( Có QĐ số 4000/ QĐ - Bộ GTVT ngày 27/01/2001 của Bộ


+ Phó giám đốc nội chính.
* Các phòng chức năng gồm có:
- Phòng tổ chức hành chính.
- Phòng Tài chính Kế toán.
- Phòng kinh doanh XNK.
- Phòng thị trường.
- Phòng khoa học công nghệ.
Ngoài ra còn có các đơn vị trực thuộc bao gồm:
- Nhà xưởng sản xuất và dây chuyền sản xuất bộ ly hợp, bộ côn tại 199B Minh Khai.
- Nhà máy sản xuất, lắp ráp xe gắn máy tại Hưng Yên.
- Nhà máy sản xuất lắp ráp xe ôtô tải nhẹ tại Hưng Yên.
- Chi nhánh tại thành phố HCM ( Số 23 Đặng Thị Nhu - Q.1 – TPHCM ).
SƠ Đồ : CƠ CấU Tổ CHứC
CôNG TY THươNG MạI Và SảN XUấT VậT Tư THIếT Bị GTVT
_ _

(1). Phòng tổ chức – Lao động – Hành chính:

- Làm công tác tiếp nhận các mặt hàng vật tư xuất nhập khẩu.
- Kinh doanh các mặt hàng của công ty.
- Nhập hàng hoá và xuất khẩu hàng hoá của công ty.
(4).Phòng khoa học công nghệ :
Có chức năng và nhiệm vụ như sau:
- Kiểm tra giám định chất lượng sản phẩm của công ty.
- Đảm bảo môi trường cho chất lượng của xe gắn máy.
- Nghiên cứu đưa khoa học vào ứng dụng thực tế cho sản phẩm của công ty mình.
2) Lĩnh vực hoạt động của Công ty TM và sản xuất vật tư thiết bị GTVT.
2.1 Lĩnh vực hoạt động: Công ty TM và sản xuất vật tư thiết bị GTVT chuyên sản xuất lắp ráp và kinh
doanh xe gắn máy, ô tô. Công ty đã đầu tư dây chuyền lắp ráp động cơ xe gắn máy,sản
xuất khung xe máy các loại và đầu tư sản xuất một số chi tiết và động cơ xe máy. Sản
phẩm của công ty sản xuất , lắp ráp đạt chất lượng cao,mẫu mã đẹp và phù hợp, giá thành
rẻ đã và đang được thị trường chấp nhận và ưa chuộng.
2.2 Kết quả thực hiện hoạt động SXKD – chính sách đời sống văn hoá xã hội – an
ninh quốc phòng.
Kết quả thực hiện SXKD và các chỉ tiêu chủ yếu đều đạt trên 200% so với năm
2001, năm 2002 trung bình mỗi CBCNV Công ty đã đóng góp xây dựng ngân sách Nhà
nước ( 637 triệu đồng. Kết quả đó đã cho thấy Công ty đang nỗ lực phấn đấu để hoà nhập
với sự phát triển chung của toàn Tổng công ty.
2.2.2 Kết quả thực hiện chính sách, đời sống văn hoá, xã hội:
Hai năm vừa qua(2001-2002) công ty đã giải quyết trả lương trực tiếp thêm cho 40
lao động tuyển dụng vào công ty làm việc và gián tiếp cho hàng ngàn người của các công
ty khác đều có việc làm và thu nhập ổn định, đặc biệt trong 2 năm vừa qua công ty đã
hợp tác sản xuất cùng một số đơn vị trong tổng công ty, tạo ra việc làm và tăng thêm
nguồn thu của một số công ty khác thuộc Tổng công ty như :
+ Công ty cơ khí ô tô 3/2 :3.774.369.000 đồng

Nguyên nhân thắng lợi, những yếu kém cần khắc phục:
- Nguyên nhân thắng lợi:
+ Công ty thường xuyên được sự quan tâm, chỉ đạo trực tiếp của Tổng công ty cơ
khí GTVT và Bộ GTVT. +Sự đoàn kết nhất trí trong bộ máy lãnh đạo, trong đó Đảng là hạt nhân, là cơ sở
vững chắc cho việc thực hiện thành công các chủ chương lớn của công ty. Hoạt
động SXKD phát triển là tiền đề, là cơ sở để xây dựng mối đoàn kết nhất trí trong
công ty .
+Vai trò lãnh đạo, chỉ đạo của Ban giám đốc công ty là sự đổi mới, là những cuộc
cách mạng và sự sắp xếp bố trí hợp lý đội ngũ cán bộ lãnh đạo chủ chốt có ý nghĩa
quyết định đến sự phát triển về mọi hoạt động của công ty .
+ Công ty đã xác lập mối quan hệ tin cậy với mọi thành phần kinh tế trong nước
và nước ngoài, đó là yếu tố quan trngj trong SXKD. Thực tế SXKD trong năm
qua, vị trí, vai trò các bạn hàng đã đóng góp đáng kể cho sự phát triển của công ty.
Chính họ là nhưng người đáng trân trọng và là cầu nối giữa người sản xuất và
người tiêu dùng.
+ Công ty mạnh dạn đầu tư và đầu tư đủ mức độ cần thiết ở những khâu then chốt
có tính quyết định đến chất lượng và sản lượng, từng bước đảm bảo sức cạnh tranh
cho các sản phẩm của công ty trên thị trường.
- Trong quá trình SXKD đã bộc lộ những yếu kém cần được lhắc phục đó là:
+ Công ty mở rộng nhiều ngành nghề kinh doanh, song đội ngũ cán bộ quản lý,
chuyên viên thợ lành nghề thiếu trầm trọng cần được bổ sung và nâng cao hiệu
quả làm việc hơn nữa.
+ Công tác quản lý kỹ thuật, quản lý chất lượng, quản lý hàng hoá, phụ kiện lắp
ráp chưa chặt chẽ, chưa thúc đẩy sản xuất, phù hợp yêu cầu trong SXKD.
+Công tác quản lý tài chính-kế toán, thanh toán công nợ, cần phải phân định rõ
trách nhiệm đối với CBCNV làm công tác tài vụ và tài chính.
+ Công tác tiếp thị, thông tin thị trường còn yếu. Khả năng khai thác mặt hàng

+ Tổ bảo vệ.
+ Tổ xe.
+ Nhà ăn.
+ Tạp vụ.
2. Chức năng và nhiệm vụ của văn phòng:
- Chức năng tổng hợp: Là chức năng phân tích và tổng hợp thông tin từ các nguồn
thông tin đầu vào, thông tin đầu ra và thông tin nội bộ nhằm giúp cho thủ trưởng đơn vị đưa ra những quyết định quản lý kịp thời và chính xác. Trong các thông tin tổng hợp
được có thể thông qua bộ phận tham mưu hoặc trực tiếp tiến trình cho lãnh đạo.
- Chức năng tham mưu : là chức năng nghiên cứu, đề xuất, tham mưu cho lãnh đạo đề
ra các quyết định chỉ đạo, điều hành công việc có hiệu quả hơn. Trong một cơ quan thủ
trưởng là người chỉ đạo tất cả các công việc của đơn vị mình và cần phải nắm bắt và hiểu
rõ được tất cả các hoạt động của đơn vị mình. Bên cạnh đó, các hoạt động trong cơ quan
diễn ra trong phạm vi không gian lớn ở tất cả các ngành tham gia. Vì vậy đòi hỏi phải có
một bộ phận tham mưu thủ trưởng điều hành và ra quết định quản lý.
- Chức năng hậu cần: là chức năng tổ chức, sắp xếp bảo đảm điều kiện, vật chất,
phương tiện cho cơ quan như văn phòng phẩm, xe cộ, bố trí nơi làm việc của cơ quan, tổ
chức các cuộc họp, hội nghị, tiếp khách, chuẩn bị các chuyến đi công tác cho thủ trưởng,
kinh phí, y tế và môi trường…có thể nói chức năng hậu cần là rất quan trọng trong quá
trình hoạt động của cơ quan đơn vị. Nếu không đảm bảo được các yếu tố đó, tiến độ công
việc sẽ bị trì trệ, ngắt quãng và làm việc thực hiện mục tiêu của cơ quan không được đảm
bảo.
Tóm lại cả 3 chức năng trên đều quan trọng vì chúng đều nhằm duy trì và phát triển
hoạt động của cơ quan nói chung và nhiệm vụ văn phòng nói riêng. Trong đó chức năng
tổng hợp là quan trọng nhất vì bất cứ hoạt động nào của cơ quan đều cần đến nhu cầu tối
thiểu về thông tin do văn phòng tổng hợp trình sẽ là căn cứ quan trọng dể người lãnh đạo
ra quyết định. Để thực hiện chức năng của mình, văn phòng phải thực hiện hàng loạt
nhiệm vụ tương ứng với các chức năng đó.

3. Cơ cấu tổ chức phòng Hành chính - Tổng hợp của công ty thương mại và sản xuất
vật tư thiết bị GTVT:
3.1 Sơ đồ bộ máy: _ Công ty sắp xếp CBCNV trong phòng Hành chính – Tổng hợp gồm 19 người,
trong đó:
1. Trưởng phòng : 01 người,
2. Văn thư : 04 người.
3. Tổ xe : 05 người.
4. Bảo vệ : 03 người.
5. Tạp vụ : 01 người.
6. Nhà ăn : 05 người.
3.2 Chức danh, nhiệm vụ của CBCNV văn phòng:
( Trưởng phòng hành chính tổng hợp:
Phụ trách chung, chịu trách nhiệm trước lãnh đạo về việc điều hành quản lý phân công
giao nhiệm vụ hàng ngày cho các bộ phận trong văn phòng.
Tổng hợp các tình hình chung của công ty để báo cáo lãnh đạo, tham gia các cuộc họp
mà công ty tổ chức để ghi chép biên bản các cuộc hội nghị, ra các thông báo mời họp, hội
nghị và ra các quyết định của cuộc họp chịu trách nhiệm tổ chức các cuộc hội nghị, sơ
tổng kết, tổ chức các cuộc triển lãm. Xây dựng các kế hoạch trung và dài hạn, các văn bản về chế độ chính sách, về chế độ

Có nhiệm vụ bảo quản và sửa chữa xe đảm bảo cho ôtô được vận hành liên tục cho các
chuyến đi công tác của lãnh đạo và các CBCNV. Mua sắm xăng dầu, quản lý sử dụng
xăng dầu và các phụ tùng thay thế và báo cáo hoạt động, quyết toán xăng dầu hàng tháng.
* Nhân viên bảo vệ :
Thực hiện nhiệm vụ bảo vệ cơ quan 24/24 giờ trong ngày.
Quản lý người cư trú lại trong công ty làm việc, khai báo tạm trú, tạm vắng với cơ quan
công an. Ngăn ngừa và nghiêm cấm tình trạng đánh bạc, rượu chè trong công ty.
Đảm bảo công tác phòng cháy, chữa cháy trong công ty, tham gia tập huấn phòng cháy,
chữa cháy của công an thành phố.
* Nhân viên tạp vụ:
Làm nhiệm vụ dọn vệ sinh trong cơ quan và có nhiệm vụ mua các dụng cụ phục vụ cho
công tác như xà phòng, chổi…
* Nhân viên nhà ăn:
Làm nhiệm vụ phục vụ các bữa ăn trưa của CBCNV trong công ty và phục vụ đầy đủ
nước uống cho các phòng ban.
4.Tình hình hoạt động của văn phòng công ty:
Từ thực tiễn cho thấy văn phòng của công ty thương mại và sản xuất vật tư thiết bị
GTVT đã và đang hoạt động theo đúng chức năng, nhiệm vụ được quy định. Văn phòng
của công ty là toàn bộ các yếu tố vật chất và phi vật chất phù hợp với hoạt động thông tin
nhằm thực hiện mục tiêu của công ty. Văn phòng chính là nơi giúp ban giám đốc công ty
đưa ra được quyết định để ứng xử với mọi tình huống xảy ra. Đồng thời, văn phòng cũng chính là nơi kiểm tra, giám sát các hoạt động và đôn đốc các đơn vị trong công ty thực
hiện các quyết định của giám đốc.
Để tạo cho công ty có điều kiện ổn định như vị trí, mục tiêu, cấu trúc… thì hoạt động
hậu cần và tham mưu của văn phòng công ty cũng tương đối khoa học trong việc lựa
chọn các yếu tố cấu thành nên thực thể của công ty.
Vì văn phòng chính là đầu mối của công ty do vậy để tạo diều kiện, tiền đề phát triển
cho công ty thì hoạt động của văn phòng cũng đã hướng tới việc bố trí địa điểm, xác định

quả cao nhất. - Thực tế nộp ngân sách hàng năm đảm bảo đúng chỉ tiêu kế hoạch và còn vượt
mức kế hoạch.
- Ngoài ra công ty còn có một số ưu điểm khác như:
+ Ban lãnh đạo công ty luôn quan tâm và tặng quà cho CBCNV đã nghỉ hưu nhân
ngày lễ, ngày tết, tặng quà cho các gia đình chính sách nhân ngày 27/7.
+ An ninh trật tự nội bộ được giữ vững, không nảy sinh đơn từ, khiếu nại.
+ Hiện nay, thị trường ngành giao thông, đặc biệt là thị trường các loại phương
tiện giao thông đang sôi động với sự tham gia của hàng loạt các tổ chức, công ty
trong và ngoài nước. Nhưng bằng sự năng động của mình ban lãnh đạo công ty đã
tạo ra cho mình một thế đứng vững chắc trên thương trường tạo ra nhiều công ăn
việc làm cho CBCNV, tạo thu nhập ổn định. Thu nhập bình quân cho CBCNV đạt
trên 1.000.000đ/người/tháng vào năm 2002, hướng phấn đấu cho năm 2003 và
những năm tới sẽ còn cao hơn.
Bên cạnh những ưu điểm kể trên thì công ty không tránh khỏi những nhược
điểm tồn tại của mình:
1.2. Những nhược điểm:
- Do sự cạnh tranh gay gắt của thị trường những năm gần đây nên công ty cũng phải
chịu nhiều sức ép của thị trường, công ty luôn phải thay đổi chất lượng, mẫu mã sản
phẩm, điều đó đã làm ảnh hưởng không nhỏ đến kết quả kinh doanh của công ty cho
nên kết quả chưa thực sự cao lắm.
- Việc mở rộng thị trường chưa thực sự được xúc tiến mạnh vì phạm vi thị trường hẹp,
cần xúc tiến mở rộng thị trường ra bên ngoài lãnh thổ đảm bảo cho việc nâng cao kim
ngạch xuất khẩu.
- Công nghệ cần hiện đại hoá và có quy mô hơn nữa phù hợp cho việc tăng chất lượng
sản phẩm.
Đối với chức năng hậu cần thì văn phòng công ty thực hiện rất tốt từ việc đón, tiếp
khách, đối nội, đối ngoại đến việc tổ chức các cuộc hội nghị, cuộc họp, ký kết, hội thảo
và việc chuẩn bị các điều kiện cho lãnh đạo đi công tác.
Ngoài ra văn phòng còn chuẩn bị đầy đủ cơ sở vật chất, trang thiết bị cho các phòng
ban làm việc.
Bên cạn đó vẫn còn tồn tại những nhược điểm như:
- Công tác văn phòng chưa thực sự rõ ràng, cán bộ nhân viên chưa đượcđào tạo kỹ
lưỡng, một người có thể kiêm nhiệm 3 đến 4 công việc, chức năng trong văn phòng như
cán bộ văn thư lưu trữ phải làm thêm nhiệm vụ lễ tân .
- Văn phòng chưa thực hiện chức năng tham mưu tốt, kém hiệu quả. Văn phòng chỉ
làm nhiệm vụ tổng hợp các ý kiến còn các phòng sản xuất và kinh doanh chịu trách
nhiệm là chính.
Qua báo cáo thực tập này, em xin đưa ra ý kiến đóng góp của mình là công ty cần
phải tăng cường chức năng tổng hợp và đặc biệt phải tăng cường chức năng tham mưu
của văn phòng vì chỉ có văn phòng - đơn vị trung tâm của toàn cơ quan, nơi nắm giữ
nhiều thông tin đầu vào, đầu ra và thông tin nội bộ mới có khả năng tổng hợp và tham
mưu cho cấp lãnh đạo các ý kiến chính xác và kịp thời có hiệu quả cao nhất. Để ngày
càng khẳng định tầm quan trọng vị trí của mình thì văn phòng phải không ngừng phát
huy trong công tác tham mưu.
từ viết tắt

QTVP : Quản trị văn phòng
QTKD : Quản trị Kinh doanh.
CBCNV : Cán bộ công nhân viên.
GTVT : Giao thông vận tải.
DNNN : Doanh nghiệp nhà nước.
QĐ : Quyết định.

dụng vào thực tế cuộc sống lại càng quan trọng hơn.